ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI Ref: 1. Analysis & Design of Information System, James A Senn. 2. Modern Systems Analysis and Design, 3/e, Jeffrey A. Hoffer, Joey F. George Joseph S. Valacich. 3. System Analysis and Design, K. E. Kendall, J. E Kendall 4. System Analysis & Design, Perry Edwards PENDAHULUAN Sebuah sistem merupakan kombinasi dari berbagai sumber daya yang bekerjasama untuk merubah suatu masukan menjadi keluaran yang bermanfaat. Didalam sebuah sistem, setiap bagian sumber daya berkoordinasi untuk memenuhi tugas-tugas, pekerjaan maupun fungsi tertentu. Misalkan Sebuah sistem akuntansi, terdiri dari subsistem untuk buku besar, pembukuan tagihan, pembukuan pendapatan, kontrol inventori dan penggajian. Pengembangan terdiri dari 2 komponen utama, yaitu : analisis sistem dan perancangan sistem. Perancangan sistem adalah proses perencanaan sistem bisnis baru atau sistem pengganti atau sistem yang melengkapi sistem yang sudah ada. Analis sistem adalah proses pengumpulan dan menaksirkan fakta-fakta, mendiagnosa masalah-masalah, dan menggunakan informasi untuk merekomendasikan perbaikan sistem. Analisis dan perancangan sistem informasi adalah sebuah metode yang digunakan oleh perusahaan untuk membuat dan memelihara sistem yang berbasis komputer untuk menampilkan fungsi-fungsi dasar bisnis dan proses yang rumit. Tujuan utamanya adalah untuk meningkatkan efisiensi karyawan dengan menerapkan pemecahan berbasis sofware untuk fungsi-fungsi bisnis utama. Pendekatan terstruktur harus digunakan dengan tujuan untuk memastikan keberhasilan. Application Software merupakan hasil dari analisis dan perancangan sistem yang dirancang untuk fungsi ataupun proses spesifik organisasi. Proses pengembangan software adalah sebuah proses yang digunakan untuk membangun sebuah sistem informasi, melalui analisis dan perancangan sistem, yang terdiri dari : 1. Metodologi, dengan metodologi yang komprehensif, melalui urutan dari tahapantahapan pendekatan dalam pengembangan sistem 2. Tehnik, merupakan proses yang dilakukan dan diikuti oleh para analis untuk memastikan bahwa pekerjaan yang dilakukan sesuai, lengkap dan berkemampuan komprehensif antara yang satu dengan yang lain dalam sebuah tim proyek. 3. Tools, yaitu program komputer yang membantu dalam menerapkan teknik-teknik untuk proses analisis dan perancangan. Seorang sistem Analis melakukan analisis dan perancangan berdasarkan : PSI/Ayuliana, ST., MMSI./Sep 2009 Hal. 1
pemahaman dan pengetahuan mengenai tujuan, struktur dan proses dalam perusahaan, dan bagaimana mengembangkan teknologi informasi agar menjadi lebih bermanfaat bagi perusahaan. DATA dan PROSES Tiga komponen utama dari sistem informasi, yaitu : 1. Data, Data merupakan fakta sesungguhnya(mentah). Dengan memahami sumber dan penggunaan data merupakan kunci untuk desain sistem yang baik. Terdapat berbagai teknik yang dapat digunakan untuk menggambarkan data dan hubungan antara data sehingga menjadi informasi. 2. Aliran data Aliran data merupakan sejumlah data yang bergerak dan mengalir melalui sistem, berikut keterangan tentang sumber dan tujuan untuk setiap data flow. 3. Pengolahan Logika Pengolahan logika menjelaskan langkah-langkah yang merubah data dan peristiwa sehingga menghasilkan suatu proses. TIPE-TIPE SISTEM INFORMASI Terdapat beberapa jenis sistem informasi yang sesuai untuk kepentingan bisnis, yaitu : 1. Transaction Processing Systems (TPS), digunakan untuk meningkatkan aktivitas rutin bisnis dengan mengotomatisasikan penanganan data tentang kegiatan bisnis (transaksi) dimana hampir seluruh organisasi bergantung terhadap sistem ini. Misalnya perhitungan, penyortiran, penyimpanan dan pembacaan data. Aktivitas ini terjadi pada level operasi suatu organisasi. 2. Sistem Informasi Manajemen (MIS), digunakan untuk membantu para manajer dalam pengambilan keputusan dan penyelesaian masalah. Dengan mengkonversi data mentah dari sistem pemrosesan transaksi ke dalam bentuk yang bermakna, misal dalam bentuk grafik.contohnya dalam bisnis perbankan, sistem informasi manajemen akan membutuhkan laporan-laporan berkala yang keseluruhan datanya diperoleh dari aktifitas dilevel transaksi. 3. Decision Support Sistem (DSS), digunakan untuk membantu para manajer yang harus keputusan yang tidak terstruktur dengan menyediakan lingkungan yang interaktif untuk pengambilan keputusan berdasarkan beberapa faktor utama yang terkait dan dibutuhkan dalam pengambilan keputusan. 4. Expert Systems (ES), merupakan pengembangan dari DSS digunakan untuk proses pengambilan keputusan dengan merepresentasikan pengetahuan, dan menggambarkan cara pendekatan seorang ahli akan masalah tersebut. PSI/Ayuliana, ST., MMSI./Sep 2009 Hal. 2
