1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Rumah sakit merupakan salah satu institusi pelayanan kesehatan, oleh karena itu rumah sakit dituntut untuk meningkatkan mutu pelayanan kesehatan demi kepuasan masyarakat yang menggunakan jasanya. Semua kegiatan pelayanan yang diberikan kepada pasien wajib untuk ditulis dalam rekam medis, karena rekam medis merupakan suatu dokumen yang sangat penting. Sesuai dengan Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis, untuk mewujudkan peningkatan mutu pelayanan kesehatan, penyelenggaraan pelayanan kesehatan harus didukung adanya sarana penunjang yang memadai antara lain melalui penyelenggaraan rekam medis di setiap instansi pelayanan kesehatan termasuk di rumah sakit. Penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit merupakan salah satu unsur penting dalam mencapai tertib administrasi, dimana tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan baik atau buruknya pelayanan kesehatan di rumah sakit. Agar penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit dapat berjalan baik ketentuan yang berlaku maka diperlukan pengelolaan rekam medis yang baik pula, sesuai dengan Organisasi dan Tata Kerja Sarana Pelayanan Kesehatan, selain itu
2 diperlukan Administrator Informasi Kesehatan atau dapat disebut sebagai Perekam Medis. Dalam memenuhi kebutuhan data atau informasi kesehatan dan tuntutan akan pelayanan yang cepat dan tepat, penyelenggaraan rekam medis harus dilaksanakan secara terarah dan berkualitas. Dalam hal ini peranan sumber daya manusia (petugas rekam medis) dalam Unit Kerja Rekam Medis menjadi komponen yang sangat penting. Petugas rekam medis saat ini harus mampu tumbuh berkembang sesuai dengan tuntutan manajemen rumah sakit modern yang lebih menekankan pada informasi kesehatan. Selain itu, indikator keberhasilan rumah sakit yang efektif dan efisien adalah tersedianya sumber daya manusia yang cukup dengan kualitas yang tinggi, profesional sesuai dengan fungsi dan tugas setiap personel (Ilyas, 2000). Salah satu faktor untuk meningkatkan mutu pelayanan yaitu adanya suatu sistem yang diatur oleh sumber daya manusia yang baik dalam suatu wadah yang disebut organisasi. Organisasi adalah suatu sistem yang mengatur kerjasama antara dua orang atau lebih sedemikian rupa sehingga segala kegiatan dapat diarahkan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, maka perlu adanya pembagian kerja, fungsi, wewenang serta penerapan hirarki dan tanggung jawab masing-masing jabatan. Oleh karena itu, pengorganisasian Instalasi Rekam Medis terkait job description-nya perlu dilakukan agar dapat menghasilkan efektivitas
3 dan efisiensi pelayanan serta produktivitas kerja yang mengarah pada peningkatan kualitas manajemen rekam medis dan informasi kesehatan. Deskripsi pekerjaan (job description) harus berisi pernyataan ringkas dan akurat yang menunjukkan apa yang dikerjakan oleh karyawan, bagaimana mereka mengerjakannya, dan kondisi di mana tugas dilaksanakan. Deskripsi pekerjaan menjadi landasan bagi banyak aktivitas sumber daya manusia. Deskripsi pekerjaan memberikan standar objektif untuk pengisian setiap pekerjaan, serta merupakan alat untuk mengisi pekerjaan tersebut melalui promosi dan pengangkatan. Tujuan deskripsi pekerjaan adalah untuk menyediakan informasi organisasional dan struktural di samping informasi fungsional (Sunyoto, 2012). Berdasarkan hasil studi pendahuluan dengan metode observasi dan wawancara kepada Kepala Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Bhayangkara Polda DIY yang telah