BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Perpustakaan Perguruan Tinggi 2.1.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi Perpustakaan perguruan tinggi merupakan perpustakaan yang tergabung dalam lingkungan lembaga pendidikan tinggi, baik yang berupa perpustakaan universitas, perpustakaan fakultas, perpustakaan akademi, perpustakaan sekolah tinggi. Tujuannya membantu perguruan tinggi dalam menjalankan program pengajaran. Perpustakaan perguruan tinggi yang baik merupakan satuan kokoh dengan lembaga perguruan tinggi Menurut Syahrial-Pamunjak (2000:5) dalam bukunya Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan, menyatakan bahwa : Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang tergabung dalam lingkungan pendidikan tinggi, baik yang berupa perpustakaan universitas, perpustakaan fakultas, perpustakaan akademi, dan perpustakaan sekolah tinggi Sedangkan menurut Sutarno dalam bukunya Perpustakaan dan Masyarakat (2003:35) mendefenisikan perpustakan perguruan tinggi merupakan yang berada dalam suatu perguruan tinggi dan yang sederajat yang berfungsi mencapai Tri Dharma perguruan tinggi, sedangkan penggunanya adalah seluruh civitas akademika. Berdasarkan beberapa defenisi tentang perpustakaan perguruan tinggi yang telah penulis kemukakan dapat disimpulkan bahwa perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang berada di bawah naungan sebuah universitas atau perguruan tinggi lainnya yang sederajat yang penggunanya adalah mahasiswa dan civitas akademika. Perpustakaan perguruan tinggi sering disebut sebagai jantungnya universitas karena tanpa perpustakaan tersebut maka proses pelaksanaan pembelajaran mungkin kurang optimal. Dilihat dari penyelenggaraannya perpustakaan perguruan tinggi dilakukan oleh lembaga pendidikan tinggi yang bersangkutan, namun untuk pengembangannya dapat menjalin kerjasama dengan pihak lain.
2.1.2 Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi Penyelenggaraan perpustakaan perguruan tinggi bukan hanya untuk mengumpulkan dan menyimpan bahan-bahan pustaka, tetapi dengan adanya penyelenggaraan perpustakaan diharapkan dapat membantu mahasiswa-mahasiswi dan staf menyelesaikan tugas-tugas dalam proses belajar-mengajar. Oleh sebab itu, segala bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan perguruan tinggi harus dapat menunjang proses belajar mengajar maka dalam pengadaan bahan pustaka hendaknya mempertimbangkan kurikulum perkuliahan dan kebutuhan penggunanya. Menurut Syahrial-Pamunjak (2000:5) dalam bukunya pedoman penyelenggaraan perpustakaan, menyatakan bahwa Perpustakaan Perguruan Tinggi tujuannya membantu perguruan tinggi dalam menjalankan program pengajaran. Berdasarkan pendapat di atas jelas tergambar bahwa perpustakaan mempunyai tujuan sebagai sarana pemenuhan informasi bagi penggunanya yaitu mahasiswa dan civitas akademika dalam memenuhi kebutuhan mereka akan informasi untuk keperluan pendidikan dan penelitian. 2.1.3 Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi Fungsi utama perguruan tinggi adalah menunjang Tri Dharma perguruan tinggi yaitu pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat. Dalam usaha melaksanakan Tri Dharma perguruan tinggi, maka perpustakaan berfungsi menyediakan informasi guna memenuhi kebutuhan penggunanya. Di dalam buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (Depdiknas, 2004:3) perpustakaan memiliki berbagai fungsi sebagai berikut : 1. Fungsi Edukasi Perpustakaan merupakan sumber belajar para sivitas akademika, oleh karena itu koleksi yang disediakan adalah koleksi yang mendukung pencapaian tujuan pembelajaran, pengorganisasian bahan pembelajaran setiap program studi, koleksi tentang strategi belajar mengajar dan materi pendukung pelaksanaan evaluasi pembelajaran. 2. Fungsi Informasi Perpustakaan merupakan sumber informasi yang mudah diakses oleh pencari dan pengguna informasi. 3. Fungsi Riset
