1 KATA PENGANTAR Puji syukur kita panjatkan ke hadirat Allah SWT atas tersusunnya Laporan Tahunan Layanan Informasi Publik Tahun 2014, sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Penyusunan Laporan Tahunan ini merupakan salah satu amanat dari Keputusan Walikota Mataram Tahun 2014 Nomor 408/III/2014 Tentang Penetapan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi, dimana salah satunya memuat tentang kewajiban Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Kota Mataram untuk menyampaikan laporan secara berkala, termasuk Laporan Tahunan tentang Layanan Informasi Publik yang sudah dilaksanakan PPID Kota Mataram pada tahun 2014. Kami menyadari bahwa Laporan Layanan Informasi Publik ini masih sangat sederhana dan perlu penyempurnaan. Karena itu kami mengharapkan saran dan masukan agar penyusunan Laporan Tahunan di masa yang akan datang menjadi lebih baik lagi. Mataram, 30 Januari 2015 Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Kota Mataram Lalu Alwan Basri, S.Pi., M.Si. NIP. 19690410 199403 1 013
2 DAFTAR ISI Kata Pengantar... 1 Daftar Isi... 2 Bagian I Gambaran Umum dan Kebijakan Layanan Informasi. 3 Bagian II Gambaran Umum Pelaksanaan Pelayanan Informasi.. 6 Bagian III Layanan Informasi Publik. 10 Bagian IV Keberatan dan Sengketa Informasi. 13 Bagian V Kendala Eksternal dan Internal 14 Bagian VI Rekomendasi dan Rencana Tindak Lanjut.. 16
3 Bagian 1 GAMBARAN UMUM KEBIJAKAN PELAYANAN INFORMASI Dalam rangka memenuhi amanat Undang-Undang 14 tahun 2006 tentang Keterbukaan Informasi Publik serta pengelolaan dan pelayanan informasi kepada masyarakat, maka Pemerintah Kota Mataram pada tanggal 4 Maret 2014 telah mengeluarkan Peraturan Walikota Mataram Nomor 5 Tahun 2014 tentang Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Pemerintah Kota Mataram. Kemudian menindaklanjuti Peraturan Walikota tersebut telah terbentuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi(PPID) Kota Mataram sesuai Surat Keputusan Walikota no 408/III/2014 tanggal 26 Maret 2014. Dalam struktur PPID Kota Mataram, Sekretaris Daerah (Sekda) Kota Mataram menjadi Atasan PPID, sedangkan Kepala Bagian Humas& Protokol Setda Kota Mataram sebagai Ketua PPID Kota Mataram. Pada struktur PPID Kota Mataram terdapat 8 orang anggota Dewan Pertimbangan terdiri dari seluruh staf ahli dan para Assisten Sekda. Struktur PPID Kota Mataram terbagi menjadi 3 bidang yakni Bidang Dokumentasi dan Klasifikasi Informasi, Bidang Pelayanan Informasi dan Bidang Sengketa Informasi. Masing-masing bidang disertai beberapa anggota.
