1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang dan Permasalahan Dalam era globalisasi, teknologi menjadi semakin berkembang dan informasi memegang peranan yang penting bagi organisasi. Informasi dibutuhkan organisasi sebagai pendukung dalam melaksanakan kegiatannya. Informasi merupakan sekumpulan data yang telah diolah sehingga memiliki arti yang dapat diserap dan dimanfaatkan. Arsip merupakan sumber informasi primer bagi organisasi, karena menjadi suatu bukti dari terciptanya aktivitas yang dilakukan oleh organisasi dalam mencapai tujuan sesuai dengan tugas dan fungsinya. Arsip akan selalu tercipta selama organisasi masih menjalankan aktivitas untuk memenuhi tugas dan fungsinya. Arsip selain menjadi sumber informasi juga berperan sebagai corporate memory bagi organisasi. Pengertian arsip berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menyebut bahwa: Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. 1 Selain pengertian dari undang-undang, terdapat pengertian lain dari arsip. Arsip adalah kumpulan surat yang memiliki nilai dan kegunaan bagi kepentingan 1 Undang-undang nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pasal 1 ayat 2
2 individu atau organisasi yang disimpan dengan tujuan agar mempercepat dan mempermudah dalam penemuan kembali surat apabila sewaktu-waktu diperlukan. 2 Berdasarkan pengertian tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa arsip dapat dituangkan dalam berbagai bentuk dan media yang sesuai dengan perkembangan teknologi dan informasi serta harus disimpan dengan baik agar mempermudah dalam penemuan kembali. Berdasarkan fungsinya arsip dibedakan menjadi dua, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis merupakan arsip yang digunakan secara langsung dan terus menerus dalam kegiatan administrasi organisasi. Arsip dinamis dibagi menjadi dua golongan, yaitu arsip dinamis aktif dan inaktif. Arsip dinamis aktif merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dalam kegiatan administrasi, sedangkan arsip dinamis inaktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun. Arsip statis merupakan arsip yang tidak digunakan secara langsung dalam proses administrasi dari organisasi. Pengertian arsip statis menurut Undang- Undang Nomor 43 Tahun 2009 menerangkan bahwa: Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. 3 2 Ig.Wursanto, Kearsipan 1. (Yogyakarta: Kanisius, 1991), hlm.19 3 Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pasal 1 ayat 7
3 Berdasarkan pengertian arsip statis menurut undang-undang, disebutkan bahwa arsip statis memiliki nilai guna kesejarahan. Nilai guna kesejarahan merupakan nilai arsip yang muncul karena usianya yang luar biasa, dan/atau hubungannya dengan peristiwa bersejarah atau seseorang. 4 Arsip statis selain memiliki nilai kesejarahan juga memiliki nilai informasional. Nilai informasional merupakan nilai untuk keperluan rujukan atau penelitian yang berasal dari informasi yang termuat dalam arsip, yang dibedakan dari nilai pembuktian. 5 Oleh karena arsip statis memiliki nilai guna yang berkepanjangan yaitu nilai guna kesejarahan dan nilai guna informasional, maka harus disimpan dan diolah dengan baik sesuai dengan prosedur pengolahan arsip statis. Pengolahan merupakan suatu proses yang dilakukan secara bertahap dan memerlukan pengawasan untuk mencapai suatu tujuan. Jika dikaitkan dengan arsip statis, pengolahan arsip statis adalah proses atau tahap dalam penataan arsip statis hingga penyimpanan dan pembuatan daftar arsip agar terjaga nilai guna dan informasinya serta memenuhi standar ketentuan yang ada. Tidak semua organisasi dapat mengolah dan menyimpan arsip statis. Lembaga kearsipan adalah lembaga hlm. 22 4 Sulistyo Basuki, Kamus Istilah Kearsipan. (Yogyakarta: Kanisius, 2005), 5 Ibid.