Perpustakaan mempersiapkan bahan bahan primer dan sekunder yang paling mutakhir sebagai bahan untuk melakukan penelitian dan pengkajian ilmu pengetahuan, teknologi dan seni. Koleksi pendukung penelitian di perpustakaan perguruan tinggi mutlak dimiliki, karena tugas perguruan tinggi adalah menghasilkan karya karya penelitian yang dapat diaplikasikan untuk kepentingan pembangunan masyarakat dalam berbagai bidang. 4. Fungsi Rekreasi Perpustakaan harus menyediakan koleksi rekreatif yang bermakna untuk membangun dan mengembangkan kreativitas, minat dan daya inovasi pengguna perpustakaan. 5. Fungsi Publikasi Perpustakaan selayaknya juga membantu melakukan publikasi karya yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya yakni sivitas akademik dan staf non-akademik. 6. Fungsi Deposit Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya. 7. Fungsi Interpretasi Perpustakaan sudah seharusnya melakukan kajian dan memberikan nilai tambah terhadap sumber sumber informasi yang dimilikinya untuk membantu pengguna dalam melakukan dharmanya. Berdasarkan pendapat yang penulis kemukakan di atas fungsi perpustakaan perguruan tinggi adalah sebagai sarana pendukung kegiatan organisasi induk dimana perpustakaan tersebut bernaung, dalam hal ini organisasi yang menaungi perpustakaan perguruan tinggi adalah universitas. 2.2 Koleksi Perpustakaan 2.2.1 Pengertian Koleksi Koleksi perpustakaan adalah semua bahan pustaka yang dikumpulkan, diolah dan disimpan untuk disajikan kepada masyarakat guna memenuhi kebutuhan pengguna akan informasi koleksi yang dibutuhkan oleh setiap perpustakaan tidaklah sama, hal ini tergantung pada jenis dan tujuan perpustakaan yang bersangkutan. Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa koleksi adalah sekelompok bahan pustaka baik tercetak maupun terekam yang dikumpulkan, diolah, dan disimpan untuk disajikan kepada masyarakat guna untuk memenuhi kebutuhan pengguna akan informasi yang dibutuhkan.
2.2.2 Tujuan dan Fungsi Koleksi Tujuan koleksi adalah untuk memenuhi kebutuhan pengguna akan informasi. Tujuan penyediaan koleksi tidak sama untuk semua jenis perpustakaan, tergantung kepada jenis dan tujuan perpustakan tersebut. Fungsi koleksi adalah bahan pustaka yang dimiliki oleh perpustakaan untuk menunjang dan memenuhi kebutuhan pengguna perpustakaan yang sangat membutuhkan informasi yang dibutuhkan Menurut buku Pembinaan Koleksi Perpustakaan dan Pengetahuan Literatur (Siregar, 1999:2) perpustakaan perguruan tinggi menyediakan koleksi dengan tujuan: 1. Mengumpulkan dan menyediakan bahan pustaka yang dibutuhkan sivitas akademika perguruan tinggi induknya. 2. Mengumpulkan dan menyediakan bahan pustaka bidang-bidang tertentu yang berhubungan dengan tujuan perguruan tinggi penaungnya 3. Memiliki koleksi bahan dokumen yang lampau dan yang mutakhir dalam berbagai disiplin ilmu pengetahuan, kebudayaan, hasil penelitian dan lain-lain yang erat hubungannya dengan program perguruan tinggi tersebut 4. Memiliki koleksi yang dapat menunjang pendidikan dan penelitian serta pengabdian pada masyarakat yang dilaksanakan oleh perguruan tinggi induknya 5. Memiliki bahan pustaka/informasi yang berhubungan dengan sejarah dan ciri perguruan tinggi tempatnya bernaung. Berdasarkan pernyataan diatas dapat dinyatakan bahwa apabila sebuah perpustakaan perguruan tinggi memiliki koleksi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna maka pelayanan perpustakaan dapat dilakukan secara tepat guna dan berhasil guna. 2.2.3 Jenis Koleksi Pada era globalisasi ini koleksi perpustakaan tidak hanya dalam bentuk buku saja, tetapi meliputi segala macam bahan cetakan dan rekaman. Oleh karena itu koleksi perpustakaan dikelompokkan dalam dua bentuk yaitu tercetak dan terekam. Menurut buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (Depdiknas, 2004:14) ragam koleksi adalah sebagai berikut : a. Koleksi rujukan
