BAB II TINJAUAN PUSTAKA, LANDASAN TEORI, DAN PEMBAHASAN A. Tinjauan Pustaka Hampir disetiap perpustakaan pasti melakukan pengolahan bahan pustaka. Banyak karya ilmiah yang membahas tentang pengolahan. Terdapat beberapa karya ilmiah yang membahas tentang pengolahan di perpustakan. Namun disini penulis hanya mengambil beberapa karya ilmiah tersebut yang penulis jadikan tinjauan pustaka diantaranya : Pertama adalah skripsi yang ditulis oleh Monalisa Septiana yang berjudul Pengolahan Koleksi Skripsi Tesis Dan Disertasi di Perpustakaan Universitas Indonesia. Skripsi ini membahas tentang pengolahan koleksi skripsi, tesis dan disertasi yang dilakukan oleh pustakawan di Perpustakaan Universitas Indonesia. Tujuan penelitian yaitu menggambarkan kegiatan pengolahan koleksi skripsi, tesis dan disertasi di Perpustakaan Universitas Indonesia, serta mengidentifikasi hambatan-hambatan yang dialami pustakawan dalam mengolah koleksi tersebut. Penelitian ini menggunakan metode studi kasus dengan pendekatan kualitatif. Hasil dari penelitian ini adalah pengolahan skripsi, tesis dan disertasi di Perpustakaan Universitas Indonesia terdiri dari tahap penerimaan, tahap inventarisasi, tahap katalogisasi deskriptif, tahap 7
8 katalogisasi subjek, kegiatan pasca katalogisasi serta kegiatan shelving koleksi. Kurangnya SDM dalam melakukan pengolahan secara umum maupun dalam pemeriksaan koleksi yang telah diolah, menyebabkan koleksi menumpuk. Kendala yang ditemui dalam pengolahan koleksi ini yaitu jaringan terganggu atau bad getaway; sulitnya penentuan subjek pada bidang ilmu tertentu; pengetikan dengan simbol, rumus atau bahasa khusus. Kedua tugas akhir dari Novi Nurvitasari yang berjudul Proses Pengolahan Bahan Pustaka Skripsi di Perpustakaan Sekolah Tinggi Pariwisata Sahid Surakarta. Tujuan dari Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui kegiatan pengolahan bahan pustaka di Perpustakaan Sekolah Tinggi Pariwisata (STP) Sahid Surakarta. Di Perpustakaan STP Sahid Surakarta terdapat beberapa kendala yang dialami selama melakukan kegiatan pengolahan bahan pustaka skripsi. Kendala yang dihadapi antara lain: 1. Anggaran dana di Perpustakaan STP Sahid Surakarta terbatas jumlahnya. 2. Sarana-prasarana di Perpustakaan STP Sahid Surakartajumlahnya terbatas karena hanya memiliki satu unit perangkat komputer. 3. Kurangnya tenaga ahli dalam melakukan kegiatan pengolahan bahan pustaka skripsi Perpustakaan STP Sahid Surakarta. Dari kedua sumber tinjauan pustaka di atas maka penulis dapat menyampaikan bahwa pengolahan karya ilmiah di UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Yogyakarta memiliki kesamaan alur dengan apa yang dijelakan di atas. Alur tersebut antaralain dari mulai proses penerimaan, penginventarisan, penginputan data sampai dengan penataan (selving).
9 B. Landasan Teori 1. Pengertian Perpustakaan. Perpustakaan yaitu mencakup suatu ruang, bagian dari gedung / bangunan, atau gedung yang berisi buku-buku koleksi yang telah disusun dan diatur sedemikian rupa, sehingga mudah dicari dan digunakan apabila sewaktu-waktu diperlukan oleh pembaca (Sutarno NS, 2006) Perpustakaan dapat diartikan sebagai sebuah ruang ataupun gedung yang digunakan untuk menyimpan bahan pustaka (buku dan terbitan lainnya) dengan menggunakan tata susunan dan aturan tertentu (Sulistyo Basuki dalam Wiji Suwarno: 2007) Sedangkan perpustakaan menurut Wiji Suwarno (2007,11) adalah suatu unit keja yang subtansinya merupakan sumber informasi yang setiap saat dapat digunakan oleh pengguna jasa lainnya. Dari pengertian perpustakaan diatas dapat saya simpulkan bahwa perpustakaan merupakan sebuah gedung atau ruangan yang digunakan untuk menyimpan bahan koleksi yang ditata berdasarkan aturan yang ada supaya dapat dinikmati sewaktu-waktu oleh pengguna jasa lainnya.
