1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang PT. Walden Global Services (WGS) adalah perusahaan software dan jasa Information Technology (IT) berbasis di Bandung, Indonesia. PT. WGS saat ini diperkuat oleh 150 tenaga professional, menyediakan berbagai produk dan jasa, yaitu: IT outsourching (web development, mobile application), software sistem informasi baik untuk swasta maupun pemerintahan. Saat ini di PT. WGS sendiri untuk proses pengelolaan dokumen proyek masih dilakukan secara manual. Dalam proses pengelolaan dokumen proyek itu sendiri melibatkan banyak unit, diantaranya yaitu Sales, Chief Operating Officer (COO), Finance, Chief Marketing Officer (CMO), Chief Human Resources Officer (CHRO), Engineer dan Analyst dimana dalam prosesnya itu sendiri ada beberapa dokumen yang dikelola, yaitu dokumen kontrak / Service Agreement, Terms of References (ToR), Order Form, Work Order, Schedule Development, Design, dan Schedule Demo, Invoice, Test Plan, Technical Document, dan Berita Acara Penyelesaian (BAP). Sebelumnya sudah ada aplikasi yang menangani proses pengelolaan dokumen proyek. Di dalam aplikasi tersebut semua dokumen yang diperlukan untuk proses pengelolaan dokumen proyek ini disimpan, sehingga dokumen dapat tersimpan secara tersentralisasi dan pihak yang berkepentingan saja yang dapat mengakses dokumen yang dibutuhkan. Namun dalam pelaksanaannya, aplikasi yang ada masih memiliki kekurangan, aplikasi tidak dapat menerapkan proses approval antar proses pengelolaan dokumen. Perusahaan kemudian mengambil keputusan untuk mengelola proses pengelolaan dokumen proyek secara manual. Namun hal ini membuat kinerja perusahaan menjadi kurang optimal. Sering terjadi kesalahan pada penomoran dokumen, dokumen yang ada tidak mempunyai media penyimpanan yang tersentralisasi dan tidak dapat secara praktis memproses dokumen untuk unit yang membutuhkan. 1
Berdasarkan permasalahan di atas, penulis tertarik untuk membuat suatu aplikasi untuk pengelolaan dokumen proyek pada PT. WGS. Hal ini dimaksudkan untuk menyediakan fasilitas bagi perusahaan agar dapat mengontrol penyimpanan dan penyebaran dokumen karena dokumen yang disimpan dalam bentuk digital tersebut disimpan secara tersentralisasi dan aman karena hanya pegawai yang berkepentingan saja yang dapat mengakses dokumen, disertai dengan fitur tambahan yaitu untuk proses approval dokumen. Dengan adanya aplikasi ini, diharapkan dapat mendukung pelaksanaan tugas dan proses kerja yang dapat meningkatkan kinerja secara berkesinambungan. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang tersebut, maka rumusan masalah pada proyek ini adalah a) Bagaimana cara menyediakan tempat penyimpanan dokumen secara sentral di dalam pengelolaan dokumen proyek? b) Bagaimana cara memproses dokumen secara otomatis dialokasikan ke bagian yang membutuhkan dokumen tersebut? c) Bagaimana cara memberikan approval untuk dokumen secara otomatis? d) Bagaimana menyediakan informasi lengkap untuk dokumen? 1.3 Tujuan Berdasarkan rumusan masalah di atas, maka proyek ini memiliki tujuan: a) Membangun sebuah aplikasi yang dapat mengelola dokumen sehingga dokumen tersimpan secara tersentralisasi dan menyediakan fasilitas untuk menemukan sebuah dokumen yang dibutuhkan secara cepat dan tepat. b) Membangun sebuah aplikasi untuk mengontrol penyebaran dokumen secara tepat kepada user s yang membutuhkan sesuai dengan hak aksesnya masing-masing. c) Membangun sebuah aplikasi yang dapat memberikan fitur approval dokumen sehingga pembuat dokumen tidak perlu menemui secara langsung ke bagian yang berkepentingan untuk proses approval dokumen. 2
