PEDOMAN ADMINISTRASI UMUM BPJS KETENAGAKERJAAN

DIKLAT OPK 2016 PEDOMAN ADMINISTRASI UMUM BPJS KETENAGAKERJAAN

Landasan Hukum PERATURAN DIREKSI BPJS KETENAGAKERJAAN NOMOR PERDIR/09/072015 TENTANG PEDOMAN ADMINISTRASI UMUM Pedoman Tata Naskah Pedoman Pengurusan Surat dan Penataan Berkas Pedoman Pengurusan Formulir Administrasi BPJS Ketenagakerjaan dan Laporan Pertanggungjawaban Keuangan Pedoman Penyusutan Arsip

Pedoman Tata Naskah Penyusunan naskah dinas Penggunaan cap dan logo dinas

Prinsip Penyusunan Naskah Dinas

Unsur Dokumen Yang Baik

Sifat & Derajat Surat Sifat Derajat Rahasia Hanya boleh diketahui oleh pejabat yang memiliki kewenangan tertentu Terbatas Hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berkepentingan dengan isi surat tersebut Biasa Tidak tergolong ke dalam kategori Rahasia atau Terbatas Sangat Segera Harus dikirim dan diterima dalam waktu 1 x 24 jam Segera Harus dikirim dalam waktu 24 jam Biasa Berlaku azas FIFO (First In Firs Out)

Huruf Naskah Dinas PERATURAN BPJS KETENAGAKERJAAN PERATURAN DIREKSI BPJS KETENAGAKERJAAN KEPUTUSAN DIREKSI BPJS KETENAGAKERJAAN Bookman Old Style Ukuran 12 Arial Ukuran 12 NASKAH DINAS PRODUK HUKUM SELAIN PER BPJS, PERDIR, KEPDIR

Penandatanganan Naskah Dinas

Cap Dinas BPJS Ketenagakerjaan

Cap Dinas BPJS Ketenagakerjaan Digunakan untuk legalisasi atau sebagai pengesahan terhadap surat/dokumen ASLI yang dikeluarkan oleh BPJS Ketenagakerjaan

Kode Klasifikasi Kode klasifikasi digunakan untuk pengelompokan sub permasalah dari isi surat sehingga memudahkan dalam penyimpanan, memudahkan penemuan kembali surat sampai kepada penyusutan surat (pemindahan dan/atau pemusnahan). Fungsi Kode klasifikasi yaitu sebagai Alat untuk memastikan dan mengenali masalah yang primer sampai dengan rinciannya. Alat untuk memelihara hubungan antar masalah dalam klasifikasi. Alat untuk mengatur susunan dan urutan berkas. Tujuan klasifikasi yaitu agar arsip secara mudah, cepat dan tepat dapat ditemukan kembali

Surat Undangan Surat Perjalanan Dinas Pedoman Tata Naskah (Surat Dinas) Pengumuman Surat Edaran Laporan Surat Perintah Kerja Surat Perintah Perjalanan Dinas Surat Jalan Kendaraan Dinas Surat Izin Surat Kuasa Memo Surat Tugas Surat Rutin Berita Acara Surat Pengantar Surat Keterangan

Surat Perjalanan Dinas (SPD) SPD adalah surat yang digunakan untuk melakukan perjalanan dinas Direktur Utama, Ketua Dewan Pengawas, Kakanwil dan Kakacab dalam melaksanakan tugas tertentu dan dalam batas waktu tertentu. SPD merupakan bukti perjalanan dan pertanggung jawaban administrasi keuangan dari yang bersangkutan. I. BERANGKAT DARI II. III. TIBA DI PADA TANGGAL TIBA DI PADA TANGGAL PADA TANGGAL TUJUAN KANTOR/PERUSAHAAN Jakarta MENGETAHUI ATASAN LANGSUNG BERANGKAT DARI PADA TANGGAL TUJUAN Nama,tanda tangan & cap dinas KANTOR/PERUSAHAAN BERANGKAT DARI PADA TANGGAL TUJUAN Nama,tanda tangan & cap dinas IV. TIBA DI PADA TANGGAL BERANGKAT DARI PADA TANGGAL TUJUAN KANTOR/PERUSAHAAN V. KETERANGAN LAIN LAIN Nama,tanda tangan & cap dinas

Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) SPPD adalah surat yang digunakan oleh Direksi untuk melakukan perjalanan dinas serta perintah tertulis dari seorang pimpinan kepada karyawan bawahan yang berada di lingkungan bidangnya untuk melakukan suatu perjalanan dinas dalam rangka tugas tertentu dengan batas waktu tertentu. SPPD merupakan bukti perjalanan dan pertanggung jawaban administrasi keuangan dari yang bersangkutan. I. BERANGKAT DARI II. III. TIBA DI PADA TANGGAL TIBA DI PADA TANGGAL PADA TANGGAL TUJUAN KANTOR/PERUSAHAAN Jakarta MENGETAHUI ATASAN LANGSUNG BERANGKAT DARI PADA TANGGAL TUJUAN Nama,tanda tangan & cap dinas KANTOR/PERUSAHAAN BERANGKAT DARI PADA TANGGAL TUJUAN Nama,tanda tangan & cap dinas IV. TIBA DI PADA TANGGAL BERANGKAT DARI PADA TANGGAL TUJUAN KANTOR/PERUSAHAAN V. KETERANGAN LAIN LAIN Nama,tanda tangan & cap dinas

1. Huruf awal kata Nomor ditulis huruf kapital. 2. Kata Nomor tidak boleh disingkat. 3. Tanggal Surat ditulis secara lengkap. 4. Penulisan bulan dan tahun pada tanggal surat tidak boleh disingkat. 5. Huruf awal kata Lampiran ditulis huruf kapital. 6. Kata Lampiran tidak boleh disingkat. 7. Jumlah Lampiran tidak boleh menggunakan gabungan antara bilangan dan nama bilangannya, gunakan salah satunya saja. 8. Kata Lampiran tidak perlu ditulis apabila naskah dinas tidak memiliki lampiran. 9. Alamat surat terdiri dari Kata Yth., Nama/Jabatan penerima surat, Unit Kerja, Alamat lengkap. 10. Perihal surat harus menggambarkan isi surat dan ditulis secara singkat, jelas dan menarik. 11. Huruf pertama pada setiap kata ditulis menggunakan huruf kapital. Pedoman Tata Naskah (Surat Rutin)

12. Salam Pembuka Dengan hormat huruf awal kata Dengan ditulis menggunakan huruf kapital. 13. Penulisan Salam Pembuka diakhiri dengan tanda koma (,). 14. Penandatanganan surat harus melampirkan Nama, Jabatan dan cap dinas. 15. Nama Penandatangan tidak digarisbawahi atau tidak berada diantara tanda kurung. 16. Penulisan singkatan pejabat pengganti sementara (pps) harus ditulis dengan huruf kecil dan diakhiri tanda titik pps. 17. Pada Tembusan surat, huruf awal kata Tembusan ditulis menggunakan huruf kapital. 18. Tidak perlu mencantumkan kata Yth. pada tembusan. 19. Yang diberikan tembusan surat adalah pejabat/orang/kantor. 20. Urutan tembusan dimulai dari pejabat tertinggi. Pedoman Tata Naskah (Surat Rutin)

21. Inisial digunakan untuk mengetahui jejak kaki pengonsep dan pengetik surat. 22. Inisial terdiri dari 2 karakter nama pengonsep dan pengetik yang dipisahkan dengan tanda garis miring /. 23. Kode Klasifikasi digunakan untuk pengelompokkan sub permasalahan dan isi surat sehingga memudahkan dalam penyimpanan dan penemuan kembali surat sampai kepada penyusutan surat. Pedoman Tata Naskah (Surat Rutin)

