MODEL DESAIN SISTEM INFORMASI AKADEMIK SEKOLAH Joko Sutopo 1,Zulhawati 2 Fakultas Bisnis dan Teknologi Informasi Universitas Teknologi Yogyakarta jksutopo@gmail.com 1,zulhawati@gmail.com 2 ABSTRAK Pengelolaan pendidikan mulai dari pendidikan dasar sampai dengan pendidikan tinggi memerlukan suatu proses pengelolaan yang tersistem dan memiliki akses informasi dalam mempercepat proses pelayanannya. Salah satu kebutuhan dalam proses pelayanan pendidikan adalah adanya sistem informasi akademik yang bisa memberikan dukungan pada proses pengajaran dan administrasi akademik. Pada penelitian ini dikembangkan suatu model sistem informasi akademik khususnya pada Sekolah Menengah Pertama (SMP) atau Sekolah menengah umum (SMU). Sistem informasi akademik sekolah merupakan sebuah sistem pengolahan infomasi data akademik yang berfungsi sebagai alat bantu untuk melakukan pengumpulan, seleksi, perbaikan, dan penyimpanan data akademik secara terkomputerisasi, dalam rangka untuk meningkatkan efisiensi kinerja akademik di sekolah menengah pertama.. Untuk itu di dalam pembangunan dan pengembangan sistem informasi dibutuhkan ketepatan dan akurasi perencanaan, rancangan dan implementasi sistem informasi yang dapat digunakan untuk memberikan informasi secara cepat dan akurat bagi kebutuhan pengolahan database. Kriteria umum yang dibutuhkan bagi pengembangan sistem informasi akademik sekolah yaitu (1) Pengolahan data siswa seperti, data kelas, data tahun ajaran dan data guru, (2) Pengolahan data nilai siswa seperti, nilai ujian tengah semester, nilai Ujian akhir semester, nilai tugas, nilai ratarata siswa, serta nilai akhir, (3) Pengolahan data transaksi pembayaran sekolah, (4) Proses pelaporan data dan data pembayaran. Hasil model perancangan ini bisa membantu dalam mengembangkan kebutuhan sistem informasi akademik di sekolah. Kata Kunci :sistem,informasi, akademik, seleksi, perbaikan, penyimpanan. PENDAHULUAN Sebagian besar orang mendefenisikan sistem secara sederhana sebagai sekelompok elemen yang saling berhubungan atau berinteraksi hingga membentuk satu kesatuan. Akan tetapi pengertian sistem yang lebih tepat untuk bidang sistem informasi adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur (O Brien, 2005). Menurut Al Fatta (2007), untuk memahami atau mengembangkan suatu sistem, maka perlu membedakan unsur-unsur dari sistem yang membentuknya. Berikut adalah karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya: (1) Batasan (boundary), yaitu penggambaran dari suatu elemen atau unsur mana yang termasuk didalam sistem dan mana yang diluar sistem. (2) Lingkungan (environment), yaitu segala sesuatu di luar sistem, lingkungan yang menyediakan asumsi, kendala dan input terhadap suatu sistem. (3) Masukan (input), yaitu sumber daya (data, bahan baku, peralatan, energi) dari lingkungan yang dikonsumsi dan dimanipulasi oleh suatu sistem. (4) Keluaran (output), yaitu sumber daya atau produk (informasi, laporan, dokumen, tampilan layer komputer, barang jadi) yang disediakan untuk lingkungan sistem oleh kegiatan dalam suatu sistem. (5) Komponen (component), yaitu kegiatan-kegiatan atau proses dalam suatu sistem yang mentransformasikan input menjadi bentuk setengah jadi. Komponen ini bisa merupakan subsistem dari sebuah sistem. (6) Penghubung(interface), yaitu tempat di mana komponen atau sistem dan lingkungannya bertemu dan berinteraksi. (7) Penyimpanan (storage), yaitu area yang dikuasai dan digunakan untuk penyimpanan sementara dan tetap dari informasi,
