SISTEM INFORMASI RECRUITMENT KARYAWAN PT KANSAI PRAKARSA COATINGS TANGERANG BERBASIS WEB MENGGUNAKAN PHP DAN MYSQL Djamaludin 1), Udin Sobarudin 2) 1 Program Studi Teknik Informatika, Universitas Islam Syekh Yusuf Tangerang dsn.bjems@gmail.com 2 Program Studi Teknik Informatika, Universitas Islam Syekh Yusuf Tangerang Abstrak Perkembangan Teknologi Informasi saat ini begitu pesat sehingga hampir disetiap lini kegiatan administrasi tidak luput dari system informasi, recruitment karyawan adalah salah satu aktifitas yang pengolahan datanya diharapkan bisa meningkatkan kinerja suatu perusahaan. Dalam jurnal ini akan dipaparkan bagaimana perancangan system informasi recruitment Karyawan PT Kansai Prakarsa Coating Tangerang yang selama ini masih menggunakan sistem manual walaupun datanya sudah tersimpan dalam komputer, dan kegiatan recruitment dengan model ini membutuhkan waktu yang lama, oleh karena itu perlu dikembangkan suatu aplikasi sistem untuk Recruitment calon karyawan, yang mampu menangani permasalahan tersebut. Pengembangan sistem informasi ini dilakukan dengan cara pengumpulan data, analisa sistem, perancangan database, dan pembuatan aplikasi. Pengembangan sistem ini dibuat menggunakan PHP dan MySQL dan menggunakan program editor Dreamweaver. Kata Kunci : recruitment, System, php, MySql, internet I. PENDAHULUAN Teknologi di bidang komputer saat ini sangat berkembang pesat sehingga dapat meningkatkan keefisienan dan efektifitas dalam melakukan setiap pekerjaan. Komputer bukan hanya sekedar pengolah data dan gambar saja tetapi penggunaanya semakin meluas menjadi salah satu sarana komunikasi, edukasi dan media informasi. Informasi yang diperoleh dari internet pun bermacam-macam tergantung dari informasi yang dibutuhkan user ( pemakai ). Salah satu informasi yang dapat kita peroleh adalah banyaknya situssitus penyedia jasa maupun penjualan produk ( sebagai sarana / alat bantu bisnis ) dari perusahaan berskala kecil sampai berskala besar. Internet dengan berbagai aplikasinya pada dasarnya adalah media yang digunakan untuk mengefisienkan proses komunikasi ( berbagi informasi ). Untuk dapat memaksimalkan penggunaan internet, harus dapat kita tentukan dan artikan tentang kebutuhan komunikasi dari seseorang. Salah satu aplikasinya yaitu World Wide Web ( WWW ). Di awal perkembangannya World Wide Web hanya digunakan untuk kalangan akademisi dan riset, namun sekarang World Wide Web digunakan untuk bisnis dan hiburan. Oleh karena itu, banyak pengusaha yang memanfaatkan internet untuk membantu proses proses pekerjaan yang menyangkut produksinya bahkan sampai ke proses recruitment karyawannya. II. TEORI PENDUKUNG A. Pengertian Data Beberapa pengertian tentang data adalah sebagai berikut : Menurut berbagai kamus bahasa Inggris-Indonesia, data diterjemahkan sebagai istilah yang berasal dari datum yang berarti fakta atau bahan-bahan keterangan. 1
Pengertian yang lain mengatakan bahwa data merupakan deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi. Menurut Gordon B. Davis dalam bukunya Management Information System : Conceptual Foundation, Structures and Development menyebut data sebagai bahan mentah dari informasi yang dirumuskan sebagai sekelompok lambanglambang tidak acak yang menunjukan jumlah atau tindakan atau hal-hal lain. Dari berbagai pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa data adalah bahan baku informasi, didefinisikan sebagai kelompok teratur simbolsimbol yang mewakili kuantitas, tindakan dan sebagainya. Data terbentuk dari karakter, dapat