1. Huruf awal kata Nomor ditulis huruf kapital. 2. Kata Nomor tidak boleh disingkat. 3. Tanggal Surat ditulis secara lengkap. 4. Penulisan bulan dan tahun pada tanggal memo tidak boleh disingkat. 5. Kepada berisikan Pejabat yang menerima memo. 6. Dari berisikan Unit Kerja yang mengirim memo. 7. Perihal surat harus menggambarkan isi surat dan ditulis secara singkat, jelas dan menarik. 8. Huruf pertama pada setiap kata ditulis menggunakan huruf kapital. 9. Huruf awal kata Lampiran ditulis huruf kapital. 10. Kata Lampiran tidak boleh disingkat. 11. Jumlah Lampiran tidak boleh menggunakan gabungan antara bilangan dan nama bilangannya, gunakan salah satunya saja. 12. Kata Lampiran tidak perlu ditulis apabila memo tidak memiliki lampiran. Pedoman Tata Naskah (Memo)

13. Penandatanganan surat harus melampirkan Nama, Jabatan dan cap dinas. 14. Nama Penandatangan tidak digarisbawahi atau tidak berada diantara tanda kurung. 15. Penulisan singkatan pejabat pengganti sementara (pps) harus ditulis dengan huruf kecil dan diakhiri tanda titik pps. 16. Pada Tembusan surat, huruf awal kata Tembusan ditulis menggunakan huruf kapital. 17. Tidak perlu mencantumkan kata Yth. pada tembusan. 18. Yang diberikan tembusan surat adalah pejabat/orang/kantor. 19. Urutan tembusan dimulai dari pejabat tertinggi. 21. Inisial digunakan untuk mengetahui jejak kaki pengonsep dan pengetik surat. 22. Inisial terdiri dari 2 karakter nama pengonsep dan pengetik yang dipisahkan dengan tanda garis miring /. 23. Kode Klasifikasi digunakan untuk pengelompokkan sub permasalahan dan isi surat sehingga memudahkan dalam penyimpanan dan penemuan kembali surat sampai kepada penyusutan surat. Pedoman Tata Naskah (Memo)

Pedoman Tata Naskah (Produk Hukum) PERATURAN BPJS KETENAGAKERJAAN PERATURAN DIREKSI BPJS KETENAGAKERJAAN INSTRUKSI DIREKSI BPJS KETENAGAKERJAAN KEPUTUSAN DIREKSI BPJS KETENAGAKERJAAN PERJANJIAN SURAT PERINTAH KESEPAKATAN BERSAMA

Pedoman Tata Naskah (Produk Hukum) PERATURAN BPJS KETENAGAKERJAAN PERATURAN DIREKSI BPJS KETENAGAKERJAAN KEPUTUSAN DIREKSI BPJS KETENAGAKERJAAN 1. Kebijakan tertulis yang mengikat internal dan eksternal BPJS Ketenagakerjaan. 2. Menggunakan huruf Bookman Old Style ukuran 12. 3. Menggunakan kertas HVS ukuran Folio dengan logo BPJS Ketenagakerjaan ditengah atas. 4. Untuk Salinan menggunakan kertas HVS ukuran Folio dengan logo BPJS Ketenagakerjaan di kiri atas dan watermark logo BPJS Ketenagakerjaan ditengah. 5. Membutuhkan persetujuan Kementerian Hukum dan HAM RI 1. Kebijakan tertulis yang bersifat internal. 2. Menggunakan huruf Bookman Old Style ukuran 12. 3. Menggunakan kertas HVS ukuran Folio, untuk halaman pertama dengan logo BPJS Ketenagakerjaan dibagian kiri atas dan watermark logo BPJS Ketenagakerjaan di bagian tengah, untuk halaman berikutnya hanya watermark logo BPJS Ketenagakerjaan di bagian tengah. 1. Kebijakan tertulis yang bersifat internal yang berisi ketetapan tentang kepegawaian; pengenaan sanksi; rincian rencana anggaran tahunan; pembentukan dan pembubaran tim yang sifatnya sementara; pembentukan, penetapan kelas dan perubahan nama unit kerja. 2. Menggunakan huruf Bookman Old Style ukuran 12. 3. Menggunakan kertas HVS ukuran Folio, untuk halaman pertama dengan logo BPJS Ketenagakerjaan dibagian kiri atas dan watermark logo BPJS Ketenagakerjaan di bagian tengah, untuk halaman berikutnya hanya watermark logo BPJS Ketenagakerjaan di bagian tengah.

