BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Penelitian Dewasa ini kecakapan berkomunikasi adalah hal yang wajib dimiliki oleh setiap orang. Komunikasi yang baik membawa konsekuensi pada peningkatan profesionalisme. Peran komunikasi sangat penting bagi manusia dalam kehidupan sehari harinya, sesuai dengan fungsi komunikasi yang bersifat : persuasif, edukatif, dan informatif. Dengan pengkomunikasian (aktivitas komunikasi) yang terencana dan terarah baik organisasi akan mudah menjalin hubungan baik antara organisasi dengan stakholdernya. Istilah Peran kerap kali diucapkan oleh banyak orang. Kita sering kali mendengar kata peran dikaitkan dengan posisi atau kedudukan seseorang atau peran dikaitkan dengan apa yang dimainkan oleh aktor dalam suatu pertunjukan drama. Dalam perusahaan, Public Relations memiliki peran yang sangat penting sebagai suatu profesi, peran tersebut tidak hanya untuk menjaga citra perusahaan, untuk menjalin komunikasi yang baik dan terarah dengan khalayak perusahaan, juga untuk mengubah persepsi publik terhadap suatu hal yang positif yang sesuai dengan tujuan program yang pada akhirnya dapat memberikan keuntungan baik secara langsung maupun tidak langsung. Peran sebagai suatu fungsi yang di mainkan atau dibawakan seseorang ketika menduduki suatu karakteristik (posisi) tertentu. Salah satu bagian dari manajemen di perusahaan yang membangun dan mempertahankan hubungan yang baik dan 1
2 bermanfaat antara organisasi dengan target khalayak yang mempengaruhi kesuksesan atau kegagalan perusahaan yaitu Public Relations memiliki peran penting untuk menjaga citra perusahaan tetap terjaga dengan baik dimata khalayaknya. Public Relations sebagai salah satu divisi dalam sebuah organisasi atau perusahaan sangat penting keberadaannya, Secara umum Public Relations adalah semua bentuk komunikasi yang terencana, baik itu ke dalam maupun ke luar, antara suatu organisasi dengan semua khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan yang spesifik yang berlandaskan saling pengertian. 1 Mengingat pentingnya peran komunikasi dalam organisasi yang dijalankan Public Relations dalam suatu perusahaan maka idealnya dalam setiap perusahaan memiliki departemen atau divisi Public Relations. Pekerjaan Public Relations yang selalu berupaya menciptakan reputasi atau kepercayaan perusahaan di mata publik melalui hubungan baik yang di ciptakannya sangat membantu dalam menjaga eksistensi perusahaan tersebut di mata publik. Public Relations merupakan fungsi manajemen yang membentuk dan mengelola hubungan saling menguntungkan antara perusahaan dan masyarakat di dalam (internal) dan luar (eksternal) organisasi. Public Relations, sebagaimana halnya staf dan fungsi lini lainnya, memiliki kontribusi untuk mencapai visi dan misi dan tujuan-tujuan perusahaan. Untuk itu public relation perlu memperoleh dukungan dari semua pihak untuk pencapaian visi, misi dan tujuan organisai. 1 Frank Jefkins dan Daniel Yadin, Public Relations, edisi V, Erlangga, Jakarta 2004, Hal.10.
