PETUNJUK PENGGUNAAN PROGRAM TIME SHEET PT. MULTIBRATA ANUGERAH UTAMA I. PENDAHULUAN Program TIME SHEET adalah program yang dirancang untuk dipergunakan oleh divisi proyek dalam melakukan pencatatan terhadap data harian operasi alat. Nama program ini adalah MAU Timesheet.exe. Program ini dibuat untuk dipakai dikalangan sendiri (dilingkungan kerja PT. Multibrata Anugerah Utama). II. INSTALASI PROGRAM Untuk melakukan instalasi program, ikuti langkah-langkah berikut ini: 1. Jalankan File setup.exe yang ada di dalam direktori. Tunggu hingga muncul kotak dialog seperti dibawah ini: Tekan tombol Ok, untuk melanjutkan Instalasi Program 2. Tekan tombol Ok, untuk melanjutkan Instalasi Program, tunggu hingga muncul kotak dialog seperti dibawah ini :
Tekan tombol bergambar komputer, untuk memulai Instalasi Program. Jika muncul kotak dialog selanjutnya tekan tombol Continue untuk meneruskan 3. Jika muncul kotak dialog seperti dibawah ini, tekan tombol Yes, untuk melanjutkan proses instalasi.! Catatan: Jika selanjutnya ditemukan kembali kotak dialog seperti gambar disamping, abaikan dengan menekan tombol Yes. 4. Tunggu hingga proses instalasi selesai secara keseluruhan, dengan munculnya kotak pesan seperti dibawah ini, tekan tombol Ok untuk keluar dari instalasi program. III. MENGENAL LINGKUNGAN PROGRAM Untuk program yang berhasil diinstal, dapat diakses melalui shortcut program yang otomatis terinstal pada computer. Untuk mengakses shortcut program, dapat dilihat pada Menu Start > All Program > MAU Timesheet > MAU Timesheet. Tunggu hingga muncul tampilan utama seperti dibawah ini:
Bentuk Form (Contoh:Form Login) Waktu&Tanggal Gambar 3.1 Tampilan Utama Program Menu menu yang terdapat pada tampilan utama adalah : Menu File 1. Login : Untuk melakukan akses ke program (Menu Login akan otomatis menghilang saat akses ke program berhasil) 2. Logout : Untuk menutup akses ke program tanpa keluar dari program tersebut 3. Keluar : Untuk keluar dari program Menu Rental Data Petugas Operator 1.1 Daftar Petugas Operator [F5] : Untuk menampilkan daftar pertugas operator dan supir 1.2 Laporan Upah Harian Operator [F6] : Untuk Mengolah Laporan Upah Harian Operator Time sheet Alat 2.1 Data Time sheet Alat [F7] : Untuk mencatat/memasukkan data harian operasi alat
2.2 Laporan Time Sheet Alat Harian [F8] : Untuk Mengolah Laporan Harian Operasi Alat (Times Sheet) 2.3 Rekap Pemakaian Alat [F9] : Untuk Mengolah Laporan Pemakaian Alat Transfer Data Rental Time sheet Alat [F11] : Untuk melakukan transfer data time sheet alat ke pusat Import Data Rental [F12] : Untuk melakukan import data rental dari pusat IV. PENGATURAN SETTING KERTAS UNTUK PROGRAM Sebelum mulai menjalankan program, setting kertas pada printer yang akan dipakai untuk mencetak laporan harus diatur terlebih dahulu. Ukuran kertas yang memakai Letter dan posisi kertas memakai Landscape. Jika belum di atur, silahkan ikuti langkah-langkah dibawah ini : 1. buka menu printer, akses menu Start > Printers and Faxes. 2. Click kanan pada icon printer yang dipakai, lalu pilih Printing Preferences 3. Atur posisi kertas menjadi Landscape pada kolom Orientation, kemudian tekan tombol Advanced yang berada di pojok kanan bawah, atur paper size menjadi Letter, tekan tombol OK untuk mengakhiri. V. CARA PENGGUNAAN Sebelum mulai menjalankan program, ada hal-hal yang perlu dilakukan untuk mengoptimalkan kerja program, antara lain : Ketika membuka program, pertama kali akan muncul form Login, sebagai kunci untuk mengakses seluruh sub menu pada menu Rental yang ada pada program. Anda diharuskan memasukan nama user (pengguna) dan password dengan benar, jika tidak maka anda tidak diperbolehkan untuk mengakses seluruh menu yang ada. Bila berhasil melakukan login, seluruh sub menu pada menu Rental dapat diakses. Seluruh transaksi yang berkaitan dengan pencatatan harian operasi alat dilakukan melalui form-form yang diakses pada menu ini (Rental). Untuk itu akan dijelaskan bagaimana mengolah data dengan form-form yang ada.