Pedoman Tata Naskah (Produk Hukum) INSTRUKSI DIREKSI BPJS KETENAGAKERJAAN 1. Berisikan cara pelaksanaan suatu Keputusan Direksi atau peraturan perundang-undangan lainnya. 2. Menggunakan huruf Arial ukuran 12. 3. Menggunakan kertas Menggunakan kertas HVS ukuran Folio, untuk halaman pertama dengan logo BPJS Ketenagakerjaan dibagian kiri atas dan watermark logo BPJS Ketenagakerjaan di bagian tengah, untuk halaman berikutnya hanya watermark logo BPJS Ketenagakerjaan di bagian tengah. SURAT PERINTAH 1. Berisikan pemberitahuan dari Atasan kepada Bawahan untuk melaksanakan suatu tugas tertentu. 2. Menggunakan huruf Arial ukuran 12. 3. Menggunakan kertas HVS ukuran folio atau kuarto dengan kop BPJS Ketenagakerjaan. 4. Isi surat perintah terdiri dari Dasar, yang menjadi landasan Surat Perintah Diktum, memuat nama pejabat dan jabatan yang diberi perintah, jenis tugas yang harus dilaksanakan. Jangka waktu, yang memuat masa berlakunya Surat Perintah.

Pedoman Tata Naskah (Produk Hukum) KESEPAKATAN BERSAMA PERJANJIAN 1. Tindak lanjut dari Nota Kesepahaman termasuk dan tidak terbatas pada Ikatan Kerjasama. 2. Menggunakan huruf Arial ukuran 12. 3. Menggunakan kertas HVS polos yang disesuaikan dengan materi perjanjian bermaterai cukup. 4. Perjanjian dibuat dalam rangkap 4, 1 untuk pihak pertama, 1 untuk pihak kedua, 2 untuk Divisi Sekretaris Badan. 1. Menjelaskan persetujuan atau kesepakatan antara BPJS Ketenagakerjaan dengan pihak lain yang berupa perikatan pendahuluan dan berisi hal-hal pokok mengenai kerjasama dengan jangka waktu maksimal 3 tahun. 2. Menggunakan huruf Arial ukuran 12. 3. Menggunakan kertas HVS polos yang disesuaikan dengan materi kesepakatan bermaterai cukup. 4. Perjanjian dibuat dalam rangkap 4, 1 untuk pihak pertama, 1 untuk pihak kedua, 2 untuk Divisi Sekretaris Badan.

Peraturan BPJS Ketenagakerjaan

Salinan Peraturan BPJS Ketenagakerjaan

Peraturan Direksi BPJS Ketenagakerjaan

Keputusan Direksi BPJS Ketenagakerjaan

Perjanjian

Surat Perintah

Nota Kesepahaman/ MoU

DIKLAT OPK 2016 Pedoman Pengurusan Surat dan Penataan Berkas

Pengurusan Surat Masuk (Kantor Pusat) DIVISI SEKRETARIS BADAN 1. PENERIMAAN SURAT Menerima surat masuk, meneliti dan memeriksa kebenaran alamat tujuan. 2. PENGARAHAN SURAT Memisahkan surat penting dan tidak penting, mengarahkan surat penting dan tidak penting kepada Pimpinan dan Unit Pengolah. 3. PENGENDALIAN SURAT Melakukan pencatatan dalam kartu kendali. UNIT PENGOLAH 1. Menerima surat 2. Menyampaikan surat disertai dengan Lembar Disposisi.

Pengurusan Surat Masuk (Kantor Wilayah & Cabang) BAGIAN/ BIDANG UMUM & SDM 1. PENERIMAAN SURAT Menerima surat masuk, meneliti dan memeriksa kebenaran alamat tujuan. 2. PENGARAHAN SURAT Memisahkan surat penting dan tidak penting, mengarahkan surat penting dan tidak penting kepada Pimpinan dan Unit Pengolah. 3. PENGENDALIAN SURAT Melakukan pencatatan dalam kartu kendali, menyampaikan surat disertai Lembar Disposisi UNIT PENGOLAH 1. Menerima surat 2. Menyampaikan surat kepada Kepala Bagian/ Bidang.