3 Sebagai salah satu divisi dalam sebuah perusahaan atau organisasi sangat penting, untuk itu public relation melakukan program komunikasi sebagaimana pengertian public relation dibawah ini, secara umum Public Relations adalah semua bentuk komunikasi yang terencana, baik itu ke dalam maupun ke luar, antara suatu organisasi dengan semua khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan yang spesifik yang berlandaskan saling pengertian. 2 Dalam menjalankan program sebagaimana yang dimaksud diatas PR melakukan penerangan, persuasi sebagaimana dikemukakan Bernays, public Relations sendiri menurut Edward L. Bernays seperti yang dikutip dalam bukunya PR (Public Relations) mempunyai tiga arti yaitu (1) penerangan kepada masyarakat, (2) persuasi untuk mengubah sikap dan tingkah laku masyarakat, (3) usaha untuk mengintegrasi sikap dan perbuatan masyarakat dan sebaliknya. 3 Keberadaan divisi kehumasan (Public Relations) di suatu lembaga atau perusahaan merupakan suatu keharusan, baik secara fungsional maupun operasional yang mampu bertindak sebagai (public informations dan public communications) dalam upaya penyebarluasan informasi tentang kebijakan, program dan kegiatan kerja pembangunan pada perusahaan atau lembaga yang bersangkutan, baik yang ditujukan kepada public internal maupun public eksternal. 2 Frank Jefkins dan Daniel Yadin, Public Relations, edisi V, Erlangga, Jakarta 2004, Hal.10. 3 F. Rachmadi, Public Relations dalam teori dan praktek, Jakarta. PT. Gramedia Pustaka Utama 1996 Hal 19.
4 Public Relations dalam sebuah perusahaan atau lembaga Menurut Dozier Broom memiliki peran sebagai berikut Penasehat Ahli (Expert Prescriber), Fasilator Komunikasi (Communication Fasilator), Fasilitator Proses Pemecah Masalah (Problem Solving Process Fasilitator), teknisi komunikasi (Communication Technician ). 4 Public Relations juga memiliki peran dalam menciptakan ketertarikan publik pada situasi tertentu atau pada rangkaian acara maupun program yang dapat memiliki pengaruh besar pada perusahaan. Dengan menggunakan metode-metode dan teknik Public Relations yang tepat pada program atau spesial event aktivitas komunikasi bisa menjadi sangat efektif. Public Relations berperan sangat penting dalam sebuah program untuk membuat masyarakat mengenal lebih jauh program perusahaan dan diharapkan aktivitas komunikasi yang kemudian akan berdampak pada perubahan perilaku publik sesuai yang diharapkan perusahaan. programprogram tersebut diharapkan dapat memberikan dampak pada meningkatnya citra perusahaan. Satu lembaga yang memiliki unit Public Relations dan sejak awal pendiriannya telah memiliki fungsi secara khusus adalah Universitas Mercu Buana. Universitas Mercu Buana Meruya Jakarta adalah Universitas swasta di Jakarta, Indonesia didirikan pada tanggal 22 oktober 1985. Universitas Mercu Buana secara resmi dinyatakan berdiri, dengan pada awal berdirinya memiliki Fakultas dan Jurusan sebagai berikut: 4 Rosady Ruslan, Management Public Relation & Media Komunikasi, Konsep dan Aplikasi, PT.Raja Grafindo, Jakarta 1998, hal 20-21.
5 1. Fakultas Tehnik, Jurusan Teknik Arsitektur dan Jurusan Teknik Sipil. 2. Fakultas Pertanian, Jurusan Sosial Ekonomi Pertanian (Agrobisnis) dan Jurusan Budidaya Pertanian (Agronomi). 3. Fakultas Ekonomi, Jurusan Manajemen dan Jurusan Akuntansi. Keberhasilan yang dicapai dalam pengembangan penyelenggaraan pendidikan semakin mendorong semangat segenap aktivitas akademika untuk terus mengupayakan penyempurnaan pada setiap bidang kegiatan dengan melakukan koreksi, intropeksi dan mencari umpan balik guna lebih mengokohkan sistem penyelenggaraan pendidikan. 5 Humas Universitas Mercu buana pada awalnya dijalankan oleh seorang staf humas yang juga merangkap sebagai sekretaris pembantu rektor bidang II atau bidang administrasi dan keuangan yang dijabat oleh bapak Ir. Suharyadi.,Ms. pada waktu itu, staf Humas belum sepenuhnya menjalankan fungsi sebagaimana mestinya karena tugas-tugasnya lebih banyak bersifat administrasi dan pelayanan tamu-tamu pembantu rektor II. kemudian tahun 1993 staf humas yang pada waktu itu dijalankan oleh ibu Dra. Diah Wardhani.,M.Si kemudian diminta untuk merekrut staf-staf humas dan membangun bagian khusus Humas yang berada di bawah Biro Administrasi Umum yang pada waktu itu dijabat oleh Drs. Zainal Irzain (Alm). bagian Humas berada satu level dengan bagian keuangan dan dibawah koordinasi Biro Administrasi Umum (BAU). Kepala bagian Humas yang kemudian dijabat oleh Dra. Diah Wardhani dan secara khusus menjalankan peran 5 http://id.wikipedia.org/wiki/universitas_mercu_buana_jakarta 15 oktober 2014
6 sebagai Humas Universitas Mercu Buana. Bagian Humas memiliki 3 orang staf yakni staf fotografi & dokumentasi yang dikelola oleh bapak Djemangat, staf publik internal merangkap anggota redaksi media internal ibu Dra. Intan Syafariati dan staf administrasi bapak Indra Ade Irawan. fungsi dan peran Humas Universitas Mercu Buana lebih didominasi dengan protokoler yang membantu mengelola berbagai acara seremonial di internal UMB, mulai dari acara pelantikan pejabat, seminar, wisuda sampai dengan acara gathering. Tugas lainnya adalah media relations mulai dari mengundang wartawan, menyiapkan pers release, melayani media sampai dengan publikasi. Tugas besar lainnya adalah membuat majalah internal mulai dari penentuan tema, liputan, penulisan dan editing, lay out, foto, cetak dan distribusi. di samping tiga tugas besar tersebut, Humas juga membantu dalam pembuatan kalender UMB, media promosi seperti poster, booklet, Leaflet, kartu ucapan idul fitri dan mengatur wawancara pimpinan umb dengan media. 6 Pada Tahun 2010 Posisi Biro Sekretariat Universitas dan Humas berada dibawah garis komando pimpinan Universitas yaitu Rektor, divisi PR yang dibawahi oleh Biro Sekretariat Universitas dan Humas yang memiliki karyawan sejumlah 15 orang ini bertujuan menjadi jembatan komunikasi antara internal dan eksternal di lembaga ini. Pada dasarnya yang dilakukan oleh Biro Sekretariat Universitas dan Humas lebih kepada edukasi, sosialisasi dan penumbuhan awareness stakeholders khususnya konsumen, media dan masyarakat pada umumnya. Dari aktivitas 6 hasil wawancara dengan ibu Dra. Diah wardhani.,m.si