energi, bahan baku dan sebagainya. Penyimpanan merupakan suatu media penyangga diantara komponen tersebut bekerja dengan berbagai tingkatan yang ada dan memungkinkan komponen yang berbeda dari berbagai data yang sama (Kadir,2003). Ada satu karakteristik lagi yang termasuk dalam karakteristik sistem yaitu, sasaran atau tujuan (goal). Sistem pasti mempunyai sasaran atau tujuan. Suatu sistem dikatakan berhasil jika sistem tersebut mengenai sasaran atau tujuannya(jogiyanto,2005). Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian. Data dapat juga diartikan sebagai bahan baku informasi. Didefenisikan sebagai kelompok teratur simbol-simbol yang mewakili kuantitas, tindakan, benda dan sebagainya. Data terbentuk dari karakter, dapat berupa alphabet, angka, maupun simbol khusus (Wahyono, 2004). Informasi adalah data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut. Menurut Wahyono (2004), informasi adalah hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya, yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan. Terdapat beragam defenisi tentang sistem informasi. Defenisi pertama, menyatakan bahwa sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikelompokkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada pemakai. Sedangkan menurut pendapat yang lain, sistem informasi adalah kerangka kerja yang mengkoordinasikan sumber daya (manusia, komputer) untuk mengubah masukan (input) menjadi keluaran (informasi), guna mencapai sasaran-sasaran tertentu. Dari beberapa defenisi tersebut, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi mencakup sejumlah komponen (manusia, komputer, teknologi informasi, dan prosedur kerja), ada sesuatu yang diproses (data menjadi informasi), dan dimaksudkan untuk mencapai suatu sasaran atau tujuan (Jogiyanto,2005). Kata akademik berasal dari serapan bahasa Inggris, yaitu academy. Secara harfiah, kata academy berarti sekolah, yang juga dapat diartikan sebagai segala sesuatu yang berhubungan dengan proses penunjang kegiatan sekolah atau lembaga pendidikan beserta pelaku didalamnya. Berdasarkan pada pengertian akademik di atas, maka sistem informasi akademik adalah segala macam hasil interaksi antara elemen di lingkungan akademik untuk menghasilkan informasi yang kemudian dijadikan landasan pengambilan keputusan, melaksanakan tindakan, baik oleh pelaku proses itu sendiri maupun dari pihak luar Pada bidang pendidikan khususnya pada pengelolaan sekolah perlu adanya manajemen informasi sebagai sarana mempercepat proses pelayanan akademik dan administrasi akademik. Saat ini masih banyak sekolah yang masih belum memiliki sistem informasi khususnya akademik dan administrasi yang bisa membantu dalam proses pelayanan akademiknya. Ini menjadi tantangan bagi pengelola (kepala sekolah dan staf) untuk bisa mengembangkan layanan sistem informasi berbasis teknologi informasi. Pada penelitian ini membantu dalam mengembangkan suatu model perancangan sistem informasi untuk layanan akademik dan administrasi yang bisa diimplementasikan di sekolah-sekolah. Manfaat dan tujuan penelitian ini bisa membantu dalam membangun sistem informasi akademik dan administrasi berbasis teknologi informasi secara terbuka dan bisa diakses melalui berbagai media teknologi informasi (internet, seluler dan media jaringan local area network ). METODE Metode penelitian yang digunakan yaitu, dengan menggunakan metode Pengumpulan data, pengamatan, studi pustaka/library research. Analisis data, perancangan sistem dan perancangan basis data dilakukan dengan kegiatan pengumpulan data secara langsung di sekolah menengah sebagai obyek yang diteliti, sehingga dapat diperoleh pemahaman terhadap kesesuaian sistem informasi akademik yang dikehendaki pengguna, selain itu dilakukan juga kegiatan pengumpulan manual database dari pengguna antara lain kepala sekolah, serta staf tata usaha yang memahami tentang sistem administrasi akademik sekolah.
