BAB I PENDAHULUAN Bab ini berisi gagasan dasar dari pelaksanaan penelitian dengan judul Rancang Bangun Modul Manajemen Kerja Praktek dan Tugas Akhir pada Smart Electronic Office (SEO) Studi Kasus Program Studi Teknologi Informasi Universitas Udayana, meliputi latar belakang masalah, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan, manfaat serta sistematika penulisan. 1.1 Latar Belakang Teknologi informasi merupakan hasil rekayasa manusia terhadap proses penyampaian informasi dari bagian pengirim ke penerima sehingga pengiriman informasi tersebut akan lebih cepat, lebih luas penyebarannya, dan lebih lama penyimpanannya (Mokoginta, 2010). Secara perlahan teknologi informasi mulai menjadi bagian dari kebutuhan utama manusia. Tidak dapat dipungkiri bahwa teknologi informasi yang ada saat ini sangat mempermudah manusia dalam berbagai aktivitasnya, bahkan kehadirannya semakin mutlak dibutuhkan dalam kehidupan sehari-hari. Hal ini menjadi dasar bagi organisasi untuk menerapkan teknologi informasi sebagai standar dalam menjalankan fungsi-fungsi operasionalnya dengan harapan terciptanya efisiensi dan efektivitas kerja dalam organisasi tersebut. Lembaga pendidikan seperti Universitas Udayana juga tidak terlepas dari kebutuhan akan teknologi informasi pada setiap sektor operasionalnya. Tidak hanya terbatas pada sektor akademis saja, sektor-sektor lain seperti administrasi, keamanan, informasi, dan berbagai sektor layanan lainnya juga sangat membutuhkan kehadiran teknologi informasi. Teknologi informasi meningkatkan kinerja proses-proses yang ada di dalam sebuah institusi pendidikan, mulai dari segi kecepatan, aksesibilitas, keamanan, publisitas, hingga ketersediaan. Berangkat dari hal tersebut, Jurusan Teknologi Informasi Universtias Udayana membangun Smart Electronic Office (SEO). Electronic office adalah suatu sistem yang berhubungan dengan administrasi, secara maya memusatkan komponen- 1
komponen sebuah organisasi dimana data, informasi, dan komunikasi dibuat melalui media telekomunikasi (Robles, 2004). SEO merupakan electronic office yang diciptakan untuk membantu kinerja jurusan dalam melaksanakan segala fungsi-fungsi yang ada di dalamnya. Kerja praktek dan tugas akhir merupakan syarat mutlak yang harus dipenuhi setiap mahasiswa agar dapat menyelesaikan pendidikan di Jurusan Teknologi Informasi Universitas Udayana. Pelaksanaan kerja praktek dan tugas akhir meliputi beberapa tahapan yang cukup kompleks dan melibatkan banyak pihak. Oleh karena itu, pelaksanaannya pun membutuhkan waktu yang tidak sedikit. Pengurusan tugas akhir misalnya, terdiri dari pengurusan seminar ide tugas akhir, pengurusan seminar proposal tugas akhir, serta pengurusan seminar ujian tugas akhir. Hal ini masih dilaksanakan secara manual, termasuk segala bentuk pengarsipan yang terkait dengannya. Modul manajemen kerja praktek dan tugas akhir merupakan salah satu modul dari SEO yang dirancang untuk menangani pengelolaan kerja praktek dan tugas akhir mahasiswa di Jurusan Teknologi Informasi Unviersitas Udayana secara terkomputerisasi. Modul ini menjadi perantara antar pihak-pihak yang terlibat dalam proses pengelolaan kerja praktek dan tugas akhir, sehingga dapat meminimalkan adanya tatap muka antar pihak tersebut. Modul ini juga memiliki aksesibilitas yang tinggi, sehingga memungkinkan pengaksesan tanpa terbatas waktu maupun tempat. Hal ini tentu akan mempersingkat waktu pengelolaan tugas akhir yang tidak hanya mempermudah mahasiswa, melainkan juga seluruh pihak jurusan, fakultas, bahkan universitas yang ikut terlibat di dalamnya. Implementasi aplikasi ini dapat meningkatkan efisiensi pengelolaan kerja praktek dan tugas akhir di Jurusan 1.2 Rumusan Masalah Adapun masalah-masalah yang dapat dirumuskan berdasarkan pemaparan latar belakang penelitian adalah sebagai berikut: 1. Bagaimanakah alur pelaksanaan kerja praktek dan tugas akhir di Jurusan 2