10 2. Pengertian Pustakawan Berdasarkan Keputusan Mentri Penertiban Aparatur Negara (kepmenpan) Nomor 18 Tahun 1998 tentang Jabatan Fungsional Pustakawan, Pustakawan adalah pegawai negri sipil yang diberi tanggung jawab dan wewenang untuk melakukan kegiatan kepustakawanan di perpustakaan. Pustakawan adalah orang yang bergerak di bidang perpustakaan, ahli perpustakaan. (Sutarno NS, 2006) Dapat disimpulakan bahwa pustakawan adalah orang-orang yang menekuni kegiatan kepustakawanan dan bergerak dibidang perpustakaan dapat merupakan pegawai negri sipil maupun non pegawai negri sipil. 3. Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh lembaga pendidikan tinggi yang bersangkutan. Perpustakaan Perguruan tinggi sendiri didirikan berdasarkan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu Pendidikan, Penelitian, dan Pengabdian. (Sutarno NS, 2006)
11 Berdasarkan uraian diatas perpustakaan perguruan tinggi adalah suatu lembaga perpustakaan yang diselenggarakan oleh perguruan tinggi berdasarkan pada Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu Pendidikan, Penelitian, dan Pengabdian. 4. Pengertian Koleksi/Bahan Pustaka Koleksi adalah kumpulan dari bahan pustaka dapat berupa gambar, benda bersejarah, lukisan, objek penelitian yang berhubungan dengan studi penelitian (Kamus Besar Bahasa Indonesia) Bahan pustaka sendiri adalah kumpulan dari buku, karya ilmiah, terbitan berkala yang ada di perpustakaan. 5. Koleksi Karya Ilmiah Karya Ilmiah adalah laporan tertulis dan diterbitkan yang merupakan hasil penelitian atau pengkajian yang telah dilakukan oleh seseorang atau sebuah tim yang memenuhi kaedah-kaedah keilmuan yang telah disepakati dalam masyarakat (Kamus Besar Bahasa Indonesia) Karya ilmiah sering disebut juga laporan penelitian, karena didalamnya berdasarkan dari suatu penelitian ataupun pengamatan dan disusun secara sistematis serta ilmiah.
12 6. Pengertian Pengolahan Bahan Pustaka Pengolahan bahan pustaka ialah kegiatan yang diawali sejak koleksi diterima di perpustakaan sampai dengan penempatan di rak untuk kemudian siap untuk dipakai oleh pengguna (Sutarno NS, 2006) Jadi pengolahan bahan pustaka merupakan kegiatan dari awal mendapat bahan pustaka sampai ke penyajian bahan pustaka agar dapat dinikmati oleh pengguna. 7. Tujuan dan Fungsi Pengolahan bahan pustaka Adapun tujuan dari pengolahan bahan pustaka adalah : a. Untuk mempermudah dalam pengaturan dan dapat dengan mudah dalam penelusuran kembali informasi yang ada. b. Agar semua koleksi dapat dikendalikan supaya mudah dalam proses temu kembali oleh pemakai. Fungsi dari pengolahan bahan pustaka adalah : Fungsi utama dari pengolahan bahan pustaka adalah agar bahan pustaka dapat termonitor keberadaannya dan agar supaya mudah dalam pengaksesan oleh pengguna yang membutuhkan.