4 yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan. 6 Lembaga kearsipan terdiri dari Arsip Nasional Republik Indonesia, arsip daerah provinsi, arsip universitas, dan arsip daerah kabupaten/kota. Berdasarakan Undang-undang nomor 43 tahun 2009 pasal 1 ayat 14, Arsip Nasional Indonesia atau ANRI merupakan lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah nonkementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibukota negara. Arsip daerah provinsi merupakan lembaga kearsipan berbentuk satuan kerja perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan pemerintahan daerah provinsi yang berkedudukan di ibukota provinsi. Arsip perguruan tinggi merupakan lembaga kearsipan berbentuk satuan organisasi perguruan tinggi, baik negeri maupun swasta yang melaksanakan fungsi dan tugas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi. 7 Arsip daerah kabupaten/kota merupakan lembaga kearsipan berbentuk satuan kerja perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan pemerintahan daerah kabupaten/kota yang berkedudukan di ibukota kabupaten/kota. 8 Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumen Kabupaten Blitar merupakan salah satu lembaga kearsipan kabupaten atau kota yang berada di jalan 6 Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pasal 1 ayat 12 7 Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pasal 1 ayat 17 8 Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pasal 1 ayat 16
5 Sudanco Supriyadi nomor 17 Blitar. Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Blitar didirikan berdasarkan Peraturan Bupati Nomor 72 Tahun 2008. Tugas dari Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Blitar yaitu melaksanakan kegiatan pengelolaan, penyimpanan, dan penyusutan mengenai kearsipan di lingkungan lembaga pemerintahan Kabupaten Blitar. Kantor ini juga melaksanakan pengolahan arsip statis sebagai bagian dari tugasnya. Khasanah arsip yang dimiliki oleh Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Blitar meliputi: Arsip Kepegawaian, Arsip Hukum, Arsip Berbahasa Belanda. Lembaga ini dipilih sebagai tempat pelaksanaan praktik kerja lapangan dengan harapan dapat mengetahui tentang pengolahan arsip statis di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Blitar. Berdasarkan latar belakang yang sudah dipaparkan, maka dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut: 1. Bagaimana kondisi arsip statis yang disimpan di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Blitar? 2. Bagaimana pengolahan arsip statis yang dilakukan oleh Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Blitar? 3. Apa saja sarana dan prasarana yang digunakan untuk menunjang pelaksanaan pengolahan arsip yang dilakukan di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Blitar? 4. Kendala apa saja yang dialami selama pengolahan arsip statis di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Blitar?
6 B. Keaslian Tema pengolahan arsip statis sudah pernah ditulis oleh Gandis Gayatri mahasiswa program studi Diploma III Kearsipan Universitas Gadjah Mada pada tahun 2014 dengan judul Pengolahan Arsip Statis di Sub Direktorat Pengolahan Arsip Konvensional setelah Tahun 1945 ANRI. Secara umum tugas akhir ini memang membahas tentang pengolahan arsip statis, namun lebih ditekankan pada arsip konvensional setelah tahun 1945. Di dalamnya terdapat 20 tahapan pengolahan arsip statis konvensional setelah tahun 1945, tahapan tersebut dimaksudkan untuk membuat finding aids untuk mempermudah akses user. Tahapan-tahapan tersebut adalah: identifikasi arsip, penyusunan teknis, penelusuran sumber dan referensi, pembuatan skema sementara, rekonstruksi arsip, deskripsi arsip, membungkus arsip, pembuatan skema definitif, manuver fiches atau kartu deskripsi, penomoran definitif, manuver fisik arsip, pemberian label pada arsip atau labeling, penataan arsip dalam boks, pemberian label pada boks, penulisan inventaris atau daftar arsip, penilaian dan penelahaan, ekspose draft inventaris yang tidak memerlukan daftar arsip pada tahap ini, penyempurnaan, verifikasi yaitu mengecek relasi antara data yang ada dengan arsipnya, tahap terakhir yaitu pengesahan. 9 Eva Lina Rida Saputri mahasiswa program studi Diploma III Kearsipan Universitas Gadjah Mada juga menulis tema yang serupa dengan judul Pengolahan Arsip Statis Panwaslu Kabupaten Sleman di Kantor Arsip Daerah 9 Gandis Gayatri. Pengolahan Arsip Statis di Sub Direktorat Pengolahan Arsip Konvensional setelah Tahun 1945 ANRI, Laporan Tugas Akhir pada Program Studi Kearsipan Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada,2014.
