BAB II GAMBARAN UMUM THE ADHIWANGSA HOTEL & CONVENTION A. Gambaran Umum The Adhiwangsa Hotel & Convention 1. Sejarah Singkat The Adhiwangsa Hotel & Convention The Adhiwangsa Hotel & Convention merupakan hotel bintang empat di kota Solo yang berada dibawah manajemen yang sama dengan Amarelo Hotel. The Adhiwangsa Hotel & Convention resmi beroperasi pada tanggal 15 Januari 2015. The Adhiwangsa Hotel & Convention mengusung nuansa modern elegan dengan arsitektur klasik Eropa. The Adhiwangsa Hotel & Convention juga tidak melupakan konsep hijau dibuktikan dengan adanya taman luas dengan berbagai jenis tanaman pada halaman depan hotel yang terus dijaga dengan baik. The Adhiwangsa Hotel & Convention merupakan yang tepat untuk tamu yang mendambakan hotel dengan suasana yang tenang dan jauh dari kebisingan. Adanya imbuhan convention pada nama hotel ini menjelaskan bahwa The Adhiwangsa Hotel & Convention adalah hotel dengan suatu ruangan 16
17 pertemuan besar yang dapat menampung banyak orang dalam melakukan kegiatan dengan kapasitas besar dan didukung dengan sarana serta prasarana yang memadahi. The Adhiwangsa Hotel & Convention memiliki 50 kamar yang tersedia. Mulai dari kamar superior, deluxe, family suite, junior suite, dan executive suite. The Adhiwangsa Hotel & Convention memiliki restoran yang bernama Adwitya, ada pula Apsara swimming pool dengan standarisasi Mini Olympic dan Agrapana wellness center yang menyuguhkan fasilitas kebugaran serta perawatan spa dengan standar terbaik. The Adhiwangsa Hotel & Convention memiliki 8 meeting room dan convention hall yang menjadikan hotel ini dapat direkomendasikan untuk kegiatan MICE khususnya meeting dengan kapasitas besar. Meskipun tergolong hotel baru di kota Solo, The Adhiwangsa Hotel & Convention terus berkembang untuk menciptakan citra baik serta terus melakukan perbaikan dari segi fisik maupun kenerja pegawai. 2. Lokasi The Adhiwangsa Hotel & Convention terletak di jalan Jl. Adisucipto No. 146. The Adhiwangsa Hotel & Convention berada dalam satu kompleks dengan Hailai International Club. Lokasi yang cukup strategis menjadikan
18 hotel ini mudah diakses baik dengan kendaran pribadi maupun umum. Hanya diperlukan 15 menit dari bandara internasional Adi Sumarmo Solo dan 10 menit dari stasiun kereta api Purwosari Solo. Banyak destinasi yang dapat dikunjungi oleh tamu seperti stadion Manahan yang hanya berjarak 2,6 km dan Taman Balekambang yang dapat ditempuh dalam 10 menit berkendara. Selain itu, lokasi The Adhiwangsa Hotel & Convention juga dekat dengan lokasi perbelanjaan seperti Solo Square dan Solo Paragon Mall. B. Fasilitas The Adhiwangsa Hotel & Convention 1. Fasilitas kamar Layaknya hotel bintang empat, The Adhiwangsa Hotel & Convention memberikan yang terbaik dalam fasilitas kamar. Mulai dari tipe kamar terendah seperti superior room telah dilengkapi dengan fasilitas yang baik dan lengkap. Tipe kamar berikutnya adalah deluxe room, family suite, junior suite, dan executive suite. a. Superior Room Superior room adalah kamar dengan tipe paling rendah di The Adhiwangsa Hotel & Convention. Kamar ini dilengkapi dengan berbagai fasilitas standar antara lain : non-smooking room, cable TV, AC, telepon, in room safe, hair dryer, ironing facilities, desk, mini bar,
19 coffee maker, refrigerator, seating area, shower, complimentary bottled water dan akses Wi-Fi gratis. The Adhiwangsa Hotel & Convention memiliki 26 Superior room. b. Deluxe Room Tipe ini berada satu tingkat diatas superior room. Yang membedakan tipe ini dengan adalah luas kamarnya. The Adhiwangsa Hotel & Convention memiliki 16 kamar dengan jenis ini. Fasilitas yang dimiliki deluxe room serupa dengan superior room. c. Family Suite Tipe family suite merupakan tipe kamar yang di desain untuk kenyamanan keluarga, dengan ukuran kamar yang cukup besar disertai dengan ruang keluarga yang terpisah dengan bed, hanya untuk tipe kamar ini yang menggunakan bathtub. Untuk jenis kamar ini The Adhiwangsa & Convention memiliki 1 kamar. d. Junior Suite Tipe ini memiliki luas kamar yang sangat besar daripada deluxe room. The Adhiwangsa Hotel & Convention memiliki 3 kamar untuk tipe junior suite. Junior Suite memiliki pemandangan langsung menghadap Apsara swimming pool.
