1 Daftar Isi Halaman Daftar Isi 1 Pengantar 2 A. Persyaratan Program Kerja Praktik (Internship) 3 B. Persyaratan Program Penelitiann 4 C. User Manual Internship (Panduan pendaftaran Kerja Praktik secara online) 5 a. Pendaftaran calon Peserta 6 b. Login Calon Peserta 10 c. Tampilan dashboard 11 1. Nama peserta dan program kegiatan 11 2. Status 11 3. Periode Program 11 4. Pembatalan pendaftaran 12 5. Edit Data Diri 12 6. Pengumuman 13 7. Nilai PKL 13 D. Flow Internship 14 Panduan pendaftaran program Kerja Praktik dan Penelitian
2 Pengantar Program Praktik Kerja Lapangan (Internship) dan Program Penelitian untuk pelajar maupun mahasiswa merupakan bagian dari program CSR perusahaan PT Pupuk Kalimantan Timur yang diperuntukan bagi masyarakat disekitar perusahaan maupun di luar Bontang. Peserta Program Praktik Kerja Lapangan (Internship) dan Program Penelitian di PT Pupuk Kalimantan Timur terdiri dari siswa SLTA di kota Bontang dan Mahasiswa dari perguruan tinggi seluruh Indonesia. Total peserta berkisar 400-450 orang pertahun. Program Praktik Kerja Lapangan (Internship) di PT Pupuk Kalimantan Timur dibagi dalam 4 periode yaitu : No Periode Waktu 1 Periode I Januari - Maret 2 Periode II April-Juni 3 Periode III Juli-September 4 Periode IV Oktober-Desember Awal Kerja Praktik Minggu III setiap periodenya Selain Program PKL, PT Pupuk Kalimantan Timur juga menerima Mahasiswa yang akan melakukan penelitian. Alokasi waktu yang untuk penelitian maksimal 10 hari kerja. Jadwal penelitian menyesuaikan kebutuhan mahasiswa. Beberapa sekolah dan perguruan tinggi yang melakukan Praktik Kerja Lapangan dan Penelitian sebagai berikut : SMKN 1 Bontang UGM Univ. Brawijaya UNS SMK YKPP Bontang ITS Univ. Airlangga UPN-SBY SMK Rigomasi Bontang ITB Univ. Indonesia UNPAD SMK Bani Abdurrahman IPB UPN JOGJA UNHAS SMK Putra Bangsa UII POLINEMA UNDIP POLNES UMY UNMUL dan lain-lain Guna meningkatkan pelayanan kepada para Siswa dan Mahasiswa peserta PKL maupun Penelitian yang setiap tahun selalu meningkat jumlahnya, perlu dibuat system yang dapat memudahkan layanan kepada para Siswa maupun Mahasiswa. Para siswa dan mahasiswa dapat memonitor status permohonannya secara realtime. Sebelum melakukan pendaftaran, siapkan dokumen yang diperlukan sebagai berikut : a. Passfoto dengan latar belakang sesuai area tempat Kerja Praktik. Pas foto di area pabrik dengan latar belakang merah sedangkan di area luar pabrik latar belakang kuning. b. Transkrip nilai/ Rapor c. Permohonan atau Proposal dari kampus/sekolah Untuk informasi lanjut dapat menghubungi Arya Pratama Putra Telp. : 0548 41202 ext 5728 E-mail : Arya.PratamaPutra@pupukkaltim.com Panduan pendaftaran program Kerja Praktik dan Penelitian
PERSYARATAN PROGRAM KERJA PRAKTIK PERMOHONAN 1. Melakukan pendaftaran secara online di http://internship.pupukkaltim.com. 2. Siapkan dokumen sebagai berikut : a. Surat permohonan kerja praktik dari sekolah/universitas kepada Direksi PT Pupuk Kalimantan Timur Cq Manager Dept. Diklat & MP dengan dilampiri proposal. b. Rapor terakhir / Transkrip nilai c. Pas Foto Pas photo berwarna dengan latar belakang warna merah bagi Jurusan Teknik, serta warna kuning bagi Jurusan non Teknik Ukuran 3x4 sebanyak 4 lembar Ukuran 4x6 sebanyak 1 lembar Softfile foto ukuran 4x6 d. Foto copy Surat SKCK dari Kepolisian setempat 2 lbr e. Foto copy Kartu Pelajar/Mahasiswa = 3 lembar f. Foto copy KTP = 3 lembar bagi mahasiswa g. Foto copy Kartu Keluarga bagi pelajar (pengganti KTP) 3. Dokumen butir 2c-2g (kecuali softfile foto) dikirim ke Dept. Diklat & Manajemen Pengetahuan paling lambat 2 (dua) minggu sebelum pelaksanaan Kerja Praktik. FASILITAS 1. Peserta dari luar Bontang disediakan akomodasi selama mengikuti Kerja Praktik dan makan (pagi & malam) pada hari pertama kedatangan. 