5.1 Pengolahan Data Harian Operasi Alat (Time Sheet Harian) Untuk melakukan pencatatan terhadap harian operasi alat, digunakan form data timesheet alat. Form ini dapat dibuka dengan mengakses menu Rental > Time Sheet Alat > Data Time Sheet Alat atau tekan F7 pada Keyboard. Tunggu hingga muncul tampilan seperti dibawah ini 1 2 3 6 4 7 5 8 9 10 Gambar 5.1 Form Pengisian Data Harian Operasi Alat Keterangan Tombol : 1. Hitung Upah Operator : Menghitung total upah berdasarkan jumlah jam kerja operator 2. Simpan Transaksi : Menyimpan data harian operasi alat 3. Perbaharui Data : Menyimpan perubahan data harian operasi alat 4. Cetak Form Timesheet : Mencetak lembar laporan harian operasi alat 5. Batalkan : Membatalkan pengisian data harian operasi alat 6. Tutup : Menutup form pengisian data harian operasi alat
a. Mencatat/Memasukkan Data Harian Operasi Alat Baru Langkah pencatatan data harian operasi alat berdasarkan urutan nomor pada gambar di atas : 1. Pilih kode proyek yang dituju (no.1). Nama proyek akan otomatis dimunculkan pada kolom lokasi jika salah satu kode proyek dipilih. 2. Pilih no.alat yang akan dipakai. No.alat yang tersedia dapat berupa nomor polisi atau kode alat berat. Nama alat akan otomatis muncul pada kolom jenis alat, jika salah satu no.alat dipilih (no.2). 3. Tentukan tanggal pengoperasian alat (no.3). Format inputan berupa: hari-bulan-tahun (contoh: 02-05-2008). Lalu tekan Enter. 4. Tulis nama operator/supir, sesuai dengan alat/kendaraan yang digunakan (no.4). ID petugas akan otomatis terisi, jika nama operator telah terisi. Tabel data operator akan muncul kolom nama operator dimasukkan beberapa karakter/huruf. Penentuan nama operator dapat dilakukan dengan memilih data operator yang ada pada tabel. Untuk melanjutkan tekan Enter, atau Click-Mouse pada data di tabel yang dipilih. 5. Untuk mengisi jam kerja operator, centang beberapa kotak yang tersedia sesuai dengan keterangan rentang jam yang ada (no.5). Jumlah jam kerja operator akan otomatis terisi sesuai dengan jumlah kotak yang dicentang. Untuk menghitung jumlah upah harian operator, tekan tombol hitung upah operator. 6. Masukkan nilai KM awal dan akhir atau HM awal dan akhir, sesuai dengan jenis alat/kendaraan yang digunakan, lalu tekan Enter (no.6). Jika sebelumnya alat/kendaraan pernah digunakan, maka HM/KM awal akan bernilai sama dengan HM/KM sebelumnya, jadi hanya HM/KM akhir yang dimasukkan. Selisih nilai KM atau HM yang muncul akan dijadikan Total jam kerja alat yang digunakan. *khusus kendaraan (Dump Truck, Tronton) jam kerja alat diambil dari jumlah jam kerja operator. Jam Service alat diisi, jika ditemukan perbaikan pada alat 7. Centang beberapa kotak pada kolom cek keadaan alat (no.7), jika terdapat penambahan pada alat sesuai dengan keterangan kotak centangan. Abaikan/jangan dicentang, jika dirasa tidak belum perlu adanya penambahan pada alat. 8. Masukkan jumlah penambahan/pemakaian bahan alat (no.8). Penambahan bahan alat yang dimasukan dapat sesuai dengan keterangan kotak yang dicentang sebelumnya.
