PEMBUATAN DOKUMEN I. PENGETIKAN DAN PENGATURAN TEKS Membuka Halaman Kerja Ms. Word Start Microsoft Office Microsoft Office Word 2007 Muncul Lembar Kerja Ms. Word yang secara otomatis diberi nama Document1 A. Pengetikan teks dan pengaturan teks. Saat anda memulai aplikasi word, secara otomatis dokumen baru yang masih kosong yang diberi nama Document 1 akan ditampilkan dan siap anda gunakan. Dokumen baru yang masih kosong tersebut titik sisip (insertion point) akan muncul disudut kiri atas dari daerah pengetikan teks. Setiap teks yang anda ketik akan muncul di posisi titik sisip. Jika teks yang sedang anda ketik mencapai akhir dari baris maka teks tersebut akan dilipat dan titik sisip secara otomatis akan pindah ke awal baris berikutnya (word wrap). Anda dapat menggunakan tombol enter untuk memindahkan titik sisip ke baris berikutnya, jika anda memulai pengetikan di baris baru sebelum mencapai batas kanan, membuat baris kosong atau memulai paragraf baru. Dalam pengetikan teks mengatur format dokumen atau halaman seperti mengubah ukuran kertas, orientasi pencetakan, mengatur ukuran margin dan spasi, jenis huruf atau paragraf adalah beberapa hal yang mendukung dalam pengetikan teks. Mengubah Ukuran kertas dan orientasi pencetakkan. Untuk mengubah ukuran kertas dan orientasi pencetakan dapat dilakukan langkah berikut: Pilih tab Page Layout Size Pilih ukuran kertas yang sudah disediakan atau atur ukuran kertas manual dengan memilih More Paper Sizes OK Ketika memilih More Paper Sizes maka anda harus menentukan ukuran Width untuk lebar kertas dan Height untuk menentukan tinggi kertas sesuai dengan keinginan anda. Pada tab daftar pilihan Apply To, pilih dan klik bagian dokumen yang akan ukuran kertas dan orientasi yang baru memakai Whole Document, bila pengaturan ingin berlaku untuk seluruh halaman. This Point Forward, dengan pemilihan ini Word 2007 akan menyisipkan tanda pemisah Continues pada posisi titik sisip dan pengaturan yang anda pilih akan berlaku mulai dari bagian ini. Konsep Sistem Informasi A Page 1
Untuk mengubah orientasi maka langkah yang harus dilakukan adalah: Pilih tab Page Layout Orientation Pilih Portrait Portrait untuk pencetakan dengan posisi tegak atau Landscape untuk pencetakan dengan posisi tertidur OK Mengatur Margin Margin merupakan jarak antara tepi daerah pengetikan teks dengan tepi halaman kertas. Pengaturan margin akan berlaku untuk seluruh dokumen, kecuali anda telah memilih teks tertentu atau membagi dokumen ke dalam beberapa bagian. Untuk mengatur margin ikuti langkah berikut: Page Layout Margins Pilih Margin yang sudah disediakan atau atur margin manual dengan memilih Custom Margins OK Ketika anda memilih untuk Custom Margins maka anda harus menentukan dan melengkapi kotak isian yang tersedia : Top, untuk menentukan batas margin atas. Bottom, untuk menentukan batas margin bawah. Left, unutk menentukan batas margin kiri pengetikan. Right, untuk menentukan batas margin kanan pengetikan. Gutter, akan memberi jarak tambahan pada bagian dalam (marginn kiri untuk halaman ganjil dan margin kanan untuk halaman genap). Jarak ini biasa dipakai untuk daerah penjilidan jika anda memilih kotak cek Mirror Margins. Gutter Position : Left untuk meletakkan gutter di sebelah kiri atau Top untuk meletakkan gutter di bagian atas. Hasil pengaturan dapat dilihat langsung di kolom preview. Mengatur Format Dokumen Pengaturan format karakter / teks dapat menggunakan salah satu cara sebagai berikut : Ketik teks / dokumen terlebih dahulu, kemudian pilih (blok ) karakter/ teks yang akan di format, lalu atur formatnya sesuai dengan perintah. Tempatkan kursor pada posisi awal pengetikan teks, atur formatnya, kemudian ketik teks yang diinginkan maka teks / dokumen akan berjalan sesuai dengan format yang telah diatur. Konsep Sistem Informasi A Page 2