2. Makan siang pada hari kerja. 3. Reproduksi bahan presentasi sebanyak 6 (enam) bundle, sedangkan untuk printing Laporan Lengkap menjadi beban Mahasiswa peserta Kerja Praktik 4. Sertifikat bagi yang dinyatakan LULUS 5. Biaya berobat kategori penyakit ringan (tidak termasuk Opname/Operasi) KEWAJIBAN 1. Peserta wajib hadir 1 (satu) hari sebelum pelaksanaan Kerja Praktik 2. Mentaati peraturan yang berlaku di PT Pupuk Kalimantan Timur 3. Menjaga nama baik dan kerahasiaan data yang ada di PT Pupuk Kalimantan Timur 4. Melaksanakan dan menyelesaikan tugas- tugas yang di berikan oleh Pembimbing 5. Khusus Mahasiswa wajib melaksanakan presentasi atas tugas yang di berikan Pembimbing 6. Menyerahkan laporan Kerja Praktik yang telah disahkan oleh Pembimbing PT Pupuk Kalimantan Timur dan Pembimbing Sekolah/Perguruan Tinggi sebanyak 2 (dua) eksemplar PERIODE KERJA PRAKTIK Periode I Januari - Maret Periode III Juli-September Periode II April-Juni Periode IV Oktober-Desember Mulai Kerja Praktik setiap Minggu III per periode LAIN LAIN 1. PT Pupuk Kalimantan Timur menerima Kerja Praktik Mahasiswa Program D-3, Strata-1 (S1) maupun S-2 2. PT Pupuk Kalimantan Timur hanya menerima Siswa khusus wilayah Bontang 3. PT Pupuk Kalimantan Timur memberikan uang saku bagi peserta Kerja Praktik yang besarannya disesuaikan dengan kemampuan Perusahaan. 4. PT Pupuk Kalimantan Timur memberikan Asuransi Tenaga Kerja selama mengikuti KP. 5. Mahasiswa wajib membawa perlengkapan sendiri untuk keperluan pembuatan laporan seperti Komputer (Laptop) serta Software. 6. Apabila dalam waktu 5 hari kerja berturut-turut tidak masuk tanpa keterangan, dianggap mengundurkan diri secara sepihak. 7. Panduan pendaftaran dapat diunduh di http://internship.pupukkaltim.com/usman.pdf 3
4 PERSYARATAN PROGRAM PENELITIAN PERMOHONAN FASILITAS 1. Melakukan pendaftaran secara online di http://internship.pupukkaltim.com. 2. Siapkan dokumen sebagai berikut : a. Surat permohonan penelitian dari sekolah/universitas kepada Direksi PT Pupuk Kalimantan Timur Cq Manager Dept. Diklat & Manajemen Pengetahuan dengan dilampiri proposal. b. Photo copy Kartu Pelajar/Mahasiswa = 3 lembar c. Photo copy KTP Pelajar/Mahasiswa = 3 lembar 3. Berkas persyaratan butir 2b dan 2c, dikirim ke Dept. Diklat & Manajemen Pengetahuan paling lambat 2 (dua) minggu sebelum pelaksanaan Penelitian. 1. Akomodasi selama melaksanakan Penelitian bagi peserta dari luar Bontang. 2. Makan siang pada hari kerja. 3. Surat keterangan telah melaksanakan Penelitian. 4. Biaya berobat kategori penyakit ringan (tidak termasuk Opname/Operasi) KEWAJIBAN 1. Peserta wajib hadir 1 (satu) hari sebelum pelaksanaan penelitian 2. Mentaati peraturan yang berlaku di PT Pupuk Kalimantan Timur 3. Menjaga nama baik dan kerahasiaan data yang ada di PT Pupuk Kalimantan Timur WAKTU PENELITIAN LAIN LAIN Pupuk Kaltim memberikan batasan waktu bagi Mahasiswa untuk menyelesaikan program Penelitian selama 5 (lima) hari kerja, ditambah 5 (lima) hari kerja apabila dianggap perlu. 