SALINAN PERATURAN REKTOR INSTITUT PERTANIAN BOGOR NOMOR 22/I3/PP/2011 TENTANG SISTEM PENJAMINAN MUTU INSTITUT PERTANIAN BOGOR REKTOR INSTITUT PERTANIAN BOGOR, Menimbang : a. bahwa dalam rangka peningkatan mutu dalam penyelenggaraan kegiatan tridharma perguruan tinggi (pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat), dan administrasi serta manajemen institut, maka telah ditetapkan sasaran mutu IPB periode 2008-2012 dan indikator utama dari sasaran mutu pada setiap bidang; b. bahwa dengan adanya indikator yang baru untuk setiap bidang dari sasaran mutu sebagaimana dimaksud pada butir a tersebut di atas, maka sistem penjaminan mutu IPB yang telah ditetapkan dan berlaku perlu disesuaikan, dan selanjutnya dipandang perlu untuk menetapkan sistem penjaminan mutu dan standar mutu yang baru, dan penetapannya perlu ditetapkan dengan suatu peraturan Rektor. Mengingat : 1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 78, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4301); 2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2005 tentang Guru dan Dosen (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2005 Nomor 157 Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4586); 3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 154 Tahun 2000 tentang Penetapan Institut Pertanian Bogor sebagai Badan Hukum Milik Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2000 Nomor 272); 4. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2010 Nomor 23, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5105) sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 66 Tahun 2010 (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2010 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5157); 5. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 279 Tahun 1965 tentang Pendirian Institut Pertanian Bogor; 6. Ketetapan Majelis Wali Amanat Institut Pertanian Bogor Nomor 17/MWA- IPB/ 2003 tentang Anggaran Rumah Tangga Institut Pertanian Bogor sebagaimana telah diubah dengan Ketetapan Majelis Wali Amanat Institut Pertanian Bogor Nomor 105/MWA-IPB/2011; 7. Ketetapan Majelis Wali Amanat Institut Pertanian Bogor Nomor 72/MWA- IPB/ 2007 tentang Pengangkatan Rektor Institut Pertanian Bogor Periode 2007-2012; 8. Ketetapan Majelis Wali Amanat Institut Pertanian Bogor Nomor 77/MWA- IPB/ 2008 tentang Pengesahan Struktur Organisasi Institut Pertanian Bogor; 9. Keputusan Senat Akademik Nomor 08/SA-IPB/2004, tentang Pedoman Penilaian Kinerja Manajemen Akademik Pimpinan Institut; 10. Keputusan Rektor Institut Pertanian Bogor Nomor 023/I3/OT/2008 tentang Perubahan Nama dan Penghapusan Satuan Kerja Pelaksana Administrasi Tingkat Institut Di Lingkungan Institut Pertanian Bogor;
11. Keputusan Rektor Institut Pertanian Bogor Nomor 073/I3/OT/2008 tentang Tugas Pokok dan Fungsi Direktorat, Kantor, dan Sekretaris Eksekutif Institut Pertanian Bogor; MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN REKTOR INSTITUT PERTANIAN BOGOR TENTANG SISTEM PENJAMINAN MUTU INSTITUT PERTANIAN BOGOR Pasal 1 Dalam melaksanakan Sistem Penjaminan Mutu, Institut Pertanian Bogor memiliki Kebijakan Mutu sebagai berikut: Dengan Komitmen tinggi terhadap Mutu, Institut Pertanian Bogor secara konsisten dan akuntabel dalam manghasilkan lulusan yang kompeten dalam bidang pertanian, kelautan dan biosains tropika untuk kemajuan bangsa. Pasal 2 Penjaminan mutu sebagaimana tercantum dalam Lampiran peraturan ini merupakan kegiatan yang harus dilakukan dalam rangka peningkatan mutu produk dan layanan secara berkelanjutan pada seluruh aspek penyelenggaraan perguruan tinggi di IPB. Pasal 3 Sistem penjaminan mutu IPB mencakup penjaminan mutu akademik (pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat) dan non-akademik (administrasi dan manajemen perguruan tinggi). Pasal 4 Segala biaya yang diperlukan untuk penyelenggaraan penjaminan mutu pada unit kerja di lingkungan IPB dibebankan pada anggaran IPB. Pasal 5 (1) Dengan berlakunya peraturan ini, maka seluruh ketentuan yang berkaitan dengan sistem penjaminan mutu yang telah ditetapkan sebelumnya, dinyatakan tidak berlaku lagi. (2) Peraturan ini mulai berlaku sejak ditetapkan. Salinan sesuai dengan aslinya : Ditetapkan di : Bogor Kepala Kantor Hukum, Promosi dan Pada tanggal : 30 Desember 2011 Hubungan Masyarakat, Rektor, Ir. Yatri Indah Kusumastuti, M.S. Prof. Dr. Ir. Herry Suhardiyanto, M.Sc NIP. 19660714199103 2 002 NIP : 19590910 198503 1 003 ttd.
Salinan peraturan ini disampaikan kepada Yth. : 1. Ketua Majelis Wali Amanat; 2. Ketua Senat Akademik; 3. Ketua Dewan Guru Besar; 4. Ketua Dewan Audit; 5. Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan; 6. Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Kajian Strategis; 7. Wakil Rektor Bidang Riset dan Kerjasama; 8. Wakil Rektor Bidang Sarana dan Bisnis; 9. Dekan Fakultas; 10. Dekan Sekolah Pascasarjana; 11. Kepala LPPM; 12. Direktur dan Kepala Kantor; 13. Ketua Departemen pada Fakultas; 14. Kepala Pusat pada LPPM; 15. Kepala Asrama Mahasiswa; 16. Kepala Perpustakaan; di lingkungan Institut Pertanian Bogor.