20 e. Executive Suite The Adhiwangsa Hotel & Convention memiliki 3 executive room. Kamar ini memiliki balkoni. Fasilitas yang tersedia : non-smooking room, separate dining area, cable TV, AC, telepon, in room safe, hair dryer, ironing facilities, desk, mini bar, coffee maker, refrigerator, sound proofing, blackout curtains, daily newspaper, bathrobes, seating area, shower, complimentary bottled water dan akses Wi-Fi gratis. Kamar ini merupakan kamar tipe paling tinggi yang ada. 2. Fasilitas Ruang Pertemuan The Adhiwangsa Hotel & Convention memiliki delapan ruang pertemuan dan satu covention hall yang dapat digunakan untuk berbagai keperluan acara dengan kapasitas yang beragam. a. Abhiyana meeting room Ruangan ini berukuran 33,6 m² dan dapat digunakan untuk pertemuan dengan jumlah peserta yang sedikit dengan susunan : a. Theatre : 16 seats
21 b. Ahwaya meeting room Meeting room dengan ukuran 34,2 m² yang dapat digunakan sampai dengan 20 orang dengan susunan : a. Theatre : 20 seats b. U Shape : 16 seats c. Aruna meeting room Ruangan ini berukuran 60,1 m² mampu menampung sampai dengan 30 orang dengan susunan : a. Classroom : 30 seats b. U-shape : 20 seats c. Round table : 20 seats d. Asha meeting room Besar ruangan 77,9 m² mampu menampung sampai dengan 50 orang dengan susunan : a. Classroom : 38 seats b. U-shape : 30 seats c. Theater : 50 seats d. Round table : 20 seats e. Banquet style : 40 seats
22 e. Anargya meeting room Ruangan ini berukuran 50,7 m² mampu menampung sampai dengan 40 orang dengan susunan : a. Classroom : 38 seats b. U-shape : 24 seats c. Theatere : 40 seats f. Arkana meeting room Besar ruangan 104,5 m² mampu menampung sampai dengan 56 orang dengan susunan : a. Classroom : 56 seats b. U-shape : 30 seats c. Theater : 50 seats d. Round table : 40 seats e. Banquet style : 50 seats g. Adwaya meeting room Ruangan pertemuan ini berukuran 113,5 m² mampu menampung sampai dengan 100 orang dengan susunan : a. Classroom : 65 seats b. Theater : 100 seats c. Round table : 80 seats
23 d. Banquet style : 80 seats h. Atma meeting room Besar ruangan 208,8 m² mampu menampung sampai dengan 160 orang dengan susunan : a. Classroom : 160 seats b. Theater : 100 seats c. Round table : 120 seats d. Banquet style : 80 seats i. Convention Hall The Adhiwangsa Hotel & Convention memiliki satu convention hall besar yang dapat menampung : a. Theatre : 900 seats b. Classroom : 450 seats c. Round table : 890 seats
24 3. Fasilitas Pelayanan Makanan dan Minuman a. Adwitya resto Adwitya resto merupakan satu-satunya restoran di The Adhiwangsa Hotel & Convention yang menyediakan berbagai pilihan menu mulai dari sajian lokal hingga internasional dengan cita rasa hotel bintang empat. Adwitya resto juga di buka untuk umum. 4. Fasilitas Layanan a. Check-In dan Check-Out The Adhiwangsa Hotel & Convention menyediakan layanan checkin dan check-out yang membantu tamu selama 24 jam b. Reception dan Reservation Layanan lain yang melayani selama 24 jam adalah reception dan reservation. Tamu yang ingin memesan kamar dapat membuat reservasi selama 24 jam. Tamu juga dapat memesan kamar melalui internet dan akan segera di layani secara langsung. c. Car Rental Service dan Pick-Up Service Layanan penjemputan dari bandar udara ini disediakan gratis untuk tamu yang akan menginap ke The Adhiwangsa Hotel &