7 tersebut akan berpengaruh secara signifikan untuk membentuk persepsi positif konsumen, calon konsumen, media massa, bahkan stakeholders yang lainnya. Selain hal tersebut Universitas Mercu Buana tidak hanya menawarkan program pendidikan, Universitas Mercu Buana juga menonjolkan keunggulan, berbicara soal lembaga pendidikan, pelatihan, edukasi dari tingkat paling rendah hingga yang paling tinggi yaitu universitas bukan hanya bicara soal pemberian ilmu & pengetahuan saja, tetapi banyak aspek yang harus dan semestinya diperhatikan. Ilmu & pengetahuan yang akan diterima oleh para penuntut ilmu kini didasari dengan bagaimana lembaga atau universitas tersebut melakukan kegiatan-kegiatan yang mencakup kemajuan lembaga atau universitas itu sendiri. Dengan kegiatan yang dilakukan secara terus menerus dan terencana tidak mungkin bahwa tidak akan ada perkembangan atau bahkan kemajuan dari lembaga terkait. Sedikit, banyak, atau besar dan kecilnya kegiatan pastinya akan memunculkan sebuah nilai yang akan menjadi keunggulan lembaga pendidikan atau universitas tersebut. Nilai yang akan muncul tidak selalu positif bisa saja nilai negatif. Menyinggung kata keunggulan atau unggul, inilah yang membuat universitas manapun akan berusaha segiat mungkin mewujudkan keinginan tersebut. Keinginan dimana Universitas tersebut menjadi universitas unggul, terdepan dimata masyarakat atau khalayak sasarannya. Dengan itu, Universitas Mercu Buana selalu berusaha mewujudkan keunggulan tersebut. Tidak hanya program pendidikan yang ditawarkan tetapi layanan serta aksi-aksi yang berpengaruh kepada value universitas. Universitas
8 Mercu Buana yang kini menduduki peringkat ke-14 (versi Webometrics) telah menjalani beberapa kegiatan dan berhasil meraih penghargaan diantaranya green campus yang setiap tahunnya dimenangkan oleh Mercu Buana, unit-unit kegiatan mahasiswa yang meraih kejuaraan, dan kini mencanangkan World Class University. Sejatinya untuk menjadi unggul, lembaga atau organisasi apapun tidak bisa dilakukan hanya dengan diam, tetapi harus terus meningkatkan program kerja yang mendukung. Program yang mendukung itulah yang akan mendorong universitas menjadi berkualitas. Dari kualitas yang terjamin, memiliki nilai yang baik dimata masyarakat akan menghasilkan reputasi yang cemerlang. Dari reputasi, keunggulan akan mudah diraih. Universitas Mercu Buana selain berhasil meraih beberapa penghargaan, dia juga melahirkan kaum muda yang berprestasi sehingga dapat membawa harum nama universitas ke kancah internasional. Hal itu dibuktikan dengan banyaknya mahasiswa Mercu Buana yang melaksanakan pertukaran atau study exchange ke beberapa universitas seperti Universitas Sabah dan Universitas Sains di Malaysia, Universitas Chienkuo di Taiwan serta beberapa universitas luar negeri ternama lainnya. Semua usaha yang dilakukan semata-mata adalah ingin menjadikan Universitas Mercu Buana menjadi Universitas Unggulan. Tentunya keunggulan tersebut bukan hal yang mudah, kreatifitas serta kinerja para staff harus selalu dikembangkan demi tercapainya misi unggul tersebut. Universitas Mercu Buana konsisten memegang visi serta menjalankan misi yang telah disepakati demi majunya universitas dan terdepan dimata masyarakat. Semoga dengan dukungan
9 segala pihak akan terus membuat Universitas Mercu Buana menjadi Universitas yang mengglobal dan melahirkan kaum muda yang cerdas. 7 Hal di atas dilakukan untuk membangun dan mempertahankan kepercayaan masyarakat terhadap Universitas Mercu Buana. Kini hal itu terlihat dengan makin banyaknya jumlah mahasiswa yang memilih UMB. Jumlah mahasiswa terus meningkat dari tahun ke tahun serta peringkat ke 14 di tingkat Nasional, ke-47 ASEAN dan 1277 di Internasional. 