Koleksi rujukan merupakan tulang punggung perpustakaan dalam menyediakan informasi yang akurat. Berbagai bentuk dan jenis informasi seperti data, fakta, dan lain-lain dapat ditemukan dalam koleksi rujukan. Oleh sebab itu, perpustakaan perlu melengkapi koleksinya dengan berbagai jenis koleksi rujukan seperti ensiklopedi umum dan khusus, kamus umum dan khusus, buku pegangan, direktori, abstrak, indeks, bibliografi, berbagai standar, dan sebagainya baik dalam bentuk buku maupun non buku. b. Bahan ajar Bahan ajar berfungsi untuk memenuhi tujuan kurikulum. Bahan ajar untuk setiap mata kuliah bisa lebih dari satu judul karena cakupan isinya yang berbeda sehingga bahan yang satu dapat melengkapi bahan yang lain. Di samping ada bahan ajar yang diwajibkan dan ada pula bahan ajar yang dianjurkan untuk memperkaya wawasan. Jumlah judul bahan ajar untuk tiap-tiap mata kuliah ditentukan oleh dosen, sedangkan jumlah eksemplarnya bergantung kepada tujuan dan program pengembangan perpustakaan setiap perguruan tinggi. c. Terbitan berkala Untuk melengkapi informasi yang tidak terdapat di dalam bahan ajar dan bahan rujukan, perpustakaan melanggan bermacam-macam terbitan berkala seperti majalah umum, jurnal, dan surat kabar. Terbitan ini memberikan informasi mutakhir mengenai keadaan atau kecenderungan perkembangan ilmu dan pengetahuan. Perpustakaan seyogianya dapat melanggan sedikitnya satu judul majalah ilmiah untuk setiap program studi yang diselenggarakan perguruan tingginya. d. Terbitan pemerintah Berbagai terbitan pemerintah seperti lembaran negara, himpunan peraturan negara, kebijakan, laporan tahunan, pidato resmi,dsb. Sering juga dimanfaatkan oleh para peneliti atau dosen dalam menyiapkan kuliahnya. Perpustakaan perlu mengantisipasi kebutuhan pars penggunanya sehingga koleksi terbitan pemerintah, baik dari pemerintah pemerintahan pusat, pemerintah daerah, departemen, non-departemen, maupun lembaga lainnya dapat memperoleh perhatian. Sedangkan menurut Ade Kohar dalam bukunya Teknik Menyusun Kebijakan Pengembangan Perpustakaan (2003:47) mengelompokkan koleksinya kedalam berbagai jenis sebagai berikut : 1. Koleksi buku teks Di perpustakaan perguruan tinggi, buku teks biasa dikenal dengan buku ajar. Koleksi buku teks pada umumnya berisi bahan bahan berupa buku wajib, buku anjuran, dan buku umum lainnya yang diperlukan didalam kegiatan belajar mengajar di perguruan tinggi. 2. Koleksi referensi Koleksi referensi yang kuat meruapakan modal bagi perpustakaan. Buku buku atau bahan referensi berisi berbagai informasi yang luas dan penting
yang tidak tersedia didalam buku teks dan bahan yang lainnya. Koleksi referensi merupakan alat pustakawan untuk memberikan informasi yang spesifik kepada para pemakai perpustakaan. Komponen koleksi referensi diantaranya adalah ensiklopedia, kamus, buku tahunan, bahan biografi, bahan statistik, peraturan perundang undangan dan sebagainya. 3. Koleksi laporan penelitian Perkembangan ilmu pengetahuan pada dasarnya merupakan hasil kegiatan penelitian yang sambung menyambung secara kumulatif. Untuk perpustakaan mempunyai tugas mendokumentasikannya kedalam bentuk koleksi laporan penelitian. Laporan penelitian umumnya tidak diterbitkan secara komersil dan menjadi salah satu jenis literatur kelabu (gray literature). Oleh karena itu setiap perpustakaan dapat memperolehnya melalui hadiah dari berbagai lembaga penelitian dan perguruan tinggi. 