Mengatur Format Huruf Pengaturan format huruf dapat menggunakan cara sebagai berikut : Tempatkan kursor pada posisi awal pengetikan atau blok semua teks jika sudah mengetikkan teks Pilih Jenis huruf pada kotak Font Pilih ukuran pada kotak Font Size Mengatur Format Paragraph Pengaturan format paragraph dapat menggunakan cara sebagai berikut : Mengatur atau meratakan paragraph pada teks / dokumen a. Tempatkan kursor pada posisi awal pengetikan atau blok semua teks jika sudah mengetikkan teks b. Pilih dan klik Paragraph (Show Paragraph Dialog Box) c. Pada kotak dialog pilih tab Indents and Spacing, kemudian pilih Aligment, pilih perataa teks yang diinginkan Left, untuk perataan kiri Centered, untuk perataan Tengah Right, untuk Perataan kanan Justified, untuk perataan kiri dan kanan d. Kemudian klik OK Mengatur spasi paragraph pada teks / dokumen a. Tempatkan kursor pada posisi awal pengetikan atau blok semua teks jika sudah mengetikkan teks b. Pilih dan klik Paragraph (Show Paragraph Dialog Box) c. Pada kotak dialog pilih tab Indents and Spacing, kemudian pilih Spacing, lengkapi aturan spasi yang diinginkan d. Kemudian klik OK Konsep Sistem Informasi A Page 3
B. Penyimpanan dokumen/file Untuk menyimpan dokumen / file dapat mengikuti langkah sebagai berikut : Ketik terlebih dahulu dokumen/ file yang ingin disimpan. Pilih Office Button Save atau Save As maka akan muncul dialog box yang harus dilengkapi Lokasi Penyimpanan, Nama File dan Tipe File Save C. Pencarian dokumen / file Untuk mencari dokumen / file yang telah ada, dapat mengikuti langkah sebagai berikut : Pilih Office Button Open Pilih lokasi penyimpanan dokumen Pilih dokumen yang ingin dibuka OK D. Pencetakan dokumen Untuk mencetak documents / file, dapat mengikuti langkah sebagai berikut : Pilih Office Button Print Pilih Printer Pilih Page Range OK Pilihan yang terdapat pada page range : All, untuk mencetak semua halaman Currents Pages Pages, menentukan halaman yang ingin dicetak. E. Pembuatan teks kolom Ketik teks Blok Teks Pilih Tab Page Layout Pilih Jumlah kolom yang diinginkan. F. Penyisipan dan penyuntingan informasi dari luar teks Penyisipan Gambar Pilih Tab Insert Picture Pilih Gambar yang ingin disisipkan Insert Penyisipan WordArt Pilih Tab Insert WordArt Pilih Jenis WordArt Ketikkan Teks OK Penyisipan Grafik Pilih Tab Insert Chart Pilih Tipe Chart OK Masukkan data yang digunakan untuk membuat Grafik Atur prnamaan grafik Konsep Sistem Informasi A Page 4
G. Footnote dan endnote Footnote (catatan kaki) dan Endnote (catatan akhir) merupakan informasi tambahan mengenai suatu topik dalam dokumen. Footnote terdiri dari 2 bagian, yaitu nomor footnote yang berada dalam dokumen (dalam bentuk superscript) dan isi footnote yang berisi keterangan yang ditempatkan pada bagian bwah halaman dan dipisah dengan garis pemisah. Sedangkan Endnote sama dengan Footnote, hanya saja endnote ditempatkan pada halaman terakhir dari dokumen. Cara menggunakan Footnote & Endnote : 1. Tempatkan kursor (titik sisip) pada teks yang diinginkan 2. Pilih Tab Reference Insert Footnote atau Endnote Ketikkan catatan yang diinginkan H. Header dan footer Header dan Footer adalah teks yang akan tercetak disetiap halaman dalam dokumen yang dibuat. Header akan ditempatkan pada bagian atas dokumen, sedangkan footer akan ditempatkan pada bagian bawah dokumen. Header dan Footer selain dapat memperlihatkan nomor halaman, juga berguna untuk menampilkan judul bab, nama penulis, tanggal, nama file, dan informasi lainnya. Cara menggunakan Header & Footer: Klik Tab Insert Header/ Footer Pilih Tipe Header/ Footer Ketikkan isi Header/ Footer I. Penomoran halaman dan bullets Untuk Memberikan penomoran pada halaman digunakan perintah Page Number, sedangkan untuk memberi karakter berbutir (bullet) digunakan perintah Bullets and Numbering. Memberikan Penomoran Halaman : Klik Tab Insert Page Number Pilih Possisi Penomoran (Top of Page/ Bottom of Page/ Page Margin/ Current Position) Format untuk memperoleh pengaturan yang lebih banyak OK Konsep Sistem Informasi A Page 5
