ANALISA DAN RANCANGAN SISTEM INFORMASI INVENTARISASI LOGISTIK PADA KOPERASI PEGAWAI TELKOM BARATA Windarto Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur Universitas Budi Luhur, Jl. Ciledug Raya, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan, 12260 windarto@ymail.com Abstrak Seiring dengan masalah dunia kerja yang semakin kompleks, diperlukan suatu alat atau cara yang dapat memanfaatkan informasi yang ada agar dapat mendukung proses bisnis atau kegiatan pada suatu organisasi agar kinerjanya lebih efektif dan efisien. Koperasi Pegawai Telkom Barata merupakan koperasi yang bergerak dibidang pengembangan jasa konstruksi jaringan telekomunikasi yang berlokasi di Jakarta Barat. Masalah yang dihadapi Koperasi Pegawai Telkom Barata saat ini adalah masih menggunakan sistem pencatatan manual. Selain itu data masih disimpan dalam bentuk fisik yang membutuhkan ruang untuk penyimpanan, hal ini berpengaruh terhadap lamanya waktu untuk pembuatan laporan yang akan digunakan untuk pengawasan serta pengambilan keputusan oleh pihak manajemen Koperasi. Dalam menganalisis dan merancang sistem informasi inventarisasi digunakan metode penelitian dengan studi kepustakaan, studi dokumentasi, wawancara, observasi, serta analisis dan desain dengan menggunakan diagram yang terkandung dalam UML (Unified Modelling Language). Hasil analisis dan desain sistem informasi inventarisasi logistik ini diharapkan dapat mempercepat proses pengolahan data dan dapat mengatasi kelemahan pada sistem yang masih manual, selain itu diharapkan pula dengan adanya sistem ini dapat mempermudah dalam pencarian data yang dibutuhkan untuk keperluan koperasi seperti pelaporan kepada pimpinan. Kata kunci : Inventarisasi, Koperasi, UML, OOP 1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Perkembangan ilmu dan teknologi semakin pesat. Seiring dengan masalah dunia kerja yang semakin kompleks, diperlukan suatu alat atau cara yang dapat memanfaatkan informasi yang ada agar dapat mendukung proses bisnis atau kegiatan yang ada pada suatu organisasi dalam mendukung terciptanya suatu sistem dan cara kerja yang efektif dan efisien. Dengan adanya sistem komputer, pekerjaan manusia dapat terbantu sehingga mampu meningkatkan produktifitas dan informasi yang didapat lebih akurat, selain itu dengan adanya sistem komputer waktu dan biaya dapat digunakan secara lebih efektif dan efisien. Koperasi Pegawai Telkom Barata merupakan koperasi yang bergerak dibidang pengembangan jasa konstruksi jaringan telekomunikasi Jakarta Barat yang disahkan pada tanggal 26 Agustus 1991 dengan Badan Hukum No. 2752/BH/I. Dengan dukungan sumber daya yang selalu ditingkatkan Koperasi Pegawai Telkom Barata tumbuh menjadi mitra bisnis yang telah dipercaya oleh para perusahaan lainnya, khususnya para perusahaan yang bergerak 1323 dalam bidang telekomunikasi. Dalam memenuhi ketersediaan logistik barang pada Koperasi Pegawai Telkom Barata diharapkan dapat terbantu dengan adanya sistem informasi logistik yang menggunakan sistem komputer. 1.2 Identifikasi Masalah Adapun masalah yang dihadapi Koperasi Pegawai Telkom Barata saat ini adalah masih menggunakan sistem pencatatan untuk inventarisasi barang masih menggunakan cara manual. Selain itu data masih disimpan dalam bentuk fisik yang membutuhkan ruang untuk penyimpanan, hal ini berpengaruh terhadap lamanya waktu untuk pembuatan laporan yang akan digunakan untuk pengawasan serta pengambilan keputusan oleh pihak manajemen Koperasi. Oleh karena itu diperlukan suatu sistem informasi terkomputerisasi sehingga memudahkan dalam melakukan pengendalian barang dan pengolahan data barang. Selain itu dapat memberikan informasi yang akurat dan tepat waktu bagi kebutuhan pemimpin dalam pengambilan keputusan.