4 Selanjutnya, Peraturan Walikota menjadi pedoman dalam pelaksanaan Layanan Informasi Publik di lingkup Pemerintah Kota Mataram, juga menjadi salah satu acuan dalam pembentukan PPID pada lingkup Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) di lingkup Pemerintah Kota Mataram. Hingga akhir tahun 2014 terdapat sekitar 30% SKPD yang telah membentuk PPID SKPD. 1.1. Regulasi Tabel 1.1. : Regulasi Peraturan Isi Tahun Peraturan Walikota Nomor 5 Tahun 2014 Pedoman pengelolaan informasi dan dokumentasi lingkup pemerintah Kota Mataram 2014 Keputusan Walikota Mataram Nomor 408 Tahun 2014 Penetapan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Kota Mataram Tahun 2014 2014 1.2. Arah Prioritas Pelayanan Tahun 2014 merupakan tahun awal terbentuknya PPID Kota Mataram. Hal pertama yang diprioritaskan adalah membekali pengetahuan tentang PPID kepada para pemangku kebijakan serta semua stakeholder baik di lingkup PPID Utama maupun PPID SKPD. Pemahaman dasar tentang regulasi PPID yang mengacu di dalamnya dirasa penting dan strategis, sehingga dengan pemahaman yang baik, maka semua pemangku kebijakan dapat mendukung pelaksanaan PPID sepenuhnya. Keberhasilan keberlangsungan PPID Kota Mataram tidak terlepas dari
5 peran SKPD di dalamnya, maka setiap SKPD pun perlu dibekali pemahaman yang sama tentang PPID. Kemudian mengacu pada Peraturan Walikota tentang Pedoman PPID maka seluruh SKPD perlu didorong untuk segera membentuk PPID SKPD. Pemahaman tentang PPID tidak hanya cukup sekali disampaikan namun juga semua pihak terkait di lingkup Pemerintah Kota Mataram perlu terus secara gencar diberikan pemahaman yang sama tentang PPID. Terlebih dahulu pada tanggal 6 Mei 2014 jajaran Pemerintah Kota Mataram mendapat Sosialisasi tentang Standar Layanan Informasi dari Komisi Informasi NTB. Kemudian PPID Kota Mataram melaksanakan kegiatan Sosialisasi tentang Undang Undang Keterbukaan Informasi Publik pada tanggal 10 Desember untuk semua Kepala SKPD dan PPID Kota Mataram (PPID Utama), yang dibuka secara resmi oleh Wakil Walikota Mataram H Mohan Roliskana. Saat membuka kegiatan Sosialisasi dan Bimbingan Teknis PPID, Wakil Walikota Mataram mendorong semua SKPD untuk memperkuat komitmen dalam melaksanakan Keterbukaan Informasi Publik. Kegiatan Sosialisasi UU KIP menghadirkan narasumber dari PPID Propinsi NTB, Komisi Informasi Pusat serta Australia Indonesia Project Development (AIPD). Pada hari berikutnya, tanggal 11 Desember 2014 dilaksanakan Bimbingan Teknis PPID yang melibatkan peserta yakni para Sekretaris SKPD yang kelak melekat jabatan sebagai Ketua PPID SKPD beserta 1 orang staf yang bertugas melaksanakan fungsi dan peran PPID pada masing-masing SKPD. Kegiatan Bimbingan Teknis menghadirkan 2 (dua) orang narasumber dari konsultan yang telah lama berkecimpung dalam mendorong implementasi UU KIP di berbagai daerah.
6 Bagian 2 GAMBARAN UMUM PELAKSANAAN PELAYANAN INFORMASI 2.1. SARANA PRASARANA Di awal tahun terbentuknya PPID Kota Mataram (2014), secara umum sarana dan prasarana yang digunakan masih melekat pada sarana dan prasarana yang tersedia pada beberapa SKPD, misalnya untuk Desk Layanan Informasi dan Sekretariat PPID berada di ruang Bagian Humas dan Protokol Setda Kota Mataram, serta pelayanan informasi secara online menggunakan sarana prasarana yang tersedia pada Bagian Pengolah Data Elektronik. Dengan kata lain belum tersedia secara khusus sarana dan prasarana untuk PPID Kota Mataram. Tabel 2.1. : SARANA PRASARANA Jenis Diperlukan Ketersediaan Ruang Desk Informasi 1 1 Meja Layanan Informasi 1 1 Ruang Komputer/Olah Data 1 1 Perangkat Komputer - Desktop 2 1 - Notebook 1 0 Buku Panduan PPID 60 buku -
