BAB I PENDAHULUAN I.1 Latar Belakang I.1.1 E-Commerce PT. XYZ Pemanfaatan teknologi informasi di era ini, telah menjadi trend bagi setiap organisasi atau perusahaan untuk memperoleh efisiensi dan efektifitas dalam mencapai tujuan. Peran teknologi informasi sebagai bagian dari sistem informasi telah mengalami perubahan. Saat ini, teknologi tidak hanya digunakan sebagai support system, tetapi juga dapat berperan sebagai business enabler dalam berbagai aktivitas operasional perusahaan. Oleh karena itu, teknologi informasi dikategorikan sebagai aset penting bagi suatu perusahaan yang harus dijaga kestabilan, ketersediaan, dan keamanannya. PT. XYZ berdasarkan UU No.8 Tahun 2009, merupakan perusahaan yang menyelenggarakan pelayanan dengan kegiatan utama, yaitu layanan komunikasi tertulis dan surat elektronik, layanan paket, layanan logistik, layanan transaksi keuangan dan layanan keagenan. PT. XYZ diharapkan dapat memenuhi keinginan masyarakat akan layanannya, sehingga masyarakat pengguna jasa layanan tersebut dapat terpuaskan. Meskipun dalam perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang seharusnya sangat berpengaruh terhadap layanan jasa PT. XYZ, akan tetapi nampaknya PT. XYZ justru semakin jauh dari harapan masyarakat terkait dengan kualitas dan fasilitas layanannya (Badan Penelitian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia, 2011). Hal ini didukung oleh kesimpulan kajian kepuasan masyarakat terhadap layanan PT. XYZ, yang menyatakan kondisi kualitas layanannya dalam perspektif masyarakat pengguna, secara umum dikatakan masih kurang atau belum dapat memenuhi harapan masyarakat pengguna jasa PT. XYZ, yang ditandai dengan rendahnya antusias masyarakat dalam mengunakan layanan PT. XYZ (Kaban, 2011). PT. XYZ saat ini tidak bisa hanya mengandalkan layanan yang telah disebutkan diatas, sehingga seiring perkembangan teknologi informasi, PT. XYZ 1
mulai membuka diri untuk mengembangkan bisnis dalam bidang E-Marketplace dengan membuat suatu pasar elektronik atau sering dikenal sebagai E-Commerce. Sebagaimana pasar dalam pengertian konvensional, yaitu tempat bertemunya penjual dan pembeli, didalam E-Commerce berinteraksi pula berbagai jenis penjual dan pembeli tanpa dibatasi ruang (geografis) maupun waktu (Indrajit, 2010). E- Commerce yang telah didirikan oleh PT. XYZ dikenal dengan nama PQR. Dalam persaingan global, PT. XYZ diharapkan mampu bersaing dengan kompetitor yang sudah berpengalaman di bidang E-Commerce, seperti Lazada, Tokopedia, OLX, Zalora, dan lainnya. Oleh karena itu PT. XYZ harus meningkatkan layananlayanan yang mendukung proses bisnis PQR, seperti sistem payment, shipping, serta layanan webstore yang membuat masyarakat Indonesia tertarik, nyaman, serta memperoleh kepuasan dari penggunaan layanan-layanan tersebut. Akan tetapi sebagai pendatang baru di dunia E-Commerce, PQR masih mempunyai beberapa kekurangan diberbagai bidang diantaranya shipping, webstore, manajemen hubungan pelanggan, manajemen produk dan pemasok, payment, dan bidangbidang yang lainnya. Pada penelitian ini pembahasan akan lebih terfokus pada bagian payment. Sehingga akan dibahas beberapa kekurangan dan perancangan pengembangan pada sistem payment dari PQR. Salah satu kekurangan pada sistem payment PQR adalah pelaksanaan sistem payment yang belum maksimal. Hal ini dibuktikan dengan sedikitnya jumlah variasi cara pembayaran yang dapat dipilih oleh customer. Pada kenyataanya hanya sistem credit card, transfer, dan giro yang sudah dapat dijalankan oleh PQR. Alur cara pembayaran credit card, transfer, dan giro juga belum memiliki alur yang tepat, masih terdapat beberapa alur proses yang perlu diperbaiki. Perbaikan yang dilakukan juga harus mempertimbangkan berbagai aspek seperti kemudahan bagi pengguna, kemanan, serta kepercayaan customer kepada sistem payment PQR (Fingar, Kumar, & Sharma, 2000). Terobosan terbaru yang akan dilakukan pada sistem payment PQR adalah pengembangan sistem account based (virtual account). Account based merupakan 2
