PERANCANGAN SISTEM INFORMASI RAWAT JALAN RS. SEHAT SEJAHTERA Disusun Untuk Melengkapi Tugas Dan Nilai Ketuntasan Minimum Mata Kuliah Analisis Dan Perancangan SIK PROPOSAL OLEH : Ludvi Oktaviotika N.I (G41131272) Ayu Siti Hartinah (G41131211) Made Ayu Wida W. (G41131374) Setia Kurrotul U. (G41131553) Cindy Praptiansari (G41131400) Gusti Ayu Putu T.I (G41131373) Dewandi Setiawan (G41131184) PROGRAM STUDI D-IV REKAM MEDIK JURUSAN KESEHATAN POLITEKNIK NEGERI JEMBER 2016
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN RAWAT JALAN RS. SEHAT SEJAHTERA A. Identifikasi masalah Pelayanan di bagian rawat inap RS. Sehat Sejahtera kurang efektif dan seringkali membutuhkan waktu lama. Hal ini disebakan karena sistem pencatatan masih secara manual. Akibat lain yang disebabkan oleh manual sistem adalah terjadinya antrian panjang saat pendataan pasien dibagian pendaftaran serta sulit ditemukannya data terkait. Pencatatan secara manual juga menyebabkan sulitnya integrasi data, sehingga memakan waktu lama dalam pemenuhan informasi yang dibutuhkan. Terlebih lagi ketika data harus diupdate, maka perubahan terhadap data terkait juga harus dilakukan. Hal tersebut akan memakan waktu lama juga menimbulkan ambiguitas data, sehingga nilai valid data berkurang. Nilai valid data yang kurang menyebabkan kesalahan dalam pelaporan. Tentunya hal tersebut akan menyebabkan kerugian bagi pihak rumah sakit. B. Waktu dan Tempat Penelitian Lokasi penelitian dilakukan di RS. Sehat Sejahtera. Adapun waktu penelitian serta kegiatan lainnya dilakukan pada tanggal 23 Maret 2016 s/d 27 Maret 2016 dengan rincian kegiatan yaitu seperti dibawah ini : Kegiatan Tanggal 23 Maret 24 Maret 25 Maret 26 Maret 27 Maret Analisis kebutuhan sistem Desain sistem C. Pelaksanaan Setiap mengadakan pembahasan maka tidak terlepas dari berbagai masalah yang perlu dihadapi dan harus dipecahkan. Agar lebih praktis digunakan
metode ilmiah sehingga dapat diperoleh jalan keluar yang baik, efektif serta mudah dilaksanakan. 1. Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang penulis lakukan di dalam penelitian ini adalah : a. Pengamatan (Observasi) Pengamatan adalah metode pengumpulan data yang dilakukan dengan pengamatan secara langsung pada objek penelitian, yang dalam hal ini adalah pihak umum di bagian rawat jalan RS. Sehat Sejahtera. b. Wawancara (Intervieuw) Wawancara adalah metode pengumpulan data dengan cara mengadakan tanya jawab secara langsung dari sumber informasi terkait objek yang diteliti yaitu Pegawai bagian registrasi, unit kerja, kasir dan petugas bagian instalasi atau poli rawat jalan di RS. Sehat Sejahtera. c. Studi Pustaka Studi pustaka dilakukan dengan cara mempelajari teori-teori baik dari buku cetak maupun non cetak yang berhubungan dengan objek penelitian. 2. Metode Pengembangan Metode pengembangan yang digunakan adalah Metode Waterfall. Prosedur dari Metode Waterfall adalah mengerjakan secara bertahap tidak ada loncatan dari satu tahap ke tahap yang lain. Metode pengembangan ini dibatasi hanya sampai pada tahap desain sistem. Berikut adalah penjelasan dari setiap tahapan dalam metode Waterfall yang dibatasi hanya pada tahap desain : Analisis 1. Analisis kebutuhan
Dalam rangka menyelesaikan masalah tersebut diatas adalah dengan membuat desain system informasi rawat jalan yang baik, efektif, efisien, berkesinambungan dan mendukung setiap pelayanan yang ada sehingga akan mempermudah pekerjaan petugas dalam setiap inputan data yang akan dilakukan karena tidak perlu menggunakan penginputan secara manual. Dengan adanya system informasi terkomputerisasi tersebut diharapkan dapat mempercepat pelayanan dan menghindari adanya miss file. Untuk dapat membuat atau merancang sistem informasi rawat jalan adalah dengan menyediakan segala informasi yang dibutuhkan, mulai dari alur pendaftaran, pemeriksaan hingga alur pelaporan yang dilakukan secara manual di RS. Sehat Sejahtera untuk diubah ke elektronik sistem yang dikemas dalam sistem informasi rawat jalan. Data yang dibutuhkan diantaranya adalah form registrasi pasien rawat jalan, form pemeriksaan, form data pasien, data karyawan, data pemeriksaan, dan data pelaporan. Desain 1. Penentuan input dan proses yang dijalankan oleh sistem 1.1 Alur Sistem (input) Berikut ini analisa sistem secara lengkap dari Sistem Informasi Pelayanan Rawat Jalan yang meliputi bagian-bagian yang terlibat dan dokumen dokuman yang digunakan dalam sistem kerja yang akan dirubah menjadi elektronik sistem : a. Bagian Bagian Yang Terlibat Dalam Sistem Kerja Dalam suatu sistem kerja, tentunya ada bagian-bagian yang terlibat dalam sistem. Bagianbagian tersebut bekerja sama satu sama lain dalam memberikan pelayanan. Adapun bagian bagian yang terlibat dalam Sistem Informasi Pelayanan Rawat adalah: 1. Bagian Registrasi Bagian registrasi bertugas mencatat dan mengunjungkan seluruh pasien yang berkunjung ke Rumah Sakit dan menyiapkan kartu status rekam mediknya.
