PENCATATAN DAN PELAPORAN PUSKESMAS SPO No. Kode : Terbitan : No. Revisi : Tgl.Mulai Berlaku: Ditetapkan Oleh Kepala Puskesmas Wates PUSKESMAS WATES Halaman : 1 5 Drg. Citra Mayangsari NIP. 19820101 200604 2 046 1. PENGERTIAN Pencatatan adalah kegiatan atau proses pendokumentasian suatu aktifitas dalam bentuk tulisan diatas kertas,file computer dan lainlain disertai tulisan,grafik,gambar dan suara. Pencatatan dan pelaporan puskesmas merupakan kegiatan pengumpulan data dan informasi di tingkat puskesmas, baik faktor utama dan tenaga pendukung lain yang menyangkut puskesmas untuk dikirim ke pusat. 2. TUJUAN Mendapatkan data dan informasi secara akurat,tepat waktu dan mutakhir secara periodic dan teratur pengolahan program kesehatan masyarakat melalui puskesmas di berbagai tingkat administrasi 3. KEBIJAKAN Memudahkan puskesmas dalam memperoleh data untuk perencanaan dalam rangka pengembangan tenaga kesehatan Memudahkan puskesmas dalam melakukan pembinaan tenaga kesehatan Memudahkan puskesmas dalam melakukan evaluasi hasil 4. REFERENSI Permenkes no 75 th 2014 5. PROSEDUR Pelaksanaan Pencatatan Dan Pelaporan Semua kegiatan pokok baik didalam maupun diluar gedung puskesmas, puskesmas pembantu, dan bidan di desa harus dicatat. Untuk memudahkan dapat menggunakan formulir standar yang telah ditetapkan dalam SP2TP. Jenis formulir standar yang digunakan dalam pencatatan adalah sebagai berikut 2 : Rekam kesehatan keluarga (RKK) Rekam kesehatan keluarga atau yang disebut family folder adalah himpunan kartu-kartu individu suatu keluarga yang memperoleh
pelayanan kesehatan dipuskesmasdalam pelaksanaannya keluarga yang menggunakan RKK diberi alat bantu kartu tanda pengenal keluarga (KTPK) untuk memudahkan pencarian berkas pada saat melakukan kunjungan ulang. Kartu rawat jalan kartu rawat jalan atau lebih dikenal dengan kartu rekam medik pasien merupakan alat untuk mencatat identitas dan status pasien rawat jalan yang berkunjung ke puskesmas. Kartu indeks penyakit Kartu indeks penyakit merupakan alat bantu untuk mencatat identitas pasien, riwayat, dan perkembangan penyakit. Kartu indeks penyakit diperuntukan khusus penderita penyakit TBC paru dan kusta. KMS ibu hamil Merupakan alat untuk mengetahui identitas dan mencatat perkembangan kesehatan ibu hamil dan pelayanan kesehatan yang diterima ibu hamil. Register Register merupakan formulir untuk mencatat atau merekap data kegiatan didalam dan di luar gedung puskesmas, yang telah dicatat di kartu dan catatan lainnya. Bentuk Pencatatan Bentuk Pencatatan Berdasarkan Pada Sasaran, Yaitu : 1. Catatan Individu (Catatan Ibu, Bayi, Dan Balita); 2. Catatan Keluarga (Kesehatan Keluarga Tertentu); 3. Catatan Masyarakat (biasanya pada kegiatan survei komunitas apabila ditemukan masalah komunitas yang lebih diarahkan pada ibu dan anak balita).
