4.5 Menggabungkan (Joining), Menghubungkan (Relating), dan Menyatukan (Merging) Data Join, Relation, dan Merge adalah perintah-perintah yang dapat digunakan untuk mengombinasikan (combine) informasi dari dua buah file atau lebih. Perintah Join digunakan untuk menggabungkan field dari dua file yang sudah diurutkan ke dalam file ketiga. Perintah Relation digunakan untuk membangun hubungan antara dua atau lebih file. Sebagian besar fungsi dari perintah Join dapat dikerjakan dengan lebih cepat dan mudah dengan menggunakan perintah Relation. Perintah Merge digunakan untuk menyatukan dua buah file yang memilik struktur record yang identik (identical record structures) untuk menghasilkan file ketiga. 4.5.1 Menggabungkan Data File (Joining Data Files) Anda dapat menggunakan perintah Join untuk bekerja dengan dua buah file terbuka yang secara simultan atau menggabungkan field dari dua buah file dengan struktur yang berbeda untuk menghasilkan file ketiga. Jika Anda ingin menggabungkan lebih dari dua file, yang harus Anda lakukan pertama kali tentukan primary dan secondary file-nya kemudian lakukan perintah Join dan hasil output merupakan file ke tiga. Manipulasi Data, Universitas Gunadarma 83
Primary dan Secondary File Pada saat Anda membuka dua file, file pertama yang sedang Anda gunakan disebut Primary File, file kedua yang Anda buka disebut Secondary File. Anda hanya dapat memiliki satu buah Primary File yang sedang aktif dan juga hanya dapat memiliki satu buah Secondary file. Primary file selalu merupakan file pertama yang dibuka dan biasanya merupakan file yang jumlah record-nya terbesar. Pilihan Output Perintah Join mempunyai lima pilihan output. Pemilihan output menentukan record yang mana yang termasuk ke dalam (output) file ketiga. Kelima pilihan output tersebut adalah sebagai berikut: 1. Matched Record Mencocokkan (Matching) record dari primary file dan secondary file termasuk ke dalam file output. Secara visual dapat digambarkan sebagai berikut. Gambar 4.23 Record yang Sesuai (Matched Record) Manipulasi Data, Universitas Gunadarma 84
2. Matched Records All Primary Menyesuaikan (Matching) record dari primary file dan secondary file, dan record yang tidak sesuai (unmatched) dari primary file, termasuk ke dalam output file. Gambar 4.24 Record yang Sesuai (Matched) dan yang Tidak Sesuai (Unmatched) : Primary 3. Matched Record All Secondary Menyesuaikan (Matching) record dari primary file dan secondary file, dan record yang tidak sesuai (unmatched) dari secondary file, termasuk ke dalam output file. Gambar 4.25 Record yang Sesuai (Matched) dan yang Tidak Sesuai (Unmatched) : Secondary 4. Matched Record All Primary dan Secondary Semua record dari kedua file, primary dan secondary, termasuk ke dalam output file. Manipulasi Data, Universitas Gunadarma 85
5. Unmatched Record Hanya record yang tidak sesuai (unmatched record) dalam primary file yang dimasukkan ke dalam output file. Gambar 4.26 Record yang Tidak Sesuai (Unmatched) Menyortasi (Sorting) Secondary File sebelum Menggabungkannya (Joining) Anda harus meakukan penyortasian (sort) Secondary file dalam urutan kecil-ke-besar (ascending) pada karakter kuncinya sebelum menggunakan perintah Join. Akan lebih baik lagi jika primary file juga diurutkan dengan urutan sama (ascending) pada karakter kunci fieldnya. Untuk menggabungkan (join) dua buah file, kunci field-nya haruslah karakter field dan keduanya, primary dan secondary file, harus mempunyai panjang yang sama. Menggabungkan (Joining) Record yang Sesuai (Matched Record) Perintah Join akan membuat sebuah output file dari beberapa record yang sesuai. ACL hanya akan memasukkan record-record tertentu dari record-record di mana field kunci yang sesuai (key fielfd match) ditemukan dari primary dan secondary file. Manipulasi Data, Universitas Gunadarma 86
