ANALISIS PENGOLAHAN KOLEKSI REFERENSI DAN DIGITALISASI KOLEKSI I. PENDAHULUAN Menurut Undang-undang Perpustakaan (UU nomor 43 tahun 2007) disebutkan bahwa perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi para pemustaka. Perpustakaan yang memiliki koleksi dalam bentuk cetak dan digital sering disebut dengan perpustakaan hybrid (hibrida), bukan perpustakaan digital sepenuhnya. Koleksi cetak dikembangkan dengan fasilitas automasi, sedangkan koleksi digital dilayankan secara online. Dalam rangka membangun perpustakaan hybrid atau digital, maka digitalisasi sangat diperlukan oleh sebuah perpustakaan. Untuk itu, perpustakaan yang sedang dalam taraf menuju perpustakaan digital maupun hybriid sebaiknya mulai membuka satu unit di dalam perpustakaan khusus untuk scanning koleksi cetak yang sudah ada seperti: skripsi/tesis/disertasi mahasiswa, hasil penelitian dosen, makalah presentasi sivitas akademika, prosiding, jurnal dan terbitan lokal lainnya. Dengan di-digitalisasi-kannya koleksi tersebut maka koleksi baru dan koleksi lama dapat disatukan dengan wadah digital yang sama dan tidak terpisahkan. Tidak kalah penting adalah untuk membuat aturan bagi para sivitas akademika agar dalam menyerahkan tugas akhir tersebut mereka menyertakan juga bentuk digital yang dikemas dalam CD Perpustakaan UMB sudah merupakan perpustakaan hibrida dikarenakan sudah memiliki koleksi cetak maupun koleksi digital. Saat ini perpustakaan UMB sedang mengembangkan koleksi digitalnya dengan terus menambah konten-kontennya baik konten lokal UMB maupun konten dari luar UMB. Bagian pengolahan koleksi referensi dan digitalisasi adalah salah satu bagian yang ada di unit perpustakaan. Bagian ini melaksanakan kegiatan pengolahan koleksi digital, dan pengolahan koleksi referensi untuk mendukung kegiatan perpustakaan sesuai sasaran mutu yang telah ditetapkan. Untuk itu bagian tersebut akan terus dikembangkan kedepannya untuk mengarah kepada perpustakaan digital UMB yang menjadi bagian dari perpustakaan UMB. Dalam analisis ini hanya kegiatan digitalisasi yang akan dijelaskan lebih detail.
II. ANALISIS DAN KEGIATAN DIGITALISASI KOLEKSI Kegiatan digitalisasi ini dimulai dari identifikasi koleksi hingga proses upload ke database online library perpustakaan UMB dan selanjutnya koleksi digital tersebut bisa dibaca secara online melalui web perpustakaan. A. Identifikasi Jenis Koleksi Digital Perpustakaan Jenis-jenis koleksi yang akan dilakukan proses digitalisasi perlu diidentifikasi terlebih dahulu. Koleksi-koleksi tersebut antara lain: 1. Koleksi Buku setelah proses digitalisasi menjadi koleksi e-book 2. Koleksi Skripsi atau Tugas Akhir setelah proses digitalisasi menjadi koleksi e- skripsi 3. Koleksi Jurnal setelah proses digitalisasi menjadi koleksi e-jurnal. B. Proses Digitalisasi Koleksi Proses perubahan dari koleksi tercetak (printed document) menjadi koleksi elektronik sering disebut dengan proses digitalisasi koleksi. Koleksi mentah (jurnal, prosiding, buku, majalah, dsb) diproses dengan sebuah alat (scanner) untuk menghasilkan doumen elektronik. Proses digitalisasi koleksi ini tentu tidak diperlukan lagi apabila koleksi elektronik sudah menjadi standar dalam proses koleksitasi sebuah organisasi. Standar yang digunakan adalah file berformat PDF untuk semua file hasi scaningnya. Berikut proses digitalisasi yang dilakukan di perpustakaan UMB: 1. Buku, apabila eksemplar koleksi lebih maka satu eksemplar dipotong untuk selanjutnya dilakukan proses scan untuk didapatkan file digital buku. Selanjutnya file buku tersebut di upload ke database online library. Digitalisasi buku ini untuk menambah koleksi ebook perpustakaan. 2. Skripsi, apabila belum ada CDnya terutama untuk terbitan lima tahun kebawah dari sekarang atau yang sudah tidak di display di rak maka seperti buku skripsi tersebut dipotong untuk selanjutnya dilakukan proses scan untuk didapatkan file digitalnya. Selanjutnya file skripsi tersebut di upload ke database online library.