13 8. Tahapan Pengolahan Bahan Pustaka Tahapan pengolahan bahan pustaka terdiri atas : a. Inventarisasi Inventarisasi adalah pencatatan setiap bahan pustaka yang diterima perpustakaan kedalam buku inventaris atau buku induk sebagai tanda bukti perbendaharaan pemilik perpustakaan (Yuyu Yulia, 1993) Gambar 1. Contoh buku inventaris Sumber. Dokumen Pribadi dari UPT Perpustakaan UNS b. Pemberian tanda Semua bahan pustaka yang diterima perpustakaan akan menjadi milik perpustakaan tersebut, maka perlu diberikan tanda khusus berupa pengecatan, penulisan, atau pemberian stempel yang diterakan pada halaman judul dan halam tertentu dan tidak mengenai tulisan (Lasa HS 2013)
14 Gambar 2. Contoh cap inventaris Sumber. Dokumen Pribadi dari UPT Perpustakaan UNS c. Klasifikasi Untuk mempermudah temu kembali,maka semua bahan pustaka perlu dikelompokkan menurut subjek/pokok masalah. Pengelompoan ini merujuk kepada Dewey Decimal Clasification (DDC) yang terdiri atas 3 angka utama yang menunjukan subjek pokok dari bahan pustaka (Lasa HS, 2013) Contoh klasifikasi DDC Kelas utama 000 Karya umum 100 Filsafat 200 Agama 300 Ilmu Sosial 400 Bahasa
15 500 Ilmu pengetahuan murni 600 Ilmu pengetahuan terapan/teknologi 700 Seni, olahraga 800 Kesusastraan 900 Sejarah, geografi d. Pengkatalokan Pengkatalokan atau katalogisasi adalah proses pembuatan daftar pustaka dari bahan pustaka yang berfungsi untuk mencatat informasi mengenai bahan pustaka yang dapat membantu proses temu kembali menggunakan standart bibliografi internasional. (Lasa HS, 2013) Katalog ini dapat berupa katalog manual maupun katalog elektronik atau sering disebut sebagai online Public access catalog (OPAC). Gambar 3. Contoh katalog manual Sumber.Dokumen Pribadi dari UPT Perpustakaan UNS
16 Gambar 4. Contoh OPAC Sumber. http://lib.isi.ac.id/opac/ e. Pemberian Barcode Barcode adalah kode/simbol yang pada umumnya terdiri dari lajur-lajur atau batang-batang yang memiliki perbedaan kerapatan serta ketebalan antar satu dan lainnya. (Lasa HS, 2013) Gambar 5. Contoh barcode Sumber. Dokumen Pribadi dari Corel Draw X7 f. Pemberian Label Label biasanya berada di punggun buku, hal ini digunakan untuk menandai buku dengan nomor panggil supaya nanti dalam penataannya dapat sesuai dengan urutan yang sudah ada berdasarkan
17 aturan yang berlaku.label ini juga berfungsi agar mempermudah menemukan buku yang dimaksud melalui nomor panggilnya. Gambar 6. Contoh label buku Sumber. Dokumen Pribadi dari UPT Perpustakaan UNS g. Penataan (Selving) Penataan bahan pustaka (koleksi) di rak merupakan proses akhir dari pengolahan suatu bahan pustaka. Penataan (Selving) ini menggunakan metode khusus berdasarkan subjek dari bahan pustaka (koleksi) tersebut. Penataan (Shelving) ini menggunakan juga label yang ada sebagai patokan penempatan urutan bahan pustaka (koleksi) di rak. Hal ini bertujuan agar urutan bahan pustaka sesuai dengan subjek dan bidang yang dibahas secara spesifik dan mempermudah dalam temu kembali informasi.