9. Masukkan keterangan pekerjaan yang dilakukan pada kolom yang tersedia (no.9), lalu tekan Enter 10. Tekan tombol Simpan Transaksi, untuk menyimpan pencatatan data harian operasi alat. b. Mengubah Data Harian Operasi Alat yang Sudah Ada Untuk mengubah data harian operasi alat yang sudah ada, dapat akses melalui form pengisian data time sheet alat. Langkah-langkah sebagai berikut 1. Ikuti langkah 1 sampai 3 pada bagian Mencatat/Memasukkan Data harian operasi alat baru sebelumnya. 2. Jika tanggal sudah masukkan, kemudian tekan Enter, untuk memunculkan data timesheet sesuai dengan tanggal yang dimasukkan. 3. Jika ada perubahan terhadap jumlah jam kerja operator, tombol hitung upah operator harus ditekan untuk menghitung ulang upah yang diberikan. 4. Tekan tombol Perbaharui data untuk menyimpan perubahan data. b. Mencetak Form Laporan Harian Operasi Alat Untuk mencetak form data harian operasi alat, dapat dilakukan saat pengisian data, yaitu dengan menekan tombol Cetak Form Time Sheet sebelum disimpan. Atau saat perubahan data, dengan menekan tombol Cetak Form Time Sheet sebelum diperbaharui. 5.2 Mengelola Laporan Data Harian Operasi Alat Untuk mencetak laporan harian operasi alat, disediakan sebuah form untuk mengelola laporan tersebut. Form ini dapat mencetak laporan per periode yang dapat ditentukan, ditambah fasilitas untuk mencetak laporan dengan sistem penyeleksian data berdasarkan kriteria tertentu. Untuk mengelola laporan Data Harian Operasi Alat, dapat diakses melalui menu Rental > Time Sheet Alat > Laporan Time Sheet Harian atau tekan F8 pada Keyboard.
Gambar 5.3 Tampilan Form Pengolahan Laporan Harian Operasi Alat Keterangan Tombol : 1. Cetak Laporan : Untuk menampilkan print preview dari laporan. 2. Refresh Tabel : Untuk menampilkan kembali seluruh data pada tabel, setelah dilakukan proses penyeleksian data. 3. Tutup Laporan : Untuk menutup form. a. Mencetak Laporan Operasi Alat per Periode Untuk mencetak laporan operasi alat per periode tertentu, ikuti langkah dibawah ini : 1.Tentukan periode tanggal dengan memilih tanggal awal dan tanggal akhir pada kolom periode (no.1). 2.Perubahan data akan dilihat pada tabel, data yang dimunculkan berdasarkan periode yang ditentukan (no.4). 3.Tekan tombol Cetak Laporan (no.3) untuk menampilkan print preview dari Laporan yang bersangkutan.
b. Mencetak Laporan Operasi Alat Berdasarkan Kriteria Tertentu Untuk mencetak laporan operasi alat berdasarkan kriteria tertentu, ikuti langkah dibawah ini: 1. Ikuti langkah 1 dan 2 dari prosedur mencetak Llaporan operasi alat per periode tertentu sebelumnya. 2. Pilih kriteria data yang tersedia pada kolom Berdasarkan (no.2). Ada 2 kriteria yang disediakan yaitu no.alat dan operator. Pilih salah satunya, kemudian pilih kata yang ada pada kolom Kata kunci untuk menampilkan data yang sesuai dengan kriteria. (Misal Berdasarkan=No.Alat, kata kunci =EX02PC). Hasil penyeleksian akan ditampilkan pada tabel (no.4) 3. Tekan tombol Cetak Laporan (no.3) untuk menampilkan print preview dari Laporan yang bersangkutan. c. Mengubah Data Harian Operasi Alat yang Sudah Ada Untuk memudahkan pencarian data harian operasi alat yang telah ada, serta menampilkannya ke dalam form pengisian data harian operasi alat guna kebutuhan perubahan dan pengecekan data, form pengolahan laporan data harian operasi alat menyediakan fasilitas itu. Adapun caranya yaitu dengan memilih salah satu data harian operasi alat yang ada pada tabel (no.4), lalu click-mouse pada tanda panah yang menyorot data tersebut untuk menampilkan data ke form pengisian data harian operasi alat. 5.3 Mengelola Laporan/Rekapan Pemakaian Alat Laporan harian dan rekapan pemakaian alat digunakan untuk mengetahui alat apa yang digunakan, berapa lama, dan pekerjaan apa yang dilakukan. Untuk mengelola laporan pemakaian ini dibutuhkan form rekap pemakaian alat. Untuk mengakses form ini dapat diakses melalui menu Rental > Time Sheet Alat > Rekap Pemakaian Alat atau tekan F9 pada Keyboard.