Apabila ada lebih dari satu field kunci yang sesuai di dalam secondary file, ACL hanya menggunakan data dari record yang sesuai yang pertama. Jika tidak ada secondary file record yang sesuai, ACL tidak akan menghasilkan output record. Langkah-langkah dalam menggabungkan semua record dari primary file yang sesuai dengan record di dalam secondary file, adalah sebagai berikut: 1. Pilih [Data] dari menu bar dan pilih [Join]. ACL menampilkan kotak dialop Join; 2. Pilih salah satu file dari pilihan secondary file; 3. Di dalam kotak daftar Primary Keys, salah satu field. Field tersebut merupakan field kunci sortasi (sort key field) di dalam primary file; 4. Di dalam kotak daftar Secondary Keys, pilih field yang sama seperti dipiliah pada langkah ke-3. Field tersebut merupakan field kunci sortasi (sort key field) di dalam secondary file; 5. Di dalam kotak daftar Primary Keys, pilihsatu atau lebih field. Jika Anda ingin memilih lebih dari satu field, tekan tombol control (Ctrl) pada keyboard komputer Anda; 6. Di dalam kotak daftar Secondary Keys, pilih satu atau lebih field. Anda ingin memilih lebih dari satu field, tekan tombol control (Ctrl) pada keyboard komputer Anda; 7. Ketikkan Matched di dalam kotak teks [To ] untuk menamai file yang baru; 8. Untuk meyakinkan bahwa primary field sudah terurut (sorted), beri tanda (check) pada kotak cek Presort; Manipulasi Data, Universitas Gunadarma 87
9. Klik [OK] untuk menganktifkan perintah Join. ACL menampilkan hasilnya penggunaan perintah di dalam jendela Command Log. Menggabungkan (Joining) Record yang Tidak Sesuai (Unmatched record) Sekarang Anda dapat membuat sebuah output file dari record yang tidak sesuai (unmatched record). ACL hanya memasukkan recordrecord dari primary file yang tidak memiliki record yang tidak sesuai di dalam secondary file. Langkah-langkah untuk menggabungkan record yang tidak sesuai adalah sebagai berikut: 1. Buka file yang akan menjadi primary file. 2. Pilih [Data] dari menu bar dan pilih [Join] untuk membuka kotak dialog Join; 3. Di dalam kotak daftar Primary Keys, pilih field yang akan dijadikan sebagai field kunci sortasi (sort key field) di dalam primary file; 4. Di dalam kotak daftar Secondary Keys, pilih field yang akan dijadikan sebagai field kunci sortasi (sort key field) di dalam secondary file; 5. Klik tombol [More] untuk beralih ke pilihan tambahan; 6. Klik tombol [Unmatched]; 7. Klik tombol [Main] untuk kembali ke pilihan utama (main options); 8. Ketikkan Unmatched ke dalam kotak teks [To ] untuk menamai output file; Manipulasi Data, Universitas Gunadarma 88
9. Klik [OK] untuk mengaktifkan perintah Join. ACL menampilkan record tunggal yang tidak memiliki record yang sesuai di dalam secondary file. Hasilnya diperlihatkan dalam jendela Command Log. 4.5.2 Relation Relation digunakan untuk menciptakan hubungan antar-file di dalam satu atau lebih file. Field tidak perlu mempunyai judul (heading) yang sama, tetapi data di dalam field tersebut harus sesuai. Merencanakan dan Menyiapkan Hubungan Data Sebelum Anda mulai menggunakan perintah Relation, adalah penting untuk betul-betul mengerti tentang field-field yang akan Anda olah. Anda perlu terlebih dahulu merencanakan file dan field mana yang akan Anda hubungkan dan bagaimana Anda menghubungkannya. Merencanakan hubungan antar-file Sebagai contoh, Anda menggunakan Transaksi sebagai parent file dan Tabel_GL dan KodeTransaksi sebagai child files. Untuk merencanakan hubungan antara file-file tersebut, ikuti langkahlangkah berikut ini: 1. Tentukan sebuah field untuk masing-masing pasangan yang akan dihubungkan. Lihat pada dua file pertama yang akan dihubungkan dan buat sebuah catatan dari field-field tersebut. Lanjutkan hingga Anda mengetahui field untuk setiap pasangannya; Manipulasi Data, Universitas Gunadarma 89