4. Koleksi terbitan pemerintrah Lembaga pemerintah adalah lembaga penerbit yang paling besar disamping lembaga penerbit komersial. Berbagai jenis laporan, dokumen, peraturan perundang undangan dan terbitan berseri yang diterbitkan pemerintah dapat menjadi bagian penting dari sekumpulan koleksi terbitan pemerintah diperpustakaan. Suatu perpustakaan dapat membangun koleksi terbitan pemerintah melalui hadiah atau pembelian dari berbagai departemen dan badan khusus di pemerintahan pusat atau pemerintahan daerah. Pada umumnya perpustakaan sulit memperoleh informasi tentang publikasi baru dari lembaga yang bersangkutan. Namun demikian, perpustakaan harus giat dan konsisten mencari keterangan dari edaran harian atau majalah yang memuat daftar anggota yang terdaftar di dalam daftar pengiriman (mailing list) bahan terbitan dari berbagai lembaga pemerintah. 5. Koleksi jurnal Koleksi jurnal dapat dibangun dan dikembangkan melalui langganan atau hadiah. Suatu perpustakaan harus hati hati di dalam mengembangkan koleksi jurnal, sekali suatu jurnal ditetapkan menjadi koleksi perpustakaan, maka harus berkesinambungan dilanggan dari tahun ke tahun berikutnya. Untuk itu kehadiran koleksi jurnal di perpustakaan harus dipertimbangkan atas dasar kebutuhan masyarakat pemakai disaat sekarang dan mendatang. 6. Koleksi bahan pandang dengar Suatu perpustakaan dapat membangun koleksi bahan pandang dengar secara tersendiri terpisah dari koleksi bahan lainnya. Bahan bahan berbentuk mikrofilm, mikrofis, CD-ROM, VCD, kaset video, film dan sejenisnya dikumpulkan menjadi satu kelompok dalam susunan koleksi perpustakaan. Koleksi ini umumnya dikembangkan untuk tujuan pelestarian dan penghematan ruang penyimpanan. 7. Koleksi khusus lainnya Setiap perpustakaan bisa menentukan kebijakannya masing masing untuk mengembangkan berbagai jenis koleksi khusus yang diperlukannya, misalnya koleksi peta, koleksi disertasi, koleksi surat kabar, koleksi bahan cadangan dan sebagainya.
2.3 Pemanfaatan Koleksi 2.3.1 Pengertian Pemanfaatan Koleksi Pemanfaatan koleksi adalah mendayagunakan sumber informasi yang terdapat diperpustakaan dan jasa informasi yang tersedia. Pemanfaatan koleksi perpustakaan adalah proses, cara dan perbuatan memanfaatkan koleksi perpustakaan. Pemanfaatan adalah proses, cara dan perbuatan memanfaatkan. Pembinaan koleksi perpustakaan merupakan salah satu dari kegiatan kerja pelayanan teknis yang harus dilakukan perpustakaan dalam usahanya untuk memberikan pelayanan informasi kepada para pemakai perpustakaan demi tercapainya tujuan perpustakaan yaitu menyajikan jenis informasi dalam menambah ilmu pengetahuan yang digunakan dalam mendukung pelaksanaan kegiatan atau penelitian yang sedang dilakukan oleh pengguna. Untuk dapat memberikan pelayanan informasi dalam rangka mencapai tujuan perpustakaan, maka perpustakaan harus berusaha untuk menyediakan berbagai sumber informasi atau bahan pustaka yang diperlukan untuk dapat melaksanakan program kegiatan lembaga atau badan dimana perpustakaan itu bernaung. 2.4 Pelayanan Perpustakaan Pelayanan adalah suatu penyampaian segala informasi yang ada di perpustakaan kepada pemakai semaksimal mungkin atau dengan kata lain layanan merupakan suatu kegiatan untuk memberikan pelayanan dan bantuan kepada pemakai agar memperoleh bahan pustaka yang dibutuhkan. Adapun unsur-unsur pelayanan perpustakaan adalah sebagai berikut: 1. Petugas 2. Gedung atau ruangan 3. Koleksi buku atau non buku Pelayanan perpustakaan perguruan tinggi bertujuan untuk menyajikan informasi yang berguna untuk kepentingan pelaksanaan proses belajar mengajar. Agar dapat melaksanakan pelayanan dengan baik, perpustakaan perguruan tinggi hendaknya mempunyai koleksi yang cukup bervariasi dari jenis maupun dari isinya. Selain itu pustakawan juga harus berperan aktif serta mempunyai pengetahuan teknis tentang perpustakaan.