Lembar Disposisi Kantor Pusat

Lembar Disposisi Kantor Wilayah/ Cabang

Pengurusan Surat Keluar SEKRETARIS DIREKSI/ DIVISI/ SPI/ CMO/LNO 1.Memeriksa kebenaran bentuk dan susunan sesuai Pedoman Administrsi Umum 2.Memeriksa kebenaran alamat surat 3.Menyampaikan surat asli berikut kelengkapannya kepada Divisi Sekretaris Badan. DIVISI SEKRETARIS BADAN 1. Pencatatan -Menerima surat asli beserta kelengkapan surat. -Meneliti persyaratan surat dan kelengkapannya -Mendahulukan penanganan untuk surat penting, rahasia/ terbatas. 2. Pengiriman -Surat penting harus dikirim pada hari yang sama saat surat diterima -Surat tidak penting dikirim dengan azas FIFO -Mencocokkan jumlah dan jenis paket yang akan dikirim dengan surat pengantar pengiriman -Membuat Berita Acara penyerahan paket/ barang.

Penataan Berkas (Prinsip) Penataan Berkas dan Penemuan Kembali Secara Sistematis Penyimpanan Arsip Aktif oleh Unit Pengolah dan Arsip Inaktif oleh Unit Kearsipan Surat Rahasia/ Terbatas disimpan secara khusus oleh Direksi, Kepala Divisi/ SPI/ CMO, Kakanwil, Kakacab Khusus untuk Kantor Daerah, surat dari perusahaan peserta yang berkaitan dengan masalah kepesertaan dan jaminan, penyimpanann ya disatukan dengan berkas FAB dari perusahaan yang bersangkutan

Penataan Berkas Inaktif Arsip inaktif yang akan disimpan diteliti dahulu kebenaran dan kelengkapan, kode klasifikasi, indeks dan isi berkasnya. Mempersiapkan boks/dos arsip (yang telah ditetapkan standarnya) yang diberi label keterangan isi berkas, kode klasifikasi dan indeks yang menunjukkan isi berkas, nomor urut boks/dos arsip dan nama unit pengolah. Folder yang berisi arsip inaktif ditempatkan dalam boks/dos arsip sesuai dengan keterangan-keterangan dalam labelnya. Folder diatur menurut abjad, dan tidak menggunakan sekat

PERANG CANDU 1839-1842 HONGKONG Perjanjian 1898 99 th, 155 th 1997

Fungsi Arsip Sumber Informasi Bukti Pengambilan Keputusan Gambaran Masa Lampau Bahan Penelitian dan pengembangan

Member Card untuk Mengetahui Perilaku Konsumen dan Menjadi Strategi

Bisnis yang menggunakan Arsip RS dengan Medical Recordnya

Ketika arsip tidak dikelola. 45 45

Terbayangkah di pikiran anda apa yang akan anda lakukan? 1. Wait and see (melihat dan menunggu perintah) 2. Searching knowledge (mencari tahu bagaimana cara mengelola arsip) 3. Don t do anything (diam dan menganggap seharusnya bukan saya yang mengerjakan) 46 46

Penyusutan Arsip Pemeliharaan (Retensi) Arsip Penggunaan Arsip Penciptaan Arsip

Pengelolaan Konvensional Dipelihara Pemindahan Pemusnahan Alih Media

Pentingnya Kode Klasifikasi Mengelompokkan sub kategori permasalahan arsip Memudahkan dalam penyimpanan arsip Memudahkan penemuan kembali arsip Data pendukung bagi daftar penyusutan arsip (pemindahan dan atau pemusnahan)

Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yg wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip. 2 tahun untuk arsip yg memiliki nilai guna administrasi. 5 tahun untuk arsip yg memiliki nilai guna hukum dan teknologi informasi. 10 tahun untuk arsip yang memiliki nilai guna keuangan (pertanggungjawaban catatan keuangan, bukti pembukuan dan pendukung adm keuangan).

