PENGEMBANGAN APLIKASI E-UNIVERSITY : MODUL MANAJEMEN KOMPETENSI DOSEN DAN PEGAWAI PADA SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA PERGURUAN TINGGI 1 Dimas Wicaksono, 2 Seno Adi Putra, 3 Warih Puspitasari Program Studi Sistem Informasi Institut Teknologi Telkom Jalan Telekomunikasi No. 1 Terusan Buah Batu bandung 40257 Dimaswicaksono0801@gmail.com, seno_ap@yahoo.com, indigophie@yahoo.com ABSTRAK Untuk meningkatkan mutu pendidikan, perguruan tinggi harus mampu mengelola sumber daya manusianya, yaitu dosen dan tenaga pendukung akademik. Di lingkungan perguruan tinggi, dosen merupakan mesin penggerak bagi segala hal yang terkait dengan aktifitas akademis sedangkan tenaga pendukung akademik berperan menjalankan proses bisnis yang mendukung terselenggaranya kegiatan di perguruan tinggi. Salah satu aktifitas penting dalam pengelolaan sumber daya manusia di perguruan tinggi adalah pengelolaan kompetensi dosen dan karyawan pendukung akademik. Aktifitas ini membutuhkan perencanaan dan pelaksanaan training dan pengembangan yang terukur. Untuk mempermudah pengelolaannya, perlu didukung dengan teknologi informasi dan komunikasi, yaitu dengan membangun aplikasi pengelolaan kompetensi dosen dan karyawan. Aplikasi ini dibuat sebagai bagian dari sistem informasi SDM yang juga merupakan bagian integral dari aplikasi e-university. Aplikasi pengelolaan kompetensi dosen dan karyawan yang dibangun pada penelitian ini melakukan perhitungan dan pemetaan gap kompetensi dosen dan karyawan yang selanjutnya dijadikan dasar dalam menentukan training dan pengembangan yang harus dijalaninya. Aplikasi manajemen kompetensi dibangun dengan menggunakan teknologi Java Enterprise Edition dengan arsitektur multitier dan metode pengembangan iterative dan incremental. Kata Kunci: Aplikasi pengelolaan kompetensi, sistem informasi SDM, e-university, arsitektur multitier, training dan pengembangan. ABSTRACT In order to improve the quality, an university must able to manage its human resource both lecturers and operational staffs. In an university environment, lecturers are core engine who run all academic activities whereas operational staffs are supporter who run university business processes and administrations. One of important activity in managing university human resources is lecturer and staff competency management. This activity requires measured plan and execution. To enable this activity, a university needs information and communication technology support, it is an application of lecturer and operational staff competency management. This application was built as part of human resource information system and will be an integral part of e-university application. Lecturer and operational staff competency management application built in this research performs competency gap calculation and mapping. Calculation and mapping result will be used as a decision support for determining training topics and development types that should be conducted by lecturer or operational staff. Competency management application was built with Java Technology platform which implements multitier architecture. In this project, iterative and incremental method was used. Key word: Competency management application, human resource information system, e- University, multitier architecture, training topic, development type I. PENDAHULUAN Seiring dengan perkembangan era globalisasi, pemerintah ingin meningkatkan mutu dan kualitas pendidikan di Indonesia. Pemerintah memandang bahwa pendidikan merupakan faktor penting dalam memajukan kehidupan dan kesejahteraan rakyat. Oleh karena itu, pemerintah melalui Departemen Pendidikan Nasional mendorong perguruan tinggi di Indonesia untuk menghasilkan alumni yang memiliki kompetensi global dan berguna bagi pembangunan. Agar dapat meningkatkan mutu dan kualitas pendidikannya, perguruan tinggi terlebih dahulu harus meningkatkan mutu sumber daya manusianya yang terdiri atas dosen dan tenaga pendukung akademik. Di lingkungan perguruan tinggi, dosen merupakan mesin penggerak bagi segala hal yang terkait dengan aktifitas akademis sedangkan tenaga pendukung akademik berperan menjalankan proses bisnis yang dapat mendukung terselenggaranya kegiatan di perguruan tinggi. Dosen sangat menentukan mutu pendidikan dan lulusan yang dilahirkan perguruan tinggi tersebut, di samping kualitas sarana dan prasarana pendukungnya.