2.4.1 Pelayanan Sirkulasi Menurut Syahrial-Pamunjak di dalam bukunya Pedoman Penyelenggaraan (2000:97) menyatakan bahwa Pelayanan sirkulasi adalah kegiatan pengedaran koleksi perpustakaan, baik untuk dibaca didalam perpustakaan maupun untuk dibawa keluar perpustakaan. Secara umum yang dimaksud dengan pelayanan sirkulasi adalah suatu kegiatan pelayanan pencatatan dalam pemanfaatan dan penggunaan koleksi bahan pustaka dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pemakai. Pelayanan sirkulasi ditujukan untuk memungkinkan pemakai menggunakan bahan pustaka secara tepat guna, mengetahui bahan pustaka yang dipinjamkan, mengetahui siapa yang meminjam bahan pustaka, menjamin kembalinya bahan pustaka yang dipinjam, mendapatkan data-data kuantitatif kegiatan pelayanan sirkulasi. Menurut sistem penyelenggaraannya pelayanan sirkulasi menganut sistem terbuka dengan tujuan memungkinkan para pemakai secara langsung memilih dan mengambil sendiri bahan pustaka yang dikehendaki. Berbagai macam bahan pustaka yang disirkulasikan terdiri dari buku teks dan buku untuk pengembangan ilmu (bahan pustaka umum). Menurut jenis pekerjaannya pelayanan sirkulasi meliputi : peminjaman, pengembalian, penagihan, dan pemberian sanksi. 1. Peminjaman Perpustakaan mempunyai tugas yaitu memberikan informasi kepada pengguna perpustakaan. Untuk mendapatkan informasi dan meningkatkan minat baca, maka pengunjung dapat meminjam sebuah bahan pustaka dengan syarat harus terlebih dahulu menjadi anggota perpustakaan dan memenuhi syarat-syarat yang berlaku pada perpustakaan tersebut. Peminjaman adalah pelayanan sirkulasi yang berupa kegiatan pencatatan bukti bahwa pemakai perpustakaan meminjam bahan pustaka. Sehubungan dengan pernyataan diatas, maka pada buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (Depdiknas, 2004:54) juga dikemukakan bahwa dilihat dari jangka waktunya maka peminjaman dapat dibedakan atas tiga jenis, antara lain: 1. Peminjaman biasa, jangka waktunya selama 1 atau 2 minggu. 2. Peminjaman jangka pendek, jangka waktunya selama 1 sampai 3 hari.
3. Peminjaman jangka panjang, jangka waktunya selama 1 sampai 6 bulan Dari ketiga jenis peminjaman di atas, peminjaman biasa merupakan jenis peminjaman yang banyak digunakan perpustakaan yang ada di Indonesia. Peminjaman bahan pustaka harus memenuhi beberapa ketentuan. Berdasarkan Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (Depdiknas, 2004:74) Prosedur meminjamkan bahan perpustakan adalah sebagai berikut: 1. Pengguna menunjukkan tanda pengenal sebagai anggota perpustakaan 2. Petugas memeriksa tanda pengenal pengguna 3. a. Pada perpustakaan yang menganut sistem tertutup, langkah ketiga berlangsung sebagai berikut: i. pengguna menyerahkan formulir permintaan peminjaman yang telah diisi ii. petugas mencari bahan sesuai dengan data yang tertulis dalam formulir b. Pada perpustakaan yang menganut sistem terbuka, langkah ketiga berlangsung sebagai berikut: i. pengguna menyerahkan bahan perpustakaan yang telah dipilihnya ii. petugas mencatat nomor anggota dan tanggal kembali pada kartu buku yang tersimpan pada kantong buku iii. petugas mencatat nomor anggota dan tanggal bahan perpustakaan itu harus dikembalikan pada lembar tanggal kembali iv. petugas mencatat kode bahan perpustakaan dan tanggal kembali 4. Pengguna membubuhkan tanda tangan pada kartu bahan perpustakaan 5. Petugas menyerahkan bahan perpustakaan tersebut pada pengguna 6. Petugas menyusun kartu buku dalam kotak sebagai berikut: i. menurut tanggal kembali bahan perpustakaan, kemudian ii. setiap kumpulan kartu dengan tanggal kembali yang sama, disusun menurut urutan kode bahan perpustakaan 7. Petugas menyusun kartu pinjam dalam kotak kartu pinjam menurut nama pengguna, kemudian menurut urutan nomor tanda pengenal. 2. Pengembalian Semua bahan pustaka yang telah dipinjam oleh pengguna harus dikembalikan tepat pada waktunya, agar pengguna yang lain dapat mempergunakan koleksi yang dimiliki perpustakaan. Sebuah perpustakaan memiliki koleksi yang terbatas, pada umumnya pengembalian bahan pustaka yang tepat pada waktunya merupakan suatu hal yang sangat penting. Di samping hal tersebut, peminjaman bahan pustaka juga ditetapkan dalam waktu singkat. Dengan demikian perpustakaan dapat memenuhi kebutuhan penggunanya.