1. PT Pupuk Kalimantan Timur menerima Penelitian untuk Mahasiswa Program Strata-1 (S1), Strata-2 (S2) & Strata-3 (S3). 2. Mahasiswa wajib membawa perlengkapan sendiri untuk keperluan pembuatan laporan seperti Komputer (Laptop) serta Software. 3. Panduan pendaftaran dapat diunduh di http://internship.pupukkaltim.com/usman.pdf Office : Departemen Diklat & MP PT Pupuk Kalimantan Timur Jl James Simandjuntak no. 1, Bontang Utara Bontang, Kalimantan Timur, 75313 Telp. 0548 41202 ext. 5728, 5729 http://internship.pupukkaltim.com
USER MANUAL INTERNSHIP PT PUPUK KALIMANTAN TIMUR http://internship.pupukkaltim.com
6 USER MANUAL INTERNSHIP PT PUPUK KALIMANTAN TIMUR a. Pendaftaran Peserta Gambar 1. Halaman Depan 1. Masukan alamat website http://internship.pupukkaltim.com pada web browser. Akan muncul tampilan seperti Gambat 1. Klik tombol Daftar akan muncul halaman seperti gambar no.2 Gambar 2.Tampilan Pilih Periode Pilih tombol Kerja Praktik Pilih tombol Pengambilan Data Penelitian untuk mendaftar Kerja Praktik. untuk mendaftar Penelitian
7 Gambar 3.Tampilan Pilih Periode 2. Pilih Tahun pelaksanaan Kerja Praktik dan Periode Kerja Praktik. Klik tombol Selanjutnya. Gambar 4 Data Diri 3. Muncul halaman Data Diri seperti pada gambar 4. Isi kotak yang tersedia dengan ketentuan sebagai berikut : a. Nama : Diisi nama lengkap calon peserta b. Email : Diisi alamat email calon peserta (yang masih aktif dan dapat diakses) c. Email Alternatif : Diisi alamat email alternatif calon peserta (jika diperlukan) d. Alias : Nama alias / panggilan calon peserta e. Tempat Kelahiran : Diisi tempat lahir calon peserta sesuai KTP f. Tanggal Kelahiran : Diisi tanggal lahir calon peserta sesuai KTP g. Jenis Kelamin : Pilih jenis kelamin calon peserta (pria / wanita) h. Alamat Saat Ini : Diisi alamat tempat tinggal calon peserta saat ini i. Alamat Asal : Diisi alamat tempat tinggal asal calon peserta j. No. Telepon : Diisi Nomor Handphone calon peserta (yang masih aktif) k. Ukuran Sepatu : Pilih nomor ukuran sepatu calon peserta l. Agama : Pilih agama calon peserta sesuai KTP m. Kewarganegaraan : Pilih kewarganegaraan calon peserta sesuai KTP Lalu klik tombol Selanjutnya dan akan muncul halaman Pendidikan seperti gambar no 5.
8 Gambar 5. Halaman Pendidikan 4. Muncul halaman Pendidikan. Isi data pada kotak yang tersedia. Kategori Tingkat Pendidikan Sekolah Fakultas Jurusan Program Studi Nomor Induk : Pilih status calon peserta (mahasiswa / siswa) : Pilih tingkat pendidikan calon peserta : Pilih perguruan tinggi / sekolah calon peserta : Diisi fakultas calon peserta (jika tidak ada fakultas, cukup diisi sama dengan jurusannya) : Pilih jurusan calon peserta : Diisi program studi calon peserta (jika tidak ada program studi, cukup diisi sama dengan jurusannya) : Diisi nomor induk mahasiswa / siswa Lalu klik tombol Selanjutnya. Gambar 6. Halaman Jurusan 5. Isi data peminatan calon peserta di kotak yang tersedia : Tanggal Permohonan : Diisi tanggal permintaan pelaksanaan Kerja Praktik calon peserta Judul : Diisi judul yang akan diambil / yang akan dipelajari calon peserta Bidang Peminatan : Diisi bidang yang ingin dipelajari calon peserta Departemen : Pilih unit kerja sesuai bidang yang diminati calon peserta Lalu klik tombol Selanjutnya.