dilakukan pada tanggal 30 Oktober dan 17 Desember 2012, peneliti mengetahui bahwa peraturan atau prosedur tentang job description telah dibuat dan ada penanggungjawab tiap bagiannya, namun belum terlaksana secara optimal sehingga peran petugas rekam medis menjadi multifungsi dan distribusi pekerjaan belum sepenuhnya terlaksana sesuai dengan job description masing-masing petugas rekam medis. Jadi pekerjaan seperti pendaftran, assembling, coding, filing dilakukan oleh semua petugas yang sedang bertugas pada saat itu. Oleh karena itu, peneliti tertarik untuk mengangkat judul
4 Pengorganisasian Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Bhayangkara Polda DIY (Pelaksanaan Job Description) sebagai masalah yang diteliti. Hal ini didukung dengan pertimbangan pembagian kerja yang jelas, maka diharapkan dapat memperoleh keefektivan kerja serta menghindari pemborosan. B. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang di atas, maka rumusan masalah dalam penelitian ini adalah: Bagaimana pengorganisasian Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Bhayangkara Polda DIY (Pelaksanaan Job Description)? C. Tujuan Penelitian Dari rumusan masalah di atas, maka tujuan penelitian yang ingin dicapai adalah: 1. Mengetahui pelaksanaan job description petugas rekam medis di Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Bhayangkara Polda DIY. 2. Menganalisis job description petugas rekam medis berdasarkan teori yang sesuai dan kebijakan yang berlaku di Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Bhayangkara Polda DIY. 3. Memperbaiki job description dan struktur organisasi di Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Bhayangkara Polda DIY.
5 D. Manfaat Penelitian 1. Manfaat Praktis a. Bagi Rumah Sakit Dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan, usulan/masukan bagi pihak rumah sakit dalam hal pengorganisasian Instalasi Rekam Medis terkait pelaksanaan job description serta analis job description dan struktur organisasi berdasarkan kebijakan yang berlaku di Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Bhayangkara Polda DIY. b. Bagi Peneliti Dapat menambah pengetahuan tentang rekam medis serta menerapkan teori yang telah peneliti dapatkan dari institusi pendidikan dan mengetahui khususnya tentang pengorganisasian Instalasi Rekam Medis terkait pelaksanaan job description serta serta analis job description dan struktur organisasi berdasarkan kebijakan yang berlaku di Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Bhayangkara Polda DIY. 2. Manfaat Teoritis a. Bagi Institusi Pendidikan Dapat menambah pengetahuan dan wawasan serta pengalaman mengenai pengorganisasian Instalasi Rekam Medis terkait pelaksanaan job description petugas rekam medis untuk
6 menilai produktivitas kerja, dengan menerapkan teori yang peneliti peroleh dari institusi pendidikan, serta sebagai bahan masukan dalam meningkatkan mutu pendidikan dan perngukuran kemampuan mahasiswa dalam menerapkan ilmunya. b. Bagi Peneliti Lain Sebagai dasar atau acuan dalam pendalaman materi serta referensi yang berhubungan untuk kelanjutan penelitian yang relevan dan hampir serupa. E. Keaslian Penelitian Penelitian berjudul Pengorganisasian Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Bhayangkara Polda DIY (Pelaksanaan Job Description) belum pernah dilakukan sebelumnya. Namun penelitian dengan tema yang serupa pernah dilakukan, yaitu antara lain: 1. Yulianitasari (2012) dengan judul Peran dan Fungsi Perekam Medis serta Pengorganisasian Unit Kerja dalam Penyelenggaraan Rekam Medis di Rumah Sakit AU Dr. S Harjolukito Yogyakarta. Metode penelitian yang digunakan adalah metode penelitian deskriptif dengan menggunakan pendekatan