HASIL Sistem informasi akademik sekolah dikembangkan untuk menjamin terciptanya akurasi dan flesibiltas serta efisiensi pengelolaan data akademik sekolah, maka kebutuhan sistem informasi diperlukan sebagai sebuah layanan pendataan siswa, guru, penilaian siswa, dan transaksi keuangan secara akurat. Untuk itu dilakukan analisis sistem akademik sebelum pembuatan sistem dilakukan, yaitu dengan membuat rancangan sistem untuk menggambarkan sistem yang akan dibuat secara keseluruhan. Gambaran sistem yang dihasilkan yaitu berupa entitas sistem informasi akademik sekolah seperti Entitas Siswa, Guru, Mata Pelajaran, Kelas, Nilai, Ulangan, Jenis Pembayaran, Pembayaran, Kelas Guru Mata Pelajaran, Guru Mapel, Entitas akses, Tahun Ajaran dan Entitas nilai_raport. Analisis terhadap data yang terdapat pada sebuah sekolah yaitu berupa data guru, data siswa, data administrasi pembayaran dan membuat rencana pengembangan selanjutnya untuk dapat mengatasi permaslahan yang ada. Perancangan sistem merupakan kegiatan perancangan sistem administrasi dengan mengembangkan Sistem Informasi Akademik Sekolah secara terkomputerisasi. Dalam perancangan ini terjadi proses penyaringan definisi dan solusi menuju detil yang baik untuk memungkinkan implementasi fisik. Rancangan dibangun dari informasi yang terdapat pada sekolah yaitu berupa informasi data siswa, data guru, dan data administrasi. Rancangan diimplementasikan dalam bentuk kode, file-file dan kumpulan basis data. Perancangan Basis Data adalah kegiatan terhadap proses pemilihan struktur penyimpanan dan jalur akses pada file basis data yang terdapat di sekolah, untuk mencapai penampilan yang terbaik pada sistem informasi sekolah dilakukan dengan merancang spesifikasi basis data yang disimpan untuk dihubungkan dengan struktur penyimpanan fisik, penempatan record dan jalur akses. Kemudian entitas yang dihasilkan dari kegiatan perancangan sistem tersebut diterjemahkan kedalam bentuk tabel relasional yang berfungsi sebagai data predefined yang dibutuhkan untuk membangun sistem secara terkomputerisasi. Untuk melakukan pemrosesan data sehingga dihasilkan sebuah informasi, maka diperlukan sebuah interface atau antar muka grafis yang berfungsi sebagai sarana input dan output pintu masuk dan keluarnya data. Sebuah interface dirancang untuk melalukan beberapa proses dalam sistem, seperti sistem login, dan logout. Sedangkan sebuah interface master data memiliki submenu input data siswa,input data guru, input petugas, input wali kelas, input guru mapel, input mata pelajaran, dan input kelas. Menu administrasi terdiri dari input jenis pembayaran, dan pembayaran. Menu nilai terdiri dari bobot nilai, dan nilai siswa. Menu Laporan terdiri dari laporan data siswa, laporan data guru dan petugas, laporan data wali kelas, laporan administrasi, dan laporan nilai. Sistem Informasi akademik sekolah dapat diimplementasikan dalam beberapa bahasa pemrograman sebagai antarmuka dan sistem database sebagai basis datanya. Model dari program ini disusun sesuai dengan prosedur-prosedur masukan dalam perancangan sistem informasi akademik sekolah, sehingga alur-alur program akan mengikuti alur jalannya data pada penggambaran diagram sistem yang ada. Berikut gambaran relasi tabel data sistem informasi akademik seperti pada gambar berikut ini.
Gambar 1. Model Relasi Antar Tabel Pada relasi tabel diatas selanjutnya dikembangkan dan dirincikan dalam suatu rancangan aliran data dalam diagram alir data (DAD) seperti pada gambar 2 berikut.
Gambar 2. Diagram alir data sistem informasi akademik Sekolah Pada gambar 2 diatas proses sistem informasi akademik mengintegrasikan layanan informasi meliputi kepala sekolah, guru, wali kelas, administrasi, siswa, orang tua (wali murid),bagian keuangan (administrasi keuangan). Integrasi entitas diatas selanjutnya dikembangkan dalam transaksi layanan akademik mulai dari pendataan siswa, penilaian,laporan pembayaran, penilaian kelas dan laporan perkembangan siswa. SIMPULAN Dengann ketersediaan suatu model sistem informasi akademik dan administrasi sekolah mulai dari tabel database, aliran data serta proses data maka implementasi sistem informasi akademik sekolah akan mudah diimplementasikan disekolah-sekolah dalam rangka pengembangan layanan sistem informasi berbasis teknologi informasi. Dengan penelitian ini membantu sekolah dalam membuat dan mempercepat proses administrsai layanan akademik dan administrasi pengelolaan sekolah secara efektif,efisien dan berkesinambungan REFERENSI Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta : ANDI. Arbie. 2004 http://mediainternusa.com/sistem-informasi-akademik- diakses 2 April 2015 Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset Joseps, W. Wilkinson. (1994). Sistem Akutansi dan Informasi. Jakarta:Erlangga. Kadir, Abdul. (2003). Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta:Adi Offset. O Brien, James. A. (2005). Pengantar Sistem Informasi Perseptif Bisnis dan Manajerial. Salemba. Wahyono, Teguh. (2004). Sistem Informasi:Konsep Dasar, Analisis Desain dan Implementasi. Yogyakarta: Graha Ilmu.