Pemprosesan Kata Pengenalan Salah satu aplikasi komputer yang paling tinggi penggunaannya adalah untuk pemproses kata menyediakan pelbagai jenis dokumen. Umumnya hampir keseluruhan pengguna mengguna komputer untuk menaip dokumen, sama ada untuk urusan peribadi mahupun untuk urusan kerja. Pada peringkat awal tahun 80an, ramai dalam kalangan pengguna komputer menggunakan perisian WordStar untuk urusan menaip dokumen.namun lanskap ini telah berubah, kini majoriti pengguna menggunakan perisian Microsoft Word. Dalam tajuk ini, anda akan didedahkan dengan penggunaan Word untuk menyediakan satu dokumen dan seterusnya memformat dokumen itu supaya nampak lebih menarik. Dalam proses memformat dokumen, anda akan mempelajari penggunan ruang baris (line spacing), mengubahsuai property teks, penggunaan tab, ubahsuai layout halaman. Objektif Pembelajaran 1. Mempelajari cara memasuk dan memformat teks dalam Word. 2. Berkebolehan untuk menyediakan jadual. Mengenali Ribbon Word Seperti juga dengan aplikasi dalam Microsoft office yang lain, bar menu yang lama telah digantikan dengan Ribbon. Ribbon merupakan gabungan menu dan butang alatan yang disusun mengikut kumpulan yang berkaitan. Setiap Ribbon diwakili oleh satu Tab. Sebagai contoh tab HOME mengandungi kumpulan butang dan menu CLIPBOARD, PARAGRAPH, STYLES dan EDITING. Penggunaan Ribbon ini dapat memudah serta mempercepatkan pengguna untuk mengakses kepada butang serta menu yang diperlukan dalam penyediaan sesuatu dokumen. Tab yang selalu digunakan terdiri daripada HOME, INSERT dan LAYOUT. Butang dan menu yang terdapat dalam ketiga-tiga Tab ini memudahkan pengguna mengakses fungsi yang hendak digunakan dalam penyediaan sesuatu dokumen. Struktur sesuatu ribbon dipamerkan seperti di bawah. 1
RIBBON Quick acces Toolbar Tab Butang (Button) Menu Ruler dan tab Word menyediakan lima jenis tab yang boleh digunakan dalam pemformatan dokumen. Ruler dipaparkan dibahagian bawah Ribbon. Anda boleh letakkan tab pada mana-mana lokasi ruler ini untuk menentukan penjajaran dokumen. Tab Tab (kiri) Ruler Lima tab yang terdapat dalam Word terdiri daripada tab kiri, tengah, kanan, perpuluhan dan bar. Anda boleh menukar daripada satu tab ke tab yang lain dengan klik pada butang tab. Sekiranya ruler tidak dipaparkan, anda hanya perlu klik opsyen ruler dalam Tab VIEW. Opsyen Ruler Set tab 2
Dokumen berkolum Jika anda ingin menyediakan dokumen yang mengandungi dua atau lebih kolum, anda boleh membuat pilihan kolum ini dalam tab PAGE LAYOUT. Klik pada butang COLUMNS, anda boleh memilih jumlah kolum yang dikehendaki. Margin Anda boleh membuat pengubahsuain kepada margin dokumen. Pada Tab PAGE LAYOUT, klik pada box launcher seperti di bawah. Box launcher 3
Satu kotak dialog akan terpapar yang akan mengandungi tiga tab MARGIN, PAPER dan LAYOUT. Anda boleh membuat ubahsuai kepada margin dokumen. Penyuntingan Dokumen Pada umumnya, sesuatu dokumen yang telah disediakan mungkin perlu kepada penyuntingan (editing). Aktiviti penyuntingan termasuklah membetulkan ejaan dan tambah dan hapuskan teks/ perenggan. Menambah Simbol Klik dan letakkan titk sisipan seperti dalam gambarrajah di bawah. Klik tab INSERT. Klik menu SYMBOL. Jika symbol yang dikehendaki tak tersenarai, klik pilihan MORE SYMBOLS. Kotak dialog SYMBOL akan terpapar. 4
1. Klik tab INSERT 3. Klik menu SYMBOL 2. Klik titik sisipan di sini 4. Klik opsyen ini Pada kotak dialog, tukarkan FONT kepada Arial. Dwi-klik pada simbol yang dikehendaki. 1. Klik butang ini 2. Dwi klik pada simbol Format Dokumen Setelah anda menaip dokumen, penampilan dokumen boleh dipertingkatkan dengan memformat dokumen tersebut. Untuk tujuan ini anda boleh menggunakan fungsi dalam Tab HOME yang terdiri daripada kumpulan CLIPBOARD, FONT, PARAGRAPH dan STYLES. Paste Fungsi tampal (paste) digunakan untuk menampal teks atau grafik yang disalin ke dalam dokumen. Word menawarkan beberapa pilihan tampal dalam opsyen PASTE SPECIAL. Anda boleh menampal objek yang disalin sebagai gambar, teks tidak diformat atau dalam format HTML seperti dalam kotak dialog di bawah. 5