7 kualitatif dan rancangan penelitian fenomenologis. Tujuan penelitian Yulianitasari (2012) ini adalah untuk mengetahui kegiatan dalam penyelenggaraan rekam medis di Rumah Sakit Dr. S. Harjolukito dengan melihat peran dan fungsi perekam medis serta melihat pengorganisasian di unit kerja rekam medis. Hasil penelitian Yulianitasari (2012) menunjukkan bahwa kegiatan penyelenggaraan rekam medis di Rumah Sakit AU Dr. S. Harjolukito meliputi penerimaan pasien, filing, coding, pelaporan dan SKM. Koding hanya dilakukan untuk klaim askes saja dan pelaporan tidak seluruhnya dikerjakan di bagian rekam medis. Tidak ada kegiatan pengolahan data medis yang meliputi assembling dan indexing. Masih terdapat peran dan fungsi perekam medis yang belum dilaksanakan dalam penyelenggaraan rekam medis yaitu tidak dilaksanakannya klasifikasi dan kodefikasi penyakit selain itu kurang sempurna dalam menjalankan manajemen rekam medis, statistik kesehatan dan manajemen unit kerja rekam medis. Persamaan penelitian Yulianitasari (2012) dengan penelitian yang dilakukan peneliti adalah melihat peran petugas rekam medis. Perbedaannya bahwa penelitian Yulianitasari (2012) menitikberatkan pada penyelenggaraan kegiatan dan pengorganisasian rekam medis, sedangkan
8 peneliti akan menitikberatkan pada pengorganisasian Instalasi Rekam Medis terkait pelaksanaan job description petugas rekam medis. 2. Haryati (2008) dengan judul Distribusi Pekerjaan Petugas Rekam Medis Rumah Sakit Umum PKU Muhammadiyah Bantul. Metode penelitian yang digunakan adalah metode penelitian deskriptif dengan menggunakan pendekatan kualitatif dan rancangan cross sectional. Tujuan penelitian Haryati (2008) ini adalah untuk mengetahui distribusi pekerjaan (job description) petugas rekam medis dengan menghitung beban kerja di Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Bantul. Hasil penelitian Haryati (2008) adalah distribusi pekerjaan (job description) di Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Bantul sudah ada, namaun belum mencerminkan adanya penanggung jawab yang tetap dan pembebanan kerja yang jelas sehingga menyebabkan pekerjaan menjadi multifungsi dan kegiatan pelaporan belum dapat diselesaikan dengan optimal. Hasil perhitungan beban kerja diperoleh 8 petugas yang bertanggung jawab khususnya pada bagian pelayanan, dan untuk hail perhitungan jumlah jam kerja ada beberapa petugas yang jam kerja efektifnya di bawah
9 jam kerja pokok. Hal ini merupakan faktor pendukung terselesaikannya pekerjaan di Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Bantul padahal jumlah petugasnya 11 orang, nilai yang tinggi dibandingkan dengan nilai hasil perhitungan. Persamaan penelitian yang akan dilakukan peneliti dengan penelitian Haryati (2008) adalah mengetahui distribusi pekerjaan (job description) petugas rekam medis, sedangkan perbedaannya adalah Haryati (2008) meneliti dengan menghitung beban kerja sedangkan peneliti meneliti tentang pengorganisasian Instalasi Rekam Medis terkait pelaksanaan job description dan memperbandingkan dengan kebijakan yang berlaku termasuk memperbaiki job description struktur organisasi di Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Bhayangkara Polda DIY. 3. Nurhayati (2004) dengan judul Analisis Pelaksanaan Job- Description Petugas Koding di Unit Rekam Medis Rumah Sakit Islam Klaten. Metode penelitian yang digunakan adalah metode penelitian deskriptif dengan menggunakan pendekatan kualitatif. Tujuan penelitian Nurhayati (2004) ini adalah mengetahui job-descriptions petugas koding yang meliputi tugas
