BAB II PELAKSANAAN LAYANAN PENGADAAN SISTEM ELEKTRONIK DALAM PENGADAAN BARANG / JASA A. Pengaturan Pengadaan barang/jasa dalam Peraturan Presiden No 54 Tahun 2010 beserta Perubahannya Pelaksanaan suatu kegiatan, tidak akan terlepas dari penggunaan barang dan jasa. Tujuan utama penggunaan barang dan jasa adalah sebagai pendukung dalam melaksanakan suatu kegiatan agar dapat bekerja dengan baik dan mendapatkan hasil yang maksimal. Tidak hanya individu yang berusaha untuk memenuhi kebutuhan barang dan jasa tetapi juga instansi pemerintah/bumn/bumd karena pemenuhan barang dan jasa tersebut mempunyai peranan yang sangat penting dalam pendukung kegiatan operasional. Badan Usaha Milik Daerah (BUMD) adalah badan usaha yang seluruh atau sebagian modalnya dimiliki oleh Pemerintah daerah melalui penyertaan secara langsung yang berasal dari kekayaan negara yang dipisahkan. Pengadaan barang/jasa yang dilakukan oleh BUMD dan dibiayai oleh dana APBD telah diatur oleh Keputusan Presiden No 54 Tahun 2010 tentang Pedoman Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Penjelasan atas Peraturan Presiden No 54 tahun 2010 tentang pengadaan barang/jasa pemerintah.
a. Pada bagian umum Tata Pemerintahan yang baik dan bersih (Good Governance and Clean Government) adalah seluruh aspek yang terkait dengan kontrol dan pengawasan terhadap kekuasaan yang dimiliki Pemerintah dalam menjalankan fungsinya melalui institusi formal dan informal. Untuk melaksanakan prinsip Good Governance and Clean Government, maka Pemerintah harus melaksanakan prinsip-prinsip akuntabilitas dan pengelolaan sumber daya secara efisien, serta mewujudkannya dengan tindakan dan peraturan yang baik dan tidak berpihak (independen), serta menjamin terjadinya interaksi ekonomi dan sosial antara para pihak terkait (stakeholders) secara adil, transparan, profesional, dan akuntabel. Peningkatan kualitas pelayanan publik melalui penyelenggaraan pemerintahan yang baik dan bersih, perlu didukung dengan pengelolaan keuangan yang efektif, efisien, transparan, dan akuntabel. Untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas penggunaan keuangan negara yang dibelanjakan melalui proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, diperlukan upaya untuk menciptakan keterbukaan, transparansi, akuntabilitas serta prinsip persaingan/kompetisi yang sehatdalam proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang dibiayai APBN/APBD, sehingga diperoleh barang/jasa yang terjangkau dan berkualitas serta dapat dipertanggung-jawabkan baik dari segi fisik, keuangan, maupun manfaatnya bagi kelancaran tugas Pemerintah dan pelayanan masyarakat.sehubungan dengan hal tersebut, Peraturan Presiden tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah ini dimaksudkan untuk memberikan pedoman
pengaturan mengenai tata cara Pengadaan Barang/Jasa yang sederhana, jelas dan komprehensif, sesuai dengan tata kelola yang baik. Pengaturan mengenai tata cara Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dalam Peraturan Presiden ini diharapkan dapat meningkatkan iklim investasi yang kondusif, efisiensi belanja negara, dan percepatan pelaksanaan APBN/ APBD. Selain itu, Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang berpedoman pada Peraturan Presiden ini ditujukan untuk meningkatkan keberpihakan terhadap industri nasional dan usaha kecil, serta menumbuhkan industri kreatif, inovasi, dan kemandirian bangsa dengan mengutamakan penggunaan industri strategis dalam negeri. Selanjutnya, ketentuan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dalam Peraturan Presiden ini diarahkan untuk meningkatkan ownership Pemerintah Daerah terhadap proyek/ kegiatan yang pelaksanaannya dilakukan melalui skema pembiayaan bersama (co-financing) antara Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah. Kebijakan umum Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah bertujuan untuk mensinergikan ketentuan Pengadaan Barang/Jasa dengan kebijakan-kebijakan di sektor lainnya. Langkah-langkah kebijakan yang akan ditempuh Pemerintah dalam Pengadaan Barang/Jasa sebagaimana diatur dalam Peraturan Presiden tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah ini, meliputi: a. Peningkatan penggunaan produksi Barang/Jasa dalam negeri yang sasarannya untuk memperluas kesempatan kerja dan basis industri dalam negeri dalam rangka meningkatkan ketahanan ekonomi dan daya saing nasional;