berupa alphabet, angka maupun simbol khusus. Data disusun untuk diolah dalam bentuk struktur data, struktur file, basis data. B. Pengertian Informasi Beberapa pengertian tentang informasi adalah sebagai berikut : Menurut Gordon B. Davis dalam bukunya Management Information System : Conceptual Foundation, Structure and Development menyebut informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata, berupa nilai yang dapat dipahami di dalam keputusan sekarang maupun masa depan. Menurut Barry E. Cushing dalam buku Accounting Informtion System and Business Organization dikatakan bahwa informasi merupakan sesuatu yang menunjukan hasil pengolahan data yang diorganisasi dan berguna kepada orang yang menerimanya. Menurut Robert N. Anthony dan Jhon Dearden dalam buku Management Control System menyebut informasi sebagai suatu kenyataan, data, item yang menambah pengetahuan bagi penggunanya. Menurut Stephen A. Moscope dan Mark G. Simkin dalam bukunya Accounting Information System : Concepts and Practise mengatakan informasi sebagai kenyataan atau bentuk - bentuk yang berguna yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan. Dari beberapa pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan C. Pengertian Sistem Beberapa pengertian tentang sistem adalah : Dalam kamus Inggris - Indonesianya Jhon M. Echols dan Hasan Shadili System diartikan sebagai susunan. Menurut M. Alexander dalam buku Information System Analyst : Theory and Application, sistem merupakan suatu group dari elemen - elemen baik yang berbentuk fisik maupun non fisik yang menunjukan suatu kumpulan saling berhubungan diantaranya dan berinteraksi bersama-sama menuju satu atau lebih tujuan, sasaran atau akhir dari sebuah sistem. Dalam pengertian lain sistem juga bisa diartikan sebagai cara. Dari berbagai pengertian diatas dapat diambil kesimpulan bahwa sistem adalah suatu kesatuan utuh terdiri dari beberapa bagian yang saling berhubungan dan berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. D. Pengertian Sistem Informasi Pada dasarnya sistem informasi merupakan suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang tediri dari komponen komponen dalam organisasiuntuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi. Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai instruksi dan mengeluarkan hasilnya Sistem informasi memiliki komponen-komponen yang saling berinteraksi membentuk satu kesatuan dalam mencapai sasaran sistem. Adapaun komponen-komponen dari sistem informasi adalah sebagai berikut : a) Input Block ( Blok Masukan ) b) Blok masukan dalam sebuah sistem infomasi meliputi metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan dapat berupa dokumendokumen dasar. c) Model Block ( Blok Model ) d) Blok model ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang berfungsi memanipulasi data untuk keluaran tertentu. e) Output Block ( Blok Keluaran ) f) Blok keluaran berupa data-data keluaran seperti dokumen output dan informasi yang berkualitas. g) Technology Block ( Blok Teknologi ) h) Blok teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran serta membantu 2
pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Blok teknologi ini merupakan komponen bantu yang memperlancar proses pengolahan yang terjadi dalam sistem. i) Database Block ( Blok Basis Data ) j) Merupakan kumpulan data yang berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangakat keras komputer dan perangkat lunak untuk memanipulasinya. k) Control Block ( Blok Kendali ) l) Meliputi masalah pengendalian terhadap operasional sistem, berfungsi mencegah dan menangani kesalahan /kegagalan sistem. E. Perangkat Sistem Informasi Sebuah sistem informasi yang lengkap memiliki kelengkapan sebagai berikut : a) Hardware Bagian ini merupakan bagian perangkat keras sistem informasi. Sistem informasi modern memiliki perangkat keras seperti komputer, printer dan teknologi jaringan komputer b) Software Bagian ini merupakan bagian perangkat lunak sistem informasi. Sistem informasi modern memiliki perangkat lunak untuk memerintahkan komputer dalam melaksanakan tugas yang harus dilaksankannya. c) Data Merupakan komponen dasar dari sistem informasi yang akan diproses lebih lanjut untuk menghasilkan informasi. d) Prosedur Merupakan bagian yang berisikan dokumentasi prosedur atau proses-proses yang terjadi dalam sistem. e) Manusia Manusia merupakan bagian utama dalam suatu sistem informasi. penambahan tenaga kerja yang diperoleh dari HRD 2. Setelah diisi, formulir permohonan penambahan karyawan tersebut diserahkan ke HRD untuk disetujui, lalu di ajukan ke Pimpinan Perusahaan oleh HRD untuk di setujui Pimpinan 3. Apabila permohonan tersebut disetujui Pimpinan maka HRD akan menyebarkan informasi lowongan pekerjaan diinternal perusahaan atau memasang iklan lowongan di media cetak atau di situs jasa iklan 4. Setelah HRD mendapatkan Pelamar maka HRD mengundang Pelamar yang memenuhi kriteria untuk menjalani Test di Perusahaan. Apabila pelamar lulus Test, pihak HRD akan mengundang Pelamar tersebut untuk menjalani Interview Para pelamar yang lulus Test dan telah menjalani Interview diseleksi lalu dipanggil kerja sesuai dengan kebutuhan dan kriteria yang diminta oleh departement yang membutuhkan karyawan baru III. PEMBAHASAN 3.1. Sistem Recruitment PT Kansai Prakarsa Coatings Pelaksanaan recruitment di PT Kansai Prakarsa Coatings mempunyai beberapa tahapan yaitu : 1. Departement yang membutuhkan Karyawan baru mengisi formulir permohonan 3
3.2. Kendala Pada Sistem Berjalan Dari uraian penjelasan sistem recruitment yang dilakukan PT Kansai Prakarsa Coatings diatas ada beberapa kendala yang timbul adapun penyebabnya adalah : 1. Form pengisian permohonan penambahan karyawan hanya diperoleh di Departement HRD hal ini akan menimbulkan terbuangnya waktu apabila pihak HRD sedang Dinas ke Luar Kota atau keperluan lainnnya 2. Form pengisian permohonan penambahan karyawan yang telah diisi dan disetujui oleh HRD diajukan ke Pimpinan. Hal ini juga dapat menimbulkan terhambatnya waktu apabila Pimpinan tidak ada di Tempat 4) Memberikan sistem informasi yang cepat dan akurat bagi penggunanya. Untuk mempermudah penulis menyertakan visualisasi Aplikasi dalam bentuk diagram. 3.4 Pemodelan Use Case Diagram Use Case Diagram menggambarkan interaksi antara user sebuah sistem dengan sistemnya. Dari faktor penyebab di atas maka informasi mengenai Lowongan ke masyarakat menjadi lambat dan kebutuhan karyawan yang seharusnya terpenuhi menjadi tertunda. 3.3 Perancangan Sistem Untuk meminimalisir hambatan hambatan diatas maka diperlukan sebuah sistem yang dapat mengefisiensikan waktu serta fleksibelitas waktu. Oleh karena itu, penulis menyajikan sebuah Perancangan Sistem Aplikasi. Beberapa hal yang diidentifikasi sebelum membuat sebuah aplikasi antara lain : 1) Aplikasi yang dibuat? 2) Yang menggunakan Aplikasi? 3) Aktifitas yang dilakukan pada Aplikasi? 