BAB II TINJAUAN UMUM APOTEK 2.1 Apotek dan Peran Apoteker Pengelola Apotek Apotek adalah suatu tempat tertentu dilakukan pekerjaan kefarmasian dan penyaluran sediaan farmasi, perbekalan kesehatan lainnya kepada masyarakat. Sediaan farmasi yang dimaksud adalah obat, bahan obat, obat tradisional dan kosmetik. Perbekalan kesehatan adalah semua bahan dan peralatan yang diperlukan untuk menyelenggarakan upaya kesehatan (Keputusan Menkes RI Nomor 1027/MenKes/SK/IX/2004). Berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan No1027/MenKes/SK/IX/2004, apotek adalah tempat tertentu tempat dilakukan pekerjaan dan penyaluran sediaan farmasi, perbekalan kesehatan lainnya kepada masyarakat. Sediaan farmasi adalah obat, bahan obat, obat tradisional dan kosmetik. Perbekalan kesehatan semua bahan selain obat dan peralatan yang diperlukan untuk menyelenggarakan upaya kesehaan, yang bertanggung jawab dalam mengelola apotek adalah seorang apoteker yang telah diberi Surat Izin Apotek (SIA). Menurut PP No. 25 tahun 1980 tugas dan fungsi apotek yaitu sebagai tempat pengabdian profesi seorang Apoteker yang telah mengucapkan sumpah jabatan. Sarana Farmasi yang melakukan pengubahan bentuk dan penyerahan obat dan bahan obat. Sarana penyalur perbekalan farmasi yang harus mendistribusikan obat yang diperlukan masyarakat secara meluas dan merata.
2.2 Peranan Apoteker Pengelola Apotek Berdasarkan KepMenKes RI No. 1027/MenKes/SK/IX/2004, apoteker adalah sarjana farmasi yang telah lulus pendidikan profesi yang telah mengucapkan sumpah berdasarkan peraturan perundangan yang berlaku dan berhak melakukan pekerjaan kefarmasian di Indonesia sebagai apoteker. Apoteker merupakan tenaga kesehatan professional yang banyak berhubungan langsung dengan masyarakat sebagai sumber informasi obat. Oleh karena itu, informasi obat yang diberikan pada pasien haruslah informasi yang lengkap dan mengarah pada orientasi pasien bukan pada orientasi produk. Dalam hal sumber informasi obat seorang apoteker harus mampu memberi informasi yang tepat dan benar sehingga pasien memahami dan yakin bahwa obat yang digunakannya dapat mengobati penyakit yang dideritanya dan merasa aman menggunakannya. Dengan demikian peran seorang apoteker di apotek sungguhsungguh dapat dirasakan manfaatnya oleh masyarakat. Selain memiliki fungsi social sebagai tempat pengabdian dan pengembangan jasa pelayanan pendistribusian dan informasi obat perbekalan kesehatan, apotek juga memiliki fungsi ekonomi yang mengharuskan suatu apotek memperoleh laba untuk meningkatkan mutu pelayanan dan menjaga kelangsungan usahanya. Oleh karena itu apoteker sebagai salah satu tenaga professional kesehatan dalam mengelola apotek tidak hanya dituntut dari segi teknis kefarmasian saja tapi juga dari segi manajemen.
2.3 Pengertian dan Fungsi Manajemen Menajemen dapat diartikan sebagai salah satu usaha kegiatan yang dilaksanakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan bantuan orang lain. Prinsip-prinsip dasar manajemen dapat dipelajari tetapi hasil yang diperoleh dalam penerapannya masih banyak tergantung pada bakat-bakat perorangan. Manajemen yang baik akan memberikan hasil yang memuaskan sesuai harapan. 2.4 Manajemen Operasional Manajemen dapat didefenisikan secara sederhana, sebagai suatu usaha atau kegiatan yang dilaksanakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan menggunakan bantuan orang lain. Fungsi-fungsi manajemen adalah : 2.4.1 Perencanaan Perencanaan adalah pemilihan atau penetapan tujuan-tujuan organisasi serta penentuan strategi, kebijaksanaan, proyek, program, prosedur, metoda, sistem, anggaran dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan pengawasan. 2.4.2 Pengorganisasian Kemampuan mengorganisasi, meliputi : - Pembagian atau pengelompokan aktivitas-aktivitas yang sama dan seimbang kepada setiap karyawan. - Penentuan tugas masing-masing kelompok.