b. kemandirian industri pertahanan, industri alat utama sistem senjata (Alutsista) dan industri alat material khusus (Almatsus) dalam negeri; c. Peningkatan peran serta Usaha Mikro, Usaha Kecil, koperasi kecil dan kelompok masyarakat dalam Pengadaan Barang/Jasa; d. Perhatian terhadap aspek pemanfaatan sumber daya alam dan pelestarian fungsi lingkungan hidup secara arif untuk menjamin terlaksananya pembangunan berkelanjutan; e. Peningkatan penggunaan teknologi informasi dan transaksi elektronik; f. Penyederhanaan ketentuan dan tata cara untuk mempercepat proses pengambilan keputusan dalam Pengadaan Barang/Jasa; g. Peningkatan profesionalisme, kemandirian, dan tanggung jawab para pihak yang terlibat dalam perencanaan dan proses Pengadaan Barang/Jasa; h. Peningkatan penerimaan negara melalui sektor perpajakan; i. Penumbuhkembangan peran usaha nasional; j. Penumbuhkembangan industri kreatif inovatif, budayadan hasil penelitian laboratorium atau institusi pendidikan dalam negeri; k. Memanfaatkan sarana/prasarana penelitian dan pengembangan dalam negeri; l. Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa di dalam wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia, termasuk di Kantor Perwakilan Republik Indonesia; dan
m. Pengumuman secara terbuka rencana dan pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa di masing-masing Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Pemerintah Daerah/Institusi lainnya kepada masyarakat luas. Hal-hal mendasar dalam ketentuan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang diatur dalam Peraturan Presiden ini antara lain diperkenalkannya metode pelelangan/seleksi sederhana, pengadaan langsung, dan kontes/sayembara dalam pemilihan penyedia barang/jasa selain metode pelelangan/seleksi umum dan penunjukan langsung. Lebih lanjut, Peraturan Presiden ini juga mengatur secara khusus pengadaan Alutsista TNI dan Almatsus Polri yang pengadaannya diutamakan terlebih dahulu berasal dari industri strategis dalam negeri, dan pengaturan pengadaan melalui sistem elektronik (e-procurement). Peraturan Presiden ini juga diatur mengenai Tingkat Komponen Dalam Negeri (TKDN) dan persyaratan keikutsertaan perusahaan asing untuk meningkatkan penggunaan produksi dalam negeri dan keberpihakan terhadap pengusaha nasional, pengaturan kontrak payung dan kontrak pembiayaan bersama (co-financing) antara Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah, serta peningkatan nilai pengadaan yang diadakan untuk menumbuh kembangkan Usaha Mikro Kecil dan Menengah. b. Pasal demi pasal Pada pasal demi pasal ini dapat kita lihat di Peraturan Presiden No 54 tahun 2010 dimana pasal demi pasal mempunyai satu kesamaan sehingga dapat menyambung dengan arti luas sehingga didalam pengadaan barang/jasa ini dapat berjalan dengan baik dan mencapai target pembangkitan dan menumbuh
kembanglan usaha mikro kecil dan menengah. Dan juga dituliskan untuk mengatur tentang pengadaan jasa, konstruksi, pengadaan jasa konsultasi, pengadaan jasa lainnya dan dapat dilihat juga pada Pasal 4 huruf a sampai d Huruf a Pengadaan Barang meliputi, namun tidak terbatas pada: a. bahan baku; b. barang setengah jadi; c. barang jadi/peralatan; d. mahluk hidup. Huruf b Pekerjaan Konstruksi adalah pekerjaan yang berhubungan dengan pelaksanaan onstruksi bangunan atau pembuatan wujud fisik lainnya. Yang dimaksud dengan pelaksanaan konstruksi bangunan, meliputi keseluruhan atau sebagian rangkaian kegiatan pelaksanaan yang mencakup pekerjaan arsitektural, sipil, mekanikal, elektrikal dan tata lingkungan, masing-masing beserta kelengkapannya untuk mewujudkan suatu bangunan. Yang dimaksud dengan pembuatan wujud fisik lainnya,meliputi keseluruhan atau sebagian rangkaian kegiatan pelaksanaan yang mencakup pekerjaan untuk mewujudkan selain bangunanantara lain, namun tidak terbatas pada: Konstruksi bangunan kapal, pesawat atau kendaraan tempur; a. Pekerjaan yang berhubungan dengan persiapan lahan, penggalian dan/atau penataan lahan (landscaping); b. Perakitan atau instalasi komponen pabrikasi;