Pilih tampal Format Painter Fungsi ini sangat sesuai digunakan jika anda ingin mengaplikasi sesuatu format yang sama kepada beberapa teks yang terdapat dalam dokumen. Sebagai contoh anda hendak menggunakan saiz fon dan jarak baris untuk semua tajuk, anda hanya perlu formatkan untuk satu tajuk dan menggunakan fungsi FORMAT PAINTER ini untuk diaplikasikan pada tajuk lain. Format dokumen 1. 2. 3. 4. 5. Tukar property teks. Ubah suai jarak baris. Aplikasi FORMAT PAINTER. Memasukkan subskrip. Penjajaran teks. 1. Tukar property teks Anda akan menukar properti teks untuk tajuk dokumen. Seperti berikut: Pengujian Hipotesis italic, saiz 24, fon Bernard MT Condensed, warna biru 6
a) Italic Blok teks Pengujian Hipotesis. Klik tab HOME. Klik butang italic. Anda akan dapati teks akan bertukar italic. 2. Klik HOME 3. Klik italic 1. Blok teks b) Saiz 24 Klik menu SAIZ. Klik opsyen 24. 2. Klik saiz 24 1. Blok teks 7
c) Fon Bernard MT Condensed Blok teks. Klik menu FONT, klik opsyen Bernard MT Condensed. 2. Klik fon ini 1. Blok teks d) Warna biru Blok teks. Klik menu COLOUR, klik opsyen warna yang dikehendaki. 2. Klik warna ini 1. Blok teks 8
2. Ubah suai jarak baris Jarak baris dalam teks yang ditaip ditetapkan pada jarak 1.0 poin selepas perenggan. Anda akan menukarkan jarak ini kepada hanya 5 poin untuk setiap lima tajuk utama dalam dokumen. Anda akan menukarkan jarak baris untuk tajuk utama. Blok teks. Klik menu LINE SPACING. Klik opsyen LINE SPACING. Satu kotak dialog akan dipaparkan. 2. Klik menu ini 3. Klik opsyen ini 1. Blok teks Pada kotak dialog taipkan jarak 5 dalam kotak AFTER seperti di bawah. Klik OK. 9
1. Taipkan jarak di sini 2. Klik OK 3. Aplikasi FORMAT PAINTER Anda telah membuat pengubahsuaian kepada jarak baris untuk tajuk pertama. Anda akan juga membuat pengubahsuaian jarak yang sama kepada empat tajuk yang lain, anda tak perlu membuat secara manual satu persatu. Sebaliknya anda boleh menggunakan fungsi FORMAT PAINTER. Dengan menggunakan FORMAT PAINTER ini anda boleh aplikasikan format yang telah dibuat kepada tajuk pertama kepada empat tajuk yang lain. Cara : Blok teks untuk tajuk pertama. Dwiklik pada butang FORMAT PAINTER. Hasilnya penunjuk tetikus bertukar kepada bentuk berus 10
2. Dwi klik butang ini 1. Blok teks 4. Memasukkan subskrip Seterusnya anda akan menukarkan teks tertentu kepada subskrip seperti di bawah. Ho: µ1 = µ2 HA: µ1 µ2 µ1 >µ2 µ1 <µ2 Blok teks yang hendak ditukar kepada subskrip. Klik butang SUBSCRIPT. 11
2. klik butang ini 1.Blok teks Nota: Jika butang SUBSCRIPT tak dipaparkan, anda perlu klik pada BOX LAUNCHER yang bertanda dengan bulatan merah. Anda akan memperolehi kotak dialog berikut: 12
1. Klik opsyen ini 2. Klik OK 5. Penjajaran teks Anda akan menjajarkan teks untuk tajuk supaya semuanya akan indent ke dalam (selari denga huruf J) seperti di bawah. Blok perenggan yang hendak disejajarkan. Klik butang INDENT dari sini (tempat asal) ke tab kanan. 13
2. Alihkan indent dari sini 1. Blok perenggan Memasukkan Objek Dalam Microsoft Word, anda boleh memasukkan pelbagai objek dalam dokumen yang disediakan. Objek yang boleh dimasukkan temasuklah: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Gambar Clip Art Bentuk (shape) Carta Kotak teks Persamaan (equation) Memasukkan objek dalam dokumen Anda akan mempelajari cara untuk memasukkan dua objek dalam dokumen yang telah anda sediakan. Dua objek tersebut adalah persamaan dan kotak teks. 1. Memasukkan persamaan Anda akan memasukkan formula. Klik titik sisipan di lokasi anda hendak masukkan formula. Klik tab INSERT. Klik menu EQUATION. 14