10 pokok, fungsi, wewenang, dan tanggungjawab petugas koding di Rumah Sakit Islam Klaten; mengetahui tolok ukur pelaksanaan job-descriptions petugas koding berdasarkan hasil kode yang sesuai dengan tolok ukur job-descriptions yang ada; mengetahui jumlah petugas yang ada serta peralatan penunjang dalam mendukung kondisi pekerjaan. Hasil penelitian Nurhayati (2004) bahwa tolok ukur job-descriptions pelaksanaan koding selain kesesuaian dan kelengkapan kode rawat inap dan rawat jalan juga kesesuaian kode tindakan atau operasi dengan ICOPIM. Job-descriptions petugas koding di Rumah Sakit Islam Klaten masih menjadi satu dengan jobdescriptions pelaksana pengolah data. Job-descriptions terumah Sakitebut belum dipilahkan sendiri perbagian, misalnya: jobdescriptions petugas assembling, koding, filing dan pelaporan. Jumlah petugas koding yang ada di Rumah Sakit Islam Klaten hanya satu orang dan ruang petugas koding masih menjadi satu dengan ruang assembling. Persamaan penelitian Nurhayati (2004) dengan penelitian yang akan dilakukan peneliti adalah meneliti tentang jobdescriptions. Perbedaannya bahwa penelitian Nurhayati hanya meneliti tentang analisis job-descriptions petugas koding di Rumah Sakit Islam Klaten, sedangkan peneliti melakukan
11 penelitian tentang pengorganisasian Instalasi Rekam Medis terkait pelaksanaan job descriptions petugas rekam medis di Rumah Sakit Bhayangkara Polda DIY. F. Gambaran Umum Rumah Sakit Bhayangkara Polda DIY 1. Sejarah Singkat Rumah Sakit Bhayangkara Polda DIY Berdasarkan Buku Profil Rumah Sakit Bhayangkara tahun 2012, Rumah Sakit Bhayangkara Polda Daerah Istimewa Yogyakarta adalah Rumah Sakit milik Polda DIY sebagai sarana pelayanan kesehatan terhadap seluruh personel Polri, PNS Polri Polda DIY, dan keluarganya serta memberikan dukungan kedokteran kepolisian terhadap tugas operasional Polda DIY. Rumah Sakit Bhayangkara Polda DIY dipimpin oleh dr. Nariyana selaku Kepala Rumah Sakit (Karumkit). Rumah Sakit Bhayangkara Polda DIY beralamatkan di Jalan Yogyakarta-Solo km.14 Kalasan Kabupaten Sleman. Rumah Sakit Bhayangkara Polda DIY memiliki luas bangunan lama 600 m² (satu lantai), luas bangunan baru 1200 m² (dua lantai), total luas tanah secara keseluruhan + 14.033 m². Struktur organisasi Rumah Sakit Bhayangkara Polda DIY mengacu pada Peraturan Kapolri nomor 11 tahun 2011 tentang Struktur Organisasi dan Tata Kerja Rumah Sakit Bhayangkara
12 Kepolisian Republik Indonesia, yaitu dipimpin oleh seorang Kepala Rumah Sakit (Karumkit) yang setara kedudukannya dengan Dewan Pengawas dan dibantu oleh Wakil Rumah Sakit (Wakarumkit) yang mempimpin jabatan secara struktural membawahi tiga Sub Bagian yaitu Sub Bagian Wasintern, Sub Bagian Renmin, Sub Bagian Binfung dan 2 Sub Bidang yaitu Sub Bidang Yanmed Dokpol dan Sub Bidang Medum. Sesuai dengan Peraturan Kapolri nomor 11 tahun 2011 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Rumah Sakit Bhayangkara Kepolisian Negara Republik Indonesia, Rumah Sakit Bhayangkara Polda DIY mempunyai tugas pokok menyelenggarakan kegiatan pelayanan kedokteran kepolisian untuk mendukung tugas operasional Polri dan pelayanan kesehatan kepolisian bagi pegawai negeri pada Polri dan keluarganya serta masyarakat umum secara prima. Visi dan Misi Rumah Sakit Bhayangkara Polda DIY: a. Visi Terwujudnya Rumah Sakit Polri yang profesional dan menjadi pilihan masyarakat.
