BAB III PROSEDUR PELAKSANAAN 3.1 PROSES PELAKSANAAN UMUM 3.1.1 KEDUDUKAN HUMAS DAN FUNGSI DALAM STRUKTUR ORGANISASI (FUNGSIONAL) Gambar 2.6 Struktur pusat informasi dan humas Sumber : www.kemenag.go.id 18
1. Kedudukan Bidang Humas memiliki dua sub bagian dalam pelaksanaannya, yaitu Hubungan Kelembagaan Negara dan Layanan Informasi Publik. Adapun tugastugas yang dilakukan pada setiap bidang, yaitu: a. Tugas Kasubbid Hubungan Kelembagaan Negara Tugas yang dilaksanakan pada Sub Bagian Hubungan Antar Lembaga, antara lain: a) Rapat kerja Menteri Agama b) Rapat Dengar Pendapar (RDP) c) Rapat Dengar Pendapat Umum (RDPU) b. Tugas Kasubbid Layanan Informasi Publik Tugas yang dilaksanakan Sub Bagian Layanan Informasi Publik, diantaranya: 1. Koordinasi dengan media massa, baik media cetak maupun media elektronik. Untuk menginformasikan hal-hal yang akan diselenggarakan atau mengenai Kementerian Agama dengan seluruh jajarannya. 2. Penerima tamu di lingkungan Kementerian Agama RI 3. Pembuatan kliping tentang hal-hal yang berkaitan dengan Kementerian Agama (Media monitoring) 4. Distribusi surat-surat atau dokumen yang masuk ke Pusat Informasi dan Humas Kementerian Agama RI : a. Pembuatan dan pendistribusian majalah internal Ikhlas Beramal b. Mendistribusikan surat kabar serta hasil kliping berita keagamaan kepada masing-masing Eselon I dan II di lingkungan Kementerian Agama RI c. Mendokumentasikan dan mempublikasi kegiatan yang diselenggarakan oleh Kementerian Agama RI. 19
3.1.2 FUNGSI POKOK HUMAS DI KEMENTERIAN AGAMA RI Adapun fungsi pokok bagian komunikasi perusahaan di Kementerian Agama RI mengenai Struktur Humas dibagian Fungsional adalah sebagai berikut : a) Setiap petugas Humas kiranya dapat selalu meningkatkan kinerjanya sesuai dengan tuntutan paradigma baru di era reformasi dan dapat selalu menjaga dan memelihara serta meningkatkan citra dan reputasi pemerintah, dengan menyebarluaskan informasi secara profesional dan berimbang serta mengkounter isu-isu yang negative yang merugikan pemerintah/negara. b) Setiap petugas Humas dapat selalu menjalin kemitraan sebaik-baiknya dengan seluruh media dalam rangka membimbing dan membentuk sikap masyarakat guna menyukseskan agenda reformasi serta terus meningkatkan profesionalisme untuk mengimbangi kemajuan teknologi informasi dan komunikasi yang pesat serta perkembangan masyarakat. c) Setiap petugas Humas kiranya dapat terus menggelorakan dan membangkitkan rasa percaya diri masyarakat dalam berbagai krisis sekarang ini serta mampu mengembalikan kepercayaan masyarakat kepada pemerintah, dalam mengatasi berbagai permasalahan pemerintah bangsa dan Negara serta mampu mengelola perbedaan yang ada di masyarakat. d) Peranan Kehumasan Pemerintah akan menjadi optimal jika humas-humas pemerintah mempunyai akses dengan pucuk pimpinan instansi/lembaga, serta didukung oleh dana, sarana dan prasarana yang memadai dan dikelola oleh sumber daya manusia yang professional dan dapat menjadi mata, telinga serta tangan kanan bagi pucuk pimpinan serta dapat membina hubungan keluar dan ke dalam organisasi. 20