Lampiran Peraturan Rektor Institut Pertanian Bogor Nomor : 22/I3/PP/2011 Tanggal : 30 Desember 2011 Tentang : Sistem Penjaminan Mutu Institut Pertanian Bogor A. Penjaminan Mutu 1. Sesuai dengan Renstra IPB, tujuan strategis IPB lima tahun ke depan adalah: a) Menguatkan sistem pendidikan dan kemahasiswaan dengan fokus menghasilkan lulusan yang kompeten, cerdas dan kompetitif; b) Meningkatkan jumlah dan mutu penelitian terintegrasi sehingga menghasilkan temuan ilmu pengetahuan, paket teknologi yang bermutu dan bermanfaat bagi masyarakat (swasta, pemerintah dan lainnya); c) Meningkatkan kesejahteraan dosen, tenaga penunjang, dan bantuan/subsidi bagi pendidikan mahasiswa; d) Meningkatkan kapasitas sumberdaya untuk membangun ketangguhan institut, dan e) Menguatkan sistem manajemen untuk menyempurnakan sistem manajemen institut dalam rangka mencapai kesehatan organisasi. 2. Untuk mencapai keberhasilan pelaksanaan program kerja tersebut berbagai upaya harus dilakukan, terutama melalui mobilisasi seluruh sumberdaya yang dimiliki IPB. Keberhasilan pelaksanaan program kerja tersebut harus dapat diukur secara kuantitatif melalui pencapaian indikator-indikator utama yang disusun secara cermat dalam suatu sasaran mutu institut. Seluruh unit kerja harus bekerja keras agar dapat memenuhi sasaran mutu yang telah ditetapkan melalui pelaksanaan standar-standar dan parameter-parameter yang ada di dalamnya. Untuk menjamin agar target-target capaian yang ada dalam sasaran mutu tersebut dapat terealisasi sesuai dengan waktu yang ditentukan, maka diperlukan suatu sistem penjaminan mutu (quality assurance system) yang handal dan dapat dilaksanakan di seluruh unit akademik maupun non-akademik IPB. 3. Keberadaan sistem penjaminan mutu merupakan wujud dari komitmen institusi untuk meningkatkan mutu secara berkelanjutan, terarah dan akuntabel. Untuk itu berbagai aktivitas penyelenggaraan akademik dan non akademik harus secara konsisten melaksanakan prosedur operasional dan berusaha memenuhi sasaran mutu yang telah ditetapkan. Seluruh sistem manajemen yang mengarahkan dan mengendalikan suatu institusi dalam penetapan kebijakan, rencana implementasi dan proses atau prosedur penjaminan mutu serta pencapaiannya secara berkelanjutan disebut Sistem Manajemen Mutu (Quality Management System). 4. Manajemen mutu yang baik akan memberikan kemampuan institusi untuk melakukan kontrol, menciptakan stabilitas, prediktabilitas, dan kapabilitasnya sebagai institusi. Dengan adanya sistem penjaminan mutu yang baik, institusi akan terbantu dalam mempertahankan, dan meningkatkan kualitas produk dan kualitas layanan. Sistem manajemen mutu akan sangat membantu institusi untuk dapat bertindak lebih baik dibanding sebelumnya. 5. Melalui proses-proses monitoring, assessment dan evaluation terhadap langkah-langkah peningkatan mutu serta pencapaiannya, maka IPB akan mengetahui posisinya saat ini terhadap visi yang akan dicapainya. IPB juga dapat mengukur diri apakah telah dapat melaksanakan misinya atau belum. Proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan pendidikan tinggi secara konsisten dan berkelanjutan tersebut disebut penjaminan mutu (Quality Assurance). Dalam penjaminan mutu, institusi harus menetapkan, mendokumentasikan, mengimplementasikan, memelihara dan meningkatkan secara berkelanjutan (continual improvement) sistem manajemen mutunya sesuai dengan persyaratan, pedoman dan standar yang telah ditentukan. 6. Sistem manajemen mutu merupakan bagian integral dari siklus Shewhart yaitu Plan-Do- Check-Action (PDCA), yang secara operasional dimaknai sebagai: 1) Tulis apa yang dilakukan/dikerjakan, 2) Kerjakan/lakukan yang telah ditulis, 3) Lakukan monitoringassessment-evaluation, 3) Pertanggungjawabkan yang telah dikerjakan/dilakukan, dan 4) Lakukan upaya tindak lanjut untuk pencapaian target mutu yang telah ditetapkan.
B. Organisasi 1. Penjaminan mutu IPB dilakukan baik pada bidang akademik (pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat) maupun pada bidang non-akademik (administrasi dan manajemen perguruan tinggi). Oleh karena itu organisasi mutu harus disesuaikan dengan ruang lingkup tersebut. 2. Pada tingkat Institut, penjaminan mutu menjadi tanggung jawab Rektor yang pelaksanaannya dikoordinasikan oleh Kantor Manajemen Mutu (KMM). Lingkup kerja KMM mencakup seluruh penyelenggaraan perguruan tinggi di IPB, baik bidang akademik maupun nonakademik. KMM bertugas dalam: 1) pengkoordinasian perencanaan dan pelaksanaan sistem penjaminan mutu secara keseluruhan di IPB, 2) pengkoordinasian pembuatan perangkat yang diperlukan dalam pelaksanaan sistem penjaminan mutu di IPB, 3) pengkoordinasian dalam monitoring pelaksanaan sistem penjaminan mutu, 4) mengkoordinasikan pelaksanaan internal asessment dan 5) pengkoordinasian pelaksanaan pelaporan pelaksanaan penjaminan mutu di IPB kepada Rektor. 3. Kepala KMM akan berfungsi sebagai Manajer Representatif (MR) tingkat Institut, Wakil Dekan berfungsi sebagai MR di tingkat Fakultas/Sekolah, Sekretaris LPPM berfungsi sebagai MR di LPPM dan Sekretaris Departemen berfungsi sebagai MR di tingkat Departemen, dan Sekretaris Pusat berfungsi sebagai MR di tingkat Pusat. Penekanan fungsi setiap level organisasi penjamin mutu, di tingkat Institut ditekankan pada fungsi manajemen mutu terpadu (Total Quality Management/TQM), di tingkat Fakultas/Sekolah dan LPPM ditekankan pada fungsi penjaminan mutu (Quality Assurance/ QA) dan di tingkat Departemen, Pusat, Direktorat, Kantor, Biro, dan unit kerja setara lainnya ditekankan pada fungsi pengendalian mutu (Quality Control/QC). 