BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang PT Serasi Autoraya adalah perusahaan yang mempunyai bisnis utama yaitu penyediaan jasa penyewaan kendaraan, baik untuk jangka pendek atau rental maupun jangka panjang atau leasing dalam bentuk yang komprehensif. Di sini tersedia semua kebutuhan customer atas seluruh jasa yang berkaitan dengan kendaraan, pengendara, maupun dukungan terhadap customer atas kebutuhan manajemen dan administrasi. Untuk mendukung kelancaran bisnisnya ini, PT Serasi Autoraya membutuhkan dukungan teknologi yang harus dipelihara secara terus menerus dan mengikuti proses bisnis yang dijalankan perusahaan. Divisi IT di PT Serasi Autoraya yang kemudian disebut sebagai divisi IT merupakan divisi yang didirikan untuk mendukung kelancaran bisnis PT Serasi Autoraya dan anak perusahaannya yaitu PT Daya Mitraserasi, PT Serasi Transportasi Nusantara, PT United Mobil90, dan PT Toyofuji Serasi Indonesia. Bentuk dukungan dan pelayanan yang diberikan oleh divisi IT ini meliputi penanganan terhadap keluhan user yang bersifat perbaikan ataupun pemeliharaan hardware dan software bisa berupa sistem hardware atau software yang tidak berjalan sebagaimana mestinya karena kesalahan user sendiri ataupun karena kerusakan dari sistem tersebut, kebutuhan ini diakomodasi oleh helpdesk system. Kebutuhan penanganan yang bersifat penambahan, pengembangan yang kemudian disebut project ataupun perubahan yang kemudian disebut change request, terhadap hardware, software dan aplikasi yang berasal dari user 1
2 requirement, dimana saat ini kebutuhan inilah yang masih belum dapat terakomodir secara menyeluruh oleh divisi IT, baik itu dari sisi waktu penyelesaian dan status masalah, kolektifitas dan standarisasi dokumen, sampai pada utilisasi setiap individu, sehingga perlu adanya pengembangan sistem. Beberapa hal yang menjadi pertimbangan perlu adanya pengembangan adalah: 1. Tidak adanya kontrol dan proses monitoring terhadap waktu penyelesaian dan status masalah. 2. Penyimpanan dokumentasi secara manual dan tidak adanya standarisasi dokumen menyebabkan kesulitan dalam melakukan pelacakan terhadap suatu dokumen. 3. Kurangnya informasi dari beberapa dokumen sehingga seringkali terjadi miss communication antara divisi IT dan user. 4. Proses approval yang masih konvensional dan banyak terjadi peristiwa saling melempar tanggung jawab atas pekerjaan yang ada. 5. Mengatasi kesulitan pihak manajemen divisi IT untuk membantu mengetahui utilisasi setiap staf IT. Oleh karena itu dibutuhkan suatu sistem yang dapat mengkolaborasikan semua proses baik itu dari sisi teknologi maupun dari sisi bisnis proses yang dilakukan oleh user dan divisi IT serta semua pihak yang terkait dalam setiap requirement yang diajukan, sehingga terjadi komunikasi yang baik dan proses penyelesaiannya pun menjadi lebih mudah dan cepat dilakukan.