Bentuk Catatan Berdasarkan Kegiatan, Yaitu : 1. Catatan Pelayanan Kesehatan Anak; 2. Catatan Pelayanan Kesehatan KB; 3. Catatan Pelayanan Kesehatan Ibu; 4. Catatan Imunisasi; 5. Catatan Kunjungan Rumah; 6. Catatan Persalinan; 7. Catatan Kelainan; 8. Catatan Kematian Ibu Dan Bayi; Dan 9. Catatan Rujukan. Sementara Bentuk Catatan Berdasarkan Proses Pelayanan, Yaitu : 1. Catatan Awal/Masuk; 2. Catatan Pengembangan Berisi Kemajuan/Perkembangan Pelayanan; 3. Catatan Pindah; Dan Catatan Keluar. Mekanisme Pencatatan Pencatatan kegiatan harian program puskesmas dapat dilakukan di dalam dan di luar gedung 1. Pencatatan yang dibuat di dalam gedung puskesmas Pencatatan yang dibuat di dalam gedung puskesmas adalah semua data yang di peroleh dari pencatatan kegiatan harian program yang dilakukan dalam gedung puskesmas seperti tekanan darah, laboratorium, KB dan lain-lain. Pencatatan dan pelaporan ini menggunakan family folder, kartu indeks penyakit, buku register dan sensus harian. 2. Pencatatan yang dibuat di luar gedung puskesmas Pencatatan yang dibuat di luar gedung Puskesmas adalah
data yang dibuat berdasarkan catatan harian yang dilaksanakan diluar gedung Puskesmas seperti Kegiatan posyandu, kesehatan lingkungan, UKS, dan lain-lain. Pencatatan harian masing-masing progam Puskesmas dikombinasi menjadi laporan terpadu puskesmas atau yang disebut dengan sistem pencatatan dan pelaporan terpadu Puskesmas (SP2TP). SP2TP ini dikirim ke dinas kesehatan Kabupaten atau kota setiap awal bulan, kemudian ke Dinas Kesehatan kabupaten atau kota mengolahnya dan mengirimkan umpan baliknya ke Dinas Kesehatan Provinsi dan Departemen Kesehatan Pusat. Umpan balik tersebut harus dikirimkan kembali secara rutin ke Puskesmas untuk dapat dijadikan evaluasi keberhasilan progam Pelaporan Sesuai dengan Keputusan Direktur Jendral Pembinaan Kesehatan masyarakat No.590/BM/DJ/Info/Info/96, pelaporan puskesmas menggunakan tahun kalender yaitu dari bulan Januari sampai dengan Desember dalam tahun yang sama. Formulir pelaporan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan/beban kerja di puskesmas.2 Mekanisme Pelaporan 1. Tingkat Puskesmas a. Laporan dari puskesmas pembantu dan bidan di desa disampaikan ke pelaksana kegiatan di puskesmas. b. Pelaksana kegiatan merekapitulasi data yang dicatat baik di dalam maupun di luar gedung serta laporan yang di terima dari puskesmas pembantu dan bidan di desa. c. Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan dimasukkan ke formulir laporan sebanyak 2 rangkap, untuk disampaikan kepada koordinator SP2TP. d. Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan diolah dan dimamfaatkan untuk tindak lanjut yang diperlukan untuk
meningkatkan kinerja kegiatan. 2. Tingkat Dati II a. Pengolahan data SP2TP di Dati II menggunakan perangkat lunak yang ditetapkan oleh Depkes. b. Laporan SP2TP dari puskesmas yang diterima Dinas Kesehatan Dati II disampaikan kepada pelaksana SP2TP untuk direkapitulasi/entri data. c. Hasil rekapitulasi dikoreksi, diolah serta dimamfaatkan sebagai bahan untuk umpan balik, bimbingan teknis ke puskesmas dan tindak lanjut untuk meningkatkan kinerja program. d. Hasil rekapitulasi data setiap 3 bulan dibuat dalam rangkap 3 ( dalam bentuk soft file) untuk dikirimkan ke Dinas Kesehatan Dati I, Kanwil Depkes Provinsi, dan Departemen Kesehatan 6. UNIT TERKAIT Semua komponen kegiatan upaya kesehatan wajib dan pengembangan. 7. DISTRIBUSI Tim Manajemen Puskesmas Wates Koordinator Program Puskesmas Wates