BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Rumah sakit adalah suatu organisasi yang melalui tenaga medis profesional yang terorganisir serta sarana kedokteran yang permanen menyelenggarakan pelayanan kedokteran, asuhan keperawatan yang berkesinambungan, diagnosis serta pengobatan penyakit yang diderita oleh pasien (Azwar,1996). Setiap sarana pelayanan kesehatan di rumah sakit wajib membuat rekam medis yang dibuat oleh dokter dan tenaga kesehatan yang terkait dengan pelayanan yang telah diberikan oleh dokter dan tenaga kesehatan lainnya. Menurut Permenkes RI No. 269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam Medis pada pasal 1, rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Setiap rumah sakit harus membuat rekam medis baik itu rekam medis rawat jalan maupun rekam medis rawat inap. Rekam medis juga berguna sebagai bukti tertulis atas tindakantindakan pelayanan terhadap seseorang pasien, juga mampu melindungi kepentingan hukum bagi pasien yang bersangkutan, rumah sakit maupun dokter dan tenaga kesehatan lainnya, apabila dikemudian hari terjadi suatu hal yang tidak diinginkan menyangkut rekam medis itu sendiri. Di setiap sarana pelayanan kesehatan berkas rekam medis disimpan di tempat penyimpanan berkas rekam medis (filing). Cara penyimpanan berkas rekam medis di setiap sarana pelayanan kesehatan berbeda. Ada dua cara 1
penyimpanan yaitu secara sentralisasi dan desentralisasi. Cara penyimpanan sentralisasi adalah penyimpanan berkas seorang pasien dalam satu kesatuan baik catatan-catatan kunjungan poliklinik maupun catatan-catatan selama pasien dirawat. Cara penyimpanan desentralisasi adalah penyimpanan berkas rekam medis pasien rawat inap dan rawat jalan dipisah. Mutu pelayanan kesehatan dapat dikatakan baik bila didukung oleh suatu sistem pengolahan rekam medis dalam mendapatkan kembali berkas rekam medis yang cepat dan tepat waktu sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan oleh rumah sakit (Sabarguna, 2004). Penyediaan berkas rekam medis yang cepat pun merupakan salah satu faktor yang dapat mempengaruhi kepuasan pasien. Semakin cepat pula pasien mendapatkan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Menurut Sabarguna (2004), pelayanan yang cepat dan tepat merupakan keinginan semua konsumen baik pemberi pelayanan maupun penerima pelayanan. Kecepatan penyediaan berkas rekam medis ke klinik juga dapat menjadi salah satu indikator dalam mengukur kepuasan. Semakin cepat rekam medis sampai ke klinik maka semakin cepat pelayanan yang dapat diberikan kepada pasien. Standar kecepatan pendistribusian rekam medis terhitung dari pasien melakukan registrasi di pendaftaran. Berdasarkan studi pendahuluan pada tanggal 24 Desember 2012 oleh peneliti di RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta dengan melakukan wawancara dengan kepala petugas rekam medis tentang penyediaan berkas rekam medis pasien rawat jalan. Peneliti memperoleh informasi bahwa pada pelaksanaan penyediaan berkas rekam medis pasien rawat jalan sampai ke poliklinik masih kurang maksimal, dimana pada proses penyediaan berkas rekam medis masih 2
mengalami keterlambatan. Keterlambatan penyediaan berkas rekam medis tersebut berpengaruh terhadap pelayanan medis kepada pasien. Semakin lama penyediaan berkas rekam medis, maka semakin lama juga pelayanan medis yang diberikan kepada pasien. Sementara itu RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta telah menetapkan standar pelayanan minimal 10 menit dalam penyediaan berkas rekam medis sampai ke unit pelayanan. Kemudian penulis juga melakukan pengamatan pada proses penyediaan berkas rekam medis. Pengamatan penulis hanya terbatas pada pengamatan secara langsung tanpa disertai dengan perhitungan waktu, maka penulis tertarik mengambil permasalahan tersebut untuk meneliti tentang kecepatan penyediaan berkas rekam medis pasien rawat jalan di RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta. B. RUMUSAN MASALAH Berdasarkan latar belakang di atas yang akan dibahas dalam penelitian ini adalah bagaimana pelaksanaan penyediaan berkas rekam medis pasien rawat jalan berdasarkan Standar Pelayanan Minimal (SPM) di RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta?. C. TUJUAN 1. Tujuan Umum Mengetahui pelaksanaan penyediaan berkas rekam medis pasien rawat jalan berdasarkan Standar Pelayanan Minimal (SPM) di RS PKU Muhammmadiyah Yogyakarta. 3