Gambar 5.4 Tampilan Form Rekap Pemakaian Alat Keterangan Tombol : 1. Cetak Pemakaian Alat : Untuk menampilkan print preview dari laporan harian pemakaian Alat. 2. Cetak Rekap Pemakaian Alat : Untuk menampilkan print preview dari Rekap pemakaian Alat. 3. Refresh Tabel : Untuk menampilkan kembali seluruh data pada tabel, setelah dilakukan proses penyeleksian data. 4. Tutup Laporan : Untuk menutup form a. Mencetak Laporan Harian Pemakaian Alat Untuk mencetak laporan harian pemakaian alat, langkah-langkah yang dilakukan antara lain: 1. Tentukan kode proyek terlebih dahulu (no.1), pilih no.alat jika ingin menampilkan laporan per masing-masing alat. Untuk menampilkan seluruh alat, biarkan no.alat kosong 2. Tentukan periode tanggal dengan memilih tanggal awal dan tanggal akhir pada kolom periode (no.2). 3. Tekan Tombol Cetak Pemakaian Alat b. Mencetak Rekap Pemakaian Alat Untuk mencetak rekap pemakaian alat, dapat mengikuti langkah 1 dan 2 pada prosedur Mencetak Laporan Harian Pemakaian Alat sebelumnya, kemudian tekan tombol Cetak Rekap Pemakaian Alat.
5.4 Melihat Data Petugas Untuk melihat data pertugas yang terdaftar, dapat melihatnya pada form daftar petugas operator yang disediakan. Form ini hanya melihat nama petugas operator ditambah supir dan kenek/helper Alat (jika ada), tanpa adanya fasilitas manipulasi data petugas baru (input, ubah, hapus). Adapun fasilitas yang ditambahkan yaitu pencarian data yang sesuai dengan kata/kriteria tertentu. Untuk mengakses form ini dapat dilakukan melalui menu Rental > Data Petugas Operator > Daftar Petugas Operator atau tekan F5 pada Keyboard. 1 2 Gambar 5.5 Tampilan Form Data Petugas Operator Keterangan Tombol : 1. Refresh Tabel : Untuk menampilkan kembali seluruh data pada tabel, setelah dilakukan proses penyeleksian data. 2. Tutup Laporan : Untuk menutup form Langkah pencarian nama petugas dan penyeleksian data pada form daftar petugas operator, yaitu 1.Cari nama petugas secara manual melalui kolom inputan Cari Nama. Setiap huruf yang dimasukkan diproses untuk mencari nama petugas yang memiliki muatan huruf yang sama (awal huruf dari setiap nama petugas).
2.Proses penyeleksian data yang dimaksud adalah mengelompokan data sesuai dengan jabatan yang dipilih. Caranya yaitu dengan memilih pada kolom pilihan Jabatan yang disediakan. 3.Seluruh proses pencarian atau penyeleksian data akan mengubah susunan data pada tabel (no.2). 5.5 Mengelola Laporan Pengupahan Petugas Untuk mengelola Laporan pengupahan, disediakan form pengolahan untuk mencetak laporan yang berhubungan dengan pengupahan. Adapun output yang dihasilkan dari form ini adalah rincian upah, rekap upah dan kwitansi pembayaran upah. Untuk mengakses form ini dapat dilakukan melalui menu Rental > Data Petugas Operator > Laporan Upah Harian Operator atau tekan F6 pada Keyboard. 1 2 3 Gambar 5.6 Tampilan Form Laporan Upah Harian Operator Keterangan Tombol : 1. Cetak Rincian : Untuk menampilkan print preview dari Rincian Upah Operator 2. Cetak Rekap: Untuk menampilkan print preview dari Rekap Upah Operator 3. Cetak Kwitansi : Untuk menampilkan print preview dari Keintasi Pembayaran Upah 4. Tutup Laporan : Untuk menutup Form a. Mencetak Rincian Upah Untuk mencetak rincian upah, ikuti langkah-langkah dibawah ini : 1. Pilih tanggal awal dan akhir sebagai periode di munculkan data yang akan ditampilkan (no.2) 2. Jika nama operator dikosongkan (no.1), maka data akan ditampilkan seluruhnya, dan jika diisi, maka data yang ditampilkan hanya memuat nama operator tersebut