Pada kenyataannya, kompetensi dosen dan karyawan di perguruan tinggi di Indonesia masih jauh dari harapan. Pada Juli 2012, berdasarkan dashboard Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PDPT) Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi Kementrian Pendidikan Nasional tercatat bahwa dosen yang berpendidikan Sarjana (S1) berjumlah 85.245 (48,03%), Master (S2) berjumlah 71.880 (40,5%), Doktor (S3) berjumlah 12.381 (6,98%) dan sisanya berlatarbelakang Profesi dan Non Akademik,dan Diploma. Pegawai atau karyawan yang kompeten dan memiliki sejumlah keahlian yang sesuai dengan standar kompetensi inti dan keahlian teknis dalam pekerjaan sangat diperlukan dalam melaksanaan pekerjaan. CB- HRM mengintegrasikan seluruh fungsi organisasi ke dalam satu bentuk pengendalian operasional. Gambar berikut ini adalah ilustrasi mengenai integrasi keseluruhan fungsi SDM. Gambar 1 Data pendidikan dosen Undang-undang (UU) No. 14 Tahun 2005 tentang guru dan dosen mensyaratkan dosen perguruan tinggi minimal S2. Dalam UU itu disebutkan, para pendidik jenjang pendidikan dasar dan menengah persyaratannya adalah minimal bergelar S1. Sementara, untuk mendidik di jenjang pendidikan akademis S1, maka sekurang-kurangnya bergelar strata dua (S2), sedangkan bagi program pascasarjana adalah doktor (S3) dan profesor. Dalam melaksanakan Undang-undang (UU) No. 14 Tahun 2005, perguruan tinggi harus mengoptimalkan SDM supaya dihasilkan tenaga yang kompeten di bidangnya. Salah satu usaha yang dapat dilakukan adalah melalui perencanaan dan pelaksanaan pelatihan dan pengembangan dosen dan karyawan. Melalui aplikasi manajemen kompetensi, diharapkan membantu segala pengelolaan kompetensi, termasuk di dalamnya training dan pengembangan. II. APLIKASI COMPETENCY MANAGEMENT DALAM KONTEKS SISTEM HRIS DAN E-UNIVERSITY Competency Based-Human Resources Management-CBHRM (Noor Fuad dan Gofur Ahmad.2009.Integrated HRD) merupakan sekumpulan atau kombinasi dari keterampilan (skills), pengetahuan (knowledge), sikap (attitude), dan perilaku (behavior) yang dimiliki karyawan. Hal itu diterapkan dalam rangka melaksanakan tugas pokok dan fungsi yang sedang dijalankannya secara profesional. Implementasi CB-HRM secara berkesinambungan juga memungkinkan pengembangan SDM untuk dapat sejalan dengan proses bisnis organisasi. CB-HRM dibangun di atas kompetensi yang menjadi inti dari keunggulan atau perusahaan. Gambar 2 integrasi manajemen kompetensi dengan fungsi manajemen SDM Human Resources Information System (HRIS) sendiri merupakan sistem perangkat lunak Human Resource komprehensif dan integratif yang berisi roadmap program pengembangan SDM yang komprehensif baik jangka pendek maupun jangka panjang yang meliputi: manpower planning, manajemen rekrutmen dan seleksi, manajemen kompetensi, manajemen karir, manajemen kinerja, dan lainnya yang dilengkapi dengan prosedur dan petunjuk pelaksanaannya. Aplikasi manajemen kompetensi, yang merupakan bagian integral dari HRMIS, merupakan bagian dari e- University. Menurut Hazem dan Nikos (Realization of E-University for Distance Learning, 2009), e- University merupakan sistem pembelajaran berbasis web yang mengintegrasikan beberapa sumber daya teknologi informasi. Perguruan tinggi di Indonesia yang menganut tri dharma perguruan tinggi menjadikan adanya perluasan dari lingkup e-university. Awalnya e- University berada pada ranah pembelajaran secara online, tapi seiring semakin banyaknya proses di perguruan tinggi yang harus terintegrasi dan menggunakan teknologi informasi, e-university mengalami perluasan lingkup menjadi sebuah sistem online yang terintegrasi yang mendukung semua kegiatan perguruan tinggi, yaitu tri dharma perguruan tinggi dan pengelolaan proses internalnya, khususnya pengelolaan sumber daya manusia. III. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KOMPETENSI DOSEN DAN KARYAWAN Aplikasi manajemen kompetensi yang dibangun harus memiliki kemampuan mengotomasasi proses pengelolaan perencanaan pelatihan dan pengembangan.