d) Membangun sebuah aplikasi yang dapat memberikan informasi lengkap mengenai metadata dokumen. 1.4 Batasan Masalah Adapun batasan masalah yang dibuat adalah: 1. Aplikasi yang dibuat berbasis web. 2. Aplikasi digunakan untuk keperluan membagikan dan menyimpan dokumen hanya untuk internal perusahaan dan tidak bisa diakses dari luar lingkungan perusahaan. 3. Aplikasi hanya dapat mengirimkan Email ke Client, dan tidak dapat menerima balasan dari Client. 4. Aplikasi hanya dapat menggunakan satu akun Email untuk pengiriman Email. 5. Pembagian hak akses untuk dokumen hanya dapat dilakukan oleh COO. 6. Aplikasi tidak mengelola status proyek secara mendetail, dapat mengelola status proyek hanya untuk Aktif dan Tidak Aktif. 7. Metode pengembangan proyek akhir ini hanya pada batas pengujian. 1.5 Definisi Operasional Aplikasi pengelolaan dokumen proyek merupakan aplikasi yang menyediakan layanan dalam pengelolaan dokumen proyek dengan fungsi utama yaitu sebagai tempat penyimpanan dan share dokumen, disertai dengan beberapa fitur lainnya yaitu dapat melakukan proses approval dokumen, penentuan pegawai yang bekerja di proyek, pembagian hak akses dokumen kepada pegawai sesuai kepentingannya masing-masing. Aplikasi ini juga memiliki fitur untuk pengiriman dokumen untuk Client melalui EMail, dikarenakan Client tidak dapat mengakses aplikasi ini. Aplikasi ini dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman web yaitu PHP dengan menggunakan framework CodeIgniter dan database server yang digunakan adalah MySQL, serta Gmail untuk pengiriman Email. Aplikasi ini mengambil studi kasus dari PT. Walden Global Services (PT. WGS), yang merupakan perusahaan jasa yang bergerak dibidang IT yang beralamatkan di jalan 3
Haji Hasan 1 No. 104 Soekarno Hatta, Provinsi Jawa Barat, yang pegawainya berkisar 150 orang, dan juga aplikasi ini akan digunakan secara lokal oleh pegawai PT. WGS yaitu COO, CHRO, Sales, CMO, Finance, Engineer, dan Analyst. 1.6 Metode Pengerjaan Dalam penanganan masalah, ada pedoman rekayasa perangkat lunak untuk membangun aplikasi pengelolaan dokumen proyek pada PT. WGS yaitu dengan menggunakan metode Classic Life Cycle atau biasa juga disebut dengan metode Waterfall model. Waterfall model merupakan model pembangunan perangkat lunak yang dibuat secara terstruktur atau berurutan, dimana sebuah tahap harus diselesaikan terlebih dahulu sebelum ke tahap berikutnya. [1] Tahap tahap pengembangan perangkat lunak metode Waterfall dapat dilihat pada gambar dibawah : Gambar 1-1 Waterfall Model (I. Sommerville) 1. Communication Pada tahap ini, dilakukan pengumpulan data secara lengkap terhadap permasalahan pengusulan surat perintah perjalanan pada PT. Walden Global Services. 2. Planning Pada tahap ini, pendefinisian kebutuhan yang harus dipenuhi oleh perangkat lunak yang akan dibangun. 3. Modelling Pada tahap ini, akan dilakukan perancangan perangkat lunak dengan menggunakan UML (Unified Modeling Language). 4
4. Construction Tahap Construction yaitu pembuatan kode program perangkat lunak kedalam bentuk bahasa pemrograman yang telah ditentukan. 5. Deployment Tahap Deployement yaitu tahap untuk memastikan bahwa sebuah program perangkat lunak yang dibuat terbebas dari kesalahan (error), baik itu kesalahan dari perangkat lunak maupun dari pengguna (human error). Pengujian perangkat lunak dilakukan mulai dari memasukan data, kemudian memprosesnya hingga menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Jika terjadi kesalahan, maka akan dilakukan perbaikan hingga perangkat lunak sesuai yang diharapkan. 1.7 Jadwal Pengerjaan Tabel 1-1 Jadwal Pengerjaan Apr Mei Jun Jul Aug Sep 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 1 Communicati on 2 Planning 3 Modelling 4 Contruction 5 Deployment 6 Dokumentasi 5