4. Pada tingkat Institut dibentuk Komite Penjaminan Mutu Institut (KPMI) yang anggotanya terdiri dari seluruh Wakil Dekan, Sekretaris LPPM, Direktur, Kepala Biro, dan Kepala Kantor terkait. KPMI dibentuk melalui Keputusan Rektor. Tugas KPMI adalah membantu KMM dalam a) Mengkaji dan merumuskan kebijakan mutu, standar mutu, pedoman pelaksanaan dan sosialisasinya, b) Mengkaji hasil penilaian dari asesor dan merekomendasikan tindakan perbaikan dari sistem penjaminan mutu IPB, c) Mendapatkan penjelasan dari individual atau unit kerja di lingkungan IPB berkaitan dengan pemenuhan sasaran mutu dan implementasi penjaminan mutu baik bidang akademik maupun non-akademik, d) Menggali informasi dari berbagai sumber tentang berbagai hal yang berkaitan dengan peningkatan pengetahuan dan implementasi manajemen mutu perguruan tinggi, dan e) Pembuatan laporan pencapaian mutu IPB kepada Rektor 5. Pada tingkat Fakultas/Sekolah dan LPPM dibentuk Gugus Penjaminan Mutu (GPM) diketuai oleh Wakil Dekan/Sekretaris LPPM yang beranggotakan Sekretaris Departemen/beberapa Kepala Pusat yang ditentukan oleh Kepala LPPM. Pada tingkat Rektorat, Wakil Rektor langsung berfungsi sebagai penjamin mutu Direktorat/unit lain di bawah koordinasi. GPM membantu Dekan/Kepala LPPM dalam a) Mengawal proses penetapan dan pemenuhan standar mutu/sasaran mutu pengelolaan pusat-pusat/departemen/ direktorat/unit lain yang ada di lingkup kerjanya secara konsisten dan berkelanjutan, b) Melakukan monitoring setiap saat terhadap seluruh aktivitas penyelenggaraan akademik dan non-akademik di lingkup kerjanya, c) Melakukan evaluasi secara periodik terhadap pelaksanaan seluruh aktivitas penyelenggaraan akademik dan non-akademik di lingkup kerjanya, d) Membuat laporan dan rekomendasi tindakan korektif secara periodik kepada Kepala LPPM/Dekan atas hasil monitoring dan evaluasi yang dilaksanakan, e) Melakukan verifikasi terhadap laporan evaluasi diri yang dibuat setiap tahun oleh unit di lingkup kerjanya. GPM dibentuk melalui SK Dekan/SK Kepala LPPM. 6. Pada tingkat Departemen, Pusat Penelitian, Direktorat dan unit lain yang selevel dibentuk Gugus Kendali Mutu (GKM) yang beranggotakan 3-5 orang anggota, diketuai oleh Sekretaris departemen/pusat yang bersangkutan. Direktur atau Kepala Unit lain di bawah koordinasi
Wakil Rektor langsung berfungsi sebagai pengendali mutu di unitnya masing-masing. Tugas GKM adalah membantu Ketua Departemen, Kepala Pusat, Direktur/Kepala Unit lainnya dalam a) Melakukan monitoring terhadap pelaksanaan seluruh kegiatan akademik dan non akademik sesuai dengan prosedur, ketentuan, perjanjian dan peraturan perundang-undangan yang berlaku, b) Melakukan monitoring pelaksanaan seluruh kegiatan akademik dan non akademik agar dapat memenuhi standar mutu dan sasaran mutu yang telah ditetapkan, c) Melakukan evaluasi bersama Ketua Departemen, Kepala Pusat, Direktur/Kepala Unit lainnya untuk tindakan korektif yang lebih dini terhadap pelaksanaan seluruh aktivitas penyelenggaraan akademik dan non-akademik di lingkup kerjanya, d) Pengkoordinasian pembuatan laporan evaluasi diri mengikuti standar-standar dan parameter yang telah ditentukan. GKM dibentuk melalui SK Ketua Departemen/SK Kepala Pusat/unit lainya. Dalam implementasi sistem penjaminan mutu, KMM, GPM dan GKM berkoordinasi untuk mencapai sasaran mutu yang ditetapkan. 7. Kerangka organisasi pejaminan mutu dapat dilihat pada Tabel 1, sedangkan struktur organisasi penjaminan mutu di tingkat Wakil Rektor dan Direktorat, Fakultas dan Departemen, Sekolah dan Program, LPPM dan Pusat Penelitian serta Direktorat Diploma dan Program Keahlian dapat dilihat pada Gambar 1, 2, 3, 4 dan 5. Tabel 1. Kerangka Organisasi Penjaminan Mutu IPB Tingkat Institut Fakultas Pelaksana Kantor Manajemen Mutu (KMM) Gugus Penjaminan Mutu (GPM) Fakultas Pejabat Pelaksana Kepala KMM Wakil Dekan Sekolah GPM Sekolah Wakil Dekan LPPM GPM PPM Sekretaris LPPM Dit. Diploma GPM Diploma Direktur Dep/ Pusat/ Program Gugus Kendali Mutu (GKM) Sekdep/ Sekpus/ Ketua Program Dit/ Kantor GKM Direktur Unit lain GKM Kepala Unit Tim Komite Penjaminan Mutu Institut (KPMI) Ketua Departemen Sekretaris Program Sekolah Pascasarjana Kepala Pusat yang ditentukan oleh kepala LPPM Ketua Program Keahlian yang ditentukan oleh Direktur Ditentukan oleh Kadep/ Kapus/ Ketua Program Ditentukan Direktur/ Kepala Kantor Ditentukan Kepala Unit Penanggung Jawab Rektor Dekan Fakultas Dekan Sekolah Kepala LPPM Wakil Rektor AK Kadep/ Kapus/ Ketua Program Wakil Rektor Wakil Rektor Terkait
REKTOR Kantor Audit Internal Kantor Manajemen Mutu Wakil Rektor (Sebagai Penjamin Mutu Direktorat (Direktur sebagai Pengendali Mutu) Garis Komando Garis Instruksi Gambar 1. Diagram Struktur Organisasi Penjaminan Mutu Direktorat di bawah Wakil Rektor. REKTOR KANTOR AUDIT INTERNAL KANTOR MANAJEMEN MUTU Komite Penjaminan Mutu Institut Fakultas Departemen Gugus Penjaminan Mutu Fakultas Gugus Kendali Mutu Mayor S1/S2/S3 Ekstensi Bagian Program PPM/Kerjasama Garis Komando Garis Koordinasi Gambar 2. Diagram Struktur Organisasi Pelaksanaan Implementasi Penjaminan Mutu di Fakultas dan Departemen.
