LEAN PRODUCTION SYSTEM DALAM PENGELOLAAN ARSIP DI PERGURUAN TINGGI Oleh: Lolytasari Perguruan tinggi merupakan salah satu bentuk institusi atau lembaga yang bergerak dalam bidang pendidikan, dimana dalam kegiatan seharihari maupun kegiatan secara historis tidak akan terlepas dari aktifitas penciptaan arsip baik itu arsip dinamis aktif, arsip dinamis in-aktif dan arsip statis. Oleh sebab itu keberadaan Unit Kearsipan perguruan tinggi sebagai pengelola arsip sangat diperlukan. Hal ini sesuai dengan bunyi pasal 27 ayat (1) yang menyatakan bahwa perguruan tinggi negeri diwajibkan memiliki Unit yang mengelola Arsip Perguruan Tinggi atau University Archive. Walau sudah ada payungnya, hingga saat ini baru ada sekitar 22 Perguruan Tinggi Negeri yang telah membentuk Unit pengelola yang menangani bidang Kearsipan. Selain itu, kehadiran UU No. 14/2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, dalam pasal 52 mengatur sanksi untuk badan publik yang dengan sengaja tidak menyediakan, tidak memberikan, dan/ atau tidak menerbitkan informasi publik. Melihat kutipan perundangan diatas, jelas bahwa arsip memegang peran penting dalam keterbukaan informasi 1
publik yang juga telah diatur dalam Undang-Undang Kearsipan No. 43 Tahun 2009. Permasalahan klasik yang masih sering muncul dalam suatu lembaga yang mengatur kearsipan adalah berkaitan dengan sumber daya manusia, sarana dan prasarana serta anggaran yang masih terbatas. Untuk mengatasi hal ini dibutuhkan adanya konsep lean, perampingan. yang akan membantu organisasi mencapai kecepatan dan fleksibilitas yang tinggi. Disini akan dibahas budaya lean untuk meningkatkan kinerja organisasi secara signifikan. Pengertian Lean Production System Lean dalam bahasa Indonesia ramping, Lean Production diciptakan oleh Toyota yang dikenal dengan Toyota Production System atau TPS, merupakan sistem manajemen operasi untuk mencapai sasaran, yaitu kualitas terbaik, biaya rendah dan lead time terpendek dengan cara mendorong orang menuju sasaran (Jeffrey K. Liker: 2006). Walaupun focus teknisnya adalah memperpendek lead times dan merupakan bagian penting didefinisinya, disisi lain menunjukkan pentingnya menggerakkan orang untuk mencapai tujuan. Dalam Toyota Way dengan lean nya, dapat memberikan inspirasi, menunjukkan pentingnya stabilitas kepemimpinan dan nilai-nilai yang melebihi keuntungan jangka pendek dan memberikan saran bagaimana 2
kombinasi yang tepat dari philosophy, process, people dan problem solving dapat menciptakan suatu lembaga yang belajar. Pengertian Arsip Australia Standar AS 4390 1996 sebagaimana dikutip Kennedy dan Schauder (1998: 5) mendefinisikan arsip sebagai rekod yang memiliki nilai berkelanjutan. Pengertian rekod itu sendiri adalah informasi terekam, dalam berbagai bentuk, termasuk data dalam sistem komputer, diciptakan atau diterima dan dipelihara oleh organisasi atau perorangan dalam suatu transaksi bisnis atau dibentuk dan dijaga sebagai bukti dari suatu aktivitas. Dalam pengertian ini keberadaan arsip diperlukan demi terlaksananya aktivitas lembaga yang efisien dan efektif Dalam pengertian ini keberadaan arsip diperlukan demi terlaksananya aktivitas lembaga yang efisien dan efektif. Pengertian ini juga senada dengan Undang-undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan yang menyebutkan bahwa Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Penerapan Sistem Lean Production dalam Pengelolaan Kearsipan 3
Menurut Jeffrey K. Liker dalam bukunya The Toyota Way, ada 14 prinsip dalam Toyota Way, tentu saja prinsip-prinsip tersebut dalam mengelola kearsipan tidak akan meniru secara utuh tetapi dapat mengambil intisarinya untuk disesuaikan dengan situasi dan kondisi. Ke-14 prinsip dapat dibagi menjadi 4, diantaranya adalah: 1. Filosofi jangka panjang (long term philosophy). Model lean sengaja dibangun dari awal, dimulai dengan sebuah filosofi. Dan filosofi ini dimulai oleh pimpinan puncak organisasi. Apa yang harus menjadi tujuan organisasi? Untuk membangun unit kearsipan dalam jangka panjang yang memberikan