sistem pembayaran berbasis penggunaan member card yang dimiliki oleh customer, yang telah mendaftarkan diri sebagai member PQR. Dengan adanya account based maka member dapat melakukan pembayaran dengan kartu tersebut. Cara pembuatan dan pengelolaan account based juga tidak mempersulit member. Selain sistem payment dari pelanggan kepada PQR, pada penelitian ini juga akan dilakukan perencanaan dan perancangan sistem payment dari PQR kepada merchant yang telah bekerjasama. Oleh karena itu diperlukan suatu pola perancangan, agar sistem payment pada PQR dapat direncanakan secara tepat dan menjadi masukan yang dapat membantu pada saat proses implementasinya. I.1.2 Enterprise Architecture Sistem payment dalam E-Commerce, berhubungan erat dengan kepuasan pelanggan, sehingga diperlukan perencanaan dan perancangan yang matang untuk memperoleh hasil yang diharapkan. Untuk memperoleh sistem payment yang sedemikian rupa, PT. XYZ harus memperhatikan berbagai macam aspek didalamnya, seperti penggunaan teknologi informasi yang tepat dan sesuai dengan strategi bisnis pada payment PQR. Akan tetapi, kegiatan bisnis biasanya berkembang dengan kecepatan yang berbeda dibandingkan dengan perkembangan teknologi informasi yang digunakan. Masalah tersebut dapat mengakibatkan teknologi informasi yang tidak sepenuhnya mendukung tugas-tugas bisnis pada payment PQR. Hal ini memberikan dampak negatif pada sistem payment yang tidak dapat terlaksana secara optimal. Sehingga, dalam pengembangan bisnis dan teknologi informasi dibutuhkan suatu perencanaan dan perancangan yang tepat (Roni Yunis, 2012). Salah satu cara untuk menanggulangi permasalahan tersebut yaitu penerapan Enterprise Architecture (EA). Menurut The Federation of Enterprise Architecture Professional Organizations (2011), EA dapat digunakan sebagai suatu pendekatan yang tepat dalam menjelaskan rencana pembangunan suatu sistem yang terstruktur, menyeluruh dan holistic untuk menerapkan prinsip-prinsip arsitektur dalam suatu organisasi melalui bisnis, informasi, proses, dan perubahan teknologi yang diperlukan untuk mendukung strategi. Selain itu EA juga diharapkan dapat 3
menyelaraskan strategi bisnis dengan teknologi informasi yang digunakan, serta memberikan business value bagi PT. XYZ khususnya PQR. Dalam pengembangan dan penerapan EA akan lebih mudah jika menggunakan sebuah kerangka berfikir tertentu. Kerangka tersebut dikenal dengan istilah framework. Menurut CIO Council 2001, sebuah EA framework akan mempermudah dan menyederhanakan pengembangan arsitektur, dan memastikan arsitektur yang terpilih akan memungkinkan pengembangan di masa depan sebagai respon dari kebutuhan bisnis. Framework harus mendeskripsikan sebuah metode untuk mendesain teknologi informasi sebagai suatu kumpulan building block dan memperlihatkan bagaimana building block tersebut dapat menyesuaikan antara satu dengan yang lainnya. Menurut Setiawan (2009), dalam prakteknya secara langsung framework yang digunakan untuk mengimplementasikan EA tidak ada yang sempurna, masingmasing memiliki kelebihan dan kekurangan. Bahkan penggunaan framework EA di masing-masing enterprise bisa berbeda. Hal ini tergantung dengan