REKTOR KANTOR AUDIT INTERNAL KANTOR MANAJEMEN MUTU Komite Penjaminan Mutu Institut SEKOLAH/FKH DEPARTEMEN Gugus Penjmainan Mutu Sekolah Gugus Kendali Mutu Program Garis Komando Garis Koordinasi Gambar 3. Diagram Struktur Organisasi Pelaksanaan Implementasi Penjaminan Mutu di Sekolah dan Program REKTOR KANTOR AUDIT INTERNAL KANTOR MANAJEMEN MUTU Komite Penjaminan Mutu Institut LPPM Pusat Penelitian Gugus Penjmainan LPPM Garis Komando Garis Koordinasi Gugus Kendali Mutu Pusat Gambar 4. Diagram Struktur Organisasi Pelaksanaan Implementasi Penjaminan Mutu di Pusat- Pusat di bawah koordinasi LPPM.
REKTOR KANTOR AUDIT INTERNAL KANTOR MANAJEMEN MUTU Komite Penjaminan Mutu Institut Direktorat Program Diploma Program Keahlian Gugus Penjaminan Program Diploma Garis Komando Garis Koordinasi Gugus Kendali Mutu Program Keahlian Gambar 5. Diagram Struktur Organisasi Pelaksanaan Implementasi Penjaminan Mutu di Direktorat Program Diploma. C. Pelaksanaan Penjaminan Mutu 1. Penjaminan mutu di IPB dilakukan melalui implementasi manajemen mutu terpadu yang melekat pada struktur organisasi yang berlaku di IPB dan berada pada seluruh tingkatan secara berjenjang. Pada tingkat Institut, KMM dibantu oleh KPMI. KMM melakukan koordinasi dengan unit-unit terkait di level Rektorat untuk membuat atau merevisi Prosedur Operasional Baku (POB) yang diterbitkan melalui SK Rektor. POB tersebut mencakup prosedur sebagian besar penyelenggaraan program pendidikan di IPB yang terpisah dari Panduan Penjaminan Mutu. 2. Fakultas/Sekolah dan LPPM dengan struktur organisasi penjaminan mutu yang ada membuat sasaran mutu Fakultas/Sekolah, panduan penjaminan mutu Fakultas/Sekolah dan standar mutu yang selaras dengan standar mutu, sasaran mutu dan POB yang telah ditetapkan di tingkat IPB. 3. Pelaksana Program, yaitu Ketua Departemen, Kepala Pusat, Ketua Program di bawah Sekolah Pascasarjana (Program Studi Manajemen Bisnis, Pengelolaan Sumberdaya Alam dan Lingkungan/PS-PSL, Primatologi, Bioteknologi, dan Profesional Industri Kecil Menengah) dan Ketua Program Keahlian di bawah Direktorat Diploma bertanggungjawab atas tersusunnya spesifikasi program, prosedur pelaksanaan program dan akivitas, sasaran mutu yang sesuai dengan sasaran mutu, panduan penjaminan mutu dan POB yang telah ditetapkan di tingkat. Pelaksana program bertanggungjawab atas terlaksananya proses akademik dan non akademik, melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan dan hasil, serta perbaikan dan penyempurnaan seluruh kegiatan di unitnya, dibantu oleh GKM. 4. Pada Gambar 5 dapat dilihat alur pelaksanaan penjaminan mutu di IPB. KMM dibantu oleh KPMI membuat membuat standar, sasaran mutu dan panduan penjaminan mutu institut. Unit kerja Melalui GPM dan GKM menjabarkan dan melaksanakan standar mutu, sasaran mutu dan panduan penjaminan mutu tersebut di unit masing-masing sesuai dengan situasi yang ada di unitnya masing masing, sehingga dapat memenuhi sasaran mutu yang ditetapkan. 5. Kantor Audit Internal sebagai mitra KMM melakukan audit kepada seluruh unit dalam rangka peningkatan kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan, perjanjian dan POB yang berlaku.
