1BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pada umumnya instansi ataupun organisasi memiliki sistem yang membantu dalam mengelola manajemen salah satunya yaitu manajemen inventori barang atau gudang dengan menggunakan sistem yang masih manual. Sistem pada umumnya menggunakan software microsoft office excel yang mengelola data barang, barang masuk, barang keluar dan stok barang. Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada merupakan lembaga pendidikan tinggi terapan yang merupakan salah satu fakultas dari universitas gadjah mada. Sekolah vokasi mencoba menerapkan konsep sistem informasi dalam setiap bidang kegiatannya. Sekolah Vokasi sudah memanfaatkan teknologi komputer dalam penyelesaian pekerjaan yang termasuk dalam pengelolaan data inventori barang. Namun dalam pengelolaan data inventori barang masih dilakukan dengan menggunakan microsoft exel, dan pelaporannya menggunakan microsoft office word. Apalagi fungsi pengelolaan barang habis pakai itu sendiri yang merupakan fungsi penting dalam memantau dan menghitung serta mengelola seluruh barang yang dimiliki. Hal inilah yang menjadi faktor diterapkannya konsep sistem informasi, salah satunya seperti sistem informasi inventori gudang. Sehingga pengguna akan lebih mudah dalam pengolahan data, baik dalam proses pencatatan, pengolahan maupun pelaporannya. Sistem informasi tersebut diharapkan mudah dalam pengaksesannya. Untuk itu, sistem informasi inventori gudang akan lebih memudahkan pengguna dalam pengolahan data aset dan pengaksesan data. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas, dalam Tugas Akhir ini dirumuskan permasalahan tentang bagaimana merancang dan mengimplemantasikan suatu sistem informasi inventori gudang yang dilengkapi dengan fitur management barang meliputi proses pengelolaan data transaksi, data barang, dan data petugas. 1
2 1.3 Batasan Masalah Mengingat luasnya permasalahan yang ada, maka dalam tugas akhir ini akan membahas pada masalah-masalah yang berkaitan dengan permasalahan data inventori barang yang meliputi : 1. Sistem tidak menangani pengelolaan barang tidak habis pakai. 2. Sistem informasi inventori belum terkoneksi dengan sistem lain yang ada pada pusat Universitas Gadjah Mada. 3. Sistem diimplementasikan di jaringan intranet Sekolah Vokasi UGM. 4. Sistem tidak menangani pengelolaan barang pengembalian. 1.4 Tujuan Penelitian Tujuan dilakukan penelitian ini adalah untuk mendapatkan rancangan dan aplikasi sistem inventori manajemen gudang yang sesuai dengan kebutuhan dan pengelolaan inventori gudang di Sekolah Vokasi UGM. 1.5 Manfaat Penelitian 1. Bagi penulis a. Memanfaatkan kemajuan teknologi komputer untuk meringankan pekerjaan manusia. b. Mendapat pengalaman tentang pembuatan sistem informasi dengan melakukan penelitian secara langsung. c. Sebagai studi banding antara ilmu ata teori yang telah didapatkan selama masa perkuliahan. 2. Bagi Instansi a. Membantu pihak Sekolah Vokasi UGM khususnya staff bagian tata usaha dalam hal melakukan kegiatan pencatatan dan pengolahan serta pelaporan data inventori barang. b. Membantu pihak Sekolah Vokasi UGM untuk memenuhi kebutuhan akan suatu sistem informasi inventori yang mampu menyajikan informasi secara mudah, akurat, hemat waktu, tenaga, dan biaya. c. Memanfaatkan perkembangan teknologi informasi dan mengoptimalkan penggunaan computer sebagai alat bantu dalam penyelesaian masalah
khususnya dalam hal pengelolaan data inventori barang. 3 1.6 Metodologi Penelitian Metode yang dilakukan dalam penelitian ini terdiri : 1. Metode pengumpulan data dalam penelitian ini adalah sebagai berikut : a. Metode Wawancara Wawancara langsung dengan pengelola Sekolah Vokasi dan bagian asset gudang tentang data-data apa saja, proses bisnis apa saja yang berlangsung di gudang tersebut yang akan diproses dalam sistem informasi inventori gudang. b. Metode Observasi Observasi adalah suatu kegiatan mengumpulkan data dengan melakukan pengamatan langsung pada sistem yang akan dibuat. Observasi dilakukan pada bagian gudang Sekolah Vokasi. c. Metode Dokumentasi Pengumpulan data dari beberapa dokumen pada pelaksana gudang berupa arsip yang diberikan oleh petugas gudang. d. Studi Literatur Metode ini dilakukan dengan studi kepustakaan dengan mencari referensi yang berkaitan dengan tema yang dibahas. 2. Metode pengembangan sistem Metode yang digunakan dalam proses pengembangan sistem ini mengacu pada tahapan siklus hidup pengembangan sistem waterfall. Adapun tahapan- tahapannya antara lain: a. Analisis Kebutuhan Sistem Menganalisis kebutuhan sistem baik kebutuhan fungsional maupun kebutuhan non fungsional sistem. b. Perancangan Sistem Merancang proses-proses yang dapat dikerjakan sistem kemudian merancang data yang dibutuhkan dalam proses tersebut ke dalam sistem database serta merancang user interface sistem. c. Implementasi Sistem
4 Mengimplementasikan hasil perancangan sistem menjadi sebuah aplikasi dengan cara coding dan testing. d. Pengujian Sistem Melakukan pengujian terhadap sistem yang telah diimplementasikan kepada pengguna menggunakan metode blackbox testing. e. Dokumentasi dan Pelaporan Dokumentasi dam pelaporan merupakan bahasan yang menjelaskan mengenai pelaporan dan dokumentasi dalam pembuatan sistem. 1.7 Sistematika Penulisan Penulisan laporan tugas akhir ini disusun dalam tujuh bab. Sistematika penulisan laporan diuraikan sebagai berikut : BAB I PENDAHULUAN Pada bab ini menjelasakan tentang latar belakang, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, metodologi penelitian, serta sistematika penulisan. BAB II TINJAUAN PUSTAKA Pada bab ini berisikan penjelasan singkat tentang beberapa sistem sejenis yang pernah dibuat sebelumnya dan digunakan sebagai referensi dalam penelitian tugas akhir ini. BAB III LANDASAN TEORI Pada bab ini berisikan teori, konsep, prinsip dan pendapat yang berasal dari berbagai buku dan sumber lain yang dapat dipertanggungjawabkan secara ilmiah. Teori-teori yang dimuat dalam bab ini meliputi teori yang sesuai dengan sistem yang dibuat. BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Pada bab ini berisikan penjelasan tahapan-tahapan analisis dan perancangan sistem. Tahapan analisis terdiri dari deskripsi proses bisnis sistem dan kebutuhan sistem. Proses perancangan meliputi perancangan basis data, perancangan proses yang ada, perancangan struktur menu dan perancangan antarmuka. BAB V IMPLEMENTASI SISTEM Pada bab ini berisikan rincian penerapan dari rancangan sistem yang telah
5 dibuat. Rincian penerapan berupa potongan source code dan penjelasan. BAB VI HASIL PENGUJIAN DAN PEMBAHASAN Pada bab ini membahas pengujian sistem yang telah dibuat. BAB VII PENUTUP Pada bab ini berisikan kesimpulan dari pembuatan sistem informasi yang telah dilakukan. Bab ini juga berisi saran untuk penelitian selanjutnya. DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN