Manual Prosedur Audit Internal Unit Jaminan Mutu Program Studi Psikologi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Brawijaya 2011
Manual Prosedur Audit Internal Unit Jaminan Mutu Program Studi Psikologi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Kode Dokumen : 011036004 Revisi : 0 Tanggal : 6 Juni 2011 Diajukan oleh : Management Representative Ttd Ari Pratiwi, S.Psi., M.Psi Dikendalikan oleh : Unit Jaminan Mutu Ttd Sukaesi Marianti, S.Psi., M.Si Disetujui oleh : Ketua Program Studi Ttd Drs. Amir Hasan Ramli, M.Si., Psi i
Daftar Isi Tujuan... 2 Ruang Lingkup... 2 Definisi... 2 Rujukan... 2 Garis Besar Prosedur... 3 1. Audit Internal Sistem Mutu... 3 2. Pelaporan Hasil Audit... 3 Bagan Alir... 5 Lampiran... 7 1. Borang Laporan Audit Internal dan Daftar Ketidaksesuaian atau Corrective Action Requirement CAR... 7 2. Borang Klarifikasi Tindakan Korektif dan Pencegahan... 9 i
Tujuan 1. Melakukan verifikasi terhadap efektifitas dari penerapan sistem mutu secara efektif dan efisien. 2. Melaporkan hasil audit dengan data yang memadai dan memberikan masukan kepada bagian terkait agar dapat dilakukan perbaikan. Ruang Lingkup Semua kegiatan audit internal yang dilaksanakan di semua bidang terkait dalam penerapan sistem manajemen mutu di PS Psikologi FISIP UB Definisi 1. Unit Jaminan Mutu (UJM) adalah lembaga fungsional yang dibentuk oleh dekan dan diberi tugas untuk mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di tingkat Program Studi atau Jurusan. 2. Audit Internal adalah Audit yang dilakukan untuk memastikan kesesuaian antara keberadaan SPMI dengan pelaksanaannya. 3. Management Representative (MR) adalah seseorang yang bertugas: Memantau semua semua proses yang terkait sistem manajemen mutu (SMM) dengan pihak internal dan eksternal sehingga kegiatan terlaksana serta terpelihara Merencanakan dan mengkoordinasi jadwal rutin tinjauan manajemen, audit internal serta perbaikan SMM PJM UB Mengkoordinasi pengelolaan dokumen, rekaman dan sumberdaya di lingkungan PS Psikologi FISIP UB Membantu Top Management merencanakan, merumuskan, memantau harapan kepuasan pelanggan dan feedback pelanggan lainnya Memantau dan melaporkan ketercapaian indikator sasaran mutu minimal dua kali setiap tahun 4. Ketidaksesuaian (KTS) adalah apabila ditemukan: Tidak terdapat elemen sistem, Suatu sistem gagal untuk memenuhi satu klausul dari persyaratan sistem mutu, Penerapan suatu klausul sangat tidak konsisten, Ketidaksempurnaan penerapan suatu sistem telah mengarah pada ketidakpuasan pelanggan, Tindakan perbaikan yang tidak efektif dan terpantau dalam dua kali audit internal secara berturut-turut, Suatu ketidaksesuaian dalam memenuhi suatu persyaratan dalam satu klausal ISO 9001 atau dokumen referensi lain Suatu ketidaksesuaian yang diamati dari suatu pengamatan dari satu prosedur organisasi. 5. Observation (OB) adalah apabila ditemukan: Ada aspek yang disarankan dapat dikembangkan tetapi kondisi yang ada saat ini bukan merupakan suatu ketidaksesuaian dalam sistem mutu. Rujukan 1. Manual Mutu GJM FISIP UB (00009 01000) 2. Manual Prosedur Pengendalian Produk Tidak Sesuai GJM FISIP UB (00009 02001) 3. Manual Prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan (00009 02002) 2
4. Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Manajemen Mutu (SMM) Persyaratan ISO 9001:2008, Badan Standardisasi Nasional Garis Besar Prosedur 1. Audit Internal Sistem Mutu a. MR PS Psikologi FISIP UB menyusun rencana Audit Internal Sistem Mutu untuk periode 12 bulan, minimal satu kali dalam satu tahun. b. Perencanaan waktu yang ditetapkan tergantung pada prioritas dengan mempertimbangkan urgensi pelaksanaan audit. c. Beberapa waktu sebelum dilakukan audit, MR akan menunjuk auditor internal yang bukan berasal dari PS Psikologi. d. Audit untuk PS Psikologi dilakukan oleh GJM, MR atau ketua UJM dari PS atau Jurusan lain di lingkungan FISIP UB dan dilakukan secara lintas jurusan atau Prodi. 