25 Convention. Dan juga disediakan penyewaan mobil untuk tamu dengan di kenakan biaya tertentu. d. 24 hours Room Service Layanan kebersihan kamar tersedia selama 24 jam yang akan membantu tamu kapan pun dibutuhkan. e. Laundry Tamu juga dapat menggunakan fasilitas laundry yang disediakan oleh The Adhiwangsa Hotel & Convention. f. Spa The Adhiwangsa Hotel & Convention menyediakan beberapa paket Spa yang dapat dinikmati oleh tamu misalnya Traditional Balinese Massage, Aromatherapy Massage, Neck & Shoulder Massage, Foot Massages dan banyak pilihan lainnya. g. Apsara Swimming Pool The Adhiwangsa Hotel & Convention memiliki satu kolam renang dengan standarisasi mini olympic yang bernama Apsara swimming pool. Kolam renang ini dibuka untuk umum dan dapat digunakan setiap hari. Untuk tiket masuk dikenakan biaya sebesar Rp. 50.000 untuk anak-anak dan Rp. 75.000 untuk dewasa.
26 h. Agrapana Wellness Center The Adhiwangsa Hotel & Convention menyediakan fasilitas wellness yang ditawarkan antara lain : gym, sauna, jacuzzi, dan whirlpool. Untuk dapat menikmati fasilitas ini dikenakan biaya masuk dengan harga Rp. 50.000/orang. 5. Paket Meeting The Adhiwangsa Hotel & Convention menawarkan berbagai pilihan paket meeting sesuai dengan kebutuhan para tamu. Paket meeting yang ditawarkan seperti meeting fullboard, meeting one day, meeting full day, dan meeting half day. 1. Paket meeting fullboard Meeting fullboard merupakan kegiatan pertemuan satu hari penuh dalam ruangan pertemuan dan disertai dengan penggunaan fasilitas kamar untuk menginap para pesertanya. Paket meeting fullboard ditawarkan dengan harga Rp. 650.000,- per orang. The Adhiwangsa Hotel & Convention memberikan fasilitas berikut untuk para peserta meeting fullboard : 3 kali makan (pagi, siang, malam). 2 kali coffee break. ruang rapat beserta penataannya.
27 meja registrasi. white board, board marker, paper, pen, microphone wireless, sound system, mini garden, backdrop, proyektor & screen. 1 kamar tipe superior untuk 2 orang. free Wi-Fi. antar jemput bandara internasional Adi Soemarmo atau stasiun kereta Solo Balapan. 2. Paket meeting one day Meeting one day adalah kegiatan pertemuan yang dilakukan dengan durasi maksimal 12 jam tanpa menggunakan fasilitas kamar atau menginap. Fasilitas yang diberikan untuk paket meeting one day yaitu : 2 kali makan ( siang dan malam) 2 kali coffee break. ruang rapat beserta penataannya. meja registrasi. white board, board marker, paper, pen, microphone wireless, sound system, mini garden, backdrop, proyektor & screen. free Wi-Fi.
28 3. Paket meeting full day Meeting full day adalah kegiatan pertemuan yang dilakukan dengan durasi maksimal 8 jam tanpa menggunakan fasilitas kamar atau menginap. Fasilitas yang diberikan untuk paket meeting full day yaitu : 1 kali makan. 2 kali coffee break. ruang rapat beserta penataannya. meja registrasi. white board, board marker, paper, pen, microphone wireless, sound system, mini garden, backdrop, proyektor & screen. free Wi-Fi. 4. Paket meeting half day Meeting half day adalah kegiatan pertemuan yang dilakukan dengan durasi maksimal 6 jam tanpa menggunakan fasilitas kamar atau menginap. Fasilitas yang diberikan untuk paket meeting half day yaitu : 1 kali makan. 1 kali coffee break. ruang rapat beserta penataannya. meja registrasi. white board, board marker, paper, pen, microphone wireless, sound system, mini garden, backdrop, proyektor & screen dan free Wi-Fi.
