BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Setiap bulannya staff dari departemen WIM membuat laporan kinerja GraPARI yang memuat tentang pencapaian target customer visit, pencapaian target waiting time dan pencapaian target sales. Masing-masing GraPARI yang tersebar di seluruh Indonesia memiliki target yang berbeda-beda, hal ini karena dipengaruhi oleh faktor geografis dan faktor kesejahteraan masyarakat di sekitar GraPARI itu sendiri. Untuk mengelola hal itu, PT. Telkomsel mengkategorikan GraPARI ke dalam 5 kategori kelas GraPARI yaitu : T40, T150, T300, T600 dan T1500. Masing-masing kelas ini memiliki target customer visit, target waiting time dan target sales yang berbeda-beda. Target customer visit untuk kelas GraPARI T40 adalah 1500, T150 adalah 2500, T300 adalah 5000, T600 adalah 7500 dan T1000 adalah 14000. Target waiting time adalah 95% dari perhitungan jumlah pelanggan yang dilayani kurang dari 20 menit dibagi dengan jumlah customer visit. Sedangkan untuk target sales adalah 95% yang dihitung dengan rumus : apabila jumlah customer visit lebih besar dari target, maka pencapaian sales adalah 20% dari jumlah sales perbulan dibagi customer visit, sedangkan apabila jumlah customer visit lebih kecil dari target, maka pencapaian sales adalah 20% dari jumlah sales perbulan dibagi target. Dalam pembuatannya, laporan tersebut masih dibuat manual dengan menggunakan microsoft excel. Data ditarik dari beberapa database yang berbeda dengan menggunakan query. Data customer visit dan data waiting time didapat dari database MyQ sedangkan data sales dan revenue didapat dari database IStared yang kemudian dikelola dengan menggunakan pivot table microsoft excel dan digambarkan dalam bentuk grafik quadrant yang kemudian dilaporkan kepada manajer departemen WIM. Dalam pelaksanaannya, sebenarnya pembuatan laporan tersebut sudah cukup dapat merepresentasikan bagaimana kinerja sebuah GraPARI, namun karena pembuatannya memerlukan waktu yang lama dan kadang terdapat 1
2 kesalahan dalam pembuatan grafiknya karena dibuat satu persatu secara manual, maka hal tersebut dirasa kurang efektif. Untuk itulah perlu dibuatkannya sebuah aplikasi yang dapat menangani pembuatan laporan kinerja GraPARI dengan cepat, dan output yang dihasilkan bersifat reliable. Dengan perancangan aplikasi ini diharapkan proses pelaporan kinerja GraPARI dapat berlangsung lebih cepat dan akurat. Sehingga membantu manajer dalam melakukan evaluasi terhadap GraPARI tiap bulannya. 1.2 Rumusan Masalah Setelah melakukan pengamatan langsung ke PT. Telkomsel Kantor Pusat dan langsung berhadapan dengan beberapa kendala yang ada di departemen WIM, maka didapatkan rumusan permasalahan sebagai berikut: 1. Proses pembuatan laporan kinerja GraPARI membutuhkan waktu yang lama karena dalam pembuatannya masih manual dengan menggunakan microsoft excel. 2. Tidak seragamnya cara perhitungan pencapaian kinerja GraPARI dari beberapa departemen terkait sehingga menghasilkan output yang beragam pula. 3. Tidak seragamnya bentuk/template pelaporan dari beberapa departemen terkait sehingga menyulitkan manajer untuk dapat melakukan evaluasi. 1.3 Batasan Masalah Perancangan aplikasi pelaporan kinerja GraPARI ini dibatasi pada sistematika perhitungan kinerja GraPARI yang terdiri dari customer visit, waiting time, sales dan revenue yang nantinya akan dijadikan pertimbangan manajemen untuk melakukan evaluasi terhadap GraPARI. Ruang lingkup yang akan dibahas dalam penelitian ini meliputi penginputan data customer visit, penginputan data waiting time, penginputan data