7 2.2. Sumber Daya Manusia Dalam struktur PPID Kota Mataram sesuai Keputusan Walikota terdiri dari 20 orang yang menjadi anggota PPID Kota Mataram. Dalam perjalanannya PPID Kota Mataram juga mendorong terbentuknya PPID SKPD yakni sekitar 38 SKPD sebagai PPID Pembantu. Pada pelaksanaan secara teknis operasional PPID dibantu oleh tenaga kesekretariatan yang berfungsi sebagai pengatur alur pelayanan informasi antara PPID Utama dengan PPID SKPD. Hingga akhir tahun 2014 bidang kesekretariatan belum diperkuat dengan penugasan melalui Surat Keputusan Walikota. Tabel 2.2. : Sumber Daya Manusia Personil Diperlukan Ketersediaan Staf Administrasi/Desk Layanan 3 1 Pengentri Data 1 1 Pengolah Data 1 0 2.3. Anggaran Pembiayaan untuk pelaksanaan PPID Kota Mataram merupakan bagian yang tak terpisahkan dari DPA Bagian Humas & Protokol Setda Kotan Maataram. Penganggaran kegiatan PPID pada tahun 2014 mulai dianggarkan pada Dokumen Perubahan Penggunaan Anggaran (DPPA) tahun 2014. Dalam tahun pertama terbentuknya PPID SKPD, pembiayaan PPID difokuskan pada kegiatan sosialisasi dan bimbingan teknis, sebanyak 2 kegiatan dengan alokasi anggaran sebesar Rp. 30.000.000,- (Tiga Puluh Juta Rupiah). Adapun pengganggaran PPID Kota Mataram yang melekat pada Rekening Kegiatan Bagian Humas dan Protokol Setda Kota Mataram, adalah sebagai berikut :
8 Tabel 2.3.1 : ANGGARAN KEGIATAN PPID Anggaran Kegiatan 11.550.000 18.450.000 Sosialisasi KIP & PPID Bimbingan Teknis PPID Tabel 2.3.1 : ANGGARAN & REALISASI KEGIATAN PPID 20000000 18000000 16000000 14000000 12000000 10000000 8000000 6000000 4000000 2000000 0 11550000 Sosialisasi KIP & PPID 10750000 18450000 Bimbingan Teknis PPID 13400000 Anggaran Realisasi
9 SOSIALISASI UNDANG-UNDANG KETERBUKAAN INFORMASI PUBLIK DAN BIMBINGAN TEKNIS PPID
10 Bagian 3 LAYANAN INFORMASI PUBLIK P ada tahun awal terbentuknya PPID Kota Mataram (2014), maka alur lintas layanan informasi sebagian besar masih bertumpu pada pola pelayanan informasi melalui website pemerintah Kota Mataram(www.mataramkota.go.id). Karenanya secara lebih terinci kami belum dapat memaparkan mengenai detail pemenuhan layanan informasi yang diminta oleh masyarakat sebagaimana sesuai aturan standar layanan informasi menurut Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 tahun 2010. Bila informasi tersedia, masyarakat dapat mengaksesnya langsung di website atau didistribusikan kepada SKPD terkait untuk memenuhi kebutuhan informasi yang diperlukan. Bila informasi tidak dapat diberikan pihak layanan memberikan jawaban atas ketidaktersediaan informasi yang diperlukan. Dalam hal ini pemohon informasi menyampaikan permintaan permohonan informasi melalui email yanag bersangkutan langsung tanpa disertai data identitas ataupun meregister terlebih dahulu. Namun demikian secara umum pemohon informasi merupakan individu perseorangan. Oleh karena itu Table dibawah ini merupakan gambaran alur lalu lintas permintaan informasi yang disampaikan melalui website pemerintah Kota Mataram.