29 C. Struktur Organisasi Departemen Sales dan Marketing The Adhiwangsa Hotel & Convention 1. Bagan Organisasi Departemen Sales dan Marketing General Manager Sales Marketing Manager Sales Event Coordination Sales Executive Sales Admin Art Designer Sumber : The Adhiwangsa Hotel & Convention
30 2. Tugas dan Tanggung Jawab Departemen Sales dan Marketing a. General Manager Jabatan general manager ini dipegang oleh Bapak Gusti Muchlis. Sebagai seorang general manager tanggung jawab dan tugas pokok yang dilakukan adalah : Tanggung jawab jabatan : - Bertanggung jawab atas keseluruhan penyelenggaraan hotel dan kinerja seluruh karyawan. - Bertanggung jawab dalam menjaga properti (aset fisik), pemeliharaan hotel termasuk dalam perizinan dan memastikan kelengkapannya. Tugas pokok : - Memimpin perusahaan dan menjadi motivator bagi karyawannya. - Mengelola operasional harian perusahaan. - Merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasi, mengawasi dan mengalisis semua aktivitas bisnis perusahaan. - Mengelola perusahaan sesuai dengan visi dan misi perusahaan. - Merencanakan, mengelola dan mengawasi proses penganggaran di perusahaan. - Merencanakan dan mengontrol kebijakan perusahaan agar dapat berjalan degan maksimal. - Memastikan setiap departemen melakukan strategi perusahaan dengan efektif dan optimal.
31 - Mengelola anggaran keuangan hotel. - Memutuskan dan membuat kebijakan untuk kemajuan perusaahan. - Membuat prosedur dan standar perusahaan. - Membuat keputusan penting dalam hal investasi, integrasi, aliansi dan divestasi. - Merencanakan dan mengeksekusi rencana startegis perusahaan jangka menengah dan jangka panjang untuk kemajuan perusahaan. - Menghadiri pertemuan, seminar, konferensi maupun pelatihan. b. Sales Marketing Manager Jabatan sales marketing manager ini dipegang oleh Ibu Lisa Halim. Sebagai seorang sales marketing manager tanggung jawab dan tugas pokok yang dilakukan adalah : Tanggung jawab jabatan : - Menyusun teknik, taktik dan strategi pemasaran untuk mencapai tujuan bisnis perusahaan. - Bertanggung jawab untuk bidang pengelolaan : sales, sales promotion, advertising, public relation, dan menganalisa pasar. Tugas pokok : - Mengusahakan pencapaian keuntungan perusahaan yang sebesarbesarnya. - Mencari dan menetapkan target pasar perusahaan.
32 - Mengikuti perkembangan pasar baik adanya perubahan keadaan pasar, penurunan maupun peningkatan daya saing pemasaran hotel pesaing. - Mengendalikan jalannya operasional bagiannya. - Mengkoordinir fungsi-fungsi yang berlebihan dalam usaha penjualan produk perusahaan. - Menyelenggarakan hubungan yang baik terhadap para langganan, instansi maupun segmen pasar lainnya. - Menyusun program dan anggaran pembiayaan pemasaran. - Bertanggung jawab atas penyusunan marketing plan. - Bertanggung jawab atas penyelenggaraan promosi baik ke dalam maupun keluar hotel. - Bertanggung jawab atas administrasi bagiannya. - Bertanggung jawab atas pembuatan laporan bulanan atau tahunan sesuai dengan keperluan yang telah ditetapkan. - Bertanggung jawab atas penyelenggaraan publikasi dalam rangka pemasaran perusahaan. - Bertanggung jawab atas pelaksanaan fungsi public relation. - Bertanggung jawab atas kampanye perusahaan lewat direct mail maupun penawaran kepada calon tamu. - Memimpin rapat bagian dan aktif dalam rapat-rapat operasional antar bagian.
33 c. Sales Event Coordinator Jabatan sales event coordinator ini dipegang oleh Bapak Rommy. Sebagai seorang sales event coordinator tanggung jawab dan tugas pokok yang dilakukan adalah : Tanggung jawab jabatan : - Mendatangi instansi/perusahaan baik swasta maupun pemerintahan untuk melakukan sales call. - Menyampaikan penawaran produk perusahaan terutama yang berkaitan dengan event. - Kelancaran administrasi dan membantu markerting manager mempersiapkan laporan. Tugas pokok : - Mengkoordinasikan segala bentuk event yang ada atau akan dilaksanakan di hotel dengan atasan. - Mengontrol setiap acara yang berlangsung di hotel. - Melaksanakan tugas sales call dan turut aktif dalam sales promotion. - Membuat laporan sales call dan promosi serta menindak lanjut tugastugasnya. - Berusaha meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan di bidang penjualan. - Bertanggung jawab terhadap marketing manajer.
