PENDEKATAN PERT UNTUK MENGOPTIMASI MANAJEMEN PROYEK PENYELENGGARAAN KONSER DALAM DUNIA SHOWBIZ OLEH PT. JAVA MUSIKINDO (STUDI KASUS : KONSER WESTLIFE, JAKARTA 12 SEPTEMBER 2006) Kartika Sahya Trianindya - 0700675993 ABSTRAK Konsep Manajemen Proyek selalu diterapkan oleh PT. Java Musikindo dalam menggelar sebuah konser berskala internasional. Hal ini dapat dilihat berdasarkan persiapan yang dilakukan PT.Java Musikindo menggelar konser mulai dari Tahap Mengidentifikasi, yaitu tahap PT. Java Musikindo mengobservasi artis mana yang akan dipromotori untuk mengadakan konser di Indonesia; Tahap Perencanaan, yaitu tahap dimana PT. Java Musikindo merumuskan kegiatan apa saja yang harus dilakukan panitia perdivisi; Tahap Implementasi, yaitu tahap koordinator divisi PT. Java Musikindo melaksanakan kegiatan yang sudah direncanakan sebelumnya; Dan Tahap Delivery, yaitu tahap menyampaikan hasil akhir yang berupa jasa kepada konsumen atau dapat disebut sebagai Hari Konser. Penelitian dilakukan dengan mengidentifikasi kegiatan apa saja yang harus dilakukan PT.Java Musikindo perdivisi dalam persiapan penyelenggaraan sebuah konser, mengetahui kegiatan mana yang merupakan jalur kritis agar tidak terjadi keterlambatan konser, dan berapa lama waktu yang diperlukan untuk melakukan persiapan sebuah konser. Metode penelitian yang digunakan adalah wawancara, meminta data dari perusahaan, mengobservasi langsung proses persiapan PT. Java Musikindo dalam menggelar konser, dan juga dilakukan studi pustaka dengan membaca buku dan website. Dari penelitian terhadap PT. Java Musikindo dalam Konser Westlife yang digelar di Jakarta 12 September 2006, maka diperoleh hasil (1) Diperlukan 20 kegiatan besar dimana terdapat persiapan panitia perdivisi yang dapat digabungkan secara paralel, (2) Terdapat 14 jalur kritis yang harus dilalui tepat waktu oleh masing-masing divisi agar tidak terjadi keterlambatan konser, (3) Total waktu yang diperlukan adalah sebanyak 82 hari, yang terdiri dari : 79 hari sebelum Hari Konser, 1 Hari pada Hari Konser, dan 2 hari setelah Hari Konser. Dari hasil tersebut dapat disimpulkan PT. Java Musikindo memerlukan waktu persiapan kurang lebih 2,5 bulan dalam Konser Westlife, namun hasil tersebut sangatlah berbeda dari Gambaran Umum Persiapan Penyelenggaraan Konser dalam Buku Wow, PT. Java Musikindo (Nadeak, 2003,pp 131-136), yaitu hanya memerlukan waktu 45 hari atau 1,5 bulan persiapan sebuah konser. Perbedaan tersebut terjadi karena di dalam buku tersebut tidak dicantumkan secara mendetail durasi yang diperlukan per kegiatan. Oleh karena itu sebaiknya PT. Java Musikindo merevisi Gambaran Umum Persiapan Penyelenggaraan Konser dalam Buku Wow, PT. Java Musikindo (Nadeak, 2003, pp 131-136) dengan lebih mendetail sehingga rancangan kerja panitia lebih terarah. Kata Kunci : Manajemen Proyek, Jalur Kritis iv
DAFTAR ISI Halaman Judul Luar Halaman Judul Dalam Halaman Pengesahan ABSTRAK KATA PENGANTAR DAFTAR ISI Halaman i ii iii v vi viii DAFTAR TABEL x DAFTAR GAMBAR xi DAFTAR LAMPIRAN xii Bab 1. PENDAHULUAN 1 1.1 Latar Belakang 1 1.2 Identifikasi Masalah 3 1.3 Tujuan Penelitian 4 1.4 Manfaat Peneltian 4 1.5 Sistematika Penelitian 5 Bab 2. LANDASAN TEORI DAN KERANGKA PEMIKIRAN 6 2.1 Landasan Teori 6 2.1.1 Pengertian Proyek 6 2.1.2 Perbedaan Kegiatan Proyek dan Kegiatan Operasional 7 2.1.3 Batasan Dalam Proyek 8 2.1.4 Siklus Proyek 11 2.1.5 Konsep dan Pemikiran dalam Manajemen Proyek 15 2.1.6 Perilaku dan Pengelolaan Proyek 21 2.1.7 Manajemen Proyek dalam Organisasi Perusahaan 25 2.1.8 Membangun Tim Manajemen Proyek 29 2.1.9 Metode, Teknik Perencanaan Waktu, dan Penyusunan Jadwal 33 2.1.10 Jaringan Kerja (Network) 34 2.1.11 Metode PERT(Program Evaluation and Review Technique) 42 2.2 Analisis Persaingan : Model Lima Kekuatan Porter 48 v