- Pemilihan orang-orangnya, disesuaikan dengan pendidikan, sifat-sifat serta pengalamannya. - Pemberian wewenang dan tanggung jawab. 2.4.3 Pengarahan Pengarahan adalah kemampuan menggerakkan bawahannya agar mereka bekerja dengan sukarela, senang hati dan tidak terpaksa. Disinilah diperlukan bakat kepemimpinan yang berwibawa, yang dilakukan dengan cara berkomunikasi, memimpin, berkonsultasi, memberi intruksi, pendisiplinan dan memberi motivasi sehingga semua karyawan bekerja dengan baik. 2.4.4 Pengkoordinasian Koordinasi adalah usaha agar terjadi keselarasan antara tugas yang dilakukan oleh seorang dengan orang lain dan antara suatu bagian dengan bagian yang lain sehingga tidak terjadi kesimpangsiuran, tidak tepat atau duplikasi pekerjaan. 2.4.5 Pengawasan Pengawasan adalah kemampuan mengawasi, memeriksa semua kegiatan yang berjalan, sesuai tidaknya dengan tujuan yang akan dicapai, dimana hasil dari suatu kegiatan dinilai dengan cara membandingkannya dengan suatu srandar tertentu. Jika tidak sesuai maka diadakan perbaikan selanjutnya.
2.5 Manajemen Pemasaran / Ritel 2.5.1 Studi Kelayakan Studi kelayakan merupakan suatu kajian sebagai bagian dari perencanaan yang dilakukan menyeluruh mengenai suatu usaha dalam proses pengambilan keputusan investasi yang mengawali resiko yang belum jelas. Melalui studi kelayakan berbagai hal yang diperkirakan dapat menyebabkan kegagalan, dapat diantisipasi lebih awal. 2.5.2 Definisi Ritel Ritel adalah keseluruhan aktivitas bisnis yang terkait dengan penjualan dan pemberian layanan kepada konsumen untuk penggunaan yang sifatnya individu sebagai pribadi maupun keluarga. Agar sukses di dunia ritel maka ritel harus dapat menawarkan produk yang tepat, dengan harga yang tepat, di tempat yang tepat, dan waktu yang tepat. 2.5.2.1 Fungsi Ritel 1. Menyediakan berbagai jenis produk dan jasa Konsumen selalu mempunyai pilihan sendiri terhadap bebagai jenis produk dan jasa. Untuk itu, dalam fungsinya sebagai peritel, mereka menyediakan beraneka ragan produk dan jasa yang dibutuhkan konsumen. 2. Memecah Memecah beberapa ukuran produk menjadi lebih kecil, yang akhirnya menguntungkan produsen dan konsumen. Jika produsen memproduksi barang dan jasa dalam ukuran besar, maka harga barang dan jasa tersebut menjadi tinggi. Sementara konsumen juga membutuhkan barang dan jasa tersebut dalam ukuran yang lebih kecil dan harga yang lebih rendah.
Kemudian peritel menawarkan produk-produk tersebut dalam jumlah kecil yang disesuaikan dengan pola konsumsi para konsumen secara individual. 3. Penyimpanan Persediaan Peritel juga dapat berposisi sebagai perusahaan yang menyimpan persediaan dengan ukuran yang lebih kecil. Dalam hal ini, pelanggan akan diuntungkan karena terdapat jaminan ketersediaan barang dan jasa yang disimpan peritel. 4. Penyedia Jasa Dengan adanya ritel, maka konsumen akan mendapatkan kemudahan dalam mengonsumsi produk-produk yang dihasilkan produsen. Selain itu, ritel juga dapat mengantar hingga dekat ke tempat konsumen, menyediakan jasa yang memudahkan konsumen dalam membeli dan menggunakan produk dengan segera dan membayar belakangan. 5. Meningkatkan Nilai Produk dan Jasa Dengan adanya beberapa jenis produk dan jasa, maka untuk suatu aktivitas pelanggan mungkin memerlukan beberapa barang. Dengan menjalankanfungsifungsi tersebut, peritel dapat berinteraksi dengan konsumen akhir dengan memberikan nilai tambah bagi produk atau barang. 2.6 Pengelolaan Obat / Perbekalan Kesehatan 2.6.1 Pengadaan Perbekalan Farmasi Pengadaan perbekalan farmasi harus direncakan dengan baik agar obat tersedia dengan jenis dan jumlah yang tepat sesuai kebutuhan dan menghindari terjadinya kekosongan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan. Untuk sediaan farmasi yang fast moving disediakan dalam jumlah yang lebih banyak, sedangkan