34 d. Sales Executive Jabatan sales executive ini dipegang oleh tiga orang sales marketing yaitu : Bapak Guntur, Ibu Dini dan Ibu Fitria. Sebagai seorang sales executive tanggung jawab dan tugas pokok yang dilakukan adalah : Tanggung jawab jabatan : - Mendatangi instansi/perusahaan baik swasta maupun pemerintahan untuk melakukan sales call. - Menyampaikan penawaran produk perusahaan - Menerima pesanan kamar dan tamu grup. - Kelancaran administrasi dan membantu markerting manager mempersiapkan laporan. Tugas pokok : - Melaksanakan tugas sales call dan turut aktif dalam sales promotion. - Menata dengan baik dan benar sistem arsip yang ada di departemen marketing. - Membuat surat penawaran dan membalas setiap surat yang masuk ke departemen marketing. - Membuat laporan sales call dan promosi serta menindak lanjut tugastugasnya. - Berusaha meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan di bidang penjualan. - Bertanggung jawab terhadap marketing manager. - Membantu marketing manager dalam melakukan :
35 Tugas customer relation, tugas community relation, tugas govermental relation. e. Admin Sales Jabatan admin sales ini dipegang oleh Ibu Friska Wahyu. Sebagai seorang admin sales, tanggung jawab dan tugas pokok yang dilakukan adalah : Tanggung jawab jabatan : - Membantu semua pekerjaan yang ada di departemen marketing dan melakukan semua instruksi atasannya. - Menangani dan mengelola semua surat masuk dan surat keluar - Membuat notulen meeting yang diselenggarakan atasannya. - Menerima telepon masuk di departemen marketing dan menyampaikan kepada atasannya. Tugas pokok : - Menerima surat masuk baik intern maupun ekstern dan menyampaikannya kepada yang bersangkutan. - Mengkonsep, membuat dan membalas semua surat masuk, sesuai dengan perintah atasannya. - Mengatur file dan arsip dengan sistem filling yang benar dan up to date : Semua surat keluar dan masuk di departemen marketing. Data base pelanggan atau rekanan kerja hotel.
36 Banquet Event Order (BEO) yang dibuat dan diterima departemen marketing. Data dan laporan yang ada dan dibuat oleh departemen marketing. - Mengelola kantor dengan baik selama atasan tidak berada dikantor. - Mempersiapkan semua kebutuhan (surat, data-data, laporan atau dokumen lainnya) untuk meeting atasannya. - Mengumpulkan fakta-fakta dan informasi yang berkaitan dengan kepentingan perusahaan dan kelancaran tugas di departemen marketing. - Memperluas pengetahuan dengan membaca bila ada hal-hal yang menarik dan diperlukan department marketing. - Berprakarsa dalam menyelesikan masalah yang ditemuinya tanpa harus menunggu atasan. - Melakukan tindak lanjut atas segala hal sehingga selesai secara tuntas. f. Art Designer Jabatan art designer ini dipegang oleh Bapak Cikal Pupangga. Sebagai seorang art designer tanggung jawab dan tugas pokok yang dilakukan adalah : Tanggung jawab jabatan : - Menangani semua permintaan pemuatan flyer paket-paket, menu dan design lainnya yang berkaitan dengan tugasnya. - Membantu semua pekerjaan yang ada di departemen marketing dan melaksanakan semua intruksi atasannya.
37 Tugas pokok : - Mengkonsep, mendesign dan melaksanakan semua permintaan pembuatan : Flyer paket dan even, sales kit, gambar gambar menu food & baverage, pool member card,dan lain-lain. - Ikut membantu kelancaran departemen marketing. - Melaksanakan tugas yang diberikan atasan dengan baik. - Melakukan tindak lanjut atas segala hal yang berkaitan dengan tugasnya sehingga selesai secara tuntas dan tepat waktu. - Bekerja secara efisien dan efektif dan mempunyai kebiasaan kerja yang baik.