STRATEGI PENGEMBANGAN SISTEM Sistem informasi komputer digunakan untuk berbagai kepentingan, mulai dari pemrosesan transaksi hingga penyedian informasi yang diperlukan untuk memutuskan isu yang sedang terjadi dan memformulasikan strategi yang rumit untuk kepentingan organisasi. Ketika sistem digunakan didalam organisai yang berbeda, maka fungsifungsi yang harus disertakan dalam tahapan pengembangan juga akan mengalami perbedaan. Untuk mengatasi hal tersebut terdapat 3 pendekatan yang dapat dilakukan dalam pengembangan sistem informasi : 1. System Development Lifecycle Method Aktifitas yang termasuk didalamnya : preliminary investigation, requirements determination, system design, software development, system testing,, and implementation. Cocok digunakan dalam pengembangan aplikasi yang persyaratan sistem informasinya dapat diprediksi, dapat di atur sebagai sebuah proyek, memerlukan pemasukan data kedalam file dan database, tingkat pemrosesan dan transaksi yang tinggi, memerlukan validasi untuk semua data yang di input, melibatkan beberapa departemen/bagian yang saling berhubungan, waktu pengerjaan yang lama dan dikerjakan oleh sebuah tim proyek. 2. Structured Analysis Development Method Fokus kepada apa yang dapat dilakukan oleh sebuah aplikasi atau sistem daripada bagaimana melakukannya, menggunakan simbol-simbol grafikal untuk mendeskripsikan perpindahan dan pemrosesan data dan komponen-komponen penting lainnya disertakan didalam diagram aliran data dan kamus data. Metode ini cocok untuk pengembangan semua jenis aplikasi dan lebih berguna sebagai metode tambahan bagi metode lainnya. 3. System Prototype Method Pengembangan iteratif atau evolusionari dimana user terlibat secara langsung. Metode ini sesuai digunakan untuk membangun aplikasi yang unik dimana pihak pengambang hanya memiliki sedikit informasi atau pengalaman, atau risiko dan biaya yang terlalu tinggi. Metode ini juga sangat berguna untuk menguji kelayakan sistem, mengidentifikasikan kebutuhan user, mengevaluasi perancangan sistem, ataupun memeriksa kegunaan aplikasi SYSTEM DEVELOPMENT LIFECYCLE METHOD SDLC terdiri dari beberapa aktifitas yang harus dilakukan oleh para analis, desainer dan user untuk membangun dan mengimplementasikan sebuah sistem informasi. SDLC terdiri dari aktifitas-aktifitas berikut : 1. Preliminary investigation Permintaan pengembangan sistem dapat diajukan oleh siapapun didalam orgaanisasi, seperti manager, karyawan ataupun spesialis sistem. Ketika permintaan pengembangan sistem telah diajukan maka hal pertama yang harus dilakukan adalah investigasi awal (preliminary investigation). Aktifitas ini terdiri dari 3 bagian, yaitu : PSI/Ayuliana, ST., MMSI./Sep 2009 Hal. 3
a. Request clarification (Klarifikasi permintaan) Permintaan yang diajukan terkadang tidak dijelaskan dengan detail, karena itu permintaan proyek pengembangan harus diperiksa untuk menentukan permintaan mana yang sesuai dengan kebutuhan organisasi. b. Feasibility study (StudiKelayakan) Hasil yang diperoleh dari request clarification adalah penentuan apakah proyek pengembangan, tersebut layak. Terdapat 3 akpek kelayakan yang perlu dipertimbangkan : 1) Technical feasibility Kelayakan teknikal mempertimbangkan apakah proyek pengembangan dapat dilakukan dengan mempergunakan peralatan yang ada, teknologi software yang sudah ada, dan personil yang tersedia? Jika dibutuhkan teknologi yang baru, apa yang kemungkinan dapat dikembangkan 2) Economic feasibility Apakah ada manfaat yang cukup dalam pembuatan sistem agar biaya terjangkau? Ataukah biaya yang dikeluarkan akan lebih besar jika tidak membangun proyek tersebut? 3) Operational feasibility Apakah sistem akan digunakan jika dibangun dan diimplementasikan? Apakah akan terjadi penolakan dari user sehingga menghilangkan manfaat sistem? c. Request approval Tidak semua permintaan pengembangan sistem layak dilakukan dan diinginkan oleh organisasi, maka untuk proyek-proyek yang layak dan diinginkan, berikutnya akan dimasukan kedalam penjadwalan pelaksanaan 2. Determination of system requirements Inti dari analisis sistem memahami seluruh kebutuhan proses bisnis secara detail. Analis bekerjasama dengan karyawan dan manajer untuk membahas detail kebutuhan dengan menggunakan pertanyaan-pertanyaan kunci seperti : a.apa yang akan dibuat? b.bagaimana membuatnya? c.berapa besar frekuensi penggunaannya? d.berapa besar volume transaksi atau pengambilan keputusan? e.seberapa baik tugas ini dilaksanakan? f.apakah terdapat masalah? g.jika ya, seberapa serius? h.jika ya, apa penyebab dasar dari masalah tersebut? Untuk menjawab semua pertanyaan diatas, analis harus mewawancara personil yang bervariasi di dalam organisasi, dengan tujuan mendapatkan detail mengenai proses bisnis dari sudut pandang yang berbeda. Juga mengenai pendapat dan alasan mengapa dilaakukan perubahan terhadap sistem sebelumnya. PSI/Ayuliana, ST., MMSI./Sep 2009 Hal. 4
