INTEGRASI DAN PERTUKARAN DATA No.003/I1.B05.4/SOP/2014 Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi Institut Teknologi Bandung 2014
HALAMAN : 1 dari 6 RIWAYAT REVISI - LEMBAR PENGESAHAN 1
HALAMAN : 2 dari 6 DAFTAR ISI I. UNIT KERJA TERKAIT... 3 II. TUJUAN... 3 III. REFERENSI... 3 IV. PENGERTIAN & BATASAN... 3 V. PROSEDUR... 4 VI. INDIKATOR KEBERHASILAN... 5 VII. LAMPIRAN... 5 2
HALAMAN : 3 dari 6 I. UNIT KERJA TERKAIT - Seluruh unit kerja di ITB II. III. IV. TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur proses integrasi sistem informasi di ITB melalui pertukaran data antar sistem informasi. REFERENSI - PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN 1. Integrasi sistem yang dimaksud adalah mengintegrasikan antar sistem informasi sehingga data dan informasi yang dimiliki oleh setiap aplikasi sistem informasi unit kerja dapat saling berinteraksi sesuai dengan kriteria integrasi yang disepakati bersama. 2. Sistem Informasi (SI) adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. 3. Manajemen ITB yang dimaksud dalam dokumen ini adalah Rektor, para Wakil Rektor, para Dekan, para Direktur, para Ketua Lembaga, para Kepala Unit/UPT, Ketua SPI, Ketua SPM. B. BATASAN 1. USDI mempersiapkan standarisasi interchange data menggunakan web service, sehingga unit kerja hanya mempersiapkan query pada database yang dimiliki sesuai dengan interchange data yang disepakati 2. USDI mempersiapkan aplikasi Enterprise Service Bus (ESB), sebagai core dari interchange data antar sistem informasi 3. USDI menampilkan aplikasi dashboard management yang merupakan hasil intergrasi antar sistem informasi di ITB 4. Untuk Integrasi dan interchange data, unit kerja pengelola data sebagai sumber data yang akan diintegrasikan harus menyediakan data yang diperlukan. 3
HALAMAN : 4 dari 6 V. PROSEDUR 1. USDI melakukan koordinasi dengan manajemen ITB, dimana USDI meminta manajemen ITB untuk mendefinisikan data dan informasi apa saja yang akan diintegrasikan di dalam sistem informasi. USDI memberikan masukan kepada manajemen ITB mengenai data dan informasi yang akan diintegrasikan untuk mendapatkan feedback. 2. Manajemen ITB setelah mendapat masukan dari USDI, maka meminta pimpinan unit kerja untuk mendefiniskan kebutuhan data dan informasi yang akan diintegrasikan dengan referesi data dan informasi dari dokumen yang disampaikan oleh USDI. 3. Pimpinan unit kerja mendefinisikan data dan informasi yang dibutuhkannya dalam bentuk dokumen tertulis yang akan disampaikan kepada pokja atau tim teknis unit kerja 4. USDI dan unit kerja melakukan perumusan mengenai skenario integrasi. Dalam pertemuan itu akan diperoleh data-data yang bisa disepakati untuk dipertukarkan melalui web service, sedangkan yang tidak sepakat atau yang tidak tersedia, maka USDI akan memberikan informasi kepada manajemen ITB bahwa ada beberapa data dan informasi yang tidak dapat diperoleh, dan meminta untuk disampaikan ke pimpinan unit kerja agar da dan informasi yang diminta agar dipersiapkan kembali. 5. Hasil yang telah dirumuskan bersama unit kerja, dibentuk menjadi dokumen kesepakatan interchange data (dimana disepakati pertukaran datanya menggunakan teknologi web service). Di dalam dokumen ini juga akan dijelaskan rules pertukaran data-data antar sistem informasi melalui skema Enterprise Service Bus (ESB) 6. Tim USDI mempersiapkan aplikasi ESB dan standarisasi web service dengan bantuan tim teknis unit kerja. Aplikasi ESB ini akan disimpan pada 1 server khusus pada data center yang akan menjadi pusat pertukaran data dan menjadi data referensi untuk pengembangan data warehouse. 7. Setelah tersedianya aplikasi ESB maka seluruh data akan di simpan pada satu sistem database, dimana seluruh data master dan transaksi di simpan di dalam database tersebut. 8. USDI menyampaikan hasil integrasi data ke unit kerja 9. Unit kerja melakukan proses cek dan updating pada sistem yang dimilikinya 4
HALAMAN : 5 dari 6 10. Unit kerja mempersiapkan data-data hasil interchange sistem informasi 11. Unit kerja menyampaikan dokumen hasil interchange data dan integrasi sistem kepada pimpinan unit kerja. 12. Pimpinan unit kerja memberikan informasi ke manajemen ITB begitu juga dengan USDI menampilkan data integrasi dalam dashboard bagi keperluan manajemen. Jika sesuai maka dashboard bagi manajemen sudah selesai dan terus di-update, tetapi jika tidak maka akan kembali kepada proses 3 dan selanjutnya. VI. INDIKATOR KEBERHASILAN Terintegrasinya seluruh sistem informasi ITB, sehingga dapat memberikan data dan informasi yang cepat, tepat,akurat dan realtime kepada pihak manajemen ITB, sehingga bisa menjadi tools dalam mengambil keputusan. VII. LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alir SOP Integrasi dan Pertukaran Data Sistem Informasi 5
Lampiran 1 - SOP Error! Reference source not found. SOP INTEGRASI DAN PERTUKARAN DATA 6