2. Tujuan Khusus a. Mengetahui proses penyediaan berkas rekam medis pasien rawat jalan di RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta. b. Mengetahui rata-rata kecepatan penyediaan berkas rekam medis terkait dengan Standar Pelayanan Minimal di RS PKU Muhammmadiyah Yogyakarta. c. Mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi kecepatan penyediaan berkas rekam medis di RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta. D. MANFAAT 1. Manfaat Praktis a. Bagi Institusi Sebagai alat evaluasi mengenai pengelolaan rekam medis di institusi kesehatan. Selain itu, dapat menjadi bahan pertimbangan untuk menyusun sebuah kebijakan dalam meningkatkan mutu pelayanan rekam medis. b. Bagi Peneliti Sebagai aplikasi teori yang diperoleh dari bangku pendidikan dan menambah pengetahuan, wawasan serta pengalaman yang berharga yang dapat menjadi bekal untuk memasuki dunia kerja. 2. Manfaat Teoritis a. Bagi Institusi Pendidikan Sebagai bahan bacaan untuk menambah wawasan bagi mahasiswa khususnya dan masyarakat umumnya juga sebagai bahan referensi serta 4
sebagai bukti bahwa penulis telah menyelesaikan tugas akhir sebagai syarat menyelesaikan pendidikan Program DIII Rekam Medis UGM. b. Bagi Peneliti lain Sebagai referensi bagi peneliti lain untuk perkembangan sesuai dengan materi yang berhubungan dengan tema yang diambil. E. Keaslian Penelitian Penelitian yang berjudul Penyediaan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Berdasarkan Standar Pelayanan Minimal (SPM) di RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta ini belum pernah dilakukan, namun ada beberapa penelitian yang hampir sama, yaitu: 1. Emilia (2005) dengan judul Faktor-Faktor Penyebab Lama Ditemukannya Berkas Rekam Medis di RSJD Dr. Soejarwadi Klaten. Hasil : penyebab lama ditemukannya berkas rekam medis meliputi beberapa faktor yaitu pasien tidak membawa kartu berobat, penyimpanan KIUP yang tidak teratur, berkas rekam medis salah simpan (misfile), berkas rekam medis masih berada di tempat pengolahan berkas dan sumber daya manusia. Salah satu upaya untuk mengurangi lama ditemukannya berkas rekam medis yaitu dengan cara memberi sosialisasi kepada pasien untuk selalu membawa kartu berobat pada saat berobat ulang. Persamaan: metode penelitian yang digunakan sama yaitu menggunakan metode penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Perbedaan: penelitian Emilia (2005) bertujuan untuk mengetahui penyebab lama ditemukannya berkas rekam medis pasien lama dan mengetahui upaya untuk mengurangi lama ditemukannya berkas rekam medis pada saat dibutuhkan di RSJD Dr. RM. Soejarwadi Klaten sedangkan pada 5
penelitian ini bertujuan untuk mengetahui proses penyediaan berkas rekam medis,rata-rata kecepatan penyediaan berkas rekam medis dan mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi kecepatan penyediaan berkas rekam medis. 2. Kusnaedi (2002), yang berjudul Faktor-Faktor yang Menyebabkan Terlambatnya Berkas Rekam Medis Sampai ke Poliklinik dalam Menunjang Pelayanan Kepada Pasien Rawat Jalan Khususnya Pada Pasien Lama RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta. Hasil: faktor-faktor yang menyebabkan berkas rekam medis terlambat sampai ke poliklinik diantaranya adalah: berkas rekam medis masih di bagian keuangan, dan peletakan berkas rekam medis yang salah, salah penyebutan nomor rekam medis saat dimintakan oleh bagian pendaftaran pasien. Persamaan: persamaan dengan penelitian ini adalah tempatnya sama yaitu di RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta, selain itu jenis penelitian yang digunakan sama yaitu sama-sama menggunakan jenis penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Perbedaan: pada penelitian Kusnaedi ( 2002) tujuannya adalah untuk mengetahui pelaksanaan dalam penyimpanan serta faktor-faktor yang menjadi penyebab terlambatnya kelancaran pendistribusian berkas rekam medis. Sedangkan pada penelitian ini bertujuan untuk mengetahui proses penyediaan berkas rekam medis pasien rawat jalan,rata-rata kecepatan penyediaan berkas rekam medis dan mengetahui faktor yang mempengaruhi kecepatan penyediaan berkas rekam medis. 6
3. Muninggar (2006), yang berjudul Kecepatan Retrieval Berkas Rekam Medis Pasien Rawat Jalan di RSUD kota Yogyakarta. Hasil: kecepatan retrieval berkas rekam medis di Urusan Rekam Medis RSUD Kota Yogyakarta masih dikatakan belum baik karena dari 180 berkas rekam medis yang dicari, 172 berkas rekam medis (sebanyak 95,56%) masih membutuhkan waktu pencarian lebih dari 1 menit dengan rata- rata 11,07 menit. Faktor-faktor yang mempengaruhi kecepatan retrieval berkas rekam medis pasien rawat jalan adalah sistem penyimpanan yang digunakan masih straight numerical filing system, lokasi ruangan penyimpanan yang terpisah, keadaan rak yang tidak sesuai, tracer sering menumpuk di bagian pencatat tracer sebelum diberikan kepada petugas filing dan kurang tenaga rekam medis khususnya di bagian penyimpanan. Persamaan : persamaan dengan penelitian ini adalah tujuannya sama untuk menghitung kecepatan, jenis penelitian yang digunakan muninggar (2006) dengan peneliti sama yaitu penelitian kualitatif dengan pendekatan deskriptif. Perbedaan: lokasi penelitian, kecepatan yang diamati Muninggar (2006) adalah kecepatan retrieval di ruang filing sedangkan pada penelitian ini peneliti mengamati kecepatan dalam penyediaan berkas rekam medis pasien rawat jalan, dimulai dari pasien mendaftar sampai berkas ke poliklinik. 7