BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perusahaan freight forwarding adalah salah satu perusahaan yang bergerak di bidang jasa. Sebagai penyedia jasa logistik pihak ketiga (third party logistics),freight Forwarder melakukan pengiriman barang dari satu tempat ke tempat lain dengan berbagai moda transportasi, yaitu melalui darat (trucking service), laut (ocean freight) maupun udara (air freight). Kualitas pelayanan menjadi salah satu faktor penentu untuk memberikan kepuasan pelanggan yang pada akhirnya akan membuat pelanggan loyal terhadap perusahaan. Agar tetap bertahan terhadap persaingan, industri freight forwarding membutuhkan pelanggan yang loyal terhadap perusahaan, karena sangat jarang ditemukan pelanggan yang benar - benar loyal terhadap satu perusahaan saja. Indonesia sebagai negara dengan volume perdagangan tinggi harus membutuhkan perusahaan jasa angkutan yang benar-benar dapat menunjang kegiatan ekspor komoditi. Dalam hal ini, freight forwarder sangat berperan sekali dalam aktivitas ekspor-impor yaitu sebagai alat perantara dalam pengiriman barang ekspor ke luar negeri. Peranan freight forwarder dalam ekspor-impor sangatlah besar, diantaranya yaitu melaksanakan pengurusan prosedur dan formalitas dokumentasi yang dipersyaratkan oleh adanya peraturanperaturan pemerintah negara ekspor, negara transit dan negara impor, melengkapi dokumen-dokumen yang berkaitan dengan Letter of Credit/Certificate of Receipt/Bill of Lading/Sea Waybill/Air Waybill/House Bill of Lading/Delivery Order dan sebagainya, dan menyelesaikan biaya-biaya yang timbul sebagai akibat dari kegiatan-kegiatan transportasi, penanganan muatan di pelabuhan/gudang. Biaya-biaya yang telah dikeluarkan oleh freight forwarder kemudian akan dibayar kembali oleh pemberi order ditambah dengan biaya jasa pelayanan. Dalam praktiknya, freight forwarder dapat bertindak atas nama pengirim barang maupun penerima barang. Peranan freight forwarder dalam dunia pengangkutan makin penting seiring dengan volume pengiriman barang yang bergerak fluktuatif. Peranan tersebut dalam hal penanganan konsolidasi barang yaitu pengumpulan beberapa kiriman barang 1
2 dari beberapa shipper untuk beberapa consignee sebagai satu unit ke tempat tujuan. Kecenderungan pemilik barang melakukan hal tersebut dikarenakan lebih senang berhubungan dengan satu pihak saja, yang akan mengambil alih semua tanggung jawab sejak barang diserahkan di gudang pengirim sampai barang diterima di gudang penerima (one stop shipping). Konsolidasi memberikan door to door service yang tidak dilakukan oleh perusahaan pelayaran. Untuk perusahaan pelayaran juga ada keuntungan karena kebanyakan muatan dikirim dengan cara FCL (Full Container Load) sehingga tidak begitu banyak memerlukan pegawai untuk mengerjakan muatan dengan status LCL (Less than Container Load). Penarikan freight juga lebih mudah karena diselesaikan oleh freight forwarder saja dan tidak oleh beberapa shipper/consignee. PT Bahari Cahaya Raya Jakarta berdiri sejak tahun 1997, perusahaan Indonesia yang didirikan dengan visi untuk memenuhi standar pelayaran internasional. PT Bahari Cahaya Raya merupakan bagian dari PT. Freight Express Indonesia. Perusahaan yang bergerak di bidang transportasi jasa pengiriman barang ekspor impor yang bertaraf Internasional dengan pelayanan yang khusus melayani jasa pengangkutan domestik dan International yang lengkap serta memudahkan para pelanggannya melakukan pengiriman barang. Karena semua kegiatan pengiriman barang sudah tersedia, kepercayaan dan tanggung jawab setiap order sangat diperhatikan, karena ini adalah salah satu tujuan utama perusahaan ini untuk memberikan kepuasan terhadap pelanggannya. Pada bisnis jasa freight forwarding jika pelanggan telah mampu memenuhi keinginannya atau minimal sesuai dengan harapan. perusahaan