Sasaran mutu Penjaminan mutu Oleh : KMM Sasaran mutu baru Pelaksanaan UNIT KERJA Asesmen dan Audit oleh Asesor-auditor Dikoordinasikan oleh KMM & KAI Pengembangan Sasaran Mutu Penyempurnaan Prosedur Oleh KMM+KPMI+asesor auditor Monitoring dan Evaluasi oleh Gugus Penjaminan Mutu (GPM) dan Gugus Kendali Mutu (GKM) Gambar 6. Alur Pelaksanaan Implementasi Penjaminan Mutu IPB 6. IPB akan menugaskan beberapa dosen dan tenaga kependidikan untuk menjadi Asesor Internal. Para asesor akan mengikuti pelatihan terstruktur sebelum melakukan tugas sebagai asesor. Asesor akan melakukan asesmen terhadap program-program akademik dan nonakademik di seluruh IPB. Asesor akan menilai tingkat kinerja unit terhadap target sasaran mutu yang telah ditetapkan. Selanjutnya hasilnya dikonfirmasikan kepada unit bersangkutan sebelum dilaporkan kepada pimpinan terkait. Pimpinan melakukan tindakan-tindakan koreksi terhadap hasil asesmen. 7. Hasil audit yang dilakukan oleh auditor (KAI) dan hasil penilaian yang dilakukan oleh Asesor (KMM) merupakan umpan balik untuk melakukan penyesuaian terhadap sasaran mutu, standar mutu dan pedoman penjaminan mutu dalam rangka pembuatan sasaran mutu baru sehingga proses peningkatan mutu secara berkelanjutan terus berjalan. 8. Anggaran untuk melaksanakan proses penjaminan mutu dibebankan pada anggaran IPB. D. Pelaksanaan Penilaian (Asesmen dan Audit) Unit Kerja Prosedur asesmen internal melibatkan seluruh organisasi penjaminan mutu yang ada di IPB dan berakhir dengan dilaporkannya hasil asesmen internal kepada Rektor oleh KMM. Prosedur tersebut adalah sebagai berikut: 1. Kantor Manajemen Mutu (KMM) atas nama Rektor mengingatkan penanggung jawab program (Dekan Fakultas, Dekan Sekolah, Kepala LPPM, Ketua Departemen, Direktur, Kepala Kantor, Kepala Biro, Direktur/Ketua Program dan Kepala Pusat) untuk melaksanakan evaluasi diri dan ditembuskan kepada Rektor. 2. Pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu dari setiap tingkat organisasi penjamin mutu. GPM dan GKM membuat laporan evaluasi diri. 3. GPM dan GKM mengumpulkan semua data dan informasi yang diperlukan mengenai kondisi, profil dan kinerja program dan menyusun laporan evaluasi diri mengkuti standar-standar dan mengacu pada sasaran mutu yang telah ditetapkan. GPM mengirimkan laporan evaluasi diri kepada Dekan, Kepala LPPM. 4. GKM mengirimkan laporan evaluasi diri kepada ke Ketua Departemen, Direktur, Direktur/Ketua Program dan Kepala Pusat. Untuk penyelenggara program pendidikan,
evaluasi diri dilakukan secara terpisah untuk masing-masing Program Studi (mayor) S1, S2, S3. Setiap evaluasi diri Program Keahlian di Direktorat Program Diploma juga dibuat secara terpisah. Evaluasi diri tersebut kemudian dikirimkan dari GKM ke GPM Fakultas/Sekolah/LPPM atau dari Direktorat ke Wakil Rektor untuk evaluasi diri Direktorat. Dokumen evaluasi diri harus dapat menunjukkan kinerja unit, terutama dari capaian indikator utama dari sasaran mutu yang telah ditetapkan 5. Laporan evaluasi diri selanjutnya diserahkan ke KMM yang kemudian akan menjadi bahan penilaian sistem penjamin mutu. 6. KMM bersama KAI melakukan koordinasi dengan Tim Asesor-auditor untuk melakukan penilaian terhadap capaian sasaran mutu. Penilaian dilakukan melalui desk evaluation terhadap laporan evaluasi diri yang dibuat dan visitasi ke unit kerja yang bersangkutan. 7. KMM dan KAI berkoordinasi dengan Tim Asesor-auditor membuat laporan pelaksanaan penjaminan mutu perguruan tinggi kepada Rektor. Proses asesmen unit kerja dapat dilihat pada Gambar 5. 8. KMM bersama KAI berkoordinasi untuk menentukan peringkat kualitas unit penyelenggara akademik maupun non akademik di IPB yang dapat menjadi dasar dalam pemberian penghargaan kualitas (quality reward). 9. Pelaksanaan evaluasi diri dan asesmen dilakukan setiap semester dan/atau setiap tahun untuk penyelenggaraan program tahun sebelumnya. KMM dan KAI (atas nama Rektor) Wakil Rektor / S1 Dekan Fakultas Skolah Kepala LPPM Gugus Penjaminan Mutu (GPM) Ketua Departemen / Direktur Program / Kepala Pusat Gugus Kendali Mutu (GKM) Mulai Surat permintaan membuat evaluasi diri Tembusan surat Meminta GKM membuat evaluasi diri Tembusan surat Pembuatan evaluasi diri Dokumen evaluasi diri Tembusan laporan Verifikasi evaluasi diri Verifikasi evaluasi diri tidak Pengkajian oleh Tim Asesor Site Visit Laporan Mutu dan menyampaikan ke Rektor Tembusan Tembusan Gambar 7. Diagram Alur Proses Penilaian (asesmen dan audit) Unit Kerja. E. Standar Standar yang dipergunakan adalah mengadopsi standar-standar yang digunakan oleh BAN- PT dengan beberapa modifikasi disesuaikan dengan ruang lingkup penjaminan mutu di IPB. Pengadopsian tersebut untuk memudahkan proses akreditasi program-program pendidikan dan akreditasi institusi yang dilakukan secara periodik oleh BAN-PT. Borang-borang evaluasi diri sedapat mungkin juga mengadopsi borang evaluasi diri yang digunakan BAN-PT. Penyusunan
evaluasi diri dilakukan sesuai dengan standar-standar tersebut sebagai proses/kegiatan pendorong untuk mencapai target sesuai dengan indikator utama yang tertera pada sasaran mutu IPB. Standarstandar tersebut akan selalu divaluasi sesuai dengan dinamika perkembangan yang ada di dalam maupun di luar IPB. Standar dan parameter-parameternya dapat dilihat pada Tabel 2, sedangkan sumber-sumber lain dalam evaluasi diri dapat dilihat pada Tabel 3. Unit akademik dan nonakademik dapat menggunakan seluruh atau sebagian dari standar-standar tersebut sesuai dengan ruang lingkup unit bersangkutan. Tabel 2. Standar Mutu dari BAN-PT Untuk Diploma (S0) Standar Standar 1: Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran serta Strategi Pencapaian. Standar 2 : Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu. Standar 3. Mahasiswa dan Lulusan. Standar 4 : Sumber Daya Manusia. Standar 5 : Kurikulum, Pembelajaran, dan Suasana Akademik. Standar 6 : Pembiayaan, Sarana dan Prasarana, Serta Sistem Informasi. Standar 7 : Penelitian, Pengabdian kepada Masyarakat, dan Kerjasama. Kriteria 1.1. Program Diploma memiliki visi, misi, tujuan, dan sasaran program dirumuskan dengan sangat jelas dan realistik. 1.2. Program Diploma menetapkan sasaran mutu dengan jelas dan realistik 2.1. Program Diploma memiliki tata pamong yang menjamin terwujud-nya visi, terlaksananya misi, tercapainya tujuan, berhasilnya strategi yang digunakan secara kredibel, transparan, akuntabel, bertanggung jawab, dan adil 2.2. Program Diploma memiliki unit pelaksana penjaminan mutu yang efektif 3.1. Program Diploma memiliki dokumen penerimaan mahasiswa baru dan pelaksanaannya. 3.2. Program Diploma memiliki calon mahasiswa yang bermutu baik 3.3. Program Diploma memiliki lulusan yang bermutu baik 4.1. Program Diploma memiliki dosen tetap yang mencukupi dan memenuhi kualifikasi pendidikan minimal sesuai bidang. 4.2. Program Diploma memiliki tenaga kependidikan yang mencukupi serta kompetensi dan kualifikasi yang sesuai. 5.1. Program Diploma memiliki peran dalam penyusunan dan evaluasi kurikulum. 5.2. Program Diploma memiliki kebijakan dan program dalam peningkatan suasana akademik. 6.1. Program Diploma memiliki sumber dan kecukupan dana untuk mendukung operasional penyelenggaraan tridarma secara memadai. 6.2. Program Diploma memiliki sarana yang memadai dan memiliki rencana investasi ke depan. 6.3. Program Diploma memiliki prasarana yang memadai dan memiliki rencana investasi ke depan. 6.4. Program Diploma memiliki sistem pengelolaan data dan informasi penyelenggaraan akademik yang mudah diakses. 7.1. Kegiatan penelitian dilakukan oleh dosen tetap Program Diploma. 7.2. Kegiatan pengabdian kepada masyarakat dilakukan oleh dosen tetap Program Diploma. 7.3. Program Diploma memiliki kegiatan kerjasama tridarma dengan instansi di dalam negeri dan luar negeri.