3 sales, penginputan data revenue dan output yang dihasilkan adalah hasil perhitungan kinerja berupa report dan grafik yang merepresentasikan pencapaian GraPARI. Aplikasi yang digunakan dalam perancangan sistem informasi yang akan dibangun menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database yang digunakan adalah MySQL. 1.4 Tujuan dan Manfaat Perancangan sistem aplikasi pelaporan kinerja GraPARI PT. Telkomsel ini memiliki tujuan dan manfaat yaitu: 1. Memudahkan melihat pencapaian kinerja GraPARI. 2. Memudahkan dalam melihat pencapaian customer visit, pencapaian waiting time, pencapaian sales dan pencapaian revenue per GraPARI tiap bulannya. 3. Memudahkan manajer untuk melakukan evaluasi terhadap GraPARI. 4. Membantu menentukan capacity planning tentang berapa banyak CSR yang dibutuhkan dalam sebuah GraPARI. 1.5 Metode Penelitian Metode yang digunakan dalam penyusunan skripsi ini adalah: 1. Metode pengumpulan data, yang meliputi: a. Wawancara dengan petugas yang berhubungan langsung dengan pelaporan kinerja GraPARI yang berada di dalam divisi CCM departemen WIM untuk memperoleh data-data yang akurat demi berbentuknya sistem informasi yang sesuai dengan kebutuhan. b. Observasi (Pengamatan Langsung Dilapangan). Melakukan pengamatan secara langsung ke di divisi CCM departemen WIM
4 untuk mendapatkan gambaran secara jelas mengenai sistem yang sedang berjalan. c. Studi Pustaka. Suatu bentuk penelitian yang menggunakan proses pencarian data dengan cara mencari, membaca buku dan mengolah isi dari beberapa referensi buku yang dapat dijadikan tujuan dalam pencarian data. 2. Metode analisis, dilakukan dengan tujuan mengidentifikasi masalah yang dihadapi oleh petugas pembuat laporan kinerja GraPARI maupun user pada departemen lain yang terkait. 3. Metode perancangan, meliputi: a. Menggunakan notasi UML yang menggunakan Use Case Diagram, Sequence Diagram, Class Diagram, dan Activity Diagram dalam menggambarkan sistem yang diusulkan. b. Perancangan ini akan membuat sebuah aplikasi database untuk sistem manajemen performa departemen Walk-In Management dengan menggunakan PHP dan MySQL Database. 1.6 Sistematika Penulisan Penulisan Skripsi ini akan dibagi menjadi 5 bab, yaitu: a. BAB I : PENDAHULUAN Bab ini berisi tentang latar belakang penelitian, ruang lingkup, ruang lingkup penulisan, tujuan dan manfaat, metodologi, dan sistematika penulisan. b. BAB II : LANDASAN TEORI
5 Bab ini berisi teori-teori yang mendukung dalam perancangan aplikasi sistem informasi laporan kinerja GraPARI pada PT. Telkomsel. c. BAB III : ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM Bab ini berisi penjelasan tentang analisa pada sistem berjalan dan rancangan sistem informasi yang akan dibuat dengan menggunakan usecase diagram, sequence diagram, dan class diagram. Bab ini juga berisi tentang perancangan aplikasi, mulai dari perancangan tampilan yang akan dibuat serta konsep perancangan aplikasi sistem informasi laporan kinerja GraPARI. d. BAB IV : IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM Membahas rancangan yang dibuat yang akan diimplementasikan dan diuji apakah sesuai dengan hasil rancangan pada bab sebelumnya, meliputi kebutuhan aplikasi, implementasi basis data, implementasi program, implementasi tampilan layar, job description actor, skenario pengujian, hasil pengujian dan analisa hasil pengujian. e. BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN Berisi kesimpulan dari perancangan yang dilakukan dan saran yang berguna bagi pihak terkait untuk pengembangan lanjutan.