13 b. Misi i) Melaksanakan pelayanan kesehatan yang prima yaitu cepat, tepat, ramah, dan informatif serta peduli lingkungan. ii) Mengembangkan kemampuan dan kekuatan sumber daya manusia yang berkualitas dalam rangka mewujudkan pelayanan profesional. iii) Melaksanakan pelayanan kedokteran kepolisian dalam rangka mendukung tugas operasional Polri. iv) Meningkatkan kualitas dan kuantitas sarana dan prasarana sesuai perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi serta ramah lingkungan. v) Melaksanakan pendidikan dan penelitian. c. Jenis Pelayanan Rumah Sakit Bhayangkara Polda DIY saat ini telah lulus akreditasi lima bidang pelayanan oleh Komite Akreditasi Rumah Sakit. Pelayanan yang diberikan oleh Rumah Sakit Bhayangkara Polda DIY dari instalasi rawat jalan, instalasi rawat inap, instalasi penunjang medis, dan instalasi penunjang non medis, meliputi: 1. Instalasi pelayanan rawat jalan, meliputi: a. Klinik Umum
14 b. Klinik Gigi dan Mulut c. Klinik Bedah Mulut d. Klinik Bedah Umum e. Klinik Bedah Urologi f. Klinik Bedah Anak g. Klinik Spesialis Dalam h. Klinik Spesialis Anak i. Klinik Spesialis Obsgyn j. Klinik Spesialis THT k. Klinik Spesialis Syaraf l. Klinik Spesialis Paru m. Fisioterapi n. Klinik Konsultasi Gizi o. Instalasi Bedah 2. Instalasi pelayanan rawat inap, meliputi: Pelayanan rawat inap terbagi menjadi 2, yaitu perawatan untuk pasien dengan kasus penyakit umum dan perawatan untuk kasus kandungan dan kebidanan yang letaknya terpisah. Fasilitas kamar yang tersedia untuk rawat inap umum seluruhnya ada 51 tempat tidur dengan pembagian : a. 8 TT kelas I b. 15 TT kelas II
15 c. 14 TT kelas III d. 3 TT tahanan e. 1 TT VIP Sedangkan untuk rawat kebidanan dan kandungan adalah sebagai berikut : a. 2 TT kelas I b. 4 TT kelas II c. 4 TT kelas III d. 13 box ruang bayi e. 2 buah incubator f. 2 bed ruang bersalin 3. Instalasi penunjang medis, meliputi: a. Pelayanan Laboratorium b. Pelayanan Radiologi c. Instalasi Apotek d. EKG e. USG f. Fisoterapi g. Ambulance h. Mobil Jenazah 4. Instalasi penunjang non medis, meliputi: a. Koperasi
16 b. Masjid c. Parkir luas d. Free hostpot area 5. Instalasi Gawat Darurat (IGD) 2. Perfomance Rumah Sakit dan Jumlah Kunjungan Pasien Perfomance yang dimiliki Rumah Sakit Bhayangkara Polda DIY pada tahun 2012 adalah sebagai berikut: Tabel 1. Perfomance Rumah Sakit Bhayangkara Polda DIY tahun 2010 2012 Indikator Tahun 2010 Tahun 2011 Tahun 2012 Bed Occupancy Rate (BOR) 36,57% 29,87% 26,40% Length of Stay (LOS) 3,8 / hr 2,9 / hr 3,3/ hr Turn Over Interval (TOI) 5,3 / hr 6,9 / hr 8,9/ hr Bed Turn Over (BTO) 30,20 kali 36,98 kali 43,59 kali Net Death Rate (NDR) 6,8 4,2 2,6 Gross Death Rate (GDR) 3,12 5,2 5,8 Jumlah kunjungan rawat jalan 19.168 pasien 23.908 pasien 23.455 pasien Jumlah kunjungan rawat inap 2.024 pasien 2.050 pasien 1.606 pasien Sumber: Laporan Kegiatan Praktek Lapangan Desain Formulir dan Analisis Berkas Rekam Medis di Rumah Sakit Bhayangkara tahun 2012