Tabel 3. Standar Mutu dari BAN-PT Untuk Sarjana (S1) Standar Kriteria 1 2 Standar 1: Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran, serta Strategi Pencapaian. Standar 2: Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu. Standar 3: Mahasiswa dan Lulusan. Standar 4: Sumberdaya Manusia. Standar 5: Kurikulum, Pembelajaran, dan Suasana Akademik. 1.1. Program studi memiliki visi, misi, dan tujuan yang dirumuskan secara jelas dan realistik 1.2. Program studi menetapkan sasaran mutu secara jelas dan realistik 2.1. Program studi memiliki tatapamong yang terintegrasi dengan tata pamong Departemen 2.2. Departemen menerapkan sistem penjaminan mutu penyelenggaraan kegiatan akademik 2.3. Program studi menerapkan mekanisme penjaringan umpan balik terhadap mahasiswa, dosen, dan pengguna lulusan untuk perbaikan kurikulum dan pelaksanaan proses pembelajaran di program studi 2.4. Departemen memiliki dan menerapkan mekanisme yang dapat menjamin penyelenggaraan program akademik secara berkelanjutan. 3.1. Program Studi memiliki calon mahasiswa yng bermutu baik 3.2. Program studi menghasilkan lulusan bermutu baik 3.4. Mahasiswa memperoleh layanan bimbingan dan konseling, pengembangan minat dan bakat (ekstrakurikuler), pembinaan kecakapan hidup, beasiswa dan fasilitas kesehatan yang memadai. 3.5. Program studi melaksanakan pelacakan lulusan (tracer study) dan menggunakannya untuk perbaikan kurikulum dan proses pembelajaran 3.6. Program studi memiliki jejaring yang kuat dengan alumni dan melibatkan alumni dalam pengembangan program akademik dan nonakademik 4.1. Program studi didukung dengan sumberdaya dosen tetap yang mencukupi dan memenuhi kualifikasi pendidikan minimal Master yang sesuai bidang 4.2. Program studi memiliki program untuk mengundang tenaga ahli/ pakar sebagai pembicara dalam atau luar negeri pada seminar, pelatihan atau sebagai dosen tamu 4.3. Departemen memiliki mekanisme monitoring dan evaluasi kinerja dosen dalam bidang tridarma dan mendokumentasikan rekam jejaknya yang mampu telusur 4.4. Departemen didukung dengan tenaga kependidikan yang mencukupi dan pendidikan/ kompetensi yang sesuai 5.1. Program studi memiliki dokumen kurikulum yang dimutahirkan secara periodik dan beriorientasi ke depan sesuai dengan visi, misi, tujuan dan sasaran program studi 5.2. Program studi menyelenggarakan proses belajar mengajar yang bermutu dan dapat menjamin pencapaian kompetensi mahasiswa
Standar 6: Pembiayaan, Sarana dan Prasarana, serta Sistem Informasi. Standar 7: Penelitian, Pelayanan/Pengabdian Kepada Masyarakat, dan Kerjasama. 1 2 5.3. Program studi menentukan dosen pembimbing akademik bagi setiap mahasiswa dan melakukan proses pengendalian pembimbingan akademik mahasiswa setiap semester 5.4. Program studi menentukan dosen pembimbing tugas akhir bagi setiap mahasiswa dan melakukan proses pengendalian penyelesaian tugas akhir mahasiswa 5.5. Program studi menerapkan kebijakan dan memiliki program tentang peningkatan suasana akademik yang baik 6.1. Departemen memperoleh dana operasional penyelenggaraan tridarma secara memadai 6.2. Departemen didukung dengan prasarana pendidikan yang memadai dan bermutu baik (ruang kantor, ruang dosen, ruang kelas, ruang sidang) 6.3. Departemen didukung oleh perpustakaan dengan koleksi pustaka yang sesuai bidang dengan jumlah yang memadai 6.4. Proses belajar mengajar di program studi didukung sarana laboratorium yang bermutu baik dan dapat diakses oleh mahasiswa untuk praktikum dan penelitian tugas akhir. 6.5. Ruangan untuk kegiatan akademik (kuliah/praktikum/penelitian tugas akhir/seminar mahasiswa/ ujian sidang sarjana) didukung peralatan utama yang mencukupi, bermutu baik dan dapat digunakan setiap saat. 6.6. Proses belajar mengajar didukung oleh sistem pengelolaan data dan informasi tentang penyelenggaraan program akademik di program studi yang mudah diakses 7.1. Dosen di program studi melaksanakan kegiatan penelitian (sebagai ketua atau anggota) dengan melibatkan mahasiswa 7.2. Dosen di Departemen mempublikasikan hasil penelitian (sebagai penulis utama atau anggota) dalam bentuk artikel ilmiah (buku, prosiding, atau jurnal nasional dan internasional, atau HAKI. 7.3. Dosen menghasilkan karya penelitian atau pengabdian pada masyarakat yang memperoleh pengakuan kepakaran/award di tingkat nasional/ internasional 7.4. Departemen memiliki kegiatan kerjasama kegiatan tridarma dengan instansi di dalam negeri/ luar negeri yang relevan dengan bidang keahlian. Tabel 4. Standar Mutu dari BAN-PT Untuk Magister (S2) Standar Kriteria 1 2 Standar 1: Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran, serta Strategi Pencapaian. 1.1. Kejelasan dan kerealistikan visi, misi, tujuan, dan sasaran, serta strategi pencapaian sasaran program studi. 1.2. Program studi menetapkan sasaran mutu secara jelas dan realistik