18 Gambar 7. Gambaran penataan bahan pustaka (koleksi) Sumber. Dokumen Pribadi dari UPT Perpustakaan ISI Yogyakarta C. Pembahasan Di ruang skripsi UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Yogyakarta memiliki kebijakan sendiri dalam pengolahan bahan koleksi karya ilmiah (TA). Kebijakan ini diambil oleh petugas yang berwenang (pelaksana tugas) di ruang skripsi. Pengolahan ini mulai dari penerimaan TA sampai dengan penyajian TA. Adapun tata urutan pengolahan TA yang ada adalah sebagai berikut : 1. Penerimaan TA Di Institut Seni Indonesia Yogyakarta setiap mahasiwa yang lulus dan akan mengikuti wisuda diwajibkan untuk menyerahkan TA ke
19 UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Yogyakarta. Sebelum menyerahkan TA tersebut calon wisudawan harus melengkapi persyaratan yang sudah ditetapkan oleh UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Yogyakarta. Persyaratan itu antaralain : 1. Satu eksemplar hardcopy TA yang telah dibubuhi tandatangan Dekan/Direktur Pasca Sarjana beserta cap. 2. Satu buah softcopy TA full text berformat PDF pada sebuah CD 3. Satu buah softcopy naskah publikasi/jurnal berformat PDF pada sebuah CD 4. Satu buah file karya dalam format audio visual pada sebuah CD 5. Semua CD dimasukkan kedalam sampul CD dengan ukuran 13,5 cm x 19 cm Gambar 8. Syarat penyerahan TA di UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Yogyakarta Sumber. Dokumen Pribadi dari UPT Perpustakaan ISI Yogyakarta
20 Adapun alur dari penyerahan TA di ruang skripsi UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Yogyakarta adalah sebagai berikut : 1. Mahasiswa datang ke ruang skripsi membawa syarat yang ada di atas. 2. Mahasiswa menyerahkan syarat-syarat yang sudah lengkap kepada petugas yang ada. 3. Petugas menerima dan mengecek kelengkapan syarat-syarat yang ada. 4. Mahasiswa diberi lembar pernyataan yang menyatakan kesediaannya untuk mempublis TA dan Jurnal mereka. 5. Petugas mencatat TA dan syarat-syarat yang ada ke buku inventaris masuk TA baru. 6. Petugas mengecek CD softcopy TA dan jurnal serta meng copy softcopy TA ke pc petugas. 7. Petugas memberikan surat keterangan telah menyerahkan syaratsyarat yang ada ke mahasiswa.
21 2. Inventaris TA Setelah TA diterima dari mahasiswa, petugas melakukan pencatatan inventaris di sebuah buku inventaris yang ada. Pencatatan ini bertujuan untuk memberikan nomor inventaris yang bertujuan untuk mempermudah dalam proses penelusuran. Gambar 9. Buku inventaris TA di UPT Perpustakaan ISI Yogyakarta Sumber. Dokumen Pribadi dari UPT Perpustakaan ISI Yogyakarta Dalam buku inventaris TA ini terdapat hal-hal yang harus diisikan oleh petugas, yaitu :
22 a. Nomor Urut : Merupakan urutan pecatatan TA mengikuti urutan sebelumnya. b. Tanggal Terima : Merupakan tanggal dimana TA tersebut diterima oleh petugas. c. Nomor Inventaris : Nomor yang berisikan urutan dari TA tersebut, jenis dari TA tersebut, serta tahun TA masuk buku inventaris. d. Pengarang : Nama dari pengarang TA tersebut. e. Judul : Judul dari TA tersebut. f. Bahasa : Bahasa dari TA tersebut. g. Lampiran : Berisi tentang dimana TA tersebut diterbitkan dan oleh siapa. h. Eksemplar : Berapa banyak eksemplar yang ada. i. Macam buku : Jenis dari TA tersebut. 3. Pengecapan TA Pengecapan TA ini bertujuan memberikan tanda dan nomor inventaris pada TA yang telah diinventaris. Hal ini bertujuan untuk menunjukan kepemilikan dari TA tersebut. Pengecapan ini memakai 2 bentuk cap, yaitu kotak (persegi panjang) yang berisi tentang nomor inventaris dan keterangan
23 tambahan dan lingkaran yang merupakan logo dari UPT Perpustakaan ISI Yogyakarta. Cap inventaris diberikan di halaman pertama pada tempat yang kosong tidak terdapat tulisan yang dapat terlihat. Apabila tidak ada yang kosong maka bisa diberikan di halaman berikutnya. Gambar 10. Cap inventaris pada UPT Perpustakaan ISI Yogyakarta Sumber. Dokumen Pribadi dari UPT Perpustakaan ISI Yogyakarta Cap lembaga diberikan pada beberapa halaman, di halaman depan, halaman isi, dan halaman belakang. Stempel lembaga di tempatkankan pada halaman yang kosong yang dapat terlihat.