8 Maka untuk mempertahankan kepercayaan tersebut, Biro Sekretariat dan Humas Universitas Mercu Buana merancang program spesial events. Event merupakan salah satu instrumen komunikasi yang banyak dimanfaatkan oleh perusahaan untuk memperkenalkan diri kepada khalayaknya. Pemanfaatan event yang digunakan sebagai alat promosi perusahaan seringkali dinilai lebih efektif dari pada pengalokasian uang untuk beriklan di media massa, dibandingkan dengan alat komunikasi pemasaran yang lain, event yang melibatkan targeted audience merupakan alat publikasi yang ampuh bagi perusahaan. Selain itu, event juga dapat mendorong penyebaran aktivitas word of mouth tentang brand karena didalamnya melibatkan emosi audience. 7 http://edukasi.kompasiana.com/2014/10/06/tidak-hanya-menawarkan-program-pendidikanmercu-buana-menonjolkan-keunggulan-683562.html 8 https://www.google.co.id/search?q=universitas+mercu+buana&espv=2&biw=1440&bih=778&so urce=lnms&tbm=isch&sa=x&ei=pmtsvcrjccaguasrh4cadw&ved=0cayq_auoaq&dpr=2 #imgrc=gs6gwmqvrhuk1m%253a%3btxz9rfsedqdirm%3bhttps%253a%252f%252faw s-dist.brta.in%252f2015-02%252fbcbadb5f976a28f4bbbcab6010d740f7.jpg%3bhttps%253a%252f%252fwww.lintas.me %252Fnews%252Fnasional%252Fkuliahmurahjakarta.blogspot.com%252Fpmb-universitasmercu-buana-tahun-2015-2016%3B833%3B525
10 Menyelenggarakan acara atau kegiatan khusus (special event) dalam humas merupakan salah satu kiat untuk menarik perhatian media pers dan publik terhadap perusahaan atau produk tertentu yang akan ditampilkan dalam acara tersebut. Special event adalah sebuah event yang biasanya dilaksanakan untuk mendapatkan perhatian pada media untuk klien, perusahaan atau produk perusahaan. Jadi dapat disimpulkan bahwa menyelenggarakan sebuah event merupakan dasar dari setiap kegiatan public relations. Dan setiap kegiatan public relations adalah melayani kepentingan masyarakat, dan bukan sekedar memperoleh keuntungan bagi organisasi. Idealnya, kegiatan public relations saling menguntungkan bagi organisasi dan masyarakat. Biro Sekretariat Dan Humas Universitas Mercu Buana Mengelola beberapa program Special Events Universitas Mercu Buana selama periode Oktober-Desemeber diantaranya Festival Universitas Mercu Buana, Lustrum VI Universitas Mercu Buana, dan Seminar. Program tersebut sebagai suatu bentuk aktivitas yang terencana dan terarah, bertujuan untuk menjalin hubungan baik antara organisasi dengan stakholdernya. Riset ini ingin mengetahui lebih dalam mengenai Peran public relation Universitas Mercu Buana pada program spesial events. Program ini diharapkan dapat meningkatkan kepercayaan baik pada masyarakat maupun mitra bisnis perusahaan. Dari penjelasan diatas Peneliti ingin memfokuskan Peran Public Relations Pada Biro Sekretariat Dan Humas Universitas Mercu Buana Dalam Mengelola Program Special Events Universitas Mercu Buana.
11 Universitas Mercu Buana dipilih sebagai objek penelitian, karena Universitas Mercu Buana telah secara konsisten berada di antara perguruan tinggi swasta lainnya dan telah membuktikan sebagai salah satu perguruan tinggi swasta yang dapat meraih predikat PTS unggulan dibuktikannya dengan mendapatkan piagam penghargaan PTS unggulan dengan kategori kemahasiswaan, pembelajaraan, penelitian dan pengembangan dosen. Alasan peniliti memilih judul Peran Public Relations Pada Biro Sekretariat Dan Humas Universitas Mercu Buana Dalam Mengelola Program Special Events Universitas Mercu Buana dikarenakan peneliti ingin mengetahui Bagaimana Peran PR yang Dilakukan Oleh Biro Sekretariat Universitas & Humas Dalam Special Event UMB periode Oktober-Desember dapat mengangkat citra dan reputasi Universitas Mercu Buana serta menarik perhatian khalayaknya. 1.2. Fokus Penelitian Berdasarkan uraian latar belakang masalah di atas, yang mendasari pemikiran ini, maka timbul suatu masalah yang dianggap menarik mengenai Peran Public Relations. Selain itu peneliti juga akan menjelaskan bagaimana proses dari kegiatan special events yang dilakukan Biro Sekretariat Universitas & Humas Universitas Mercu Buana serta apa hasil yang didapat dari dilakukannya kegiatan tersebut bagi Universitas Mercu Buana. Fokus penelitian ini didasarkan pada Peran Public Relations Pada Biro Sekretariat Dan Humas Universitas Mercu Buana dalam Mengelola Program Humas Special Event Universitas Mercu Buana periode Oktober-Desember 2015. Bertujuan untuk menarik perhatian, dukungan, pemahaman dan