2. Klik menu EQUATION 1. Klik INSERT 3. Klik titik sisipan Pada paparan berikut, taipkan formula di kotak yang disediakan dengan menggunakan butang fungsi EQUATION dalam RIBBON. Taipkan formula di sini Sebahagian daripada RIBBON Equation yang boleh digunakan untuk menyediakan persamaan dipaparkan di bawah. Formula yang ditaipkan adalah seperti berikut. Formula telah ditaipkan 15
Klik butang seperti di bawah untuk memaparkan pop- up menu. Klik opsyen CHANGE TO DISLPAY. 1. Klik butang ini 2. Pilih opsyen ini Secara automatik formula dipaparkan di tengah. Untuk mempaparkan di bahagian kiri, klik butang untuk mempaparkan pop-up menu. Klik opsyen LEFT. 1. Klik butang ini 2. Klik opsyen ini Hasil penyediaan formula dipaparkan dalam gambarajah berikut. 16
2. Memasukkan kotak teks Anda akan menyediakan satu kotak teks untuk menyenaraikan kriteria membuat keputusan. Pastikan anda masih dalam paparan RIBBON INSERT. Jika tidak klik tab INSERT. Klik menu TEXT BOX. Pada senarai opsyen, klik pilihan DRAW TEXT BOX. Perhatikan penunjuk kursor bertukar bentuk + 1. Klik INSERT 2. Klik menu TEXT BOX 3. Klik opsyen ini Klik kursor di lokasi di mana anda hendak masukkan kotak teks. Pastikan anda tidak lepaskan butang kiri tetikus sehingga anda memperolehi saiz kotak teks yang diperlukan. Klik dan heret kursor untuk saiz kotak teks 17
Heret dan lepaskan butang kiri tetikus apabila anda memperolehi saiz kotak teks. Heret dan lepas Klik titik sisipan dalam kotak teks dan taipkan teks yang berkenaan. Anda boleh melakukan pemformatan pada teks yang ditaip seperti yang telah anda pelajari sebelum ini. Hasil kotak dan teks yang telah ditaip adalah seperti berikut. Menyediakan Jadual Word ada menyediakan pelbagai stail jadual yang boleh digunakan dalam dokumen.walau bagaimanapun, jadual untuk tesis tidak memerlukan satu bentuk jadual yang sebegitu rupa. Jadual yang diperlukan hanya berbentuk mudah. Jadual boleh sahaja dibentuk secara manual dengan menggunakan tiga fungsi utama tab, jarak baris, dan garis lurus. 18
Dalam latihan ini anda akan melakukan enam langkah berikut: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Menyediakan tajuk jadual Menyediakan kepala jadual (header) dan kandungan Ubah suai tab kepala jadual Memasukkan garis lurus Edit garis lurus Salin garis lurus Ubah suai jarak baris 1. Menyediakan tajuk jadual Taipkan tajuk jadual seperti berikut Selepas Jadual 1: tekan kekunci TAB Blok dua baris teks tajuk dan klik TAB (bertanda bulat merah) pada ruler untuk mengubahsuai jarak seperti dalam gambarajah di bawah. 19
2. Menyediakan kepala jadual (header ) dan kandungan Kepala jadual terdiri daripada Variabel, n, Min, SP, t dan p. Kandungannya pula meliputi jantina dan status perkahwinan. Cara : Taipkan kepala jadual dan kandungan seperti di bawah. 20
3. Ubah suai tab kepala jadual Dalam latihan ini anda akan menggunakan dua tab kiri dan lima tab kanan. Cara : Blok teks dan klik tab di atas ruler seperti yang dipaparkan di bawah. Nota : Anda boleh menukar daripada tab kiri ke tab kanan dengan klik pada kotak tab (terletak di bahagian kiri ruler). Taipkan garis di ruang untuk memasukkan nilai daripada analisi statistik. Gunakan kombinasi kekunci SHIFT- Underscore untik menaip garis. 21