Perencanaan pelatihan pertama kali dilakukan oleh kepala unit yang membuat rencana pelatihan. Pegawai mengisi identitas diri pada rencana pelatihan. Kepala unit memeriksa kembali daftar pegawai yang ikut pelatihan. Kemudian, kepala unit memeriksa biaya dan anggaran pelatihan. Apabila sesuai dengan anggaran dan biaya, maka permohonan dikirim ke wakil rektor, tetapi jika tidak sesuai dengan anggaran dan biayanya, maka kepala unit akan memeriksa daftar pegawai yang ikut pelatihan kembali. Wakil rektor selanjutnya melakukan verifikasi permohonan pelatihan pegawai. Apabila sesuai dengan syarat dan anggaran, maka akan diverifikasi kembali oleh manajer SDM. Akan tetapi, jika tidak sesuai dengan anggaran dan syarat, maka kepala unit akan memeriksa daftar pegawai yang ikut pelatihan. Manajer SDM juga melakukan verifikasi permohonan pelatihan. Apabila sesuai dengan syarat dan anggaran, maka akan disetujui kemudian kepala unit akan menugaskan pegawai yang bersangkutan untuk melaksanakan pelatihan. Selanjutnya, pegawai melaksanakan pelatihan sesuai dengan penugasan dari kepala unit. Tabel use case untuk sistem manajemen kompetensi ditunjukkan dalam table berikut ini. Tabel I Use Case Umum Sistem Tabel II Tabel Bobot Nilai Gap Setelah menentukan bobot nilai gap, tiap aspek dikelompokkan menjadi dua kelompok, yaitu kelompok core factor dan secondary factor. Untuk perhitungan core factor dapat ditunjukkan pada rumus (Turban.2003) di bawah ini : keterangan: NC(i, s, p) : Jumlah total nilai core factor (Intelektual, Sikap kerja, Perilaku) IC : Jumlah item core factor Sedangkan untuk perhitungan secondary factor digunakan rumus (Turban.2003) di bawah ini: NCF : Nilai rata-rata core factor Pada Training Needs Assesment dilakukan perhitungan gap kompetensi dengan pengambilan datanya melalui kuisioner. Gap disini adalah beda antara profil pekerjaan dengan profil karyawan atau dapat ditunjukkan pada rumus di bawah ini (Turban.2003): Gap = Profil Karyawan - Profil Pekerjaan Pada pengumpulan gap dilakukan perhitungan aspek yang berbeda-beda sesuai dengan kompetensi dari pekerjaan. Setelah didapatkan gap masing-masing karyawan, tiap profil karyawan diberi bobot nilai dengan acuan tabel bobot nilai gap seperti pada tabel berikut ini. keterangan: NSF : Nilai rata-rata secondary factor NS(i, s, p) : Jumlah total nilai secondary factor (Intelektual, Sikap kerja, Perilaku) IS : Jumlah item secondary factor Penentuan ranking mengacu pada hasil perhitungan tertentu. Perhitungan tersebut dapat ditunjukkan pada rumus (Turban.2003) di bawah ini: Ranking = (x)%ni + (x)%ns + (x)%np Keterangan: Ni : Nilai Kapasitas Intelektual Ns : Nilai Sikap Kerja Np : Nilai Perilaku (x)% : Nilai Persen Yang Diinputkan
Pada penelitian ini dilakukan perhitungan gap kompetensi untuk mengetahui pegawai yang memiliki kompetensi yang bernilai negatif (masih memiliki gap), kemudian dilakukan analisis terhadap kompetensi dari profil matching yang bernilai paling kecil dan dipilih training yang berkaitan. Training yang akan dijalankan pegawai akan sesuai dengan kebutuhan untuk mendukung pekerjaannya. Aplikasi manajemen kompetensi terdiri dari enam modul utama, yaitu perencanaan training, pendaftaran training, pelaksanaan training, evaluasi training, pendaftaran