nilai yang luar biasa kepada lembaga dan user. Dan tujuan ini memerlukan pemikiran jangka panjang dan berkesinambungan kepemimpinan. Kesadaran Perguruan Tinggi di Indonesia dalam mengelola arsip sudah mulai timbul. Hal ini didukung atas kesadaran tanggungjawab dalam menjaga arsip sebagai memori bangsa, yang mengandung bukti sejarah, bahkan dapat mendidik generasi yang akan datang untuk melihat sejauh mana keberhasilan, kegagalan, pertumbuhan dan kejayaan suatu bangsa. Untuk mengubah suatu budaya Sadar Arsip ada beberapa hal yang perlu diperhatikan: a. Mulai dari atas, perubahan budaya membutuhkan perubahan drastis kepemimpinan eksekutif b. Keterlibatan dari bawah ke atas (bottom up) 4
c. Menggunakan manajer ahli manajemen arsip sebagai agen perubahan d. Membutuhkan waktu untuk mengembangkan sumber daya manusia yang berkomitmen dan berkualitas e. Tidak pantang menyerah bila ada kesulitan dalam mengoperasikan organisasi Kelima hal ini yang mengubah suatu lembaga perguruan tinggi Sadar Arsip, dan membentuk Unit pengelola yang menangani bidang Kearsipan. Diantara contohnya adalah: yang pertama adalah Kantor Pusat Unit Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM), di Yogyakarta. Untuk memperluas jaringan informasi, saat ini UGM sudah menjadi anggota International Council Archives (ICA) pada seksi Institutional Research University Archives dengan nomor keanggotaan C- 2388/2010-ICA. Dengan keanggotaan ini UGM baru satu-satunya lembaga kearsipan perguruan tinggi di Indonesia dan ketiga di ASEAN dalam keanggotaan ICA. Dengan menjadi anggota ICA para pencari informasi UGM yang ingin mendapat data dari lembaga kearsipan sesama anggota ICA tidak lagi harus datang ke lembaga kearsipan yang bersangkutan. Mereka cukup mengakses data dari Arsip UGM. 1 Kedua adalah Kantor Unit Arsip Perguruan Tinggi Universitas Negeri Malang. Keunikannya adalah sangat lengkap dalam penyimpanan arsip institusi. Mulai dari arsip pendirian Universitas 1 http://www.ugm.ac.id/index.php?page=rilis&artikel=2894 5
Negeri Malang dari nama awalnya Perguruan Tinggi Pendidikan Guru (PTPG) masih tersimpan rapi. Selain itu dalam waktu yang singkat Universitas Negeri Malang juga berhasil mengakuisisi arsip yang ada di lembaga. Target ke depan sistem kearsipan unit arsip Universitas Negeri Malang akan diarahkan dari sistem manual ke sistem digital, sehingga seluruh arsip bisa terekam dalam file digital yang lebih efektif dan efisien. 2 Ketiga adalah Universitas Udayana telah membentuk unit pengelola Kearsipan yang diberi nama Pusat Arsiparis Universitas Udayana sejak Oktober 2008, sebelum U.U. RI No. 43 tahun 2009 diundangkan. Ini berarti bahwa Pimpinan Universitas Udayana cepat tanggap dan bergerak cepat akan arti pentingnya suatu arsip seiring dengan perkembangan jaman diera globalisasi dewasa ini. 3 Yang keempat adalah Universitas Indonesia, dengan memakai Model Kontinuum dalam pengelolaan informasi arsip.. Sejak berdirinya Universitas Indonesia tahun 1946, sampai terjadinya arsip kacau pada tahun 1997 Universitas Indonesia baru mulai memikirkan arsip sebagai asset universitas yang harus diselamatkan. Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya (FIB) saat itu yang dipelopori oleh ibu Anon Minarni mula pertama kali sadar bahwa arsip harus dikelola. 4 Yang perlu diingat dalam memulai perjalanan lean adalah kembali ke pertanyaan awalnya tentang komitmen kepemimpinan puncak 2 http://www.um.ac.id/news/2009/11/259/ 3 http://arsiparis.unud.ac.id/?p=92 4 http://leuwiliang-bogor.blogspot.com/2010/05/kebijakan-manajemen-arsip-di.html 6
terhadap visi organisasi jangka panjang yang harus senantiasa diperhatikan. Bila digambarkan dalam skema: Apakah pimpinan komit pada visi organisasi jangka panjang? Apakah pimpinan komit untuk mengembangkan dan melibatkan karyawan dan mitra Memulai perjalanan lean Apakah ada kesinambunagan dalam filosofi dalam kepemimpinan 2. Proses yang benar akan memberikan hasil yang benar (the right process will produce the right result). Ciptakan proses yang mengalir secara kontinu untuk mengangkat permasalahan ke permukaan. 3. Menambah nilai untuk organisasi dengan mengembangkan orang dan mitra kerja anda (add value to the organization by developing your people and partners) 7