Tahapan Penyusutan Arsip PENYUSUTAN ARSIP Persiapan Penyusutan Arsip Pemindahan Arsip In aktif Pemusnahan Arsip Arsip Non Arsip Unit Kearsipan Melihat Jadwal Retensi 2 tahun 5 tahun 10 tahun Penyerahan Arsip Statis Bernilai Sejarah (dokumen salinan asli) PERKA ANRI NO 19 TAHUN 2015 Arsip Nasional RI

PENGELOLAAN ARSIP KEPESERTAAN 52 52

Pengarsipan Data Kepesertaan Aktif dan Kepesertan Non Aktif Data kepesertaan aktif adalah dokumen yang dikelola dan berada di bagian pemasaran diurutkan berdasarkan NPP Perusahaan dimasukkan dalam map gantung untuk 1 (satu) map satu perusahaan Pada filling cabinet (tidak diperkenankan mengkode atau menandai kepesertaan punya si A atau si B / membuat rumah sendiri) Bila dikemudian hari si pembina peserta di mutasi atau tidak berada di unit kerja yang sama, si pengganti personil tidak akan sulit mencari dan mengelola data kepesertaan tersebut. Data kepesertaan non aktif adalah dokumen yang dikelola pada bagian pemasaran dan dalam pengelolaan dokumen kepesertaan yang sudah tidak aktif dipisahkan dengan yang masih aktif dan ditempatkan pada boks arsip tersendiri (diluar filling cabinet) diurutkan berdasarkan NPP Perusahaan Diikat portapel & Dimasukkan dalam boks arsip Diserahkan ke unit kearsipan Disimpan dalam ruang arsip 53 53

Apa yang ada pada Berkas Kepesertaan? DATA KEPESERTAAN KEPESERTAAN AWAL KEPESERTAAN SUSULAN Formulir Pendaftaran Perusahaan Formulir Pendaftaran Tenaga Kerja Formulir Penetapan Iuran Pertama Kuitansi dan Voucher Pembayaran Iuran Pertama Rekonsiliasi yang disetujui perusahaan Penerbitan PSJHT Kuitansi dan voucher pembayaran iuran Rincian Iuran Formulir Mutasi Tenaga Kerja Surat yang berhubungan dengan Kepesertaan Data Upah Rekonsiliasi yang disetujui perusahaan 54

Penataan Berkas Kepesertaan Aktif DATA KEPESERTAAN Format Lama Format Baru FILING CABINET FILING CABINET JJ0P 0001-0050 00001-00500 NAMA & NPP PERUSAHAAN JJ0P 0051-0100 00501-01000 JJ0P 0101-0150 01001-01500 NOMOR URUT UNTUK MEMUDAHKAN PENEMUAN KEMBALI, DIBUAT DAFTAR CATATAN NOMOR URUT PERUSAHAAN DAN RITEMPEL PADA DEPAN FILLING CABINET DIURUTKAN NPP DAN FOLDER 55

CONTOH PENATAAN ARSIP KEPESERTAAN AKTIF 56

CONTOH PENATAAN ARSIP KEPESERTAAN NON AKTIF 57

Melestarikan masa lalu dan Berkembang di masa depan

Peserta Seluruh Kantor Cabang Pelaksanaan Juni Des 2016 Tema Melestarikan Sejarah, melalui Pengelolaan Dokumen secara Handal Mekanisme a. Kacab membuat laporan periodik ke Kanwil dan Divisi Sekretaris Badan b. Kanwil melakukan observasi lapangan c. Kanwil melakukan penilaian dan membuat peringkat dan dikirimkan ke Divisi Sekretaris Badan d. Divisi Sekretaris Badan melakukan penilaian awal, observasi lapangan. e. Divisi Sekretaris Badan melakukan penilaian akhir dengan melibatkan ANRI. Pengumuman Pemenang 5 Des 2016