1.3 Batasan Permasalahan Ruang lingkup yang dibahas hanya pada sistem inventerisasi logistik pada Koperasi Pegawai Telkom Barata mulai dari pemesanan, penyimpanan, penyusutan dan pendistribusian barang, dimana dalam pemenuhan jenis barang dan jumlah penerimaan barang harus sesuai dengan Surat Perintah Kerja. 1.4 Metode Penelitian Metode penelitian yang digunakan dalam penulisan ini adalah dengan menggunakan metode deskriptif yaitu mengumpulkan data, mengintegrasikan dan menggambarkan data-data yang mendukung. Teknik metode yang dilakukan oleh penulis antara lain: (a) Studi Kepustakan yaitu pengumpulan data-data dari literature dan sumber lain yang berhubungan dengan masalah yang akan dibahas. (b) Studi Dokumentasi yaitu mengadakan pencatatan, pengumpulan data, identifikasi dari dokumen-dokumen. (c) Wawancara, mengadakan tanya jawab secara langsung kepada para pegawai untuk mendapatkan data-data yang diperlukan. (d) Observasi, mencari informasi dengan cara mengamati proses kegiatan yang terjadi pada bagian Logistik Koperasi Pegawai Telkom. 2. Konsep Dasar Sistem Informasi 2.1 Sistem Sistem adalah sekumpulan subsistem yang berhubungan satu sama lain yang bersama-sama berinteraksi menurut pola tertentu terhadap masukan dengan tujuan menghasilkan keluaran. Dalam arti luas dapat didefenisikan sebagai sekumpulan elemen-elemen yang saling berhubungan dan saling bergantung untuk mencapai suatu tujuan. Pendekatan definisi sistem berdasarkan pendekatan prosedur menurut Jogiyanto H.M [3] adalah sistem adalah kumpulan dari prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan tertentu. 2.2 Informasi (a) Pengertian Informasi: Gordon B. Davis [2] mengungkapkan bahwa Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau yang akan datang. (b) Kualitas Informasi: Kualitas informasi tergantung dari tiga hal yaitu informasi yang dihasilkan harus: (1) Akurat, (2) Tepat Waktu, (3) Relevan. 2.3 Sistem Informasi Sistem Informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi yang mendukung operasi bersifat manajerial, dan kegiatan strategis dari suatu organisasi serta menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan yang diperlukan. Sistem Informasi terdiri dari komponen-komponen yang saling berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya. 3. Konsep Analisa Sistem dan Perancangan Sistem 3.1 Analisa Sistem Analisa sistem merupakan proses pengumpulan data dan menaksirkan fakta, pendiagnosaan masalah, dan menggunakan informasi untuk mengusulkan perbaikan sistem. Suatu sistem akan selalu dianalisa lalu dikembangkan, karena sebuah sistem tidak ada yang sempurna dan selalu terbuka peluang untuk mengembangkannya. Analisa biasanya dimulai dengan meninjau kembali struktur organisasi uraian kerja personel yang bersangkutan. Dilanjutkan dengan formulir, catatan, prosedur, metode, pemrosesan dan laporan yang digunakan oleh perusahaan, termasuk instruksi tertentu kepada personel yang bersangkutan dari rincian prosedur yang terinci sangat berharga bagi analisis sistem untuk mencari fakta. Langkahlangkah yang harus dilakukan dalam menganalisa sistem adalah sebagai berikut: (1) Identifikasi, (2) Memahami, (3) Analisa, (4) Laporan. 3.2 Perancangan Sistem Perancangan sistem adalah kombinasi atau seri dari proses yang menyangkut identifikasi suatu masalah, analisa suatu masalah, dan menyelesaikan suatu masalah. Dengan kata lain, perancangan sistem adalah proses pengamatan terhadap keadaan suatu badan usaha dengan tujuan dapat mengetahui situasi operasinya dan apakah badan usaha tersebut memerlukan suatu perbaikan atau tidak. Adapun tujuan perancangan sistem yaitu untuk memenuhi kebutuhan pemakai sistem dan untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrograman komputer dan ahliahli teknik lainnya yang terlibat. 