Pengembalian adalah pelayanan sirkulasi yang berupa kegiatan pencatatan bukti bahwa pengguna telah mengembalikan bahan pustaka yang dipinjam. Perpustakaan yang baik harus membuat pelayanan peminjaman dan pengembalian melalui prosedur mudah, tidak berbelit-belit. Dengan demikian akan mempercepat proses pelayanan kepada pengguna perpustakaan. Berdasarkan Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (Depdiknas, 2004:81), menyatakan bahwa : Ada dua cara pengembalian yang biasa dilakukan di perpustakaan. Cara pertama, pengguna membawa langsung bahan perpustakaan yang hendak dikembalikan ke meja layanan; cara kedua bila memungkinkan, diluar jam buka perpustakaan, pengguna mengembalikan buku dengan memasukkannya ke dalam kotak pengembalian. Langkah kerja yang dilakukan oleh petugas dalam prosedur pengembalian bahan perpustakaan adalah: 1. Memeriksa keutuhan buku dan tanggal kembali pada lembar tanggal kembali, setelah pengguna menyerahkan bahan perpustakaan yang akan dikembalikan. 2. Mengambil kartu buku berdasarkan tanggal kembali. 3. Mengambil kartu pinjam dari kotak kartu pinjam berdasarkan nomor anggota yang tertera pada kartu buku. 4. Membubuhkan stempel tanda 'kembali' pada kartu buku, lembar tanggal kembali, dan kartu pinjam. 5. Mengembalikan kartu buku pada kantong buku. 6. Mengembalikan kartu pinjam ke dalam kotak kartu pinjam. 7. Mengelompokkan buku menurut kode bukunya untuk dikembalikan ke dalam rak. 8. Memilah buku: a. Yang rusak tetapi masih dapat diperbaiki diletakkan pada satu tempat untuk dikirim ke unit perawatan. b. Yang rusak dan tidak dapat diperbaiki diletakkan pada tempat lain untuk disiangi. 3. Perpanjangan Perpanjangan waktu peminjaman bahan pustaka sebenarnya merupakan bagian kegiatan peminjaman bahan pustaka. Dalam hal perpanjangan, pengguna membawa kembali bahan pustaka ke perpustakaan untuk diperpanjang waktu peminjamannya ketika bahan pustaka tersebut telah habis masa pinjamnya. Perpanjangan waktu peminjaman tergantung pada kebijakan perpustakaan. Ada
perpustakaan yang memberikan perpanjangan sebanyak dua kali dan ada juga yang hanya memberikan perpanjangan satu kali saja. Berdasarkan Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (Depdiknas, 2004:59), menyatakan bahwa Perpanjangan peminjaman dapat diberikan jika tidak ada pengguna lain yang memesan bahan perpustakaan itu. Perpanjangan masa pinjam dilakukan sebagai berikut: Prosedur 1. Pengguna membawa bahan yang dipinjam ke meja layanan 2. Petugas memeriksa formulir pemesanan 3. Jika tidak ada yang memesan, petugas membubuhkan tanggal kembali yang baru pada lembar tanggal kembali (untuk perpanjangan sistem manual, tanggal kembali baru perlu juga dibubuhkan pada kartu pinjam dan kartu buku) jika ada yang memesan, petugas tidak memberikan perpanjangan Sarana 1. Kartu peminjaman 2. Kartu buku 3. Stempel tanggal kembali 4.Penagihan Penagihan adalah pelayanan sirkulasi yang berupa kegiatan meminta kembali bahan pustaka yang dipinjam oleh pemakai setelah batas waktu peminjaman telah lewat. Penagihan dapat dilakukan dengan cara pengiriman surat maupun secara lisan. Pada umumnya perpustakaan melaksanakan penagihan dengan cara pengiriman surat. Pengiriman surat peringatan tergantung pada kebijakan perpustakaan. Ada perpustakaan yang memberi tanggal waktu 7 hari setelah jatuh waktu, setelah itu dikirim surat peringatan. Dalam pelaksanaannya, kegiatan penagihan dilakukan melalui beberapa tahap. Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (Depdiknas, 2004:21), mengemukakan bahwa : Apabila pengguna tidak mengembalikan bahan perpustakaan pada waktunya, perpustakaan akan menagih buku agar dikembalikan. Tahapan penagihan Penagihan dilakukan dalam beberapa tahapan : 1. Penagihan pertama. 2. Penagihan kedua, jika penagihan pertama tidak diindahkan. 3. Penagihan ketiga, jika penagihan kedua tidak diindahkan.