1 2 Standar 2: Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu. Standar 3: Mahasiswa dan Lulusan. 2.1. Tata pamong menjamin terwujudnya visi, terlaksananya misi, tercapainya tujuan, berhasilnya strategi yang digunakan secara kredibel, transparan, akuntabel, bertanggung jawab dan adil. 2.2. Kepemimpinan program studi 2.3. Sistem pengelolaan 2.4. Penjaminan mutu 2.5. Umpan Balik 2.6. Upaya untuk menjamin keberlanjutan (sustainability) program studi 3.1. Sistem rekrutmen calon mahasiswa baru 3.2. Efektivitas implementasi sistem rekrutmen calon mahasiswa untuk menghasilkan calon mahasiswa yang bermutu yang diukur dari jumlah peminat, proporsi pendaftar terhadap daya tampung dan proporsi yang diterima dan yang registrasi Standar 4: Sumberdaya Manusia. Standar 5: Kurikulum, Pembelajaran, dan Suasana Akademik. 3.3. Prestasi dan reputasi akademik mahasiswa. 3.4. Ketepatan waktu penyelesaian studi, proporsi mahasiswa yang menyelesaikan studi dalam batas masa studi 3.5. Pelacakan dan perekaman data lulusan, serta tindaklanjutnya. 3.6. Partisipasi alumni dalam mendukung pengembangan akademik dan non-akademik program studi 4.1. Sistem rekrutmen, penempatan, pembinaan, pengembangan dan pemberhentian dosen dan tenaga kependidikan. 4.2. Sistem monitoring dan evaluasi, serta rekam jejak kinerja dosen dan tenaga kependidikan 4.3. Kualifikasi akademik, kompetensi (pedagogik, kepribadian, sosial, dan profesional), dan jumlah, jabatan akademik dosen tetap dan tidak tetap (selama tiga tahun terakhir) 4.4. Upaya Peningkatan Sumber Daya Manusia (SDM) dalam tiga tahun terakhir 4.5. Jumlah, rasio, kualifikasi akademik dan kompetensi tenaga kependidikan (pustakawan, laboran, analis, teknisi, operator, programer, tenaga administrasi, dan/atau tenaga pendukung lainnya) untuk menjamin mutu penyelenggaraan program studi 5.1. Kurikulum memuat standar kompetensi lulusan yang terstruktur dalam kompetensi utama, kompetensi pendukung dan kompetensi lainnya yang mendukung tercapainya tujuan, terlaksananya misi, dan terwujudnya visi program studi. 5.2. Kurikulum dan seluruh kelengkapannya ditinjau ulang dalam kurun waktu tertentu oleh program studi bersama pihak-pihak terkait (relevansi epistemologis) untuk menyesuaikannya dengan perkembangan IPTEKS dan kebutuhan pemangku kepentingan (stakeholders) 5.3. Persyaratan dalam mengikuti pendidikan magister dan persyaratan kelulusannya 5.4. Sistem pembimbingan penelitian tesis dan penulisan tesis
Standar 6: Pembiayaan, Sarana dan Prasarana, serta Sistem Informasi. Standar 7: Penelitian, Pelayanan/Pengabdian Kepada Masyarakat, dan Kerjasama. 1 2 5.5. Monitoring dan evaluasi pelaksanaan proses pembelajaran Penyusunan usul penelitian dan pelaksanaan penelitian tesis Proses penulisan tesis Kelayakan dosen dalam proses pembimbingan penelitian tesis Ujian akhir magister 5.6. Upaya peningkatan suasana akademik 6.1. Pembiayaan 6.2. Perolehan dan penggunaan dana (termasuk hibah) dalam lima tahun terakhir 6.3. Prasarana 6.4. Sarana 6.5. Akses dan pendayagunaan sistem informasi dalam pengelolaan data dan informasi tentang penyelenggaraan program akademik di program studi 7.1. Produktivitas dan mutu hasil penelitian dosen 7.2. Kegiatan pelayanan/pengabdian kepada masyarakat dosen dan mahasiswa program studi yang bermanfaat bagi pemangku kepentingan (kerjasama, karya, penelitian, dan pemanfaatan jasa/produk kepakaran). 7.3. Jumlah dan mutu kerjasama yang efektif yang mendukung pelaksanaan misi program studi dan institusi dan dampak kerjasama untuk penyelenggaraan dan pengembangan program studi Tabel 5. Standar Mutu dari BAN-PT untuk doktor (S3) Standar Kriteria 1 2 Standar 1: Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran, serta Strategi Pencapaian. Standar 2: Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu. 1.1. Kejelasan dan kerealistikan visi, misi, tujuan, dan sasaran, serta strategi pencapaian sasaran program studi 1.2. Program studi menetapkan sasaran mutu secara jelas dan realistik 2.1. Tata pamong menjamin terwujudnya visi, terlaksananya misi, tercapainya tujuan, berhasilnya strategi yang digunakan secara kredibel, transparan, akuntabel, bertanggung jawab dan adil. 2.2. Kepemimpinan program studi 2.3. Sistem pengelolaan fungsional dan operasional program studi 2.4. Penjaminan mutu 2.5. Umpan balik 2.6. Upaya untuk menjamin keberlanjutan (sustainability) program studi