Pada sebagian besar organisasi baik yang berorientasi keuntungan maupun tidak, Sumber Daya Manusia (SDM) adalah faktor yang paling menentukan keberhasilan kinerja dan pencapaian organisasi dimana mereka berada. Ketergantungan pada SDM telah menjadikan banyak organisasi menyisihkan sebagian besar anggarannya untuk meningkatkan kemampuan mereka. Pelatihan, seminar dan pendidikan lanjutan telah dijadikan agenda utama bagi peningkatan keterampilan staf. (Fuad Gani dalam makalahnya Manajemen Dokumen Perusahaan). Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan (Undang- Undang No. 43 Tahun 2009 Tentang Kerasipan). Dalam pengertian ini terlihat bahwa Arsiparis merupakan aset yang paling bernilai dalam pengelolaan kearsipan. 4. Menyelesaikan akar permasalahan secara terus menerus, mendorong pembelajaran organisasi (continuously solving root problem drives organizational learning) Akar permasalahan dalam dunia kearsipan adalah belum tertanganinya arsip secara professional sehingga masih banyak di jumpai arsip yang belum terorganisir dalam suatu institusi. 8
Untuk mengatasi ini, yang perlu dilakukan oleh organisasi adalah meningkatkan pengetahuan karyawan dengan pembelajaran dalam bidang kearsipan. Belajar bisa melalui pengalaman dan bisa juga lewat pelatihan, diantaranya adalah (1) Mengetahui Prosedur Jadwal Retensi Arsip (JRA), (2) Memahami dengan betul apa yang dimaksud dengan Arsip Vital dalam suatu organisasi, (3) Memanfaatkan teknologi informasi menggunakan electronic filing system dalam mengelola arsip elektronik, (4) Mengetahui arsip elektronik dan permasalahannya, (5) lain sebagainya. Dengan adanya pengetahuan tentang kearsipan dianatara karyawan di unit Kearsipan akan menimbulkan keseimbangan antara peranperan orang-orang-orang didalamnya dan akan membentuk suatu sistem teknis yang terfokus pada proses mengalir yang memberi nilai tambah.. Kesimpulan Lean production system telah membuka pikiran bahwa mengelola tidak hanya berhubungan dengan alat. Mengelola berarti harus mempertimbangkan faktor sumber daya manusia. Dengan menggunakan Lean production system, di dalam lingkup Perguruan Tinggi, ada beberapa elemen yang harus dipertimbangkan dalam pengelolaan kearsipan, diantaranya adalah alat, sumber daya manusia, budaya kerja, hubungan kerjasama, user, sistem yang akan 9
digunakan dalam kearsipan, keselamatan kerja, bahaya debu dan menganalisis biaya untung ruginya dalam menciptakan atau mendirikan arsip universitas atau university archive. Daftar Pustaka Bataviace. co.id. Arsip Sumber Informasi Pembuat Kebijakan. 2010. Diakses tanggal 16 Oktober 2010. http://bataviase.co.id/node/319315 Fuad Gani. Manajemen Dokumen Perusahaan Jay Kennedy and Cherryl Schauder. 1998. Records Management: A Guide to Corporate Recordkeeping, 2nd edition, South. Melbourne: Lolytasari. Kebijakan Manajemen Arsip di Universitas Indonesia. 2010. Diakses tanggal 11 Oktober 2010. http://leuwiliang-bogor.blogspot.com/ 2010/05/ kebijakan-manajemen-arsip-di.html LongmanJeffrey K. Liker. 2006. The Toyota Way, 14 Prinsip Manajemen dari Perusahaan Manufaktur Terhebat di Dunia. Jakarta: Erlangga Pusat Arsiparis Universitas Udayana. 2010. Kompetisi Unit Pengelola Arsip Perguruan Tinggi. Diakses tanggal 11 Oktober 2010. http://arsiparis.unud.ac.id/?p=92 Republik Indonesia. 2008. Undang-Undang Republika Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik Republik Indonesia. 2009. Undang-Undang Republika Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. Universitas Gadjah Mada. Arsiparis UGM Herman Setyawan Terbaik II Nasional. 2010. Diakses tanggal 11 Oktober 2010. http://www.ugm.ac.id/index.php?page=rilis&artikel=2894 Universitas Negeri Malang. UM Juara Nasional Pengelola Arsip di lingkungan Depdiknas. 2009. Diakses tanggal 11 Oktober 2010. http://www.um.ac.id/news/2009/11/259/ 10
11