karakteristik dari enterprise itu sendiri, fokus yang ingin dicapai, dan aspek lainnya. Dari hasil penelitian yang dilakukan terhadap framework EA yang sering digunakan dilapangan seperti Zahman, FEAF, TOGAF telah menggambarkan bahwa TOGAF memenuhi semua kriteria yang disebutkan dalam penelitian tersebut. Sehingga dapat ditarik kesimpulan untuk studi kasus enterprise dimana masih belum terdapat EA secara jelas, maka framework yang cocok digunakan adalah framework TOGAF. Hasil dari penelitian tersebut ditunjukkan dalam tabel berikut. Tabel I. 1. Perbandingan EA Framework (Setiyawan, 2009) Kriteria Zahman FEAF TOGAF Definisi arsitektur dan pemahamannya Parsial Ya Ya, Pada fase preliminary Proses arsitektur yang detil Support terhadap evolusi arsitektur Ya Tidak Ya, ADM dengan 9 fase yang detil Tidak Ya Ya, Ada fase migration planning 4
Standarisasi Tidak Tidak Ya, Menyediakan TRM, Standards information Architecture Tidak Ya Ya Knowledge Base Pendorong bisnis Parsial Ya Ya Input Teknologi Tidak Ya Ya Model bisnis Ya Ya Ya Desain transisional Tidak Ya Ya, Hasil fase migration planning Neutrality Ya Tidak Ya Menyediakan prinsip arsitektur Tidak Tidak, Hanya untuk karakteristik FEAF Ya The Open Group Architecture Framework (TOGAF), dikenal sebagai suatu framework yang dikembangkan oleh The Open Group s Architecture Framework pada tahun 1995. Awalnya TOGAF digunakan oleh Departemen Pertahanan Amerika Serikat, namun pada perkembangannya TOGAF digunakan pada berbagai bidang seperti perbankan, industri manufaktur dan juga pendidikan (Open Group, 2009). Selain itu TOGAF juga memberikan pendekatan komprehensif untuk merancang, merencanakan, melaksanakan, dan mengelola EA (Wartika, 2011). TOGAF Memberikan metode yang rinci tentang bagaimana membangun, mengelola serta mengimplementasikan EA dan Teknologi informasi yang disebut dengan Architecture Development Method (ADM) (Setiawan, 2009). Framework TOGAF ADM terdiri dari 8 fase yang membentuk suatu siklus, yaitu architecture vision, business architecture, information system architecture, technology architecture, opportunities and solution, migration planning, implementation governance, dan architecture change management. Penelitian ini akan berfokus pada perancangan sistem payment PQR dengan menggunakan framework TOGAF ADM, berdasarkan pada fase architecture vision, business architecture, information system architecture (data architecture dan application architecture), dan technology architecture. 5
I.2 Perumusan Masalah Perumusan masalah dalam perancangan enterprise architecture E-Commerce PQR dapat diartikan sebagai pertanyaan-pertanyaan mengenai ruang lingkup masalah yang akan diteliti berdasarkan latar belakang dan pembatasan masalah. Berdasarkan latar belakang dan pembatasan masalah yang telah disebutkan, terdapat perumusan masalah, yaitu : 1) Bagaimana menghasilkan prinsip bisnis dan architecture vision dari peluang yang terdapat pada sistem payment yang dimiliki oleh E-Commerce PQR? 2) Bagaimana menghasilkan perancangan enterprise architecture pada sistem payment PQR, khususnya pada business architecture, data architecture, application architecture, dan technology architecture untuk memberikan layanan yang mendukung pencapaian strategi bisnis E-Commerce PQR? I.3 Tujuan Penelitian Berdasarkan perumusan masalah yang telah disebutkan sebelumnya, maka dapat diidentifkasi tujuan dari perancangan enterprise architecture E-Commerce yang dapat ditulis, yaitu : 1) Menghasilkan prinsip bisnis dan architecture vision dari peluang yang terdapat pada sistem payment yang dimiliki oleh