BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Persediaan adalah bahan atau barang yang disimpan yang akan digunakan untuk memenuhi tujuan tertentu, misalnya untuk digunakan dalam proses produksi atau perakitan, untuk dijual kembali, atau untuk suku cadang dari suatu peralatan atau mesin. Persediaan dapat berupa bahan mentah, bahan pembantu, barang dalam proses, barang jadi ataupun suku cadang. Perencanaan dan pengendalian persediaan merupakan suatu kegiatan penting yang mendapat perhatian khusus dari manajemen perusahaan, baik itu perusahaan dagang, perusahaan pabrik ataupun perusahaan jasa, karena mempunyai nilai yang cukup besar dan mempunyai pengaruh terhadap besar kecilnya biaya operasi. Barang-barang tidak selamanya tersedia setiap saat. Tanpa adanya persediaan, perusahaan akan dihadapkan pada resiko bahwa pada suatu waktu perusahaan tidak dapat memenuhi keinginan konsumen yang membutuhkan barang atau jasa yang diproduks i. Hal ini dapat mengakibatkan perusahaan akan kehilangan kesempatan memperoleh keuntungan yang seharusnya didapatkan. Ketiadaan bahan baku dalam suatu perusahaan akan mengakibatkan terhentinya proses produksi. Sementara itu kelebihan persediaan bahan baku akan mengakibatkan semakin besarnya pengeluaran perusahaan karena adanya penyimpanan bahan baku tersebut. Oleh karena itu, tersedianya persediaan bahan baku untuk keperluan produksi merupakan suatu hal yang mutlak diperlukan. Dalam menyediakan bahan baku, perusahaan harus terlebih dahulu merencanakan berapa jumlah yang harus dibeli. Untuk memenuhi kebutuhan proses
produksi dalam jangka panjang perusahaan harus membeli bahan baku dalam jumlah yang besar dan menyimpannya di gudang. Pembelian bahan baku dalam jumlah yang besar dapat menguntungkan perusahaan karena selain akan mendapatkan potongan harga, juga akan mengatasi masalah kehabisan bahan baku. Sementara itu jumlah persediaan bahan baku yang terlalu besar akan berakibat pada membengkaknya biaya penyimpanan yang harus dikeluarkan oleh perusahaan. Semakin besar barang yang ada di gudang, maka semakin besar pula biaya yang harus dikeluarkan untuk penyimpanannya. Perusahaan penting untuk melakukan pengawasan atas persediaan bahan baku. Kegiatan ini dapat membantu tercapainya suatu tingkat efisiensi penggunaan dalam persediaan bahan baku. Tetapi perlu diketahui bahwa hal ini tidak dapat menghilangkan sama sekali resiko yang timbul akibat adanya persediaan yang terlalu besar atau terlalu kecil, melainkan hanya mengurangi resiko sekecil mungkin. Persediaan yang optimal merupakan hal yang harus diperhatikan dalam pengadaan bahan baku. Persediaan yang optimal ini memerlukan perencanaan berapa besar bahan baku yang harus dibeli, kapan bahan baku dibeli agar proses produksi tidak terganggu karena kekurangan bahan baku. Setiap perusahaan selalu berusaha untuk menentukan kebijakan penyediaan bahan baku yang tepat, dalam arti tidak menganggu proses produksi dan biaya yang dikeluarkan tidak terlalu besar. Salah satu metode yang digunakan untukj mengatasi hal ini adalah metode Economic Order Quantity. Metode paling banyak digunakan saat ini karena mudah dalam penggunaannya. Model persediaan ini menggunakan asumsi-asumsi sebagai berikut (Nasution, 2008 : 134): a. Hanya satu item barang yang diperlukan b. Kebutuhan (permintaan) setiap periode diketahui (tertentu) c. Barang yang dipesan diasumsikan dapat segera tersedia (inteneously) atau tingkat produksi (production rate) barang yang dipesan berlimpah (tak terhingga). d. Waktu lead time bersifat konstan. e. Setiap pesanan diterima dalam sekali pengiriman dan langsung dapat digunakan.