pendidikan lanjut, dan laporan. Gambar 6 Halaman profil matching kompetensi Modul pelaksanaan training terdapat dua submodul yaitu katalog training dan kegiatan training. Gambar 3 Modul aplikasi manajemen kompetensi Modul perencanaan training terdiri dari submodul utama yaitu training needs assesment yang menggunakan kuisioner kompetensi dan essay. Gambar 7 Halaman daftar riwayat training pegawai dan training berdasarkan kompetensi Modul pendaftaran pendidikan lanjut terdiri dari submodul riwayat pendidikan pegawai. Modul laporan pendidikan terdapat submodul dana pendidikan. Gambar 4 Halaman kompetensi pegawai Gambar 8 User interface laporan pendidikan Gambar 5 Halaman hasil perhitungan gap kompetensi IV. PERTIMBANGAN TEKNOLOGI Aplikasi manajemen kompetensi memanfaatkan teknologi Java EE, Struts dan Enterprise Java Bean. Teknologi ini mendukung arsitektur multitier. Kinerja sistem membutuhkan dukungan n tier dikarenakan sistem akan memerlukan skalabilitas tinggi.
Konfigurasi n tier ini dibagi menjadi beberapa jenis yakni tier pengguna (client), presentation tier, business logic tier, dan database tier. Database tier berguna untuk menyimpan data-data yang terkait dengan aplikasi pengontrolan proyek. Di dalam database tier terdapat DBMS yang berfungsi untuk mengelola data-data. Pada penelitian ini digunakan Microsoft SQL Server. Presentation Tier merupakan bagian yang diakses langsung oleh pengguna aplikasi. Struts Framework digunakan sebagai teknologi yang diimplementasikan di presentation tier. Struts merupakan open source framework yang didisain untuk membantu para developer dalam membangun arsitektur aplikasi berbasis Model-View-Controller (MVC) dengan penggunaaan Java Servlet dan Java Server Pages (JSP) sebagai teknologinya. Bussiness logic Tier atau dikenal sebagai application tier merupakan bagian yang di dalamnya terdapat proses bisnis dan query untuk mengakses database. Teknologi yang berperan sebagai application tier adalah Enterprise JavaBean (EJB). EJB adalah objek-objek yang dapat dipanggil secara remote dan untuk alasan ini EJB merupakan komponen kunci untuk membangun aplikasi mutitier. client Tier merupakan bagian yang digunakan pengguna untuk mengakses aplikasi. Berikut ini gambaran umum arsitektur multitier yang diimplementasikan di aplikasi manajemen kompetensi. DAFTAR PUSTAKA 1. Fuad, Noor dan Ahmad,Gofur.2009. Integrated HRD Human Resource Development. Jakarta : PT Grasindo 2. Hariandja, Marihot Tua Effendi.2002.Manajemen Sumber Daya Manusia: Pengadaan, Pengembangan, Pengkompensasian, dan Peningkatan Produktivitas Pegawai. Jakarta.: Grasindo 3. Drs.H.Malayu S.P. Hasibuan. 2007. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi Aksara. 4. Mathis, Robert L dan Jackson, John Harold. 2008. Human Resource Management. USA:Thomson South-Western 5. Simamora,Henry.2006. Manajemen Sumber Daya Manusia Edisi ke-3 Cetakan kedua. Yogyakarta: STIE YPKN. 6. Sutrisno, Edy. 2011. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Prenada Media Group. 7. Turban, E., dkk, 2003, Decision Support Systems and Intelligent Systems (Sistem Pendukung Keputusan dan Sistem Cerdas) Jilid 1. Yogyakarta: Penerbit Andi Offset. Gambar 9 Arsitektur multitier pada aplikasi manajemen kompetensi dengan Java EE