2. Pelaporan Hasil Audit a. Setelah melaksanakan audit, auditor menyiapkan laporan terhadap ketidaksesuaian yang ditemukan, dengan menggunakan Borang Laporan Ketidaksesuaian. b. Dalam menuliskan ketidaksesuaian dalam Borang Laporan Ketidaksesuaian, Auditor harus melengkapi kolom-kolom yang disediakan dan mendiskripsikan ketidaksesuaian yang ditemui dengan mengusahakan 4 unsur temuan yang tercakup dalam laporan tersebut, yaitu: Diskripsi dari ketidaksesuaian (non conformance) Bukti nyata (objective evidence) dari ketidaksesuaian Aspek/proses ketidaksesuaian Ketidaksesuaian dengan dokumen tertentu. c. Laporan audit internal ditandatangani oleh Auditor sebelum diserahkan kepada MR PS Psikologi yang diaudit untuk kesepakatan terhadap ketidaksesuaian, penentuan tindakan koreksi dan pencegahan yang harus dilakukan oleh bagian yang bersangkutan. d. Apabila dianggap perlu MR dibantu oleh UJM dapat melakukan perubahan terhadap deskripsi dari ketidaksesuaian sebelum dibuat salinannya, baik perubahan redaksional, perubahan terhadap kategori, pembatalan karena alasan kurang/tidak didukung oleh bukti obyektif, atau perubahan jumlah karena telah digabung dalam ketidaksesuaian yang dikategorikan major. e. Selama belum terdapat kesepakatan terhadap hasil audit dan tindakan koreksi / pencegahan dari bidang terkait, maka Auditor masih bertanggungjawab terhadap status pelaporan. Laporan yang telah dianggap memadai akan diserahkan kepada MR untuk dikaji dan dibuatkan salinan untuk didistribusikan. f. Apabila MR yang diaudit telah melaksakan tindakan koreksi dan pencegahan sebelum tanggal yang telah disepakati, maka MR melakukan verifikasi. Apabila MR tidak mendapatkan informasi dari bagian tersebut tentang status tindakan koreksi dan pencegahan, maka MR akan melakukan verifikasi pada waktu yang disepakati. g. Apabila tindakan koreksi dan pencegahan belum dilakukan pada waktu yang disepakati, maka MR sebagai penanggung jawab sistem harus membuat alasan secara tertulis mengapa tindakan tersebut belum dilakukan dan menentukan waktu perbaikan. Apabila pada saat 3
verifikasi selanjutnya (waktu yang disepakati) belum juga melakukan tindakan koreksi dan pencegahan tersebut, maka MR membuat Ketidaksesuaian untuk kasus yang sama. h. Apabila dianggap perlu, UJM dapat mengusulkan tindakan atau perubahan terhadap tindakan koreksi atau pencegahan yang diusulkan oleh MR, dengan beberapa pertimbangan untuk mendukung penerapan sistem mutu. i. Laporan audit ini akan dijadikan dasar salah satu kajian dalam Rapat Tinjauan Manajemen. j. Jika ada saran atau permintaan koreksi dari auditor eksternal, maka laporan temuan dan tanggapannya mengikuti langkah-langkah seperti pada audit internal. 4
Bagan Alir Mulai MR Menetapkan jadwal pelaksanaan audit internal Jadwal Audit Internal MR Menetapkan Auditor Internal dan distribusinya UJM Mengkoordinasikan Auditor Internal untuk persiapan pelaksanaan audit internal dan menginformasikan kepada MR Auditor Internal Melaksanakan audit internal Checklist Audit Internal A 5
A Auditor Internal Membuat Laporan Ketidaksesuaian dan mengkonfirmasikannya kepada MR Auditee Borang Laporan Audit Internal dan Daftar Ketidaksesuaian MR Menerima dan mengklarifikasi temuan ketidaksesuaian dan mengajukan rencana tindakan perbaikan Borang Klarifikasi MR Melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan atas temuan Auditor Internal Borang Laporan Audit Internal dan Daftar Ketidaksesuaian Auditor Internal Melakukan verifikasi terhadap tindakan perbaikan dan pencegahan yang telah dilakukan Borang Klarifikasi Sesuai Tidak Ya Auditor Internal Melaporkan hasil audit internal dan verifikasi tindakan perbaikan kepada MR Laporan Audit Internal dan Daftar Ketidaksesuaian 00009 02001 03 Auditor Internal Melakukan verifikasi terhadap efektivitas hasil tindakan perbaikan dan pencegahan yang telah dilakukan Laporan Audit Internal dan Daftar Ketidaksesuaian UJM Memantau tindakan perbaikan dan pencegahan yang dilakukan UJM dan MR Melakukan penyimpanan dokumen hasil audit internal Selesai 6
Lampiran 1. Borang Laporan Audit Internal dan Daftar Ketidaksesuaian atau Corrective Action Requirement CAR Audit ke- : Bulan : No Temuan Tanggal Temuan Kategori Temuan Status Temuan Auditor Teraudit Bidang/Dokumen yang diaudit Uraian Ketidaksesuaian Tindakan Perbaikan Target Waktu Selesai Verifikasi Status Akhir (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) Tanda tangan MR... (1) Nomer temuan (2) Tanggal temuan (3) Kategori temuan: KTS, Observasi (4) Status: New, open, closed (5) Nama Auditor (6) Personil /unit kerja yang diaudit (7) Bidang yang diaudit (8) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (9) Tindakan perbaikan yang dilakukan (10) Tanggal waktu penyelesaian (11) Verifikasi pada dokumen yang diperbaiki (12) Status Akhir: open, closed 7
8
2. Borang Klarifikasi Tindakan Korektif dan Pencegahan Bidang yang diaudit: Auditor : Tgl audit internal : No. Temuan : Uraian Temuan: Kategori: 1. KTS 2. Observasi Penyebab/Akar Masalah: Tanda tangan Wakabid/MR Rencana perbaikan/pencegahan yang dilakukan Auditee: Target Waktu Selesai Verifikasi: Status CAR Tanda tangan Ketua GJM 1. OPEN 2. CLOSED 9