Prosedur penagihan berlangsung sebagai berikut : 1. Petugas memeriksa keterlambatan pengembalian berdasarkan tanggal kembali bahan perpustakaan. 2. Petugas membuat surat penagihan rangkap dua; lembar pertama dikirimkan kepada peminjam, sedangkan lembar kedua disimpan sebagai pertinggal. 3. Bila bahan dikembalikan setelah ditagih, petugas memprosesnya berdasarkan proses pengembalian. Sarana yang diperlukan pada proses penagihan ialah sebagai berikut : 1. Kartu indeks batas tanggal kembali yang dipergunakan untuk mengetahui batas akhir pengembalian. 2. Kartu buku untuk mengetahui a. Nomor anggota yang terlambat mengembalikan. b. Keterangan bahan perpustakaan yang terlambat dikembalikan. 3.Kartu pinjam untuk mengetahui identitas peminjam. 4. Formulir penagihan yang memuat. a. Nama dan alamat pengirim. b. Keterangan bahan perpustakaan yang ditagih. c. Batas tanggal pengembalian. d. Tahapan penagihan (ke-1, ke-2, ke-3). e. Sanksi bila tagihan tidak diindahkan. 4. Petugas memeriksa keterlambatan pengembalian atas dasar tanggal pada buku yang seharusnya sudah kembali. Pemeriksaan ini dilakukan setiap hari sesudah waktu pelayanan peminjaman. 5. Petugas membuat surat tagihan rangkap dua, kopi pertama dikirim kepada tertagih sedangkan kopi kedua disimpan sebagai pertinggal. 6. Bila buku yang ditagih dikembalikan, petugas menyelesaikan proses pengembaliannya. 5. Pemberian Sanksi Pemberian sanksi adalah pelayanan sirkulasi yang berupa kegiatan pemeriksaan atas pelanggaran yang dilakukan oleh pemakai beserta pemberian sanksinya. Sanksi atas pelanggaran yang diberikan kepada setiap pengguna yang melakukan pelanggaran seperti : a. Terlambat mengembalikan bahan pustaka. b. Mengembalikan bahan pustaka dalam keadaan rusak. c. Membawa bahan pustaka dari perpustakaan tanpa melalui prosedur yang benar. d. Menghilangkan bahan pustaka. e. Melanggar tata tertib.
Berdasarkan jenis pelanggaran di atas, maka sanksi yang di kenakan juga berbeda. Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (Depdiknas, 2004:83), di kemukakan bahwa ada beberapa jenis sanksi yang di kenakan kepada pelanggar di antaranya : 1. Denda. 2. Sanksi administrasi, misalnya tidak boleh meminjam bahan pustaka dalam jangka waktu tertentu. 3. Sanksi akademi, berupa pembatasan hak dalam kegiatan belajar mengajar. a. Prosedur Prosedur yang ditempuh : 1. Petugas menetapkan tingkat pelanggaran pengguna. 2. Berdasarkan tingkat pelanggaran tersebut, petugas menetapkan. b. Sanksinya 3. Untuk sanksi administratif, petugas langsung menyelesaikannya menurut peraturan perpustakaan 4. Untuk sanksi akademik, kepala perpustakaan, mengusulkannya kepada pimpinan perguruan tinggi agar memberi sanksi kepada pengguna tsb 2.4.2. Pelayanan Referensi Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (Depdiknas, 2004:86), mengemukakan bahwa : Layanan rujukan/referensi adalah kegiatan untuk membantu pengguna menelusur informasi dalam berbagai subjek. Dengan pelayanan ini, pengguna dibantu untuk menemukan informasi dengan cepat, menelusur informasi dengan lebih spesifik dan dengan pilihan subjek yang lebih luas, dan memanfaatkan sarana penelusuran yang tersedia secara optimal. Fungsi pelayanan referensi adalah : 1. Fungsi Informasi Memberikan jawaban atas pertanyaan pertanyaan tentang informasi yang dibutuhkan para pengguna perpustakaan dan sesegera mungkin menyampaikan informasi yang harus diketahui pengguna. 2. Fungsi Bimbingan Memberi bimbingan kepada pengguna untuk mencari atau menemukan bahan pustaka dalam kelompok referensi yang tepat sesuai dengan bidang masing masing dan bagaimana cara menggunakannya. 3. Fungsi Pengarahan Memberikan pengarahan dan bantuan mengenai cara cara menggunakan sumber sumber bibliografi dan layanan referensi serta cara memanfaatkan sarana perpustakaan. 4. Fungsi Pemilihan/Penilaian