4) Target yang dicapai? Identifikasi di atas akan mempermudah dalam membuat suatu aplikasi karena dari identifikasi tersebut Aplikasi dapat dikembangkan. Adapun jawaban dari identifikasi diatas berkenaan dengan perancangan yang akan di buat adalah : 1) Aplikasi Recruitment Karyawan 2) HRD, Departement yang membutuhkan Karyawan, Pimpinan serta masyarakat umum 3) Pengajuan permohonan penambahan karyawan bagi departement yang membutuhkan, seleksi pelamar bagi HRD, seleksi permohonan penambahan karyawan bagi pimpinan, pengajuan lamaran bagi masyarakat umum Gambar 1 Gambar Use Case Diagram 3.5 Implementasi Setelah melakukan analisa dan perancangan maka yang dilakukan selanjutnya adalah melakukan tahap implementasi yang meliputi pembuatan basis data dan pembuatan user interface. 3.5.1 Pembuatan Basis Data Implementasi pembuatan basis data yaitu membuat tabel tabel yang diperlukan dalam pembuatan aplikasi yang akan dibuat dengan menggunakan mysql phpmyadmin. Adapun tabel tabel yang dibuat adalah sebagai berikut : 4
Gambar 2 Gambar tabel deptpk Gambar 4 Gambar tabel kriteria Gambar 5 Gambar tabel kriteriakehrd Gambar 3 Gambar tabel karyawan Gambar 6 Gambar tabel kriteriakepim 5
Gambar 7 Gambar tabel kriterianook Gambar 8 Gambar tabel kriteriaok Gambar 10 Gambar tabel pelamar Gambar 9 Gambar tabel lowiklan Gambar 11 Gambar tabel pendaftar 6
3.5.2 Pembuatan User Interface Pada tahap Pembuatan user interface ini meliputi tampilan halaman pada aplikasi yang dibuat. Adapun halaman yang dibuat antaralain : Gambar 12 Gambar tabel pimpinan Gambar 13 Gambar tabel posisilowongan Gambar 14 Gambar tabel tnilai Gambar 16 Gambar Halaman Utama Gambar 17 Gambar Form Login ( Departement Pemohon ) Gambar 15 Gambar tabel tsoal 7
Gambar 18 Gambar Halaman Departement Pemohon Gambar 21 Gambar Halaman Daftar Permohonan ditolak ( Departement Pemohon ) Gambar 19 Gambar Halaman From Permohonan karyawan Gambar 22 Gambar Form Login ( HRD ) Gambar 20 Gambar Daftar Permohonan disetujui ( Departement Pemohon ) Gambar 23 Gambar Halaman HRD 8
Gambar 24 Gambar Daftar Permohonan ( HRD ) Gambar 28 Gambar Form Login ( Pimpinan ) Gambar 25 Gambar Daftar Para Pelamar ( HRD ) Gambar 29 Gambar Daftar Pengajuan Karyawan (Pimpinan ) Gambar 26 Gambar Kelola Soal ( HRD ) Gambar 27 Gambar Data Karyawan ( HRD ) Gambar 30 Gambar Form Pendaftaran Pelamar 9
2. Dengan menggunakan sistem komputerisasi berbasis web informasi mengenai kebutuhan karyawan akan segera diketahui oleh masyarakat 3. Dengan menggunakan sistem komputerisasi berbasis web laporan dapat langsung diakses oleh pimpinan. Gambar 31 Gambar Form Login ( Pelamar ) V. DAFTAR PUSTAKA Nugroho, Adi Rekayasa Perangkat Lunak Menggunakan UML.Yogyakarta: Andi, 2009 Prasetio, Adhi. Buku Sakti Web Master. Jakarta: Mediakita, Raharjo, Budi. Belajar Pemrograman Web. Bandung: Informatika, 2011 Sutabri, Tata. Konsep Sistem Informasi. Yogyakarta: CV Andi Offset, 2012 Widianti, Sri. Pengantar Basis Data. Jakarta: Lentera Ilmu Cendekia, 2009 Gambar 32 Gambar Daftar Lowongan IV. KESIMPULAN Hasil analisis sistem recruitment yang digunakan di PT Kansai Prakarsa Coatings dan menemukan beberapa kendala yang mengakibatkan terhambatnya informasi yang cepat dalam proses pemenuhan kebutuhan tenaga kerja dikarenakan masih menggunakan sistem manual. Namun dengan menggunakan aplikasi berbasis web diharapkan informasi yang dibutuhkan dapat segera didapatkan dengan mengakses aplikasi tersebut,sehingga didapat kesimpulan sebagai berikut : 1. Dengan menggunakan sistem komputerisasi berbasis web informasi mengenai kebutuhan karyawan akan segera diketahui oleh Departement dan dapat segera diajukan ke Pimpinan untuk disetujui 10