2. Selanjutnya, tentukan file mana yang merupakan parent file (file induk) dan file yang akan dihubungkannya (child file), seperti tampak dalam Gambar 4.27; 3. Field yang merupakan kunci harus di-index terlebih dahulu. Gambar 4.27 Hubungan Antara Parent File dan Child File Mendefinisikan Rencana Dalam contoh di atas, Transaksi berperan sebagai primary file; Tabel_GL dan KodeTransaksi berperan sebagai child files; Transaksi dan Tabel_GL dihubungkan dengan field Norek; Transaksi dan KodeTransaksi dihubungkan dengan field KD- Tran; Lakukan peng-indeks-anm atas field kunci Tabel_GL berdasarkan field Norek dan KodeTransaksi berdasarkan field KD_Tran. Manipulasi Data, Universitas Gunadarma 90
Peng-indeks-an (Indexing) Child Files 1. Buka Tabel_GL; 2. Klik [Index] dalam menu bar; 3. Klik Norek dalam kotak daftar [Index] untuk memilih field kunci; 4. Di dalam kotak teks [To ] ketikkan Norek_dx untuk menamai output file yang sudah di-index; 5. Klik [OK] untuk mengaktifkan perintah Index; 6. Lakukan hal yang sama untuk file persediaan. Mendefinisikan (Defining) Hubungan Data (Data Relation) 1. Pada jendela Overview, buka Transaksi (parent file). 2. Klik [Relation] dalam menu bar 3. Di dalam kotak teks [Related On ], pilih field Norek sebagai field kunci; 4. Di dalam kotak teks [Related Files ], pilih file vendor sebagai child file. Pada saat Anda memilih sebuah related file, ACL menampilkan indexes untuk file-file tersebut, dalam hal ini, field yang ditampilkan adalah Norek_dx; 5. Pilih Norek_dx dari kotak daftar [Index]; 6. Klik [Relate]. ACL menampilkan kotak teks [Relationship]; 7. Klik [Done] untuk menutup kotak dialog Relations, seperti tmapak dalam gambar berikut. Manipulasi Data, Universitas Gunadarma 91
Gambar 4. 28 Tampilan Layar Kotak Dialog Relations Lakukan langkah 1 sampai 7 pada file kedua yang akan dihubungkan, dalam hal ini KodeTransaksi. Bekerja dengan File yang Terhubung Langkah untuk menambahkan kolom dari sebuah file yang terhubung ke file transaksi : 1. Di dalam jendela Overview, pilih Transaksi; 2. Kilk [Input file] dan pilih Tabel_gl sebagai input file; 3. Klik [Add Columns] dan pilih Nama_rek dan Norek, copy-kan ke dalam kotak teks [Selected Fields]. ACL menampilkan kotak dialog Add Columns, seperti dalam gambar berikut. Manipulasi Data, Universitas Gunadarma 92
Gambar 4. 29 Tampilan Layar Kotak Dialog Add Columns 4. Pilih KodeTransaksi dari kotak pilihan [Form Input File]; 5. Lakukan hal yang sama pada KodeTransaksi dengan memilih field kunci yang di-copy-kan ke dalam kotak teks [Selected Fields]; 6. Untuk kembali ke parent, klik kotak pilihan (From Input File] dan pilih kembali Transaksi; 7. Di dalam kotak teks [Available Fields], klik ganda TGL_Tran dan TGL_Valuta dan copy-kan ke dalam kotak teks [Selected Fields]. Klik [Add Columns]. ACL menampilkan gambar berikut. Manipulasi Data, Universitas Gunadarma 93
Gambar 4. 30 Tampilan Layar Kotak Dialog Add Columns Setelah Proses 8. Klik [OK]. 4.5.3 Merge Merge merupakan pilihan pemrosesan untuk banyak file. Merge mengkombinasikan (menggabungkan) dua file yang mempunyai struktur record yang sama ke dalam sebuah file ketiga. Kedua file yang akan di-merge harus terurut secara ascending sebelum dilakukan perintah Merge (Penggabungan). Sebagai contoh, Anda menggunakan perintah Merge untuk menggabungkan file berdasarkan dua waktu periode yang berbeda atau dari cabang-cabang perusahaan. Manipulasi Data, Universitas Gunadarma 94
Berikut ini adalah contoh bagaimana Anda menggabungkan dua file saldo, misalkan saldo pada kantor pusat dan saldo1 pada kantor cabang. Langkah-langkah yang dapat Anda lakukan adalah sebagai berikut: 1. Buka primary file (Saldo) dari jendela Overview; 2. Klik [Data] dari menu bar dan pilih [Merge]; 3. Pilih secondary file (Saldo1); 4. Di dalam kotak daftar [Primary Key] pilih field Norek yang sudah di-sort (sorted); 5. Di dalam kotak daftar [Secondary Key] pilih field Norek; 6. Untuk meyakinkan bahwa primary field sudah terurut, beri tanda (check) di dalam kotak cek Presort (checkbox); 7. Ketikkan nama output file. 8. Klik [OK]. Manipulasi Data, Universitas Gunadarma 95
Gambar 4. 31 Tampilan Layar Kotak Dialog Merge Manipulasi Data, Universitas Gunadarma 96