c. Penghancuran (demolition) dan pembersihan (removal); d. Reboisasi. Huruf c Pengadaan Jasa Konsultansi meliputi, namun tidak terbatas pada: a. Jasa rekayasa (engineering); b. Jasa perencanaan (planning), perancangan design) dan pengawasan (supervision) untuk Pekerjaan Konstruksi; c. Jasa perencanaan (planning), perancangan (design) dan pengawasan (supervision) untuk pekerjaan selain Pekerjaan Konstruksi, seperti transportasi, pendidikan, kesehatan, kehutanan, perikanan, kelautan, lingkungan hidup, kedirgantaraan, pengembangan usaha, perdagangan, pengembangan SDM, pariwisata, pos dan telekomunikasi, pertanian, perindustrian, pertambangan, energi; d. Jasa keahlian profesi, seperti jasa penasehatan, jasa penilaian, jasa pendampingan, bantuan teknis, konsultan manajemen, konsultan hukum. Huruf d Pengadaan Jasa lainnya meliputi, namun tidak terbatas pada: 1. Jasa boga (catering service); 2. Jasa layanan kebersihan (cleaning service); 3. Jasa penyedia tenaga kerja; 4. Jasa asuransi, perbankan dan keuangan; 5. Jasa layanan kesehatan, pendidikan, pengembangan sumber daya manusia, kependudukan;
f. Jasa penerangan, iklan/ reklame, film, pemotretan; g. Jasa percetakan dan penjilidan; h. Jasa pemeliharaan/perbaikan; i. Jasa pembersihan, pengendalian hama (pest control) dan fumigasi; j. Jasa pengepakan, pengangkutan, pengurusan dan penyampaian barang; k. Jasa penjahitan/konveksi l. Jasa impor/ekspor; m. Jasa penulisan dan penerjemahan; n. Jasa penyewaan; o. Jasa penyelaman; p. Jasa akomodasi; q. Jasa angkutan penumpang; r. Jasa pelaksanaan transaksi instrumen keuangan; s. Jasa penyelenggaraan acara (event organizer); t. Jasa pengamanan; u. Jasa layanan internet; v. Jasa pos dan telekomunikasi; w. Jasa pengelolaan asset. B. Pembentukan Layanan Pengadaan Sistem Elektronik Pembentukan layanan pengadaan sistem elektrronik maka dibutuhkan suatu surat keputusan atau mandat yang diberikan oleh kepala daerah (walikota dan bupati) didalam suatu surat keputusan sangat jelas kepengurusan
pembuntukan layanan pengadaan sistem elektronik tersebut. Pembentukan layanan pengadaan sistem elektronik ini sangat berguna sehingga pelayanannya lebih transpran serta tidak adanya celah untuk korupsi dalam pengadaan barang/jasa. Ada beberapa item pembentukan layanan pengadaan sistem elektronik. 6 1. Adanya Peraturan Walikota sebagai dasar Hukum yang dilakukan oleh walikota 3 medan tentang pengadaan sistem elektronik dan Peraturan Walikota No 38 Tahun 2011 tentang Layanan Pengadaan Barang/Jasa Secara Elektronik (LPSE). 7 2. Latar Belakang Bahwa dalam rangka meningkatkan efisiensi, efektifitas, transparansi, persaingan sehat dan akuntabilitas dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah dan Non pemerintah, perlu dilaksanakan pengadaan barang/jasa secara elektronik dan dalam rangka meningkatkan pelayanan di lingkungan LPSE Pemerintah Kota Medan perlu disusun suatu petunjuk layanan dengan mempertimbangkan kelancaran proses pengadaan barang/jasa yang akan dilaksanakan oleh para pengguna aplikasi e-procurement. 3. Maksud dan tujuan Maksud dan tujuan petunjuk layanan/operasional di lingkungan LPSE untuk memberikan kemudahan kepada pengguna untuk mengakses aplikasi e- Procurement, sehingga pelaksanaan pengadaan barang/jasa berjalan sebagaimana 6 Peraturan Walikota medan No 38 Tahun 2011 tentang Layanan Pengadaan Sistem Elektronik 7 Ibid
mestinya dan tetap berpedoman pada Peraturan Perundang-undangan yang berlaku. 4. Ruang lingkup a. Unit pelayanan yang melaksanakan kegiatan ini adalah Layanan Pengadaan Secara Elektronik; b. Penanggung jawab pelayanan adalah Kepala Layanan Pengadaan Secara Elektronik; c. Pengguna pelayanan adalah pengguna aplikasi e-procurement yaitu: Administrator LPSE, Helpdesk LPSE, Verifikator LPSE, ULP, PA/KPA, PPK, PPTK dan Penyedia Barang/Jasa; d. Keluaran (output) pelayanan adalah terselenggaranya kegiatan pelayanan terhadap pengguna aplikasi e-procurement. 2. Pengertian Istilah a. e-procurement adalah proses pengadaan barang/jasa pemerintah yang pelaksanaannya dilakukan secara elektronik yang berbasis website / internet dengan memanfaatkan fasilitas teknologi komunikasi dan informasi yang meliputi pelelangan umum secara elektronik yang diselenggarakan oleh Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) melalui lpse.kotamedan.go.id dengan induk domain website www.kotamedan.go.id; b. Layanan Pengadaan Secara Elektronik selanjutnya disingkat LPSE adalah pengelola/pelaksana teknis yang melayani proses pengadaan barang/jasa dalam pelaksanaan sistem dan domain/sub domain e-procurement;