7 Kabupaten Sleman pada tahun 2014. Pengolahan arsip statis pada tugas akhir tersebut lebih ditekankan pada pengolahan arsip panwaslu yang ada di Kabupaten Sleman. 10 Hal yang membedakan dari penelitian sebelumnya yaitu tempat pelaksanaan praktik kerja lapangan yang nantinya akan menentukan hasil informasi yang akan digunakan untuk menyusun laporan tugas akhir. Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumen Kabupaten Blitar sebelumnya belum pernah digunakan sebagai tempat praktik kerja lapangan oleh mahasiswa Program Studi Diploma III Kearsipan Universitas Gadjah Mada, sehingga informasi mengenai pengolahan arsip statis di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Blitar belum pernah ditulis sebagai laporan tugas akhir. Jenis arsip yang diolah oleh Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumen Kabupaten Blitar juga berbeda. Arsip statis yang diolah terdiri dari Arsip Kepegawaian, Arsip berbahasa Belanda, Arsip Hukum. C. Tujuan dan Manfaat Manfaat yang ingin diperoleh yaitu penulis mampu menjelaskan mengenai kondisi arsip statis, serta pengolahan arsip statis di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumen Kabupaten Blitar. Tujuan yang ingin dicapai dari praktek kerja lapangan ini adalah sebagai berikut: 10 Eva Lina Rida Saputri. Pengolahan Arsip Statis Panwaslu Kabupaten Sleman di Kantor Arsip Daerah Kabupaten Sleman, Laporan Tugas Akhir pada Program Studi Kearsipan Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada,2014.
8 1. Menjelaskan kondisi arsip yang disimpan di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumen Kabupaten Blitar. 2. Menjelaskan pengolahan arsip statis yang dilakukan oleh Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumen Kabupaten Blitar. 3. Menjelaskan sarana dan prasarana penunjang kegiatan pengolahan arsip statis yang dilakukan di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumen Kabupaten Blitar 4. Menjelaskan kendala yang dihadapi selama melakukan pengolahan arsip statis di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumen Kabupaten Blitar D. Sistematika Penulisan Guna mempermudah pemahaman mengenai penyusunan laporan tugas akhir dengan judul Pengolahan Arsip Statis di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Kabupaten Blitar terdiri dari empat bab. Bab pertama yaitu pendahuluan, bab kedua merupakan tinjauan pustaka dan metode pengumpulan data, bab ketiga yaitu pembahasan dan bab keempat adalah penutup. Masing-masing dari keempat bab menjelaskan permasalahan yang berbeda namun memilki keterkaitan antara bab satu dan yang lainnya. Bab pertama menjabarkan mengenai latar belakang pemilihan tema pengolahan arsip statis serta pengambilan judul tugas akhir. Dijelaskan pula mengenai rumusan permasalahan yang diangkat dalam laporan serta tujuan penulisan laporan tugas akhir. Tujuan tersebut antara lain menjelaskan mengenai kondisi arsip di lapangan, menjelaskan bagaimana proses pengolahan arsip statis
9 serta permasalahan-permasalahan apa saja yang dialami dalam pengolahan arsip statis. Bab ini juga menjelaskan tentang keaslian laporan tuga akhir yang disusun. Bab kedua menjelaskan mengenai tinjauan pustaka yang dipakai selama penulisan laporan tugas akhir. Pada bab ini juga dijelaskan mengenai pengertian dari kata kunci atau keyword tugas akhir yaitu pengolahan dan arsip statis. Metode penelitian yang digunakan dalam penulisan tugas akhir yaitu metode wawancara, meode observasi dan metode studi pustaka dijelaskan dalam bab ini. Bab ketiga merupakan bab inti dari laporan tugas akhir ini karena menjabarkan menganai permasalahan yang diangkat pada bab pertama. Pembahasan terdiri dari gambaran umum mengenaik Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Blitar serta gambaran umum arsip yang dikelola dan disimpan. Bab ini juga menjelaskan mengenai bagaimana pengelolaan serta pengorganisasian kearsipan yang diterapkan dalam kantor. Tahapan pengolahan arsip statis yang dilakukan oleh Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Blitar dijabarkan secara menyeluruh dalam bab ini. Bab keempat berisi mengenai kesimpulan yang didapat selama penyusunan laporan tugas akhir mengenai pengolahan arsip statis serta saran dari penulis pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Blitar guna mengurangi permasalahan dalam pengolahan arsip statisnya.