9 Gambar 7.. Halaman Lampiran 6. Muncul halaman lampiran. Upload berkas persyaratan Kerja Praktik dengan ketentuan sebagai berikut : Surat Permohonan dari Universitas / Sekolah Transkrip Nilai Proposal Pas Foto Lalu klik tombol Kirim. : Format file doc / pdf maksimal 5 MB : Format file doc / pdf maksimal 5 MB : Format file doc / pdf maksimal 5 MB : a. Warna latar belakang seperti yang tertera di sistem (Background red merah / Background yellow kuning) b. Format jpg / png c. Ukuran foto 4 x 6 d. Besar file maksimal 5 MB Gambar 8. Halaman informasi User name & Password peserta 7. Calon peserta akan mendapatkan Username dan Password yang secara otomatis muncul pada layar dan juga melalui email masing-masing calon peserta seperti pada gambar 8. Catat Username dan Password tersebut untuk digunakan sebagai ID calon peserta saat login di website Internship.pupukkaltim.com
10 b. Login Calon Peserta Calon peserta yang telah mendaftarkan diri akan mendapatkan user name & password yang digunakan untuk login melalui website http://internship.pupukkaltim.com dengan cara sbb: Gambar 9.. Halaman depan 1. Buka website http://internship.pupukkaltim.com melalui web browser & klik tombol masuk. Gambar 10. Memasukan user name dan password 2. Klik menu Masuk. Masukkan Username dan Password, klik tombol Kirim. Gambar11. Tampilan halaman Dashboard 3. Muncul halaman Dashboard seperti gambar 11. Di halaman ini terdapat informasi status pendaftaran.
11 c. Tampilan Dashboard Tampilan dashboard nampak seperti pada gambar 12. 1 2 4 3 5 6 7 Gambar 12. Tampilan Dashboard Informasi pada dashboard. 1. Nama peserta dan program kegiatan 2. Status Status administrasi peserta menunjukkan status terkini calon peserta mulai dari awal mendaftar sampai peserta telah melaksanakan Kerja Praktik. Status akan berubah sesuai progresnya yaitu: No Status Keterangan A Menunggu Persetujuan Calon peserta masih menunggu persetujuan Kerja Praktik dari PT. Pupuk Kalimantan Timur B Tidak Valid Data yang dimasukan belum benar dan perlu diedit. C Diterima Calon peserta telah diterima untuk melaksanakan Kerja Praktik sesuai status periode yang tertera. D Isi Form PDPE Peserta yang telah diterima, segera mengisi form Pengisian Data Pribadi dan Evaluasi (PDPE) yang tersedia di menu Data Diri E Pilih Kamar Peserta (dari luar Bontang) memilih kamar camp pada menu pilih kamar yang telah tersedia di dashboard. F Unduh Undangan Peserta Kerja Praktik yang ingin mengajukan presentasi laporan Kerja Praktik mengisi form undangan di menu yang tersedia di dashboard dan mengunduh langsung undangan tersebut. G Unduh sertifikat Peserta Kerja Praktik yang telah mengumpulkan hardcopy laporan yang telah disahkan oleh sekolah / kampus dapat mengunduh sertifikat di menu yang tersedia di dashboard. 3. Periode Program Status periode dapat dilihat di sisi kanan menu dashboard dan menunjukkan periode pelaksanaan Kerja Praktik peserta. Status periode dapat berubah jika kuota jurusan di PT. Pupuk Kalimantan Timur pada tanggal tersebut telah penuh dan peserta dialihkan ke periode selanjutnya
4. Pembatalan pendaftaran Untuk melakukan pembatalan Kerja Praktik klik tombol Batalkan Kerja Praktik atau Penelitian, kemudian akan muncul menu konfirmasi seperti gambar 13 di bawah ini. 12 Gambar 13. Konfirmasi membatalkan pendaftaran Klik tombol Kirim untuk mengundurkan diri Kerja Praktik atau Penelitian. 5. Edit Data Diri Klik menu Data Diri (a) yang berada di sisi kiri. Pada halaman ini terdapat 5 sub halaman (b) yang berisikan data diri peserta. Klik sub halaman 2 (gbr 14). a c b Gambar 14. Edit data Lakukan edit data, jika sudah selesai klik tombol Ubah (c). Data lama akan diganti data yang baru.
13 Klik tombol Browse untuk mengganti lampiran. Klik tombol View yang terletak disebelah tombol browse untuk preview lampiran. Klik tombol Ubah, seperti gambar 15. Gambar 15. Edit Lampiran 6. Pengumuman Klik menu pengumuman yang berada di sisi kiri tampilan dashboard (lihat gbr 12) Akan muncul halaman informasi pengumuman seperti pada gambar 16 di bawah ini. Gambar 16. Pengumuman 7. Nilai PKL Peserta Kerja Praktik juga dapat melihat nilai pada dashboard seperti pada gambar no 12.