E-Commerce PQR. 2) Menghasilkan perancangan enterprise architecture pada sistem payment E- Commerce PQR untuk memberikan layanan yang mengedepankan kemudahan, kepercayaan, dan keamanan sistem payment bagi customer. I.4 Batasan Penelitian Pembatasan masalah pada perancangan enterprise architecture E-Commerce PQR, bertujuan agar penelitian yang dilakukan lebih fokus dan tidak meluas dari pembahasan yang dimaksud. Sehingga muncul batasan permasalahan berdasarkan latar belakang masalah yang telah disebutkan sebelumnya, yaitu : 1) Perancangan enterprise architecture pada sistem payment PQR dilakukan sampai level konseptual dan pemodelan logical, tidak sampai pada tahap implementasi. 6
2) Perancangan enterprise architecture pada sistem payment PQR, berfokus pada fase architecture vision, business architecture, information system architecture, dan technology architecture dari TOGAF ADM. 3) Perancangan enterprise architechture pada sistem payment PQR menggunakan framework TOGAF 9.1. 4) Perancangan enterprise architecture pada bagian sistem payment PQR tidak termasuk pelaksanaan uji kelayakan bisnis atas inovasi yang diusulkan. I.5 Manfaat Penelitian Manfaat perancangan enterprise architecture E-Commerce PQR yang dapat diperoleh dari penelitian yang dilaksanakan, yaitu : Manfaat secara teoritis : 1) Penelitian ini diharapkan dapat memberikan referensi atau acuan bagi perusahaan dan penelitian selanjutnya dalam merancang suatu enterprise architecture PQR. Manfaat secara praktis : 1) Memberikan rekomendasi berupa perancangan enterprise architecture pada sistem payment di PQR agar lebih maksimal. 2) Memberikan business value terhadap PQR atas rekomendasi enterprise architecture pada sistem payment yang telah diusulkan. 3) Meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan terhadap PQR khususnya pada sistem payment dari lini bisnis E-Marketplace. I.6 Sistematika Penulisan Penelitian ini diuraikan dengan sistematika penulisan sebagai berikut: Bab I Pendahuluan Pada bab ini berisi uraian mengenai latar belakang penelitian, perumusan masalah, tujuan penelitian, batasan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika penulisan. Bab II Tinjauan Pustaka Pada berisi berisi teori-teori yang relevan dengan permasalahan yang diteliti dan dibahas pula hasil-hasil penelitian terkait yang telah dilakukan terdahulu. 7
Bab III Bab IV Bab V Bab VI Metodologi Penelitian Pada bab ini dijelaskan mengenai langkah-langkah penelitian secara rinci yang meliputi : model konseptual yang berupa input, proses, output dari penelitian yang dilakukan. Pada sistematika penelitian yang berisi tahapan-tahapan dalam melakukan penelitian dimulai dari tahap identifikasi, tahap analisis dan desain, dan tahap kesimpulan. Analisis Bisnis E-Commerce PT. XYZ Melakukan analisis terhadap kondisi eksisting E-Commerce PQR dengan menggunakan analisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats), kemudian dilakukan penghitungan bobot, posisi perusahaan dan penentuan strategi target yang diinginkan dengan menggunakan metode BMC (Business Model Canvas). Rancangan Enterprise Architecture E-Commerce Bagian Payment Menjelaskan mengenai perancangan serta pembahasan hasil analisis dan perancangan pada preliminary phase, architecture vision, business architecture, data architecture, application architecture, dan technology architecture berdasarkan hasil analisis menggunakan BMC dan analisis SWOT yang dilakukan pada Bab IV. Penutup Menjelaskan kesimpulan dari hasil penelitian serta saran untuk perbaikan dalam perancangan enterprise architecture pada E- Commerce PQR. 8