4. UML dan Konsep Berorientasi Obyek Unified Modeling Language (UML) adalah sebuah bahasa permodelan untuk menspesifikasikan, memvisualisasikan, membangun dan mendokumentasikan kerangka dari sebuah sistemsistem software. Sementara menurut Munawar [6] UML adalah sebuah alat bantu yang sangat handal yang berorientasi obyek. Hal ini disebabkan karena UML menyediakan pemodelan visual yang memungkinkan bagi pengembang sistem untuk membuat cetak biru atas visi mereka dalam bentuk yang baku, mudah dimengerti serta dilengkapi dengan mekanisme yang efektif untuk berbagi (sharing) dan mengkomunikasikan rancangan mereka dengan yang lain. Metodologi adalah cara 1324
sistematis untuk mengerjakan pekerjaan analisis dan desian demikian pula didefinisikan oleh seorang penulis sebagai berikut: Metodologi berorientasi obyek adalah metode penyelesaian masalah dengan menggunakan pendekatan berorientasi obyek Metodologi pengembangan sistem berorientasi obyek mempunyai tiga karakter utama, yaitu: (a) Encapsulation, merupakan dasar untuk pembatasan ruang lingkup program terhadap data yang diproses. (b) Inheritance, adalah tehnik yang menyatakan bahwa anak dari obyek akan mewarisi data/atribut dan metode dari induknya langsung. (c) Polymorphis, yaitu konsep yang menyatakan bahwa sesuatu yang sama dapat mempunyai bentuk dan perilaku berbeda. 5. Proses Bisnis pada Koperasi Pegawai Telkom Barata Seiring dengan berkembangnya teknologi informasi, semakin banyak pula instansi maupun perusahaan yang membutuhkan informasi secara cepat serta akurat dari sebuah sistem informasi. Sistem Inventerisasi logistik pada Koperasi Pegawai Telkom Barata dibuat untuk mempermudah pendataan logistik dan pembuatan laporan yang sesuai dengan kebutuhan Koperasi Pegawai Telkom Barata. Berikut prosedur yang diterapkan Koperasi Pegawai Telkom Barata: (a) Pemesanan barang dilakukan oleh bagian gudang yang disesuaikan dengan kebutuhahan barang satu bulan berikutnya. Surat pesan barang dibuat berdasarkan kebutuhan gudang dan kemudian ditujukan kepada PT. Telkom lalu dikirim ke supplier. (b) Penerimaan barang dilakukan oleh bagian gudang. Barang yang dikirim supplier disertai dengan surat jalan sesuai dengan surat pesanan. Bagian gudang akan memeriksa barang yang datang kemudian membuat tanda terima barang sebagai bukti bahwa barang telah diterima. (c) Distribusi barang, ketika barang telah diterima dari supplier, maka barang tersebut akan langsung di distribusikan ke area-area yang membutuhkan sesuai kebutuhan masing-masing area. (d) Penyusutan barang barang terjadi berdasarkan pengecekan berkala dari pengawas lapangan, jika ditemukan barang yang rusak atau cacat maka pengawas lapangan akan menyerahkan form penyusutan kepada bagian gudang. (e) Pembuatan laporan inventerisasi barang dibuat berdasarkan pada barang masuk, barang keluar dan penyusutan barang yang dilaporkan setiap harinya atau laporan setiap bulannya yang ditujukan kepada Kepala Seksi Administrasi. Proses aturan bisnis pada Koperasi Pegawai Telkom Barata yang diterapkan dan dilaksanakan secara rutin yaitu sebagai berikut: (a) Koperasi Pegawai Telkom menjalin kerjasama jasa dengan PT. Telkom dalam mengelola barang-barang dan alat kerja yang dimiliki PT. Telkom. (b) Divisi pengawas lapangan ataupun mitra kerja lainnya dapat mengajukan permintaan barang ke gudang. (c) Bagian gudang akan periksa kembali status persediaan barang di gudang berdasarkan kebijakan pergudangaan. (d) Pemesanan barang kepada supplier tidak dilakukan secara langsung, tetapi melalui perantara PT. Telkom sebagai induk badan usaha. 6. Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Inventarisasi Logistik 6.1 Identifikasi Kebutuhan Untuk menjelaskan identifikasi kebutuhan maka digunakan use case diagram. Gambar 6.1.1: Use Case Diagram File Master Gambar 6.1.2: Use Case Diagram File Transaksi 1325