c. LPSE Pusat adalah unit kerja yang dibentuk oleh dan berada di bawah tanggung jawab Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, yang bertugas secara khusus untuk mengelola dan mengembangkan sistem e- Procurement; d. Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah selanjutnya disingkat LKPP, adalah lembaga pemerintah yang mempunyai tugas untuk melakukan pengembangan kebijakan di bidang pengadaan barang/jasa pemerintah; e. Pejabat Pembuat Komitmen selanjutnya disebut PPK, adalah pejabat yang diangkat oleh Walikota atau Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran sebagai pemilik pekerjaan, yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa; f. Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan selanjutnya disebut PPTK, adalah pejabat yang diangkat oleh Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran sebagai pemilik pekerjaan, yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa; g. Unit Layanan Pengadaan selanjutnya disebut ULP, adalah unit layanan yang diangkat oleh Walikota Medan untuk melaksanakan pemilihan penyedia barang/jasa di lingkungan Pemerintah Kota Medan; h. Pejabat Pengadaan adalah pejabat yang diangkat oleh Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran untuk melaksanakan pemilihan penyedia barang/jasa pemerintah di lingkungan Satuan Kerja Perangkat Daerah yang bersangkutan;
i. Penyedia adalah badan usaha atau orang perseorangan yang memenuhi syaratsyarat pendirian badan usaha atau orang perseorangan yang kegiatan usahanya menyediakan barang/jasa dan telah terdaftar dalam sistem e-procurement pada pusat-pusat layanan; j. Pengguna adalah semua pihak yang menggunakan sistem e-procurement; k. User ID adalah nama atau pengenal unik sebagai identitas diri dari Pengguna yang digunakan untuk beroperasi di dalam sistem e-procurement; l. Password adalah kumpulan karakter atau string yang digunakan oleh Pengguna untuk memverifikasi User ID kepada sistem e-procurement; m. Umpan balik adalah tanggapan atas pengunaan aplikasi e-procurement yang dilakukan oleh pengguna aplikasi e-procurement; n. Verifikasi adalah kegiatan pemeriksaan terhadap kebenaran pelaporan dokumen yang disampaikan oleh calon penyedia barang/jasa; o. Monitoring lelang adalah kegiatan pemantauan terhadap aktivitas lelang melalui website LPSE oleh LPSE; p. Admin LPSE adalah staf LPSE yang diberikan wewenang untuk memegang kendali aplikasi e-procurement, serta memberikan User ID dan Password kepada Pengelola LPSE dan Koordinator ULP/Pejabat Pengadaan, serta Pengguna LPSE (Rekanan/Penyedia Barang dan Jasa). b. Prosedur Rencana Umum Pengadaan (RUP) 1. Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) menyampaikan RUP ke Pengelola LPSE;
2. RUP yang sudah diterima diteliti untuk dientry dan diupload di sistem RUP pada website LKPP sebelum dilaksanakan pengadaan barang/jasa oleh SKPD. C. Pelaksanaan Layanan pengadaan system elektronik dalam pengadaan barang/jasa 1. Pendaftaran Pengelola LPSE dan Pengurus ULP a. Admin LPSE menerima salinan SK Penunjukan sebagai Pengelola LPSE terdiri dari Helpdesk dan Verifikator LPSE, Pengurus ULP (Koordinator, Sekretaris, Ketua Pokja dan Anggota Pokja ULP) yang ditunjuk; b. Admin LPSE mendaftarkan pihak-pihak yang tersebut dalam SK Penunjukan sebagai Pengelola LPSE (Helpdesk dan Verifikator) dan Pengurus ULP (Koordinator, Sekretaris, Ketua Pokja dan Anggota Pokja ULP) untuk mendapatkan User ID dan Password aplikasi e- Procurement; User ID dan Password dikirim melalui email c. Jika hanya lupa password LPSE dapat langsung dikirimkan melalui e- mail dengan fasilitas lupa password di website LPSE Kota Medan dan jika lupa password di email Pengelola LPSE (Helpdesk dan Verifikator) dan Pengurus ULP (Koordinator, Sekretaris, Ketua Pokja dan Anggota Pokja ULP) dapat diperbaiki lupa password pada web email yang bersangkutan, atau membuat surat permohonan kepada LPSE tentang perubahan email, User ID atau Password.
