BAB III ANALISA SISTEM Analisa adalah penguraian dari suatu masalah atau objek dan memperoleh pemecahan masalah. Analisa sistem merupakan proses memahami sistem yang ada pada suatu perusahaan, mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan dan hambatan yang akhirnya menghasilkan suatu kesimpulan, yang dapat memberikan solusi pemecahan masalah. Menurut Drs. Zaki Baridwan(1993:94) 1 mendefenisikan Analisa sistem adalah suatu usaha menganalisa masalah informasi yang sedang dihadapi oleh perusahaan dan mengetahui kekurangan kekurangan dalam sistem yang sedang berlaku. 3.1 Analisa Sistem yang Sedang Berjalan PT.Perintis Deni Utama ini merupakan perusahaan yang bergerak di bidang kontraktor. Mekanisme kerja yang dilakukan terhadap penanganan di bidang absensi data karyawan masih bersifat manual dimana informasi yang di berikan dalam penyimpanan data tidak lengkap dan dapat menyebabkan kehilangan data. Dengan sistem ini dirasakan bahwa pengamanan terhadap data masih kurang serta sistem kerja yang masih kurang efisien dan efektif. 1 Drs.Zaki Baridwan, Sistem Informasi Akuntansi, Yogyakarta. 1993, hal.94
3.2 Flowmap Proses Berjalan Absensi Karyawan 1. Bagian personalia memberikan absensi kepada karyawan. 2. Karyawan mengisi nama, nomor karyawan, serta memberikan tanda tangan 3. Setelah terisi lengkap lalu diberikan ke personalia untuk disahkan dan ditandatangan. 4. Absensi telah sah setelah itu personalia membuat laporan absensi dan diarsipkan. 5. Laporan absensi tersebut dan diberikan ke direktur untuk diarsipkan oleh direktur.
KARYAWAN PERSONALIA DIREKTUR Biodata karyawan Biodata karyawan Buat absensi Absensi Absensi Isi Nama tanggal & TTD Absensi terisi Absensi terisi TTd utk disahkan Absensi telah sah Laporan absensi 2 Buat laporan absensi Laporan absensi 1 2 Gambar 3.1 Flowmap Berjalan Proses Absensi Karyawan
3.3 Flowmap Proses Berjalan Penggajian Karyawan 1. Personalia mmberikan laporan absensi karyawan ke keuangan. 2. Lalu bagian keuangan menghitung kehadiran dan buat slip gaji karyawan. 3. Setelah itu slip gaji diberikan kepada karyawan. 4. Bagian keuangan membuat laporan slip gaji lalu diarsipkan. 5. Dan memberikan laporan slip gaji yang kedua kepada direktur untuk diarsipkan.
KARYAWAN PERSONALIA KEUANGAN DIREKTUR Laporan absensi Hitung dan Buat slip gaji Slip gaji Slip gaji TTD Slip gaji telah di TTD Slip gaji telah di TTD Buat laporan slip gaji Laporan slip gaji 2 1 Laporan slip gaji 2 Gambar 3.2 Flowmap Berjalan Proses Penggajian Karyawan
3.4 Flowchart Proses Perhitungan Gaji Karyawan 1. input absensi lalu input penggajian karyawan. 2. data absen dan data gaji karyawan diproses. 3. jika absen tepat waktu, maka total gaji sama dengan gaji pokok ditambah jumlah absen dikali tiga puluh ribu, jika absen terlambat maka total gaji sama dengan gaji pokok ditambah jumlah keterlambatan dikali lima belas ribu 4. mencetak slip gaji dari total gaji karyawan.
Start Input absensi Input penggajian Data absensi Data penggajian Terlambat Y T Total gaji = gaji_pokok + (hari_terlmbat x 15000) Total gaji = gaji_pokok + (jumlah_absen x 30.000) slip gaji END Gambar 3.3 Flowchart Proses Penggajian
3.5 Analisa Dokumen Setelah melakukan survei pada rental mobil PT.Perintis Deni Utama maka di peroleh dokumen yaitu : a. Buku Profil Karyawan Fungsi Sumber : Untuk mengetahui identitas karyawan : Bagian Personalia/umum Rangkap : 1 Isi : Nama,No. karyawan,no.ktp, Alamat, No. Telepon/HP dan tanda tangan. b. Absensi Karyawan Fungsi Sumber Rangkap Isi : Untuk mengetahui data kehadiran karyawan : Bagian Personalia/umum : 1 lembar : Nama, No. karyawan, waktu masuk, waktu pulang, keterangan dan tanda tangan. c. Slip gaji Karyawan Fungsi Sumber Rangkap Isi : Untuk mengetahui jumlah gaji karyawan : Bagian keuangan : 1 lembar : Nama, No. karyawan, gaji pokok,tunjangan, duit lembur, keterangan dan tanda tangan.