2. Instalasi / Poli Rawat Jalan Instalasi / Poli Rawat Jalan bertugas memberikan pelayanan perawatan. 3. Kasir Kasir bertugas menerima pembayaran dari pasien umum. 4. Unit Kerja ( Sie Evaluasi dan RM ) Semua pelayanan rawat jalan yang telah dilaksanakan dilaporkan ke Sie Evaluasi dan RM. b. Dokumen Yang Digunakan Dalam Sistem Kerja Dari setiap sistem kerja yang berjalan, terdapat dokumen dokumen yang terlibat. Dokumen-dokumen tersebut bisa berupa dokumen yang masuk ataupun dokumen yang dikeluarkan / dihasilkan. Dokumen dokumen yang terlibat dalam Sistem Informasi Pelayanan Rawat Jalan antara lain : 1. Dokumen Masuk ҩ Surat rujukan. ҩ Kartu identitas pasien (masih manual) 2. Dokumen Keluar a. Surat jaminan rwt jalan. b. Kartu status rwt jalan. c. Kartu kendali rwt jalan untuk px. Umum. d. Resep untuk pasien berupa hasil print out dari inputan e. Kwitansi pembayaran. 1.2 Sistem Kerja (proses) Dalam penelitian ini Sistem Kerja Pelayanan Rawat Jalan dibagi menjadi beberapa proses, yang di antaranya sebagai berikut : Proses Registrasi Pasien. Proses Pemeriksaan ( tindakan ). Proses Penghitungan Biaya. Proses Pembuatan Laporan. Untuk lebih jelasnya masing-masing proses di atas akan dijelaskan dalam penjelasan di bawah ini. 1. Proses Registrasi Pasien Proses registrasi pasien dimulai ketika pasien tiba di bagian registrasi. Secara rinci proses registrasi pasien adalah sebagai berikut :
Pasien atau penanggung jawab pasien datang ke bagian registrasi dengan membawa kartu identitas dan surat rujukan dari puskesmas, non puskesmas ( bila ada ). Khusus untuk pasien lama, atau pasien yang pernah berkunjung ke rumah sakit, kedua persyaratan di atas disertai dengan kartu berkunjung. Bagian registrasi menerimanya dan kemudian menginputkan ke form registrasi pasien. Setelah itu bagian registrasi membuatkan jaminan rawat jalan (untuk pasien dengan jaminan) pada form jaminan rawat jalan kemudian disimpan, maka otomatis data akan dapat diakses di bagian pemeriksaan rawat jalan. Bagian registrasi mengembalikan kartu identitas ke pasien dan menginformasikan pasien untuk melakukan antrian di poli yang dituju. 2. Proses Pemeriksaan di Poli Secara garis besar proses pemeriksaan adalah sebagai berikut : a. Bagian keperawatan ( poli rawat jalan ) melihat data antrian pasien berkunjung di rawat jalan sesuai poli kemudian menyiapkan perawatan. b. Dokter melakukan pemeriksaan yang akan dicatat di sistem informasi rekam medik pasien rawat jalan. c. Bagian keperawatan melakukan perawatan sesuai instruksi dokter dan dicatat di sistem informasi rekam medik pasien rawat jalan. d. Apabila pasien memerlukan pelayanan laboratorium atau radiologi, maka dokter membuatkan surat konsul pada form yang tersedia di sistem yang akan terhubung langsung ke sistem informasi laboratorium dan radiologi. Apabila tidak memerlukan, maka dokter langsung menuliskan resep untuk pasien. Dokter juga harus mencatatkan semua terapi yang dilakukan ke sistem informasi rekam medik pasien rawat jalan.