2. Pendaftaran Pejabat Pembuat Komitmen ( PPK) pada LPSE a. Admin LPSE menerima asli/salinan SK Penunjukan sebagai PPK yang ditunjuk oleh walikota Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran; b. Admin LPSE menginput data PPK yang tersebut dalam SK Penunjukan untuk diberikan User ID dan Password aplikasi di LPSE Kota Medan; c. Jika hanya lupa password LPSE dapat langsung dikirimkan melalui email dengan fasilitas lupa password di website LPSE Kota Medan dan jika lupa password di email PPK dapat diperbaiki lupa password pada web email yang bersangkutan, atau membuat surat permohonan kepada LPSE tentang perubahan email, User ID atau Password. 3. Pendaftaran Penyedia Barang/Jasa (Rekanan) pada LPSE a. Admin LPSE menerima asli/salinan SK Penunjukan sebagai Admin Perusahaan calon pengguna yang ditunjuk oleh Direktur Perusahaan pada saat Registrasi Penyedia di Kantor LPSE Kota Medan; b. Admin LPSE mencatatkan admin perusahaan tersebut untuk diberikan User ID dan Password aplikasi di LPSE Kota Medan bila Tanda Lulus Verifikasi Perusahaan telah diberikan. User ID dan Password dikirimkan melalui email admin perusahaan yang bersangkutan; c. Langkah pertama Pendaftaran Penyedia adalah dengan membuka website LPSE Kotamedan melalui Mozilla Fire Fox ketik:
lpse.kotamedango.id, lalu klik menu: (MENDAFTAR SEBAGAI PENYEDIA BARANG/JASA), lalu masukkan alamat email admin perusahaan, Download Formulir Pendataran dan Formulir Keikutsertaan. Lalu klik tombol (MENDAFTAR) kemudian buka email tersebut, ikuti petunjuk langkah pada email untuk pengisian Data Perusahaan; d. Jika data perusahaan sudah diisi dengan benar, lalu konfirmasi kembali Mendaftar; e. Untuk mendapatkan User ID dan Password, Pengurus Perusahaan harus datang langsung ke Kantor LPSE dengan membawa Dokumen Asli dan Fotocopy Perusahaan yang dipersyaratkan oleh LPSE; f. Setelah dilakukan Verifikasi oleh Verifikator LPSE terhadap Dokumen Asli dan Fotocopy Data Perusahaan dan telah dinyatakan lengkap dan benar, maka Verifikator akan memberikan tanda setuju dan diberikan Tanda Lulus Verifikasi di LPSE, lalu berkas asli dikembalikan ke Pengurus Perusahaan/Rekanan/Penyedia, dan berkas dokumen fotocopy diserahkan pada Admin LPSE untuk diberikan User ID dan Password; g. User ID dan Password untuk Penyedia Barang/Jasa akan diberikan melalui email perusahaan yang bersangkutan;
h. User ID dan Password yang diberikan harus dipergunakan untuk (LOGIN) mengakses website LPSE Kota Medan sebagai Penyedia yang selanjutnya dipergunakan untuk pengisian Data Perusahaan secara lengkap, dan untuk (LOGIN) mengikuti proses pemilihan penyedia barang dan jasa sesuai dengan ketentuan ULP dan LPSE;