Menggunakan perintah Bullets and Numbering : Tempatkan kursor pada posisi awal pengetikan atau blok semua teks jika sudah mengetikkan teks Pilih Tab Home Pilih Bullets / Numbering Pilih jenos Bullets / Numbering Format untuk memperoleh pengaturan yang lebih banyak OK J. Operasi blok Operasi blok digunakan apabila kita ingin meng-edit sebagian atau seluruh kalimat pada dokumen, tanpa mempengaruhi kalimat yang lainnya. Terdapat bermacam-macam cara dalam operasi blok. Ada yang menggunakan menu pada Word, menggunakan mouse, atau dengan memanfaatkan keyboard. Namun pada dasarnya cara-cara tersebut fungsinya sama. Kalimat yang telah diblok akan ditampilkan dalam latar warna yang berbeda dengan kalimat yang tidak terblok. Macam - macam Operasi Blok : Memblok seluruh Kalimat dalam Dokumen Tekan tombol CTRL + A (Menggunakan Keyboard) atau Klik Tab Home Pilih Select (Menggunakan Mouse) atau Klik kiri pada awal kalimat dan tahan, kemudian tarik hingga kebagian akhir dokumen setelah sampai ke bagian akhir dokumen kemudian lepaskan. Memblok Sebagian Kalimat Dalam Dokumen a. Menggunakan Tombol Keyboard Tempatkan kursor pada bagian awal kalimat yang hendak diblok Tekan tombol SHIFT dan tahan, geser ke arah yang diinginkan dengan menggunakan tombol arah. B. Menggunakan Mouse Klik kiri pada awal kalimat dan tahan, kemudian tarik hingga kebagian akhir kalimat yang diinginkan. Kemudian lepaskan klik mouse. Konsep Sistem Informasi A Page 6
K. Mencari dan menggati teks Untuk mencari dan mengganti teks yang salah dengan kalimat yang baru, digunakan perintah Find and Replace. Perintah Find digunakan untuk mencari/ menemukan suatu kata dalam dokumen, sedangkan perintah Replace digunakan untuk mengganti kata yang ditemukan dengan kata yang baru. Cara menggunakan perintah Find : Klik Tab Home Find/ Replace Input kata yang dicari/ yang ingin diganti Find Next / Replace Cara singkat menggunakan perintah Find and Replace : Tekan tombol CTRL + F pada keyboard. Selanjutnya akan muncul dialog box seperti gambar di bawah ini, L. Fungsi dan Rumus matematika Untuk menuliskan fungsi matematika langkah yang harus dilakukan adalah : Pilih Tab Insert Equation Pilih format fungsi yang diinginkan Atur isi fungsi Sedangkan untuk membuat rumus matematika, Pilih Tab Insert Equation Insert New Equation Pilih struktur yang diinginkan atur isi rumus Konsep Sistem Informasi A Page 7
SHORTCUT CTRL + O CTRL + S CTRL + SHIFT + F CTRL + SHIFT + P CTRL + P ALT + = CTRL + A CTRL + B CTRL + E CTRL + F CTRL + G CTRL + H CTRL + Q F1 F2 F7 Ctrl+F1 Ctrl+F2 : Membuka dokumen : Menyimpan dokumen : Mengatur jenis huruf (FONT) : Mengatur ukuran teks (FONT SIZE) : Mencetak dokumen : Equation Editor : Berfungsi untuk memblok seluruh isi dokumen : Menjadikan huruf lebih tebal dari biasanya : Mengatur posisi huruf agar berada di tengah dokumen : Mencari teks / huruf dalam dokumen : Menuju halaman yang kita inginkan : Mengganti kata dengan kata lain yang kita inginkan : Merubah jarak spasi sesudah paragraf yang dipilih 10 pt : Membuka menu help : Hampir sama dengan cut (ctr+x), bedanya kalau cut memunculkannya menggunakan paste, kalau F2 menggunakan enter : Membuka dialog box Spelling and Grammar : Menampilkan atau menyembunyikan ribbon : Melihat print preview dan lain-lain. Konsep Sistem Informasi A Page 8