BAB 3 ANALISIS KEADAAN PERUSAHAAN DAN MASALAH 3.1 Sejarah Perusahaan PT. Universal Broker Indonesia ( Perseroan ) dahulu bernama PT. Maxima Treasure Fund merupakan sebuah perusahaan yang didirikan pada tanggal 10 Februari 1989 dengan nama PT. Jasura Finance Corporation berdasarkan Akta Pendirian No 22 yang dibuat dihadapan Soebagjo Ronoatmodjo S.H., Notaris di Jakarta dan telah mendapatkan persetujuan Menteri Kehakiman Republik Indonesia melalui Surat Keputusan No C2-10068.HT.01.01-Th.89 tanggal 31 Oktober 1989 dan telah diumumkan dalam Berita Negara Republik Indonesia No 60 tanggal 26 Juli 1991. Perusahaan ini adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa jual maupun beli saham untuk para anggotanya. Untuk para konsumen yang ingin menggunakan jasa pembelian sahamnya, diharuskan terlebih dahulu untuk me-register dulu di perusahaan ini, dan juga perusahaan KSEI (Kustodian Setral Efek Indonesia). Berdasarkan ketentuan Pasal 3 anggaran dasar Perseroan sebagaimana dimuat dalam Berita Negara Republik Indonesia No.22 tanggal 16 Maret 1999, Perseroan mempunyai maksud dan tujuan sebagai berikut : a. Turut melaksanakan dan menunjang kebijakan dan program Pemerintah di bidang ekonomi dan pembangunan nasional pada umumnya, dengan jalan mempercepat proses pengikutsertaan masyarakat dalam pemilikan sahamsaham perusahaan-perusahaan serta meningkatkan partisipasi masyarakat 49
50 dalam pengerahan dana dan mengelola dana tersebut dengan maksud agar masyarakat luas dapat turut menikmati keuntungannya. b. Untuk mencapai maksud dan tujuan tersebut, Perseroan melakukan kegiatan usaha sebagai berikut : - Menjalankan satu atau beberapa kegiatan sebagai penjamin emisi efek; - Menjalankan satu atau beberapa kegiatan sebagai perantara efek; - Menjalankan satu atau beberapa kegiatan sebagai pedagang efek; - Menyelenggarakan Margin Trading; - Melakukan kegiatan lain yang berhubungan dengan kegiatan tersebut dengan mengindahkan peraturan pasar modal dan peraturan perundangundang yang berlaku. 3.2 Visi dan Misi Perusahaan 3.2.1 Visi Adapun visi dari perusahaan ini adalah: "Perusahaan Efek yang menjadi Mitra yang tepat bagi pemodal untuk berinvestasi yang berkualitas tinggi dan terpercaya" 3.2.2 Misi Adapun misi dari perusahaan ini adalah sebagai berikut : 1. Berambisi untuk menjadikan mitra masyarakat untuk melaksanakan investasi ke dalam wadah yang termasuk dalam pasar modal.
51 2. Menciptakan keamanan didalam hati nasabahnya di dalam memberikan berbagai pelayanan jasa yang termasuk di dalam kegiatannya di bidang Pasar Modal. 3. Menciptakan sumber daya yang berkualitas yang memiliki komitmen tinggi untuk meningkatkan kinerja perusahaan serta mewujudkan kenyamanan untuk nasabahnya. 4. Menjadi contoh bagi pelaku pasar mdoal dan terhadap kalangan pelaku bisnis untuk menerapkan good corporate governance. 5. Menjadi mitra untuk menerapkan good corporate governance terhadap emiten didalam menjalankan kegiatan usahanya. 6. Membangun perekonomian Indonesia dengan turut ambil bagian menjadi pelaku pasar modal.
52 3.3 Struktur Organisasi Perusahaan Pemegang Saham Komisaris Compliance Direktur Utama Direktur Pemesananan Perdagangan Operation IT Corporate Finance Riset Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Universal Broker Indonesia (Sumber: PT. Universal Broker Indonesia) 3.4 Job Description 3.4.1 Manajer Pemesanan 1. Membuat kebijakan atau standar kualitas floor trader, dealer dalam rangka melaksanakan tugas guna mendukung aktivitas perusahaan. 2. Mengkoordinasi dan mengawasi floor trader, dealer, dalam rangka melaksanakan tugas sebagai berikut : - menerima dan melaksanakan order dari nasabah sesuai dengan peraturan yang ada.