24 Gambar 11. Cap lembaga UPT Perpustakaan ISI Yogyakarta Sumber. Dokumen Pribadi dari UPT Perpustakaan ISI Yogyakarta Gambar 12. Cap pada TA ISI Yogyakarta Sumber. Dokumen Pribadi dari UPT Perpustakaan ISI Yogyakarta
25 4. Input Data ke Sistem UPT Perpustakaan ISI Yogyakarta menggunakan SLiMS (Senayan Library Management System) sebagai OPAC maupun system pengolahan digital. TA yang ada pun akan diinput kedalam system ini. Penginputan dilakukan setelah proses inventaris dan pengecapan selesai. Adapun hal-hal yang akan diinput atantara lain : 1. Judul TA 2. Nama Pengarang 3. Jurusan Kuliah yang Ditempuh 4. Tahun Kelulusan 5. Nomor Panggil sesuai di buku inventaris 6. Nomor Klasifikasi 7. Tempat Terbit 8. Tahun Memasukan Data 9. Diskripsi Fisik TA 10. Subyek TA 11. Abstrak Hal ini bertujuan supaya TA yang ada dapat ditelusuri dengan OPAC dan keberadaannya dapat diketahui oleh pemustaka. Ini juga dimaksudkan agar supaya memudahkan dalam hal temu kembali informasi baik oleh pustakawan atau pemustaka.
26 Gambar 13. Tampilan OPAC saat memasukan data TA Sumber.http://lib.isi.ac.id/opac/admin/index.php?mod=bibliogr aphy Gambar 14. Tampilan OPAC saat memasukan data TA Sumber.http://lib.isi.ac.id/opac/admin/index.php?mod=bibliogr aphy
27 5. Pemberian Label dan Barcode Setelah melakukan input data ke SLiMS, petugas lalu dapat mencetak label dan barcode dari SLiMS. Label digunakan sebagai penanda peletakan TA pada rak, sedangkan barcode digunakan untuk mempermudah mendata TA tersebut pada kemudian hari. Adapun label pada TA di UPT Perpustakaan ISI Yogyakarta terdiri atas : a. Jurusan : TES (Tesis), DK (Desain Komunikasi), MS (Musik), St.PKJ (Seni Tari Pertunjukan), St.PCT (Seni Tari Penciptaan), KL (Kriya Logam), KK (Kriya Kayu), KT (Kriya Tekstil), KKL (Kriya Kulit), SL (Seni Lukis), FT (Fotografi), DI (desain Interior), TV (Televisi), SG (Seni Grafis), EG (Ento Musikologi), DES (Desertasi). b. Nama Pengarang : Nama pengarang akan dibalik. c. Judul : Berisikan huruf pertama dari judul. d. Tahun Terbit : Berisikan tahun terbit TA. Jurusan/Pengarang/Judul/Tahun Terbit
28 Gambar 15. Label TA Sumber.http://lib.isi.ac.id/opac/admin/index.php?mod=bibliogr aphy Gambar 16. Barkode TA Sumber.http://lib.isi.ac.id/opac/admin/index.php?mod=bibliogr aphy Setelah label dan barcode dicetak, lalu label ditempelkan pada punggung TA dan barkode pada halaman judul TA.
29 6. Penataan/Selving TA Penataan/selving TA pada UPT Perpustakaan ISI Yogyakarta berdasarkan pada jurusan TA tersebut. Hal ini dilakukan supaya mempermudah dalam proses temu kembali infoemasi oleh petugas atau pemakai. B. Analisis Bahwa Pengolahan Koleksi Karya Ilmiah (TA) di UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Yogyakarta sudah sesuai dan memenuhi persyaratan umum dan teori yang diterapkan oleh berbagai macam perpustakaan yang ada dan membuat pemakai (pemustaka) dapat lebih mudah dalam temu kembali informasi yang ada.