11 Tabel 3.1. Perkembangan Layanan Informasi Jenis Jumlah Cara Waktu Pemberian Informasi Alasan Informasi Pengakses Situs Unit 10 hari > 10 hari Sepenuhnya Sebagian Ditolak Penolakan Layanan Kebijakan 0 0-0 - 0 - - - Perencanaaan 0 0-0 - 0 - - - Keuangan 2 2-2 - 2 - - - Pengaduan 10 10-10 - 10 - - - Pelayanan 105 105-105 - 105 - - - Perijinan 3 3-3 - 3 - - - Personal 3 3-3 - 3 - - - Lainnya 9 9-9 - 9 - - - Jumlah 132 132-132 - 132 - - -
Januari Februari Maret April Mei Juni Juli Agustus September Oktober November Desember 12 Tabel 3.2. Jumlah Permohonan Informasi 45 44 40 35 30 25 20 15 10 5 5 5 3 4 6 2 3 11 16 22 11 Jumlah Pemohon Informasi Pemohon Informasi Individu Pemohon Informasi Lembaga 0
13 Bagian 4 KEBERATAN DAN SENGKETA INFORMASI B elum terdapat keberatan atau sengketa informasi yang ditangani oleh PPID Kota Mataam, karena belum ditetapkannya standar operasional prosedur permintaan layanan informasi menurut Peraturan Komisi Informasi Nomor I Tahun 2010. Proses lalu lintas informasi masih sebatas bertanya dan dijawab melalui website Pemerintah Kota Mataram. Tabel 4.1. : Penanganan Keberatan dan Sengketa Informasi Jumlah Tanggapan Atasan PPID Sengketa Mediasi Ajudan Putusan Pengadilan Keberatan Memperkuat Membatalkan Informasi Sepakat Tidak Menolak Mengabulkan Menolak Mengabulkan 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
14 Bagian 5 KENDALA INTERNAL DAN EKSTERNAL 5.1. Kendala Internal Pada tahap awal pembentukan PPID masih sebagian besar pemangku kebijakan serta SKPD belum memahami sepenuhnya tentang PPID, sehingga perlu dibangun komitmen yang lebih kuat dari pemangku kebijakan dan semua Kepala SKPD untuk memahami lebih baik tentang regulasi dan berbagai hal mengenai PPID. Kendala internal juga belum tersedianya penganggaran yang memadai karena pengganggaran untuk PPID baru dilaksanakan pada saat pengajuan perubahan anggaran tahun 2014, sehingga kegiatan untuk sosialisasi/bimbingan teknis baru dapat direalisasikan menjelang akhir tahun anggaran 2014. Selain itu ketersediaan SDM Sarana dan Prasarana yang memadai perlu lebih diperhatikan sehingga layanan informasi publik dari pemerintah Kota Mataram dapat berjalan dengan baik. 5.2. Kendala Eksernal Masyarakat belum banyak mengetahui tentang PPID, walaupun antusias masyarakat kota Mataram terhadap kebutuhan informasi selama ini sudah banyak dilayangkan melalui website pemerintah Kota Mataram.
15 Hal ini dapat dilihat dari Tabel permintaan informasi yang dilayangkan melalui website resmi Pemerintah Kota Mataram, dimana terdapat kecenderungan permintaan informasi saat dilakukan rekrutmen penerimaan CPNS. Pada sisi lain perlu dibangunn pemahaman di tengah masyarakat bahwa mereka memiliki hak untuk tahu dan berhak memohon informasi yang diperlukan yang dikuasi oleh PPID Kota Mataram dengan tata cara prosedur yang benar dan dapat dipertanggungjawabkan.
16 Bagian 6 REKOMENDASI DAN RENCANA TINDAK LANJUT Perlu adanya pemahaman lebih baik tentang PPID dengan dukungan anggaran yang lebih memadai, serta perlunya menyebarluaskan tentang PPID kepada masyarakat, sehingga layanan informasi dan hak masyarakat terhadap informasi dapat terlaksana dengan baik dan optimal. Perlunya disusun Standar Operasional Prosedur yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas Layanan Informasi Publik sehingga dengan kejelasan prosedur masyarakat dapat memanfaatkannya dengan baik. Di sisi lain layanan informasi agar lebih effektif perlu diupayakan pembuatan website PPID Kota Mataram serta menyusun Daftar Informasi yang disediakan oleh Pemerintah Kota Mataram sebagai salah satu bahan layanan informasi untuk masyarakat.