53 - memeriksa pemesanan-pemesanan yang telah terjadi sebelum dikirimkan kepada nasabah. 3. Memberikan laporan kepada Direksi perihal perkembangan kinerja dari Dealer sesuai dengan perkembangan kinerja perusahaan secara berkala. 3.4.2 Manajer Perdagangan 1. Membuat kebijakan pemasaran guna memperoleh nasabah baru. 2. Menganalisa dan meneliti dengan seksama nasabah baru guna memberi masukan kepada Direksi Perdagangan Efek. 3. Memeriksa kelengkapan pengisian formulir pembukaan rekening nasabah. 4. Menampung seluruh keluhan dan klaim dari nasabah untuk mencarikan penyelesaian yang terbaik bagi seluruh pihak. 3.4.3 Manager Corporate Finance 1. Merencanakan, mengorganisir dan mengawasi proses pelaksanaan fund raising, bantuan teknis dan konsultatif bagi nasabah calon emiten, capital restructuring serta financial advisory. 2. Mengembangkan bisnis usaha perusahaan sehingga dapat layak untuk melakukan IPO saham dan menerbitkan obligasi. 3. Mengembangkan hubungan dengan seksama perusahaan sekuritas serta berpartisipasi aktif dalam sindikasi IPO dan obligasi.
54 3.4.4 Manajer Operasi 1. Mengkoordinasi dan mengawasi persediaan dan mutasi saham yang ada pada kustodian perusahaan. 2. Merencanakan dan mengawasi arus pengeluaran dan pemasukan dana perusahaan. 3. Me-review hutang piutang nasabah dan mengkoordinir penagihan jika ada pembayaran nasabah yang kurang lancar. 4. Memeriksa Laporan Keuangan setiap bulannya. 5. Memeriksa dan mengawasi pengiriman MKBD setiap harinya. 6. Melaksanakan administrasi kepegawaian serta administrasi yang berhubungan dengan asuransi kesehatan, penerimaan dan pemberhentian karyawan dan sebagainya sesuai dengan peraturan yang berlaku. 7. Memeriksa dan mengawasi penyampaian kewajiban perusahaan kepada pihak-pihak lain seperti BEJ, Bapepam dan kantor pajak. 8. Mengkoordinir penyimpanan rekening pembukaan nasabah dan menyesuaikannya bila ada perubahan data. 3.4.5 Manajer Riset 1. Mengkoordinasi pengumpulan dan penganalisaan data-data emiten dari berbagai sumber dengan memperhatikan berbagai kondisi politik dan ekonomi sehingga menghasilkan laporan research yang bermutu untuk selanjutnya dibagikan kepada bagian Perdagangan dan Corporate Finance.
55 2. Mengkoordinasi pengumpulan data-data corporate action emiten dari berbagai sumber dan selanjutnya dirangkumkan untuk dibagikan kepada bagian perdagangan dan bagian settlement. 3. Mengikuti perkembangan peraturan-peraturan serta informasi-informasi di Pasar modal guna diberitahukan kepada bagian-bagian yang terkait. 3.4.6 Manager Information Technology 1. Menjaga Sistem dan jaringan komputer yang ada di perusahaan sehingga dapat digunakan oleh bagian-bagian yang lain dalam melaksanakan pekerjaannya. 2. Menghubungi vendor dan bekerjasama dengan vendor bila terjadi kesalahan atau bila dibutuhkan peningkatan / penambahan / modul. 3. Mengembangkan pembukaan home page perusahaan sehingga dapat melakukan e-trading dimasa datang. 3.4.7 Manager Compliance 1. Mengkoordinasi pemeriksaan kepatuhan karyawan dalam melaksanakan pekerjaan agar sesuai dengan peraturan yang ada, baik peraturan Bapepam maupun peraturan perusahaan. 2. Memeriksa proses pelaksanaan transaksi mulai dari pembukaan rekening nasabah, penerimaan pesanan, pelaksanaan pesanan sampai penyelesaian transaksi, agar sesuai dengan peraturan Bapepam. 3. Membuat laporan internal audit secara teratur kepada Direksi perusahaan.