Standar 3: Mahasiswa dan Lulusan. 1 2 3.1. Sistem rekrutmen calon mahasiswa baru 3.2. Efektivitas implementasi sistem rekrutmen calon mahasiswa untuk menghasilkan calon mahasiswa yang bermutu yang diukur dari jumlah peminat, proporsi pendaftar terhadap daya tampung dan proporsi yang diterima dan yang registrasi. Standar 4: Sumberdaya Manusia. Standar 5: Kurikulum, Pembelajaran, dan Suasana Akademik. 3.3. Prestasi dan reputasi akademik mahasiswa 3.4. Ketepatan waktu penyelesaian studi, proporsi mahasiswa yang menyelesaikan studi dalam batas masa studi 3.5. Pelacakan dan perekaman data lulusan, serta tindaklanjutnya 3.6. Partisipasi alumni dalam mendukung pengembangan akademik dan non-akademik program studi 4.1. Sistem rekrutmen, penempatan, pembinaan, pengembangan dan pemberhentian dosen dan tenaga kependidikan 4.2. Sistem monitoring dan evaluasi, serta rekam jejak kinerja dosen dan tenaga kependidikan 4.3. Kualifikasi akademik, kompetensi (pedagogik, kepribadian, sosial, dan profesional), dan jumlah, jabatan akademik dosen tetap dan tidak tetap (selama tiga tahun terakhir). 4.4. Upaya Peningkatan Sumber Daya Manusia (SDM) dalam tiga tahun terakhir 4.5. Jumlah, rasio, kualifikasi akademik dan kompetensi tenaga kependidikan (pustakawan, laboran, analis, teknisi, operator, programer, tenaga administrasi, dan/atau tenaga pendukung lainnya) untuk menjamin mutu penyelenggaraan program studi 5.1. Kurikulum memuat standar kompetensi lulusan yang terstruktur dalam kompetensi utama, kompetensi pendukung dan kompetensi lainnya yang mendukung tercapainya tujuan, terlaksananya misi, dan terwujudnya visi program studi. 5.2. Kurikulum dan seluruh kelengkapannya harus ditinjau ulang dalam kurun waktu 5 tahun oleh program studi bersama pihakpihak terkait (relevansi sosial dan relevansi epistemologis) untuk menyesuaikannya dengan perkembangan IPTEKS dan kebutuhan pemangku kepentingan. 5.3. Persyaratan yang harus dipenuhi mahasiswa selama mengikuti pendidikan doktor, proses pelaksanaan dan persyaratan kelulusannya 5.4. Sistem pembimbingan penelitian disertasi dan penulisan disertasi 5.5. Monitoring dan evaluasi pelaksanaan proses pembelajaran: Ujian kualifikasi doktor Proses penyusunan usul penelitian dan pelaksanaan penelitian disertasi Proses penulisan disertasi Kelayakan dosen dalam proses pembimbingan Ujian akhir tertutup doktor
1 2 5.6. Upaya peningkatan kemampuan lulusan program doktor dalam beradaptasi dengan perubahan/perkembangan atau kemampuan melakukan beragam pekerjaan (versatility). Standar 6: Pembiayaan, Sarana dan Prasarana, serta Sistem Informasi. Standar 7: Penelitian, Pelayanan/Pengabdian Kepada Masyarakat, dan Kerjasama. 5.7. Upaya peningkatan suasana akademik 6.1. Pembiayaan 6.2. Prasarana 6.3. Sarana 6.4. Akses dan pendayagunaan sistem informasi dalam pengelolaan data dan informasi tentang penyelenggaraan program akademik di program studi 7.1. Penelitian 7.2. Kegiatan pelayanan/ pengabdian kepada masyarakat dosen dan mahasiswa program studi yang bermanfaat bagi pemangku kepentingan (kerjasama, karya, penelitian, dan pemanfaatan jasa/produk kepakaran). 7.3. Jumlah dan mutu kerjasama yang efektif yang mendukung pelaksanaan misi program studi dan institusi dan dampak kerjasama untuk penyelenggaraan dan pengembangan program studi Daftar Referensi Standar Penilaian Diri 1. Statuta Institusi; 2. Rencana Strategis Institusi; 3. Laporan Tahunan Institusi; 4. Laporan Tahunan Fakultas, 5. Laporan Tahunan Departemen; 6. Laporan Tahunan Keuangan, 7. Struktur Oerganisasi Institusi; 8. Program-program Akademik; 9. Direktori Program Studi; 10. Pedoman Penjaringan dan Penyaringan Mahasiswa; 11. Pedoman Pelayanan Mahasiswa; 12. Pedoman Penjaringan dan penyaringan dosen; 13. Pedoman Evaluasi Belajar Mahasiswa; 14. Pedoman Jaminan Mutu Internal; 15. Pedoman Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat; 16. Program Pengembangan Staf; 17. Laporan Studi Pelacakan Lulusan; 18. Notulen Rapat Pimpinan Institusi/Program Studi; 19. Kebijakan dan Peraturan Institusi mengenai Pembelajaran; 20. Laporan Khusus tentang Sistem dan Layanan Informasi; 21. Transkrip Lulusan; 22. Direktori Lulusan; 23. Daftar Produk Kegiatan Ilmiah;
24. Direktori Personil; 25. Katalog Institusi; 26. Daftar Sumber-Sumber Institusional; 27. Peraturan Perundang-undangan dan kebijakan terkait. Salinan sesuai dengan aslinya : Ditetapkan : Kepala Kantor Hukum, Promosi dan Rektor, Hubungan Masyarakat, ttd. Ir. Yatri Indah Kusumastuti, M.S. Prof. Dr. Ir. Herry Suhardiyanto, M.Sc. NIP : 19660714 199103 2 002 NIP : 19590910 198503 1 003