e. Berdasarkan pemeriksaan dokter dan hasil tes laboratorium apabila pasien keperawatan memerlukan menghubungi rawat bagian inap maka bagian pendaftaran untuk dilakukan registrasi rawat inap. 3. Proses Pembuatan Laporan Dari Bagian Registrasi Secara rinci proses pembuatan laporan dari bagian registrasi adalah sebagai berikut : a. Bagian registrasi menghitung berapa jumlah pasien yang dilayani berdasarkan pada data pelayanan, kemudian dirinci berapa jumlah pasien umum dan jumlah pasien yang menggunakan jaminan. b. Adapun laporan yang dibuat oleh bagian registrasi adalah : ҩ Laporan jumlah kunjungan per hari ҩ Laporan jumlah kunjungan pasien umum, dan dengan penjamin. ҩ Laporan pelayanan dan laporan keuangan serta laporan dari bagian administrasi ҩ Laporan-laporan yang telah dibuat itu diserahkan ke Seksi Evaluasi, yang kemudian akan direkap untuk dijadikan bahan sebagai laporan bulanan. Laporan dilakukan secara terkomputerisasi, sehingga petugas pembuat laporan cukup menginputkan data ke system, kemudian di simpan apabila masih belum fix, dan jika sudah fix cukup klik simpan kemudian klik laporkan. 4. Proses Pembuatan Laporan Dari Bagian Poli Adapun laporan yang dibuat oleh poli adalah sebagai berikut : a. Pada tiap-tiap poli terdapat catatan pelayanan px, yang isinya terdapat data identitas px, diagnosa, tindakan yang telah dilakukan, dan data pemakaian AKHP. Data data tersebut akan terintegrasi secara langsung ke dalam form sensus harian rawat jalan.
b. Form sensus harian rawat jalan yang sudah terisi dikirim ke Seksi Evaluasi untuk direkap tiap bulannya dan dijadikan bahan pembuatan laporan kunjungan rawat jalan. 2. Desain Model Berdasarkan deskripsi alur diatas, maka proses Proses Analyst adalah sebagai berikut : a. Diagram Context Bag Registrasi Data Data Pasien Pendaftaran Tim Admin Data Tarif Data Karyawan Referensi Medik Data Tempat Layanan Data Pelaksana Layanan 1 Sistem Informasi Rawat Jalan Laporan Kunjungan Umum dan dengan Penjamin Data Tindakan Pelaksana Layanan Laporan Kunjungan Perhari Unit Kerja Keterangan : Entitas Tim Admin : merupakan entitas nyata yang berfungsi mengolah berbagai data yang berkaitan dengan segala unit yang berkaitan langsung dengan rawat jalan.
Entitas Bagian Administrasi : merupkan enritas nyata yang berfungsi dalam pendaftaran / pelayanan pasien saat pertama kali datang di Rumah Sakit. Entitas Pelaksana Layanan : merupakan entitas nyata yang berfungsi dalam hal memberikan berbagai tindakan yang perlu dan menunjang berjalannya system rawat jalan. Contoh entitas ini adalah Dokter dan Perawat. Entitas Unit Kerja : merupakan entitas yang berwenang untuk menerima laporan pertanggungjawaban segala kegiatan yang berkaitan dengan rawat jalan.
b. Data Flow Diagram (DFD) DFD Level 0 Data Pelaksanaan Layanan Data Pelaksanaan Layanan Data Pelaksana Layanan Tim Admin Data Referensi Medik Referensi Medik 1 Data Tarif Pengolahan Data Master Data Tempat Layanan Data Referensi Medik Tarif + Data Karyawan Data Tarif Tempat Layanan Data Karyawan1 Tempat Layanan Pelayanan Layanan Data Karyawan Data Tindakan 2 Transaksi pembuuatan laporan Data Pembayaran + Data Pasien Data Pendaftaran Dt Pembayaran Bagian Registrasi Dt Pasien Dt Transaksi Tindakan Data Pembayaran Dt Transaksi Pendaftaran Data Pasien Dt Pembayaran1 Dt Pasienn 3 Data Transaksi Tindakan Dt Trans Tindakan Dt Trans Pendft Pembuatan Laporan Lap Data Kunjungan Laporan Layanan Laporan Keuangan laporan bg administrasi Unit KErja Data Pendaftaran
DFD Level 1 Pengolahan Data Master 1 Pengolahan Data Pelaksanaan Layanan Data Pelaksanaan Layanan Data Pelaksanaan Layanan 2 Data Pelaksana Layanan Pengolahan Data Tempat Layanan Tempat Layanan Tempat Layanan Data Tempat Layanan 3 T im Admin Data Tarif Referensi Medik Data Karyawan Pengolahan Data Tarif Tarif 4 Pengolahan Data Referensi Medik Data Referensi Medik Data Tarif Data Referensi Medik 5 Pengolahan Data Karyawan Data Karyawan1 Data Karyawan
Transaksi Bagian Registrasi Data Pasien 1 Data Pendaftaran Transaksi Pendaftaran Dt Transaksi Pendaftaran Data Pendaftaran Dt Pasien Data Pasien Informasi Data Pembayaran Data Tindakan Pelayanan Layanan 2 Transaksi Tindakan Dt Transaksi Tindakan Data Transaksi Tindakan 3 Pembayaran Dt Pembayaran Data Pembayaran Desain Sistem Database Management System (DBMS) T empat_layanan Kode_T empat_layanan Nama_Tempat_Layanan Karyawan ID_Petugas Nama_Petugas Jabatan Registrasi Pasien No_RM Nama_Pasien Jenis_Kelamin Umur Alamat Bertugas Kunjungan ID_Layanan Status_Pasien Asal_Masuk Cara_Bayar Jenis_Karcis Berkunjung Ditindak Melayani Bertugas Di Pelaksana_Layanan ID_spesial isasi NIK Nama_Pelaksana Spesialisasi Tindakan ID_Tindakan Tgl_Tindakan Total_Bayar Kelompok Tarif Kelompok_Tindakan ID_Kelompok Nama_Kelompok Rincian Tindakan Tarif_Tindakan Kode_T indakan Nama_Tindakan T arif_tindakan
Physical Data Model (PDM) KUNJUNGAN ID_LAYANAN T ext(10) ID_PET UGAS T ext(10) NO_RM T ext(6) KARYAWAN STATUS_PASIEN Memo ID_PETUGAS Text(10) ID_PETUG AS = I D_PET UGAS ASAL_MASUK Memo NAMA_PET UGAS Text(30) CARA_BAYAR Memo JABAT AN Text(10) JENIS_KARCIS Memo T EMPAT_LAYANAN KODE_TEMPAT_LAYANAN ID_SPESIALISASI NAMA_TEMPAT_LAYANAN T ext(3) T ext(3) T ext(15) KODE_TEMPAT_LAYANAN I D_SPESIALI SASI == KODE_TEMPAT_LAYANAN ID_SPESIALI SASI PELAKSANA_LAYANAN ID_SPESIALISASI KODE_TEMPAT_LAYANAN NIK NAMA_PELAKSANA SPESIALISASI ID_LAYANAN = ID_LAYANAN PASIEN NO_RM NAMA_PASIEN JENIS_KELAMIN UMUR ALAMAT T ext(3) T ext(3) Memo T ext(25) T ext(5) T INDAKAN Text(6) Text(25) Text(2) Integer Text(25) NO_RM = NO _RM NO_RM = NO _RM ID_TINDAKAN ID_LAYANAN NO_RM ID_SPESIALISASI TGL_T INDAKAN TOT AL_BAYAR Text(10) Text(10) Text(6) Text(3) Text(10) Text(20) I D_SPESIALI SASI = ID_SPESIALI SASI T ARIF_TINDAKAN I D_TINDAKAN = ID_TI NDAKAN KODE_TINDAKAN ID_KELOMPOK NAMA_TINDAKAN T ARIF_TINDAKAN Text(6) Text(8) Text(20) Integer KO DE_TINDAKAN = KODE_T INDAKAN RELAT ION_95 ID_TINDAKAN T ext(10) KODE_TINDAKAN T ext(6) ID_KELOMPOK = I D_KELOMPOK KELOMPOK_TINDAKAN ID_KELOMPOK NAMA_KELOMPOK T ext(8) T ext(25)
c. Desain Model Berdasarkan Flowchart System
3. Hasil Output Desain Perancangan Gambar 1. Halaman menu utama Gambar 2. Halaman login
Gambar 3. Form transaksi pendaftaran rawat jalan Gambar 4. Form transaksi tindakan rawat jalan
Gambar 5. Form tempat pelayanan Gambar 6. Form laporan
Gambar 7. Form database pasien Gambar 8. Form database pelaksana layanan
Gambar 9. Form database karyawan Gambar 10. Form database tindakan / terapi kepada pasien