perbekalan farmasi yang slow moving disediakan dalam jumlah cukup sehingga setiap resep yang masuk dapat dilayani. Dalam pengadaan sediaan farmasi, hal penting yang harus dipertimbangkan dalam pemilihan distributor adalah memperhatikan keabsahannya, jaminan kualitas produk dan kondisi pembelian (meliputi bonus, diskon dan lain-lain), jangka waktu kredit, system pengembalian obat, dan sebagainya. Pemesanan perbekalan kesehatan farmasi dapat dilakukan dengan cara menghubungi pemasok melalui salesman atau melalui telepon. Khusus narkotik, pemesanan dilakukan kepada Pedagang Besar Farmasi (PBF) Kimia Farma menggunakan surat pesanan narkotika (formulir N-9) rangkap 5 yang ditandatangani oleh Apoteker Pengelola Apotek (APA). Untuk psikotropika digunakan surat pesanan psikotropika. 2.6.2 Penyimpanan dan Penataan Untuk kegiatan penyimpanan, difokuskan pada tujuan agar tetap terjaminnya kualitas obat, sekaligus mendukung jalannya proses pelayanan sesuai yang ditetapkan. Dalam penyimpanan barang ditetapkan 2 sistem yaitu: 1. FIFO (First In First Out) dimana barang yang baru diterima disimpan dibagian belakang dari barang yang diterima sebelumnya, 2. Sistem FEFO (First Expired First Out) yang berdasarkan tanggal kadaluarsa barang. Setiap barang disimpan pada tempat yang bersih, tidak lembab, tidak kena matahari langsung, disusun sistematis (cair-padat, sesuai alphabet).
2.6.3 Penjualan / Pelayanan Penjualan sediaan farmasi dapat berupa pelayanan resep, penjualan obat bebas, kosmetik dan alat kesehatan. Dalam memberikan pelayanan pada konsumen, ada beberapa hal yang harus diperhatikan : 1. Kelengkapan Obat Obat-obat yang dibutuhkan oleh konsumen hendaknya tersedia dengan lengkap sehingga dapat melayani dan memenuhi kebutuhan konsumen yang baik obat bebas, obat bebas terbatas maupun obat keras. 2. Harga Obat Harga obat merupakan factor yang mempengaruhi pelayanan kefarmasian di apotek. Obat disesuaikan dengan kemampuan masyarakat sehingga masyarakat dapat memperoleh harga yang terjangkau dan kualitas yang terjamin. 3. Pelayanan Pelayanan yang baik dari apotek terhadap konsumen meliputi keramahan dalam pelayanan, keamanan, kenyamanan ruang tunggu dan kemudahan parker yang dapat memberikan nilai tambah bagi apotek sehingga apotek tersebut menjadi pilihan para konsumen yang membutuhkan. 2.6.4 Administrasi Administrasi merupakan proses pencatatan seluruh kegiatan teknis yang dilakukan oleh suatu perusahaan. Administrasi yang biasa dilakukan di apotek meliputi : a. Administrasi pembukuan b. Administrasi pelayanan c. Administrasi pergudangan
d. Administrasi pembelian e. Administrasi kepegawaian 2.6.5 Perpajakan Pajak adalah suatu kewajiban setiap warga Negara untuk menyerahkan sebagian dari kekayaan atau penghasilannya kepada Negara menurut peraturan perundang-undangan yang ditetapkan oleh pemerintah dan dipergunakan untuk kepentingan masyarakat. Karena itu apotek sebagai tempat usaha juga harus membayar pajak. 2.7 Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) SDM merupakan asset penting bagi apoteker, karena SDM memproduksi barang dan jasa, mengendalikan mutu produk, menghasilkan sumber daya keuangan dan menyusun keseluruhan strategi. Tanpa SDM yang efektif sangat tidak mungkin apotek dapat mencapai sasarannya. Manajemen SDM meliputi : 1. Staffing : menetapkan komposisi SDM apotek antara lain. - Apoteker / Farmasis - Asisten Apoteker - Staff Pendukung : Juru resep, petugas penjualan bebas, kasir, petugas gudang. 2. Pengembangan Pelatihan sangat penting bagi keberhasilan pegawai dan apotek karena, seseorang yang tidak mempersiapkan dengan baik untuk suatu pekerjaan akan memberikan hasil yang tidak memuaskan. Hasil kerja pegawai yang
tidak memuaskan akan membuat pelanggan kecewa dan pelanggan yang kecewa akan beralih ke apotek lain. 3. Kompensasi Kompensasi yang ditawarkan biasanya mempunyai dampak yang cukup signifikan pada jumlah dan kualitas pegawai yang mau bekerja dan bertahan di apotek. Kompensasi yang terlalu rendah akan membuat pegawai yang baik meninggalkan perusahaan, sementara kompensasi yang terlalu tinggi akan menguras laba perusahaan.