harus lebih meningkatkan kinerjanya guna memenuhi kebutuhan pelanggan. Salah satunya adalah dalam hal ketepatan waktu pengiriman barang dengan aman sampai tujuan PT. Bahari Cahaya Raya sendiri menangani dalam jasa transportasi pengapalan baik ocean freight,sea freight maupun intermodal transport dengan memberikan pelayanan inovasi yang terbaik dan logistics solution apabila ada masalah dalam proses pengapalan (Shipping Process), menangani dalam proses pengurusan export license hingga mengurusi dokumen ekspor-impor yang dibutuhkan dalam kegiatan ekspor-impor. Tugas freight forwarder meliputi pengumpulan muatan di suatu gudang tertentu, memantau pergerakan peti kemas selama dalam perjalanan kapal, menyampaikan pemberitahuan kedatangan kapal kepada Shipper, serta berperan besar
3 pada proses penagihan biaya tambang (ocean freight), bisa juga melakukan pengepakan barang, menyelenggarakan fumigasi, dan lain-lain. Dengan demikian kita dapat menyimpulkan bahwa freight forwarder berperan sangat besar dalam aktivitas eksporimpor karena sangat memberikan keuntungan bagi negara kita dan eksportir. Dalam menjalankan bisnisnya PT Bahari Cahaya Raya masih menemukan kendala seperti pengiriman dokumen Shipping Intruction, bill of lading, invoice dan shipment Advise ke Shipping Line Agent yang sering terlambat dan mengakibatkan barang yang dikirim oleh Shipper sering mengalami keterlambatan, hal ini menjadi kendala serius karena akan mempengaruhi proses bisnis yang telah ditentukan. Berdasarkan uraian diatas, penulis mencoba mengembangkan sistem informasi yang telah ada dan dari penelitian ini penulis mengangkat judul APLIKASI SISTEM DOKUMENTASI FREIGHT FORWARDING STUDI KASUS PADA PT. BAHARI CAHAYA RAYA. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan dari latar belakang diatas, maka permasalahan yang dapat dirumuskan adalah : 1. Bagaimana rancangan aplikasi sistem dokumentasi ini bisa memudahkan Staf dokumen dan Agent untuk mengolah dan mengunduh data-data yang dibutuhkan dalam pengiriman barang ekspor? 2. Bagaimana membuat Aplikasi sistem dokumentasi pada PT.Bahari Cahaya Raya? 1.3 Batasan Masalah Berdasarkan rumusan masalah, maka penelitian ini membatasi pembahasan mengenai pendokumentasian Freight Forwarding, pengiriman barang dan penagihan pada PT. Bahari Cahaya Raya.
4 1.4 Tujuan dan Manfaat Adapun tujuan dan manfaat penulisan dari Tugas Akhir ini adalah untuk memperbaiki sistem, membangun sistem komputerisasi dan dapat mempercepat proses dokumentasi pada Departemen Operational PT.Bahari Cahaya raya, yaitu sebagai berikut: 1.4.1 Tujuan Penelitian 1. Untuk mendapatkan data-data pengiriman barang ekspor yang up to date dan meningkatkan keakuratan data. 2. Memudahkan perusahaan untuk memberikan pelayanan yang baik kepada Agent. 3. Membantu perusahaan untuk memberikan informasi kepada Agent mengenai dokumen pengiriman barang ekspor. 4. Membangun sebuah aplikasi sistem dokumetasi yang dapat mempercepat Agent dalam pengecekan dokumen. 1.4.2 Manfaat Penelitian Penulis berharap agar penulisan tugas akhir ini dapat memberikan kontribusi berbagai pihak antara lain : 1. Bagi Perusahaan Diharapkan kiranya dapat menjadi bahan masukan serta bahan pertimbangan di dalam setiap pengambilan keputusan dan langkahlangkah kebijakan, dalam rangka mengurangi hambatan serta Complain dalam pengiriman barang domestic dan Internasional pada PT.Bahari Cahaya Raya dimasa yang akan datang sehingga perusahaan dapat meraih keunggulan dalam bersaing dengan para pesaingnya 2. Bagi Dunia Pendidikan Tugas Akhir ini bisa digunakan sebagai tambahan informasi dan sumber bagi pihak yang berkompeten terhadap masalah yang dibahas, sekaligus sebagai bahan perbandingan dari laporan sejenis yang pernah dibuat sebelumnya dan juga diharapkan dapat memberikan kontribusi sebagai sumber ilmiah.
