MANUAL PENGGUNAAN FILE EXCEL 1. Untuk mendapatkan berkas pengisian data pengurus dan anggota parpol, setiap parpol dapat mengekstrak file NAMA_PARTAI.ZIP ke dalam media penyipanan lokal tertentu (local storage) dengan menggunakan ekstraksi file menggunakan menu pada windows atau menggunakan piranti lunak (software) seperti winzip dan sebagainya sehingga akan mengahasilkan file-file dalam format excel, berikut cara mengekstrak file : Gambar 1. Berkas Zip Gambar 2. Klik kanan pada file zip Gambar 3. Proses ekstrak file zip Gambar 4. Hasil file ekstrak dari ZIP file 1
2. Setiap partai politik akan diberikan berkas format file excel bersifat unik (inisial kode tertentu) yang akan berlaku hanya untuk partainya, sehingga partai politik tidak diperkenankan merubah : hirarki berkas yang telah tersusun berdasarkan tingkat daerah. nama file dan atau inisial kode yang tertera baik pada suatu file maupun direktori/folder. Gambar 4. Daftar berkas sampai tingkat Provinsi serta file excel pengurus pusat. Gambar 5. Daftar berkas sampai tingkat kabupaten/kota Gambar 6. File excel pengisian anggota dan pengurus tingkat Kabupaten/Kota 2
3. Pengisian data melalui format excel tersebut dikerjakan dalam satu bundel berkas yang diberikan, data setiap parpol di klasifikasikan berdasarkan provinsi, kabupaten/kota sampai tingkat kecamatan berdasarkan direktori (folder) serta kelurahan yang tertuliskan didalam file tersebut, sehingga parpol tidak diperkenankan merubah format kolom maupun teks identifikasi lokasi seperti provinsi, kabupaten/kota, kecamatan, kelurahan dalam berkas tersebut. Gambar 7. File excel pengurus tingkat pusat. Gambar 8. File excel pengurus tingkat provinsi. Gambar 9. File excel pengurus tingkat kabupaten/kota. 3
Gambar 10. File Excel pengurus tingkat kecamatan. Gambar 11. File excel anggota tingkat kelurahan. 4
4. Jika berkas kecamatan pada salah satu wilayah tidak ditemukan dalam hasil ekstrak yang telah dilakukan yang terjadi karena adanya pemekaran wilayah, mohon lakukan hal ini : Buat duplikasi file (copy-paste) dengan menggunakan kecamatan menggunakan file yang memiliki identitas yang sama dalam satu wilayah. Penamaan file menggunakan format keterangan_[nama kecamatan][kode kecamatan], rubahlah file tersebut menggunakan format yang sama dengan sumbernya namun tanpa menggunakan kode kecamatan tertentu. Gambar 12. Duplikasi file anggota dalam satu wilayah Gambar 13. Proses merubah nama kecamatan tanpa kode 5
5. Jika berkas kelurahan pada salah satu wilayah tidak ditemukan dalam hasil ekstrak yang telah dilakukan karena adanya pemekaran pada wilayah tersebut. Mohon lakukan hal ini : Buat duplikasi sheet pada file excel tersebut dengan menggunakan format kolom yang sama. Rubahlah identitas kelurahan tersebut dengan nama kelurahan yang baru dalam file tersebut Gambar 14. Duplikasi sheet dengan menu Move or Copy Gambar 15. Menu Move or Copy, pilih Create a copy Gambar 16. Ganti nama kelurahan dan nama sheet (tanpa kode kelurahan) 6
6. Jika terdapat kesalahan dalam penulisan identitas seperti nama provinsi, kabupaten/kota, kecamatan atau kelurahan yang terdapat dalam berkas file hasil ekstraksi file zip, parpol tidak di perkenankan merubah sendiri identitas tersebut namun cukup menginformasikan pada pihak yang terkait utuk dilakukan revisi. 7. Mohon di perhatikan petunjuk penulisan dalam file excel dibawah ini : - Kolom nomor tidak menggunakan tanda titik (.), setelah menuliskan nomor urut. - Kolom nama diisi menggunakan huruf alphabet kapital. - Penulisan tanggal lahir menggunakan format [Tahun]-[Bulan]-[Tanggal], contoh 2012-08-17, formatting cell dalam excel dilakukan dengan cara : Pilih cell / tempatkan pointer cell excel yang berisi format tanggal, -03-14 Pilih OK, - Penulisan kolom jenis kelamin ditulis dengan L atau P kapital, tidak dengan penulisan lengkap seperti Laki-laki atau Perempuan. 7