Memberikan petunjuk tentang bagaimana cara memilih dan menilai bahan pustaka dalam kelompok referensi yang bermutu dan berbobot ilmiah agar diperoleh sumber informasi yang berdaya guna secara maksimal. Pelayanan referensi merupakan suatu layanan tersendiri yang bersifat langsung maupun tidak langsung. tujuan pelayanan referensi, antara lain : a. Mengerahkan pemakai/pengunjung perpustakaan menemukan informasi yang dibutuhkan dengan tepat dan cepat. b. Memampukan pemakai/pengunjung perpustakaan menelusur informasi dengan menggunakan berbagai pilihan sumber informasi yang lebih luas. c. Memampukan pemakai/pengunjung perpustakaan menggunakan setiap bahan pustaka koleksi referensi dengan lebih tepat guna. Berdasarkan pernyataan di atas dapat dinyatakan bahwa pelayanan referensi adalah suatu kegiatan pelayanan untuk membantu pengguna perpustakaan menemukan informasi dengan cara menjawab pertanyaan dengan menggunakan koleksi referensi, serta memberikan bimbingan untuk menemukan, memakai koleksi referensi. Tujuan dari pelayanan referensi adalah memungkinkan pemakai perpustakaan menemukan informasi dengan cepat dan tepat, memungkinkan menelusur informasi dengan pilihan yang lebih luas, memungkinkan pemakai menggunakan koleksi referensi dengan lebih tepat guna. Fungsi pelayanan referensi adalah : informasi, bimbingan, pengarahan, supervisi dan penelitian. Fungsi ini ditunjang dengan adanya petugas referensi yang cakap dan koleksi referensi yang memadai dan disajikan dalam rak terbuka dan mudah dicapai. Pelayanan referensi utama yang diberikan meliputi : pemberian informasi yang bersifat umum, baik mengenai perpustakaan, koleksi dan hal-hal lain yang mudah dan cepat memenuhinya. Pemberian informasi yang bersifat spesifik, yang untuk memenuhinya diperlukan referensi bahan pustaka yang ada, ataupun konsultasi dengan petugas perpustakaan lainnya. Pemberian bantuan untuk menelusur bahan pustaka dengan menggunakan katalog, bibliografi dan alat-alat penelusuran lainnya. Pemberian bimbingan untuk menggunakan koleksi referensi. Pemberian bantuan pengarahan untuk menemukan pokok bahasan tertentu dalam buku-buku yang sesuai dengan minat dan bidang studi pemakai.
Koleksi referensi adalah kumpulan bahan pustaka yang berupa karyakarya referensial, yaitu karya-karya yang disusun sebagai alat konsultasi ataupun penunjuk mengenai informasi-informasi tertentu. Menurut sifat informasinya koleksi referensi terdiri atas koleksi referensi umum dan khusus. Umum berarti memberikan informasi umum, ruang lingkup luas tanpa batas-batas subyek atau batas lain yang dapat memberikan spesifik tertentu. Sedangkan khusus berarti memberikan informasi khusus mengenai subyek atau pokok pembahasan tertentu. Menurut jenis informasinya koleksi referensi terdiri atas : almanak dan buku tahunan, buku pegangan atau manual, direktori, ensiklopedi, kamus, sumber biografi, sumber geografi, bibliografi, indeks dan abstrak, sumber-sumber referensi lain seperti; lembaran negara, laporan penelitian, brosur, perundangundangan, peraturan pemerintah, data statistik dan keterangan-keterangan lain yang dibutuhkan pengguna.