3 IT Collaboration Suite, adalah suatu sistem yang akan dikembangkan dengan mengkolaborasikan beberapa teknologi seperti email, intranet, dan proses workflow untuk mendukung kebutuhan dan hubungan keja internal perusahaan, dalam hal ini adalah lintas divisi, dukungan terhadap kantor cabang, dan anak perusahaan. Diharapkan dengan IT Collaboration Suite ini akan meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja dari mulai kemudahan pengajuan requirement oleh user, respon dan pemberian solusi dari divisi IT yang cepat, kemudahan dalam kontrol dan proses monitoring setiap status requirement, organisasi dan penyimpanan dokumen yang rapi dan terstruktur, kemudahan dalam proses approval, serta kemudahan untuk memberikan penilaian dari pertimbangan utilisasi setiap staf IT yang bertanggung jawab terhadap setiap requirement dari user. 1.2 Ruang Lingkup Sistem ini mencakup proses penanganan change request atau project dilakukan oleh divisi IT dalam komunikasi dan interaksinya dengan user dalam lintas divisi, user cabang, dan user dari anak perusahaan di PT Serasi Autoraya, PT Daya Mitraserasi, PT Serasi Transportasi Nusantara, PT United Mobil90, dan PT Toyofuji Serasi Indonesia. Alur proses secara global dari sistem ini dimulai dari user mengajukan permintaan, proses assignment oleh IT Operasional, proses analisis dan pemberian solusi, monitoring oleh atasan IT terkait dan user, proses testing dan completion yang menyatakan bahwa requirement sudah selesai dikerjakan, sampai pada proses penilaian setiap staf IT yang bertanggung jawab terhadap requirement tersebut.
4 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan yang ingin dicapai dari pembangunan IT Collaboration Suite ini adalah divisi IT dapat dengan mudah dalam melakukan proses monitoring dan mengendalikan setiap change request atau project. adalah: Dengan dikembangkannya IT Collaboration Suite, manfaat yang ingin dicapai 1. Meningkatnya kecepatan pelayanan divisi IT bagi kemajuan dan perkembangan bisnis PT. Serasi Autoraya, PT. Daya Mitraserasi, PT. Serasi Transportasi Nusantara, PT. United Automobil90 dan PT. Toyofuji Serasi Indonesia. 2. User dapat dengan mudah mengajukan requirement dan melakukan proses monitoring status requirement dan progress dari requirement tersebut. 3. Membantu IT supervisor untuk melakukan kontrol dan proses monitoring terhadap requirement yang sedang dikerjakan dan kemudahan dalam pemberian penilaian dari pertimbangan utilisasi setiap individu yang bertanggung jawab terhadap change request atau project tersebut. 4. Penyimpanan dan kolektifitas dokumen menjadi lebih baik dan terstruktur. 5. Memanfaatkan dan mengoptimalkan dukungan teknologi terhadap bisnis proses requirement. 1.4 Metodologi Metodologi yang digunakan adalah Metode Analisis dan Design dengan metode berorientasi objek, dimana analisis dilakukan melalui dua tahapan, yaitu:
5 1. Analisis terhadap problem domain a. Survey terhadap sistem yang berjalan pada saat ini pada divisi IT PT Serasi Autoraya khususnya dalam proses komunikasi dan interaksinya dengan user di PT Serasi Autoraya dan anak perusahaannya. b. Analisis semua event-event yang ada dalam sistem. c. Mendefinisikan semua objek lengkap dengan behaviour-nya. 2. Analisis terhadap application domain a. Analisis terhadap hasil temuan survey. b. Identifikasi kebutuhan informasi. c. Identifikasi persyaratan sistem yang akan dibangun yaitu IT Collaboration Suite. Hasil analisis kemudian digunakan sebagai masukan dalam pembangunan sistem yang diusulkan. 1.5 Sistematika Penulisan BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini berisi latar belakang penulisan, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi, dan sistematika penulisan. BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini membahas teori-toeri dasar yang mendukung pengertian workgroup collaboration system pada umumnya, serta teori-teori khusus yang berhubungan dengan workgroup collaboration system.
6 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Pembahasan pada bab ini mengenai gambaran umum perusahaan, struktur organisasi beserta tugas dan wewenangnya, analisis sistem yang berjalan dalam bentuk diagram aliran proses, analisis kebutuhan sistem yang berjalan berupa permasalahan yang dihadapi perusahaan. BAB 4 RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN Dalam bab ini diuraikan secara garis besar kerangka skripsi yang merupakan jawaban atau solusi dari permasalahan didalam obyek penelitian. BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini merupakan penutup yang berisi kesimpulan berdasarkan fakta-fakta yang telah diperoleh sebelumnya dan saran-saran yang diperlukan.