5 3. Bagi Penulis Tugas akhir ini merupakan implementasi dari teori yang telah didapatkan semasa perkuliahan di Universitas Mercu Buana, selain itu untuk mengembangkan wawasan dan pengetahuan tentang masalah-masalah yang berhubungan dengan kegiatan sistem informasi yang tidak didapatkan pada bangku kuliah. 1.5 Metodologi Penelitian Dalam pembuatan tugas akhir ini membutuhkan data-data yang berhubungan dengan kajian penulis, bersumber dari: 1. Jenis Penelitian Berdasarkan dari jenis penelitiannya pembuatan tugas akhir ini merupakan field research (penelitian lapangan) dengan menggunakan metode kualitatif pada analisa data dan metode deskriptif pada ekplanasinya. 2. Teknik Pengumpulan Data a. Metode Wawancara Melakukan tanya jawab langsung dengan seluruh staf team dokumen (departemen operasional) agar data yang diperoleh menjadi tepat, jelas dan akurat. b. Observasi Melakukan pengamatan secara langsung ke departemen operasional dengan menggunakan metode ini untuk mempermudah dalam mendapatkan kelengkapan data-data yang diperlukan. c. Dokumentasi Dokumentasi yang dapat sebagai bahan penelitian pada perusahaan ini berupa form dan template laporan pada departemen operational untuk melengkapi data. Form yang digunakan adalah sebagai berikut : - Form Shipping Intruction (departemen Operasional) - Form bill of lading (departemen Operasional) - Form invoice (departemen Operasional) - Form Shipment Advise (departemen Operasional)
6 3. Metode Pengembangan Sistem Dalam melakukan pembuatan aplikasi ini, metode perancangan sistem informasi yang digunakan adalah Waterfall yaitu: 1. Analisa Kebutuhan (Requirements Analysis) a. Menganalisa kebutuhan dan meneliti dari sistem berjalan yang ada, yaitu : analisa input dan ouput dari sistem dokumentasi b. Menentukan apa yang dibutuhkan dalam sistem baru, seperti kebutuhan dari segi input dan output, karakteristik dari pemakai, dll. 2. Desain (Design) a. Menetapkan perancangan input dan output dari aplikasi system dokumentasi. b. Membuat Use Case, Activtiy Diagram, Class Diagramdan Sequence Diagram. c. Memberikan solusi untuk aplikasi sistem dokumentasi 3. Penerapan (Implementation System) Pada tahap ini,program dibuat menggunakan Bahasa pemrograman pemrograman PHP dengan database MYSQL dalam bentuk aplikasi berbasis Web dan sistem yang telah jadi dapat digunakan oleh user yang berkaitan dengan proses dokumen. 1.6 Sistematika Penulisan Penulisan Laporan Tugas Akhir ini terdiri dari lima bab. Adapun pembagian dan penjelasan masing-masing adalah sebagai berikut : BAB I PENDAHULUAN Dalam bab ini akan menguraikan latar belakang, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, metode penelitian, metode pengembangan sistem dan sistematika penelitian. BAB II LANDASAN TEORI Dalam bab ini akan diuraikan mengenai teori-teori yang mendukung yang berhubungan dengan penelitian ini.
7 BAB III BAB IV BAB V ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM Dalam bab ini berisi tentang tinjauan organisasi, uraian prosedur, analisa dokumen keluaran, analisa dokumen masukan, analisa terhadap sistem berjalan yang digambarkan dengan menggunakan UML (Unified Modelling Language) yang berupa Use Case Diagram beserta deskripsinya dan Activity Diagram, kemudian mengidentifikasi kebutuhan sistem. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN Bab ini berisikan tentang implementasi yaitu cara pengoperasian aplikasi yang sudah dirancang, serta tampilan aplikasi yang telah di uji coba. KESIMPULAN & SARAN Bab ini merupakan kesimpulan dari penelitian yang dilakukan dan saransaran yang diusulkan untuk pengembangan lebih lanjut agar tercapai halhal yang lebih baik