f. Tidak ada pesanan ulang (back order) karena kehabisan persediaan (storage). g. Tidak ada quantity discount. Berdasarkan pengamatan penulis, pembelian Bahan Bakar Minyak (BBM) yang dilakukan PT. Kereta Api (Persero) Medan hanya berdasarkan perkiraan kebutuhan untuk kegiatan operasional dan cenderung relatif tetap setiap periode pembeliannya. Pada kenyataannya, pemakaian BBM yang terjadi bersifat fluktuatif atau berubah-ubah setiap waktunya. Misalnya pemakaian BBM pada PT. Kereta Api (Persero) Medan pada hari Sabtu dan Minggu akan lebih besar dari hari biasa karena pada hari tersebut Kereta Api juga digunakan untuk pengangkutan bahan baku maupun hasil produksi suatu perusahaan. Selain itu, pemakaian BBM saat hari libur juga akan lebih besar dari hari biasa karena terjadi lonjakan penumpang. Berdasarkan hal tersebut penulis menyimpulkan bahwa pemakaian bahan baku BBM pada PT. Kereta Api (Persero) Medan setiap periodenya masih berubah-ubah (fluktuatif) sehingga persediaan BBM belum efisien. Berdasarkan latar belakang di atas, maka model sangat tepat untuk diaplikasikan pada penentuan persediaan bahan bakar minyak (BBM) pada PT. Kereta Api (Persero) Medan. 1.2 Perumusan Masalah Permasalahan yang akan dibahas adalah menentukan dan meningkatkan efisiensi persediaan bahan baku BBM yang optimal dengan metode Economic Order Quantity ( ) pada PT.Kereta Api (Persero) Medan dari tahun 2008 s/d 2010. 1.3 Pembatasan Masalah Sesuai dengan disiplin ilmu yang dimiliki penulis, maka pada permasalahan tulisan ini dibatasi sebagai berikut:
a. Menentukan persediaan bahan baku BBM yang optimal pada PT. Kereta Api (Persero) Medan. b. Data atau informasi periode tahun 2008 s/d 2010 dari PT. Kereta Api (Persero) Medan perihal: 1. Jumlah pemakaian BBM tiap bulan 2. Biaya dan lamanya tenggang waktu pemesanan BBM tiap tahun. 3. Besarnya biaya penyimpanan (Carrying Cost) tiap liter persediaan bahan baku BBM. c. Pada PT. Kereta Api (Persero) Medan yaitu: 1. Jumlah Kereta Api yang beroperasi tetap. 2. Tidak terjadi penambahan gerbong kereta api. 3. Tidak adanya penambahan jalur rel kereta api yang baru. 1.4 Tinjauan Pustaka Pada berbagai perusahaan, persediaan bahan baku memegang peranan penting dalam menunjang operasi (kegiatan) perusahaan atau organisasi tersebut. Menurut Matz (1994: 229) pengendalian persediaan yang efektif harus: a. Menyediakan bahan dan suku cadang yang dibutuhkan bagi operasi yang efisien dan lancar. b. Menyediakan cukup banyak persediaan dalam periode kekurangan persediaan (musiman, siklus atau pemogokan), dan dapat mengantisipasi perubahan harga. c. Menyiapkan bahan dengan waktu dan biaya penanganan yang minimum serta melindunginya dari kebakaran, pencurian, dan kerusakan selama bahan tersebut ditangani d. Mengusahakan agar jumlah persediaan yang tidak terpakai, berlebih, atau yang rusak sekecil mungkin dengan melaporkan perubahan produk secara sistematik, dimana perubahan tersebut mungkin akan mempengaruhi bahan suku cadang. e. Menjamin kemandirian persediaan bagi pengiriman yang tepat waktu kepada pelanggan.
f. Menjaga agar jumlah modal yang diinvestasikan dalam persediaan berada pada tingkat yang konsisten dengan kebutuhan operasi dan rencana manajemen. Dua masalah yang dihadapi suatu sistem dalam mengelola persediaannya (Nasution, 2008: 116) adalah sebagai berikut: a. Masalah Kuantitatif, yaitu hal-hal yang berkaitan dengan penentuan kebijaksanaan persediaan, antara lain: 1. Berapa banyak jumlah barang yang akan dipesan atau dibuat 2. Kapan pemesanan atau pembuatan barang harus dilakukan 3. Berapa jumlah persediaan pengamanannya 4. Metode pengendalian persediaan mana yang paling tepat b. Masalah Kualitatif, yaitu hal-hal yang berkaitan dengan sistem pengoperasian persediaan yang akan menjamin kelancaran pengelolaan sistem persediaan seperti: 1. Jenis barang apa yang dimiliki 2. Dimana barang tersebut berada 3. Berapa jumlah barang yang sedang dipesan 4. Siapa saja yang menjadi pemasok (supplier) masing-masing item. Tujuan pengendalian persediaan (Assauri, 1998: 177) dapat diartikan sebagai usaha untuk: a. Menjaga jangan sampai perusahaan kehabisan persediaan sehingga menyebabkan proses produksi terhenti. b. Menjaga agar penentuan persediaan oleh perusahaan tidak terlalu besar sehingga biaya yang berkaitan dengan persediaan dapat ditekan. c. Menjaga agar pembelian bahan baku secara kecil-kecilan dapat dihindari.
1.4 Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menentukan jumlah persediaan bahan baku BBM dan biaya total persediaan yang optimal menurut metode Economic Order Quantity ( ) pada PT. Kereta Api (Persero) Medan tahun 2008 s/d 2010. 1.5 Manfaat Penelitian Manfaat yang dapat diambil dari penelitian ini adalah: a. Mengetahui jumlah persediaan bahan baku BBM dan biaya total persediaan yang optimal menurut metode Economic Order Quantity ( ) pada PT. Kereta Api (Persero) Medan tahun 2008 s/d 2010. b. Dengan penelitian ini diharapkan dapat menjadi referensi bagi perusahaan dalam mengambil keputusan dalam hal pengadaan persediaan BBM yang optimal. 1.6 Metode Penelitian Metode penelitian yang akan digunakan adalah penelitian literatur dan studi kasus. Adapun langkah-langkah yang diambil adalah: a. Pengumpulan Data Data yang diperoleh berasal dari hasil pengamatan, pencatatan, wawancara dan diskusi dari PT. Kereta Api (Persero) Medan yang berlokasi di Jl Prof HM Yamin SH No. 14 dengan No. Telp : (0614) 533012. Data yang dikumpulkan adalah: 1. Data jumlah pemakaian bahan baku BBM periode 2008 s/d 2010. 2. Data biaya pemesanan bahan baku BBM periode 2008 s/d 2010. 3. Data biaya penyimpanan (carrying cost) bahan baku BBM periode 2008 s/d 2010.
b. Pengolahan Data Selanjutnya dengan data yang telah memenuhi persyaratan, maka akan dihitung jumlah persediaan dan biaya total persediaan yang optimal menurut metode Economic Order Quantity ( ) pada PT. Kereta Api (Persero) Medan tahun 2008 s/d 2010. c. Menarik Kesimpulan dan Saran.