3. Tekan Tombol Cetak Rincian untuk menampilkan laporan b. Mencetak Rekapan Upah Untuk mencetak rekapan upah, ikuti langkah-langkah dibawah ini : 1. Pilih tanggal awal dan akhir sebagai periode di munculkan data yang akan ditampilkan (no.2) 2. Nama operator harus kosong (no.1), tidak boleh diisi, 3. Tekan Tombol Cetak Rekap untuk menampilkan laporan c. Mencetak Kwitansi Pembayaran Upah Untuk mencetak kwitansi pembayaran upah, ikuti langkah-langkah dibawah ini : 1. Pilih tanggal awal dan akhir sebagai periode di munculkan data yang akan ditampilkan (no.2) 2. Jika nama operator dikosongkan (no.1), maka data akan ditampilkan seluruhnya, dan jika diisi, maka data yang ditampilkan hanya memuat nama operator tersebut 3. Tekan Tombol Cetak Kwitansi untuk menampilkan Kwintasi pembayaran 5.6 Transfer dan Import Data Rental Sebagai program yang tidak terkoneksi secara langsung dengan database pusat, dibutuhkan fasilitas untuk menjembatani pertukaran data. Antara lain dengan adanya fasilitas import data serta transfer data dari dan ke pusat. Fasilitas transfer data, hanya digunakan untuk mengirimkan data timesheet/harian operasi alat ke pusat sedangkan import data digunakan untuk mengambil data petugas, master kendaraan/alat, master proyek, data hari libur, dan pengupahan a. Mentransfer Data ke Pusat Maksud transfer data ini adalah mengkonversikan data timesheet kedalama bentuk file yang nantinya akan ditransfer ke pusat. Untuk mengakses form transfer data, dapat mengakses menu Rental > Transfer Data Rental > Time Sheet Alat atau tekan F11 pada Keyboard.
1 2 2 Gambar 5.7 Tampilan Form Transfer Data Time Sheet Keterangan Tombol : 1. Transfer Data : Untuk mengkonversikan data dari database ke dalam bentuk file yang bertype.sys (Contoh: data.sys) 2. Tutup : Untuk menutup Form Untuk melakukan tranfer data, ikuti langkah-langkah berikut: 1. Tentukan priode tanggal dari data time sheet 2. Tentukan lokasi penyimpanan file transfer hasil konversi data 3. Tekan tombol Transfer Data untuk memulai mengkonversi data ke file, tunggu hingga muncul pesan Data Telah berhasil di tulis kedalam file. Output file yang dihasilkan ada 2 yaitu dts.sys dan jts.sys didalam lokasi penyimpan yang telah ditentukan b. Mengimport Data dari Pusat Maksud import data ini adalah mengambil file yang dikirim oleh pusat untuk kemudian dibuka dan dimasukan kedalam system database program Untuk mengakses form transfer data, dapat mengakses menu Rental > Import Data Rental atau tekan F12 pada Keyboard. Keterangan Tombol : Gambar 5.8 Tampilan Form Import Data Rental
1. Import Data : Untuk mengkonversikan data dari file kedalam database 2. Tutup : Untuk menutup Form Untuk melakukan tranfer data, ikuti langkah-langkah berikut: 1. Tekan tombol Browse untuk mencari nama file di lokasi penyimpanan file tersebut. Bentuk file yang dapat diimport hanya file bertype.sys dan memiliki nama yang khusus, walaupun file yang lain bisa diakses, tetapi tidak ada pengaruh pada database karena isi file yang tidak dikenali oleh program 2. Tekan tombol Import Data untuk memulai proses import data dari file ke database dan tunggu hingga muncul pesan Data Rental telah berhasil di import ke database. 5.6 Menutup Program Untuk mengakhiri dan keluar dari program, dapat mengakses menu File > Keluar. Sedangkan untuk mengunci/menutup akses pada menu-menu program, tanpa keluar dari program dapat mengakses menu File > Logout. Program yang di logout akan kembali ke kondisi dimana program pertama kali dibuka (Langsung muncul form login) VI. PENUTUP Akhirnya dengan hati yang terbuka kami selaku penulis menerima kritik dan saran yang bersifat membangun untuk kemajuan kita bersama dan untuk pengembangan program ini. Seandainya ada kesulitan mengenai hal hal yang berhubungan dengan program ini, mohon menghubungi Divisi Teknologi Informasi untuk mendapatkan penjelasan yang lebih lengkap dan rinci.