2.3 Kerangka Pemikiran 51 Bab 3. METODE PENELITIAN 52 3.1 Disain Penelitian 52 3.1.1 Langkah-langkah Pendekatan PERT Menggunakan Software QM for Windows 2 54 3.2 Operasionalisasi Variabel Penelitian 55 3.3 Jenis dan Sumber Data Penelitian 57 3.4 Teknik Pengumpulan Data 58 Bab 4. HASIL dan PEMBAHASAN 59 4.1 Profil Perusahaan 59 4.1.2 Struktur Organisasi 62 4.1.3 Job Description pada PT. Java Musikindo 63 4.1.3.1 Divisi Talent 63 4.1.3.2 Divisi Produksi 64 4.1.3.3 Divisi Ticketing 64 4.1.3.4 Divisi Keuangan 65 4.1.3.5 Divisi PERS dan Humas 65 4.1.3.6 Divisi Promosi 66 4.1.3.7 Divisi Perizinan 66 4.1.3.8 Divisi Operasional 66 4.2 Kondisi Bisnis Perusahaan 67 4.3 Profil Studi Kasus 69 4.4 Analisis Konser Westlife 71 4.4.1 Work Breakdown Structure Konser Westlife 71 4.4.2 Kegiatan-kegiatan dalam Penyelenggaraan Konser Westlife 72 4.4.3 Jalur Kritis Penyelenggaraan Konser Westlife 78 4.5 Implikasi Hasil Penelitian 82 Bab 5. KESIMPULAN DAN SARAN 89 5.1 Kesimpulan 89 5.2 Saran 91 Daftar Pustaka 92 Riwayat Hidup 93 vi
DAFTAR TABEL No Tabel Judul Tabel Halaman Tabel 2.1 Perbedaan antara kegiatan proyek dengan kegiatan 8 operasional Tabel 2.2 Beberapa perilaku dan fenomena kegiatan proyek dan 23 pengelolaan yang diperlukan Tabel 3.1 Disain Penelitian 52 Tabel 3.2 Operasionalisasi Variabel Penelitian 54 Tabel 3.3 Jenis Data dan Sumber Data 56 Tabel 4.1 Konser yang Pernah Digelar 60 Tabel 4.2 Pembagian Kegiatan Divisi Panitia Penyelenggaraan Konser 72 Westlife Sebelum Hari Konser Tabel 4.3 Pembagian Kegiatan Divisi Panitia Penyelenggaraan Konser 77 Westlife Hari Konser Tabel 4.4 Pembagian Kegiatan Divisi Panitia Penyelenggaraan Konser 78 Westlife Hari Setelah Konser Tabel 4.5 Task Time Computation 78 Tabel 4.6 Project Management Result 80 vii
DAFTAR GAMBAR No Gambar Judul Gambar Halaman Gambar 2.1 Tiga Kendala Proyek 9 Gambar 2.2 Project Life Cycle 12 Gambar 2.3 Masukkan pada Manajemen Proyek dan Keterkaitannya dengan Berbagai Pemikiran Manajemen dan Disiplin Ilmu 20 Gambar 2.4 Ringkasan Hubungan Manajemen Fungsional dengan 28 Manajemen Proyek Gambar 2.5 Gantt Chart 34 Gambar 2.6 Node dan Anak Panah 35 Gambar 2.7 Tanda atau Simbol dalam Membuat Jaringan Kerja 36 Gambar 2.8 Aktivitas Semu dalam Jaringan Kerja 37 Gambar 2.9 Suatu Kegiatan dengan dua atau lebih kegiatan-kegiatan 40 terdahulu yang menggabung Gambar 2.10 Tahap Menggunakan Metode PERT 44 Gambar 2.11 Pendistribusian Probabilitas Beta untuk Estimasi Tiga Jenis 46 Waktu Gambar 2.12 Jaringan Kerja dalam Metode PERT 47 Gambar 2.13 Model Lima-Kekuatan Bersaing 50 Gambar 4.1 Struktur Inti Organisasi PT.Java Musikindo 62 Gambar 4.2 Struktur Organisasi yang Berkembang pada PT. Java 63 Musikindo Gambar 4.3 Model Lima-Kekuatan Bersaing 67 Gambar 4.4 Work Breakdown Structure Konser Westlife 71 Gambar 4.5 Precedence Graph (AON) 81 Gambar 4.6 Activity On Arrow 82 viii
DAFTAR LAMPIRAN No Lampiran Keterangan Halaman Lampiran I Flyer dan Pembatas Buku Westlife L1 Lampiran II Tiket Konser Westlife L2 Lampiran III Gambaran Umum Persiapan Penyelenggaraan Konser L3 Lampiran IV Konferensi Pers L4 Lampiran V Meet and Greet L5 Lampiran VI Artis Pembuka Konser Westlife: Dirly dan Ihsan Indonesian Idol L6 Lampiran VII Konser Westlife L7 Lampiran VIII GANTT Chart L8 Lampiran IX Glossary L9 Lampiran X Surat Keterangan Survey L10 ix