Gambar 6.1.3: Use Case Diagram Laporan 6.2 Rancangan Class Diagram Untuk menjelaskan mengenai table-table yang diperlukan dalam perancangan sistem inventarisasi logistik ini, digambarkan dalam bentuk class diagram tanpa method berikut: Gambar 6.3.2: Form Master Supplier Gambar 6.2.1: Rancangan Class Diagram 6.3 Rancangan Dialog Layar Berikut ini digambarkan struktur tampilan menu utama, beserta rancangan layar dan sequence diagram dari beberapa form yang ada pada sistem inventarisasi logistik koperasi pegawai telkom. Gambar 6.3.3: Form Master Barang Gambar 6.3.1: Struktur Tampilan Sistem Informasi Inventarisasi Logistik 1326
Gambar 6.3.4: Form Surat Pesan Gambar 6.3.7: Form Penyusutan Barang Gambar 6.3.8: Form Laporan Barang Keluar Gambar 6.3.9: Form Laporan Barang Masuk Gambar 6.3.5: Form Distribusi Barang Gambar 6.3.6: Form Tanda Terima Barang Gambar 6.3.10: Sequence Diagram Form Surat Pesan 1327
Gambar 6.3.11: Sequence Diagram Form Distribusi Barang Gambar 6.3.13: Sequence Diagram Form Penyusutan Barang Gambar 6.3.12: Sequence Diagram Form Tanda Terima Barang 7. Penutup 7.1 Kesimpulan Setelah melakukan penelitian di Koperasi Pegawai Telkom Barata dan melakukan perbandingan antara sistem yang sedang berjalan dengan sistem yang dibuat dapat disimpulkan bahwa, proses sistem inventarisasi logistik dapat digunakan secara lebih efektif dan efisien setelah terkomputerisasi, penyimpanan data dalam database dapat mempermudah dalam pencarian data yang dibutuhkan untuk keperluan koperasi seperti pelaporan, pemeliharaan data pun menjadi lebih mudah karena disimpan dalam format digital sehingga menghemat ruangan dan meminimalkan kerusakan fisik, selain itu pengolahan data lebih terjamin konsistensinya karena adanya pengontrolan yang lebih baik terhadap masukan data, dan kesulitan dalam pembuatan laporan yang selama ini masih dilakukan secara manual dapat dipermudah dan dipercepat dengan sistem yang telah terkomputerisasi sehingga dapat digunakan sebagai perencanaan dan pengambilan keputusan oleh pimpinan koperasi. 7.2 Saran Untuk meningkatkan keberhasilan Sistem Inventarisasi Logistik, maka diberikan saran-saran sebagai berikut, diharapkan perlu adanya pemutakhiran sistem informasi setidaknya 3 tahun sekali untuk memperbaiki kesalahan-kesalahan yang terjadi pada sistem dan memenuhi perkembangan penerapan sistem informasi yang terbaru dalam rangka meningkatkan daya dukung sistem informasi tersebut, diharapkan juga adanya pengawasan secara rutin dalam pemeliharaan sistem, serta untuk menjaga akan kehilangan data digital diharapkan 1328
dilakukan penggandaan (backup) secara rutin terhadap hasil olahan data. Daftar Pustaka: [1] Fathansyah, Ir. 1999. Basis Data. Bandung: Informatika. [2] Gordon, B. Davis. 2002. Introduction to Information System (11 th edition). New York: Mc Grow-Hill. [3] Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: ANDI. [4] Mathiassen, L., Munk-Madsen, A., Nielsen, P. A., & Stage, J. 2000. Object Oriented Analysis and Design. Denmark: Makro Publishing. [5] McLeod, R. 2001. Sistem Informasi Manajemen Jilid 1 dan 2 (edisi 7). (Alih bahasa Teguh, H) Jakarta: PT Prenhallindo. [6] Munawar. 2005. Pemodelan Visual Dengan UML. Yogyakarta: Graha Ilmu. [7] Whitten, J. L., Bentley, L. D., & Dittman, K. C. 2000. System Analysis and Design Methods (5 th edition.). New York: McGraw-Hill. [8] Wicaksono, Adi. 2002. Dasar-Dasar Pemrograman Java 2. Jakarta: Elex Media Kompuntindo. 1329