56 4. Senantiasa meng-upgrade peraturan yang berlaku terhadap kegiatan usaha perusahaan. 5. Memberikan masukan kepada Direksi agar dapat menjalankan perusahaan lebih efektif dan efisien. Gambaran Sistem Tradisional Nasabah Nasabah Sales order receipt order receipt Dealer Floor Treader Nasabah JATS Gambar 3.2 Sistem Tradisional PT. Universal Broker Indonesia (Sumber : PT. Universal Broker Indonesia) Proses trading saham pada PT. Universal Broker Indonesia terjadi ketika nasabah melakukan pemesanan, penjualan, perubahan maupun pembatalan melalui via telepon ke bagian sales. Maka bagian sales akan mencatat pemesanan, penjualan, perubahan maupun pembatalan tersebut ke dalam form order receipt. Kemudian bagian sales akan menyerahkan order receipt yang telah diisi tersebut ke bagian dealer, setelah itu bagian dealer akan melakukan pengecekan terhadap portofolio nasabah tersebut. Jika nasabah melakukan
57 pemesanan harus memiliki saldo yang mencukupi dan jika penjualan, nasabah harus memiliki saham, setelah itu bagian dealer akan melakukan pemesanan atau penjualan melalui telepon ke bagian floor trader yang sudah bersedia di BEJ. Setelah floor trader menerima pemesanan atau penjualan dari bagian dealer, maka ia akan melakukan penginputan pemesanan atau penjualan ke dalam komputer melalui JATS ( Jakarta Automation Trading System). Gambaran Sistem Pendukung Sistem trading tradisional ini didukung oleh departemen operation. Departemen operation terdiri dari 3 bagian, yaitu finance, accounting, dan custodian settlement. Bagian finance melakukan pengecekan terhadap masuk dan keluarnya uang setiap nasabah, bagian accounting melakukan pembukuan, dan bagian custodian settlement melakukan pengecekan terhadap saham yang di jual dan dibeli oleh setiap nasabah kemudian membantu transfer saham ke perusahaan broker lain jika ada permintaan dari nasabah. Ketiga bagian ini didukung oleh back office system yang keseluruhan data perdagangan dikirim dari JATS pada setiap sore setelah market closing. Kemudian setiap pagi back office system akan mencetak report mengenai keuangan dan portofolio setiap nasabah, untuk mendukung dealer dalam melakukan pengecekan pada waktu terjadi pemesanan maupun penjualan oleh setiap nasabah. Analisa Kebutuhan Online Trading System ini dibuat untuk memenuhi beberapa kebutuhan perusahaan. Perpindahan sistem tradisional menjadi terkomputerisasi dan
58 terintegrasi akan menimbulkan perubahan-perubahan yang baru, yang antara lain meliputi : a) Pergantian sistem baru mengakibatkan penambahan perangkat lunak dan perangkat keras agar dapat disesuaikan dengan sistem baru yang merupakan tanggung jawab dari PT. Universal Broker Indonesia. b) Penambahan infrastruktur jaringan untuk mendukung Online Trading System. c) Perubahan terhadap strategi bisnis yang disebabkan oleh pergantian sistem tradisional ke komputerisasi. Kebutuhan layanan yang dibutuhkan dalam Online Trading System adalah sebagai berikut : 1. Dapat mempermudah nasabah dalam memantau atau memonitor harga secara realtime. 2. Dapat mempermudah nasabah dalam melakukan eksekusi jual maupun beli, perubahan (amend), pembatalan (withdraw) dan pemantauan (monitoring) status order jual beli secara realtime. 3. Dapat mempermudah nasabah dalam melakukan memantau maupun mengecek statement atau portofolionya. 4. Dapat mempermudah nasabah dalam memantau terhadap history transaksi.