3. Design of systems Perancangan sistem informasi menghasilkan detail yang menetapkan bagaimana sistem akan memenuhi kebutuhan yang telah di identifikasikan sebelumnya selama proses analisis sistem. Spesialis sistem menyebut tahapan ini sebagai perancangan logikal, sedangkan proses pengembangan program disebut perancangan fisikal. Analis sistem memulai proses perancangan dengan mengidentifikasikan laporan dan berbagai jenis keluaran lainnya yang akan dihasilkan oleh sistem, kemudian menentukan data-data spesifik. Biasanya perancang sistem akan membuat sketsa tampilan/interface yang diinginkan. Perancangan sistem juga mendeskripsikan data yang akan di input, dikalkulasi dan disimpan. Data item individual dan prosedur perhitungan dituliskan secara detail berisikan informasi mengenai bagaimana memproses data dan menghasilkan output, pemilihan struktur data, dan tempat penyimpanan. Dokumen yang berisi spesifikasi rancangan dapat digambarkan dengan berbagai cara, bisa berupa tabel, diagram, dan simbol. 4. Development of software Pengembang software dapat meng-install (merubah dan meng-install) software yang di beli, maupun yang dibuat, maupun yang di kostumisasi. Pemilihan tergantung pada biaya yang tersedia, programmer yang di miliki perusahaan, maupun programmer dari luar organisasi dengan ikatan kontrak. Programmer juga bertanggung jawab terhadap dokumentasi program, yang menyediakan penjelasan mengenai bagaimana dan mengapa prosedur tertentu di kodekan dengan cara tertentu. Dokumentasi sangat penting untuk uji coba program dan pemeliharaan sistem setelah program di instalasikan. 5. System testing Selama ujicoba sistem, sistem digunakan secara ekperimen untuk memastikan bahwa software yang dibuat tidak gagal, berjalan sesuai dengan spesifikasi dan keinginan user. Sejumlah data khusus diberikan untuk memeriksa pemrosesan dan akan menilai hasil yang diperoleh. Sejumlah user juga disertakan untuk menguji coba sistem sehingga analis dapat melihat kerja software dengan cara-cara yang tidak terspesifikasikan, sehingga dapat memperoleh kesalahan-kesalahan yang tersembunyi sebelum program di implementasikan. 6. Implementation and evaluation Implementasi merupakan proses dimana personil sistem memeriksa dan memasang peralatan baru untuk digunakan, mengadakan pelatihan, meng-install aplikasi yang baru dan membentuk file-file data yang akan digunakan. Bergantung kepada besarnya organisasi dan risiko yang akan diperoleh, pengembang juga dapat melakukan pilot test yang dilaksanakan pada salah satu bagian organisasi, terkadang juga menjalankan sistem lama dan sistem baru secara bersamaan. Setelah program terpasang, untuk beberapa waktu dan organisasi mengalami perubahan, sehingga sistem informasi pun harus ikut berubah agar tetap mengikuti perkembangan bisnis organisasi. Evaluasi sistem dilaksanakan untuk mengidentifikasikan kekuatan dan kelemahan sistem, Evaluasi dapat terjadi karena alasan berikut ini : PSI/Ayuliana, ST., MMSI./Sep 2009 Hal. 5
a) Evaluasi Operasional (Operational Evaluation) Penilaian terhadap cara fungsi-fungsi sistem bekerja, termasuk kemudahan penggunaan, waktu respon, kesesuaian format informasi, ketahanan secara keseluruhan, dan tingkat kegunaan. b) Pengaruh Organisasi (Organizational Impact) Identifikasi dan pengukuran manfaat bagi organisasi misalnya dalam hal finansial (menyangkut biaya, pendapatan dan keuntungan), efisiensi operasional, akibat kompetitif termasuk akibat aliran infomasi internal maupun eksternal c) Penaksiran user Manager (User Manager Assesment) Evaluasi yang dilakukan berdasarkan penilaian Senior dan User manajer dalam organisasi. d) Pengembangan Performa (Development Performance) Evaluasi dari pengembangan proses berhubungan dengan kebutuhan waktu dan usaha secara keseluruhan dibandingkan dengan standar dan biaya/budget yang tersedia, dan kriteria lainnya dimanajemen proyek. Termasuk penilaian terhadap pengembangan metode dan tool. PSI/Ayuliana, ST., MMSI./Sep 2009 Hal. 6