12 meningkatkan kesadaran, sekaligus mempengaruhi masyarakat tentang isu, tema dan topic tertentu dalam Special Events. Peran Public Relations Menurut Dozier Broom peran yang dilakukan seorang Public Relations adalah sebagai berikut : 1. Penasehat Ahli (Expert Prescriber) Seorang Public Relations yang berpengalaman dan memiliki kemampuan tinggi dapat membantu mencarikan solusi dalam penyelesaian masalah hubungan dengan publiknya. 2. Fasilator Komunikasi ( Communication Fasilator ) PR bertindak sebagai komunikator atau mediator untuk membantu pihak managemen dalam hal untuk mendengar apa yang diinginkan dan diharapkan oleh publiknya. 3. Fasilitator Proses Pemecah Masalah ( Problem Solving Process Fasilitator ) peranan praktisi PR dalam proses pemecahan masalah PR ini merupakan bagian dari tim managemen. Hal ini dimaksudkan untuk membantu pimpinan organisasi baik secara penasehat hingga mengambil tindakan eksekusi ( keputusan) dalam mengatasi persoalan atau krisis yang tengah dihadapi secara rasional dan professional. 4. Teknisi Komunikasi ( Communication Technician ) menjadikan praktisi PR sebagai Journalist in resident yang hanya menyediakan layanan teknisi komunikasi atau dikenal dengan method
13 of communication in organization. sistem komunikasi dalam organisasi tergantung dari masing-masing bagian atau tingkatan, yaitu secara teknis komunikasi, baik arus maupun media komunikasi yang dipergunakan dari tingkat pimpinan dengan bawahan akan berbeda dari bawahan ketingkat atasan. Hal ini sama juga berlaku pada arus dan media kamunikasi antar satu level. 9 1.3 Tujuan Penelitian Tujuan yang ingin dicapai penulis dalam melakukan penelitian ini adalah Mengetahui Peran Public Relations Pada Biro Sekretariat Dan Humas Universitas Mercu Buana Dalam Mengelola Program Humas Special Event Universitas Mercu Buana. 1.4 Manfaat Penelitian Mengacu pada latar belakang maka kegunaan dari hasil penelitian ini tergolong kedalam signifikansi akademis dan signifikansi praktis. 1.4.1 Manfaat Akademis Penelitian ini diharapkan dapat memperluas pengetahuan tentang peran Public Relations dalam menjalankan program Special Events di sebuah perusahaan serta mengaplikasikan teori teori akademis khususnya ilmu komunikasi. Dan juga di harapkan sebagai bahan pertimbangan bagi peneliti lain 9 Rosady Ruslan, Management Public Relation & Media Komunikasi, Konsep dan Aplikasi, PT.Raja Grafindo, Jakarta 1998, hal 20-21.
14 atau mahasiswa/i Public Relation Universitas Mercu Buana Jakarta yang berminat melakukan penelitian di bidang yang sama. 1.4.2 Manfaat Praktis 1.) Secara Praktis, penelitian ini di harapkan mampu memberikan sumbangan pemikiran yang berarti bagi pihak-pihak terkait. Khususnya kepada Universitas Mercu Buana Jakarta yang telah membuat program Special Events serta peran Public Relations Universitas Mercu Buana di mata masyarakat. Peneliti mengharapkan hasil penelitian ini dapat memberikan kegunaan praktis sebagai materi yang dapat menyampaikan informasi bagi kebutuhan masyarakat terkait program Special Events yang di paparkan.