3.6 Data Keluaran Data keluaran yang dihasilkan dalam sistem absensi karyawan pada perusahaan ini yaitu : 1. Laporan data karyawan 2. Laporan absensi karyawan 3. Laporan penggajian karyawan 3.7 Analisa Kelemahan Sistem Prosedur merupakan tahapan tahapan yang dilalui untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan. Setiap langkah dalam menganalisa sistem harus dianalisa sedemikian rupa, sehingga proses didalamnya akan menjadi lebih lengkap dan detail. Ada beberapa tahap analisa kelemahan dalam pengolahan data absensi secara manual adalah sebagai berikut : 1. Menyebabkan kehilangan data karyawan, karena keamanan data masih kurang serta dalam penyimpanannya tidak menggunakan database. 2. Belum adanya sistem yang dapat mencegah karyawan untuk melakukan penitipan absen. 3. Bisa menyebabkan redudansi atau data yang bersamaan. 4. Proses pencarian masih memakan waktu lama karena berupa arsip. 5. Pada sistem yang sedang berjalan, sebagian proses yang dilakukan masih berupa manual sehingga menyebabkan keterlambatan dalam proses pencarian data.
6. Sistem lama kurang ekonomis karena penggunaan kertas, tinta dan alat tulis yang berlipat ganda dalam pencatatan data dan pembuatan laporan mengakibatkan terjadinya pemborosan biaya. 3.8 Analisa Kebutuhan Sistem Analisa sistem yang dilakukan untuk mengetahui sejauh mana sistem dapat dikembangkan dan diterapkan untuk memperoleh hasil yang maksimal. Data data yang digunakan untuk menghasilkan informasi yang berupa laporan adalah data karyawan, data absensi, dan penggajian yang nantinya akan menghasilkan laporan laporan kepada bagian personalia. Untuk mendukung sistem absensi perlu adanya sistem komputer yang memadai. 3.8.1 Kebutuhan Perangkat Lunak Aplikasi sistem absensi pada PT.Perintis Deni Utama ini dikembangkan dan diimplementasikan dengan bahasa pemrograman VB.NET 2008 dengan Microsoft Access sebagai database dan pembuatan laporan menggunakan crystal report, dengan sistem operasi Microsoft Windows XP. Dalam membuat penulisan barcode dapat menggunakan Microsoft Word yaitu dengan mengubah font menjadi true type font 39 dan juga dapat menggunakan Correldraw x5 agar symbol barcode dapat terbaca dengan barcode scanner. 3.8.2 Kebutuhan Perangkat Keras Perangkat keras yang minimal diperlukan untuk membangun aplikasi absensi karyawan pada PT.Perintis Deni Utama ini sesuai dengan rekomendasi yang diberikan VB.NET 2008 sebagai berikut :
1. Processor Pentium Dual Core, Recommended: 2.2 GHz atau yang lebih tinggi 2. Minimum 1024 MB RAM atau yang lebih tinggi 3. Minimum display 1024 x 800 atau 1280 x 1024 4. Hardisk minimal size yang kosong sebesar 10 GB (7200 RPM) 5. Mouse dan Keyboard 6. Layar Monitor 7. Printer 8. Barcode scanner merk Ezone EZ-1500USB 3.8.3 Kebutuhan Informasi Infomasi yang akan disajikan oleh aplikasi yang akan dibuat adalah informasi mengenai perangkat lunak yaitu meliputi : profil karyawan, dan data absensi yaitu hari kerja dan penggajian karyawan. 3.8.4 Kebutuhan Pengguna Kebutuhan pengguna aplikasi ini meliputi : 1. Personalia : seseorang yang menjalankan aplikasi mulai dari input profil karyawan sampai input absensi, dan melakukan perhitungan hari kerja karyawan serta mencetak laporan absensi. 2. Akuntansi dan keuangan : seseorang yang menerima data mulai dari mengetahui perhitungan absensi karyawan sampai penggajian karyawan. 3. Direktur : seseorang yang menerima dan mengecek laporan dari bagian personalia.
3.9 Analisa Log Jaringan Analisa log jaringan yang dilakukan untuk mengetahui sejauh mana sistem yang terhubung dapat dikembangkan dan diterapkan untuk memperoleh hasil yang maksimal, sehingga data data yang digunakan untuk menghasilkan sebuah informasi yang berguna. Monitor Komputer terhubung dengan aplikasi CPU keyboard Barcode terhubung dengan komputer Aplikasi absensi dan penggajian menggunakan barcode Barcode Aplikasi terhubung dengan print. Scan kartu karyawan menggunakan barcode Print mencetak kartu karyawan Kartu Karyawan Gambar 3.4 Analisa Log Jaringan Adapun analisa log jaringan sebagai konfigurasi antara aplikasi,komputer dan barcode yaitu sebagai berikut : 1. Barcode terhubung dengan komputer 2. Komputer terhubung dengan aplikasi 3. Aplikasi terhubung dengan print 4. Print mencetak kartu karyawan 5. Scan karyawan menggunakan barcode