3.1.3 FUNGSI HUMAS KEMENTERIAN AGAMA RI 1. Fungsi Humas Internal Kementerian Agama RI Fungsi Humas Internal Kementerian Agama RI yaitu sebagai berikut : Melakukan kegiatan pengumpulan, pengelolaan dan penyampaian informasi yang berkaitan dengan citra perusahaan, membangun komunikasi efektif dan sosialisasi kebijakaan Perusahaan dengan lingkungan Internal Perusahaan, serta usulan asesmen resiko dan tindak lindung terhadap dampak komunikasi Perusahaan dengan pihak internal Perusahaan dengan memperhatikan ketentuan yang berlaku, agar seluruh kebijakan Pimpinan Perusahaan dapat tersosialisasikan dengan baik di lingkungan Perusahaan. 2. Fungsi Humas Eksternal Kementerian Agama RI Fungsi Humas Eksternal Kementerian Agama RI yaitu sebagai berikut: Melakukan kegiatan pengumpulan, pengelolaan dan penympaian informasi yang berkaitan dengan citra Perusahaan, membangun komunikasi efektif dan sosialisasi kebijakan Perusahaan dengan lingkungan Eksternal Perusahaan, melakukan pengendalian kinerja unit kerja serta usula asesmen dan tindak lindung risiko terhadap dampak komunikasi Perusahaan dengan para stakeholder, dengan memperhatikan ketentuan yang berlaku,agar seluruh kebijakan Pimpinan Perusahaan dapat tersosialisasikan dengan baik kepada investor dan masyarakat. 3.1.4 KEGIATAN HUMAS KEMENTERIAN AGAMA RI Kegiatan rutinitas Humas sehari-hari di Kementerian Agama RI, pada dasarnya merupakan salah satu upaya peningkatan Citra perusahaan yang baik melalui pelayanan/pemberian informasi langsung maupun tidak langsung ataupun melalui media cetak/elektronik, media presentasi, sehingga tercipta opini public yang positif terhadap perusahaan. Kegiatan 21
Humas Kementerian Agama RI. Bertujuan agar masyarakat berperan aktif dan mendukung seluruh kebijakan Kementerian Agama RI. 3.1.5 KEGIATAN HUMAS INTERNAL Adapun kegiatan Humas Internal Kementerian Agama RI dalam meningkatkan kinerja dan kualitas Kementerian Agama RI, antara lain adalah : 1. Program Penerbitan Majalah/Buletin Mencari informasi yang berhubungan dengan Keagamaan sekaligus menganalis berita tersebut ( Contoh : Membuat Kliping Haji Khusus dan Membuat Kliping Umum ). 2. Family Gathering Mengajak para staff dan karyawan Kementerian Agama untuk melakukan liburan bersama keluarga, agar tidak terlalu jenuh pada saat melakukan rutinitas pekerjaan. 3. Kegiatan Olahraga dan Hobi Mengajak para staff dan karyawan setiap seminggu sekali untuk melakukan kegiatan senam tiap pagi, sebelum melakukan rutinitasnya. 4. Program Acara Khusus Program acara keagamaan yang setiap agama punya hari besar nya masingmasing, (contoh : mengadakan halal bihalal khusus untuk agama islam) 5. Rapat Kerja Membahas/mengevaluasi kegiatan 3.1.6 KEGIATAN HUMAS EKSTERNAL Untuk membina hubungan baik kepada publik eksternal tentu saja terdapat kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh Kementerian Agama RI yaitu: a. Hubungan dengan media massa dan pers (media and press relations). 1) Menyenggarakan Press Conference, yang berkaitan dengan : kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan Kementerian Agama RI seperti Peristiwa Jatuhnya Crane di Mekkah 22
2) Membina hubungan baik dengan lembaga pers yaitu kerjasama dengan stasiun televisi, radio, koran dan majalah b. Hubungan dengan komunitas (community relations) Menyenggarakan peliputan kegiatan keberbagai sekolah-sekolah umum dan perguruan tinggi guna untuk sebagai bentuk toleransi antar agama 3.2 PROSES KERJA KREATIF PERUSAHAAN Proses kerja kreatif Kementerian Agama RI masuk dalam Sub Bagian Layanan Informasi Publik yang di dalam terdapat divisi Pusat Informasi Humas Kementerian Agama, dalam pusat informasi humas terdiri dari Pengarah, Penanggung Jawab, Redatur, Penyuting/Editor, fotografer, Sekretariat, untuk Pembuatan dan pendistribusian majalah internal Ikhlas Beramal, Lalu fungsi dari desainer grafis sebagai pembuat ilustrasi atau pengolahan gambar untuk tampilan promosi di media sosial Kementerian Agama RI. DESAIN GRAFIS KEPALA BIDANG HUMAS DIRJEN YANG BERSANGKUTAN 23