Digitalisasi skripsi ini sebagai back-up data koleksi skripsi. Untuk diketahui bahwa koleksi skripsi hanya di display di rak selama lima tahun saja. 3. Jurnal, apabila hanya satu eksemplar dilakukan potokopi terlebih dahulu, apabila eksemplar koleksi lebih maka satu eksemplar dipotong untuk selanjutnya dilakukan proses scan untuk didapatkan file digital jurnal. Selanjutnya file jurnal tersebut di upload ke database online library dalam bentuk artikel-artikel. Digitalisasi jurnal ini untuk menambah koleksi ejurnal perpustakaan. C. Proses Uploading File Uploading file merupakan proses terakhir, yaitu proses pengisian (input) metadata dan meng-upload atau mengunggah berkas file tersebut ke server database online library UMB. Berkas yang di-upload adalah berkas file format PDF yang berisi full text karya akhir dari mulai halaman judul hingga lampiran, yang telah melalui proses editing. Di beberapa BAB yang merupakan bab isi di berikan security berupa password untuk menjaga keamanannya. Untuk file artikel jurnal yang diupload abstrak dan fulltext artikelnya, sedang untuk e-book semua isinya dari sampul sampai halaman terakhirnya. D. Prasarana dan Sumber Daya Manusia 1. Prasarana yang diperlukan yaitu: alat scan atau scanner, komputer, dan pemotong kertas. 2. Sumber Daya Manusia yang dibutuhkan, minimal dua orang staf untuk melakukan pekerjaan dibagian digitalisasi ini. III. ANALISIS LAPORAN KEGIATAN ENAM BULAM TERAKHIR ATAU PERIODE JULI-DESEMBER 2012 Selama ini perpustakaan UMB telah melakukan kegiatan pengolahan referensi dan digitalisasi koleksi. Kegiatan yang akan dilaporkan dan dianalisis untuk periode enam bulan terakhir atau periode Juli sampai dengan Desember 2012. Kegiatan tersebut meliputi aktivitas-aktivitas yang telah dilaksanakan di bagian pengolahan referensi dan digitalisasi antara lain: kegiatan pelayanan penerimaan sumbangan tugas akhir dan laporan kerja praktek, kegiatan pengolahan untuk koleksi referensi sebagai berikut: skripsi, tesis, laporan kerja praktek, CD skripsi, jurnal, artikel jurnal, dan majalah, kegiatan
yang lain adalah digitalisasi koleksi untuk koleksi artikel jurnal, skripsi dan tesis. Untuk lebih jelasnya laporan tersebut akan disajikan dalam bentuk tabel dan grafik berikut ini: TABEL LAPORAN PENGOLAHAN KOLEKSI REFERENSI DAN DIGITALISASI UPT PERPUSTAKAAN PUSAT PERIODE JULI - DESEMBER 2012 NO A B C KEGIATAN BULAN Juli Agustus September Oktober November Desember Jumlah Total Pelayanan Sumbangan TA/KP 242 318 453 326 83 65 1,487 Pengolahan 1. Skripsi 215 208 324 489 111 44 1,391 2. Tesis - 40-2 61-103 3. LKP 87 - - 31 26 119 263 4. CD Skripsi 215 64 14 35 147 19 494 5. Jurnal 28 2 12 17 8 13 80 6. Artikel 76 - - 86 33-195 7. Majalah 30 13 53 10 18 44 168 Digitalisasi Koleksi 1. Artikel 1 - - 86 8-95 2. Skripsi 116 - - - - - 116 3. Tesis 63 - - - - - 63 Total Kegiatan 1,073 645 856 1,082 495 304 4,455 GRAFIK LAPORAN PENGOLAHAN KOLEKSI REFERENSI DAN DIGITALISASI DARI JULI - DESEMBER 2012 600 522 500 400 300 200 100-453 302 318 324 242 215 248 180 134 64 65 15-14 - 326 113 86 35 198 147 163 83 59 65 57 8 19 - Sumbangan TA/KP Entry TA/KP Upload CD Skripsi Entry Jurnal/Majalah/Artikel Digitalisasi Artikel/TA
Dari tabel dan grafik laporan kegiatan pengolahan referensi dan digitalisasi koleksi diatas dapat diambil sebuah analisis. Analisis berikut ini dibuat berdasarkan item-item kegiatan yang telah dilaksanakan, yaitu: 1. Kegiatan pelayanan sumbangan TA (tugas akhir) yang meliputi skripsi, tesis dan laporan kerja praktek pada periode bulan tertentu yaitu Juli-Oktober cukup banyak dikarenakan pada bulan-bulan itu banyak dilaksanakan sidang tugas akhir dan mengejar deadline untuk ikut wisuda di periode akhir tahun. 2. Kegiatan pengolahan koleksi TA (tugas akhir) yang meliputi skripsi, tesis dan laporan kerja praktek mengikuti dari jumlah sumbangan TA yang masuk jadi akan berjumlah seimbang di bulan yang sama atau pada bulan berikutnya. 3. Kegiatan pengolahan CD TA (tugas akhir) yang meliputi CD skripsi, CD tesis dan CD laporan kerja praktek akan dilaksanakan setelah proses pengolahan TA selesai. Pengolahan CD TA ini yang didalamnya ada proses uploading file ke database karena adanya kerusakan server di PPSI maka tidak bisa berjalan lancar seperti yang diharapkan. Karena hal tersebut maka proses pengolahan CD TA ini terganggu sehingga item CD yang bisa diproses jumlahnya hanya sedikit. 4. Kegiatan pengolahan koleksi terbitan berkala yang meliputi jurnal artikel dan majalah. Pengolahan koleksi ini disesuaikan dengan koleksi yang masuk, apabila jumlahnya banyak maka yang terproses juga banyak begitu pun sebaliknya. 5. Kegiatan digitalisasi koleksi yang meliputi koleksi artikel, skripsi dan tesis. Karena keterbatasan sdm dan rusaknya server database online perpustakaan maka mengganggu proses uploading file-file PDF hasil digitalisasi koleksi. Kerusakan ini pada periode Agustus hingga Desember baru pada bulan Januari 2013 ini server baru perpustakaan sudah siap untuk uploading kembali. Demikian analisis dari tabel dan grafik laporan kegiatan pengolahan referensi dan digitalisasi koleksi yang telah dilaksanakan pada periode Juli sampai dengan Agustus
2012. Untuk lebih jelasnya tabel dan grafik laporan kegiatan pengolahan referensi dan digitalisasi koleksi akan disertakan dalam lampiran.