2. Bagaimanakah perancangan modul manajemen kerja praktek dan tugas akhir 3. Bagaimanakah pembangunan modul manajemen kerja praktek dan tugas akhir 1.3 Tujuan Adapun tujuan yang ingin dicapai dari pelaksanaan penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Mengetahui alur pelaksanaan kerja praktek dan tugas akhir di Jurusan 2. Mengetahui perancangan modul manajemen kerja praktek dan tugas akhir 3. Mengetahui pembangunan modul manajemen kerja praktek dan tugas akhir 1.4 Manfaat Adapun manfaat yang diharapkan dari hasil penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Menjadi solusi manajemen kerja praktek dan tugas akhir di Jurusan Teknologi Informasi Universitas Udayana melalui pemanfaatan teknologi informasi, sehingga dapat hal tersebut dilaksanakan secara lebih efisien. 2. Menjadi fasilitas institusi yang dapat mempermudah mahasiswa dalam menuntaskan studi di Jurusan Teknologi Informasi Universitas Udayana, khususnya dalam hal pengurusan kerja praktek dan tugas akhir dan segala administrasi yang terkait dengannya. 3. Memotong jalur pengurusan kerja praktek dan tugas akhir dengan memanfaatkan teknologi informasi, sehingga jumlah tatap muka antar pihak yang berkepentingan dapat diminimalisir. 4. Mengurangi adanya penyimpangan-penyimpangan tertentu dalam pelaksanaan kerja praktek dan tugas akhir, karena segala administrasi sudah ditangani secara terkomputerisasi. 3
1.5 Batasan Masalah Adapun batasan-batasan permasalahan pada penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Aplikasi ini merupakan salah satu modul dari Sistem Informasi Akademik pada SEO Jurusan 2. Aplikasi ini dibangun dengan berbasis web (PHP). 3. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data MySQL. 4. Aplikasi ini menerapkan konsep basis data terdistribusi, sehingga mengharuskan adanya komunikasi terhadap subsistem lain pada SEO Jurusan 1.6 Sistematika Penulisan Adapun sistematika penulisan yang digunakan pada laporan penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Bab I Pendahuluan Bab ini merupakan pemaparan secara garis besar tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan, manfaat serta sistematika penulisan dari tugas akhir ini. 2. Bab II Tinjauan Pustaka Bab ini merupakan pemaparan secara singkat teori-teori yang diperlukan dan digunakan dalam menyelesaikan permasalahan. 3. Bab III Metode dan Perancangan Sistem Bab ini merupakan pemaparan metode yang digunakan selama melakukan penelitian dan penulisan laporan, meliputi tempat dan waktu penelitian, alur penelitian, literatur, pemodelan sistem, perancangan basis data, pengembangan aplikasi, dan jadwal kegiatan. 4. Bab IV Pengujian dan Analisis Hasil Bab ini merupakan pemaparan arsitektur aplikasi yang telah dibuat, pengujian yang telah dilakukan serta hasil pengujian aplikasi. 4
5. Bab V Penutup Bab ini merupakan pemaparan kesimpulan yang diambil dengan mengacu pada permasalahan yang ada dan analisis hasil pengujian sistem serta saran untuk pengembangan aplikasi lebih lanjut dan pengguna yang ingin mengimplementasikan aplikasi ini. 5