4. Memasukkan garis lurus Anda akan memasukkan garis lurus di atas kepala jadual. Cara : Klik tab INSERT. Klik menu SHAPES dan klik opsyen butang garis lurus. Perhatikan penunjuk tetikus bertukar kepada bentuk + 1.Klik INSERT 3. Klik opsyen ini 2.Klik menu SHAPES Klik dan tekan butang kiri tetikus dan heret sehingga panjang garis lurus yang dikehendaki. Lepaskan butang tetikus bila dapat panjang garis lurus. Garis lurus akan terus terpapar. 22
5. Edit garis lurus Anda boleh menukar warna, ketebalan serta beberapa ciri lain garis lurus. Dalam latihan ini anda akan menukar ketebalan dan warna garis lurus. Klik atas garis lurus. Klik menu SHAPE OUTLINE. Klik opsyen WEIGHT. Klik opsyen 1 pt. 1. Klik SHAPE OUTLINE 2. Klik opsyen WEIGHT 3. Klik opsyen 1pt Gunakan kaedah yang sama untuk menukar warna garis lurus kepada hitam. 6. Salin garis lurus Anda akan salin garis lurus yang telah disediakan dan ditampal di bawah kepala jadual dan di akhir jadual. Klik atas garis lurus. Klik butang kanan tetikus untuk paparkan pop-up menu. Klik opsyen COPY. 23
1. Klik butang kanan tetikus 2. Klik COPY Tekan kombinasi CTRL-V untuk tampalkan garis lurus yang telah disalin sebelum ini. Satu garis lurus baru akan terpapar di bawah garis yang asal. Klik atas garis lurus baru dan heret ke lokasi seperti tertera di bawah. Tampalkan satu garis lurus dan heret ke bahagian bawah jadual. 24
Heret garis ke sini Salin dan heret garis ke sini 7. Ubah suai jarak baris Anda akan mengubahsuai jarak baris kandungan jadual supaya nampak lebih kemas. Antara variable dan nilai anda akan rapatkan jarak kepada 3 pt sahaja. Blok dua baris teks berikut. Klik butang kanan tetikus untuk paparkan pop-up menu. Pada senarai menu, klik opsyen PARAGRAPH. Anda akan memperolehi kotak dialog PARAGRAPH di bawah. Pada kotak dialog, taipkan 3 dalam kotak SPACING AFTER seperti paparan di bawah. 25
2. Taip 3pt 1. Blok baris teks Gunakan kaedah yang sama untuk mengecilkan jarak baris. Status perkahwinan dan Bujang kepada 3 pt. Menyediakan Dokumen Berkolum Ada kalanya anda mungkin perlu menyediakan dokumen yang mempunyai dua atau lebih kolum (column). Word menyediakan opsyen untuk membolehkan anda menyediakan dokumen yang mempunyai kolum. Menyediakan dokumen berkolum Latihan ini terdiri daripada tiga langkah berikut: 1. Taipkan tajuk dokumen. 2. Menyediakan dua kolum 3. Taipkan teks kandungan 26
1. Taipkan tajuk dokumen Tajuk dokumen ini ditaip sebelum dua kolum yang akan dibentuk selepas ini. Taipkan tajuk dokumen seperti berikut: 2. Menyediakan dua kolum Blok perenggan bermulanya dua kolum. Klik tab PAGE LAYOUT. Klik menu COLUMNS dan klik opsyen TWO. 3. Klik COLUMNS 2. Klik PAGE LAYOUT 4. Kik opsyen 1. Blok baris permulaan kolum 27
Anda akan lihat dua kolum seperti yang dipaparkan dalam ruler di bawah. Kolum 1 Kolum 2 3. Taipkan teks kandungan Taipkan teks seperti dalam dokumen 2 dalam kolum yang baru disediakan. Paparan lengkap kandungan teks adalah seperti di bawah. 28
Memasukkan objek tambahan Dalam latihan ini anda akan: 1. Memasukkan drop cap 2. Memasukkan grafik 3. Memasukkan Wrap Text 1. Memasukkan drop cap Drop cap adalah satu elemen dalam Word yang digunakan di awal sesuatu perenggan. Saiz huruf pertama dalam perenggan diperbesarkan. Klik titik sisipan di mana-mana lokasi di perenggan pertama. Klik tab INSERT. Klik butang DROP CAP. Klik opsyen DROPPED. Hasilnya adalah seperti berikut. 3. Klik menu DROP CAP 2. Klik INSERT Drop Cap 1. Klik titik sisipan di sini 4. Klik opsyen ini Gunakan kaedah yang sama untuk menyediakan drop cap untuk perenggan lain. 29
2. Masukkan grafik Anda akan memasukkan satu grafik (Sustainable) dalam dokumen ini. Klik titik sisipan di lokasi seperti di baah. Klik tab INSERT. Klik butang PICTURE. Satu kotak dialog akan muncul di skrin. 2. Klik INSERT 3. Klik butang PICTURE 1. Klik titik sisipan di sini Buka folder yang mengandungi grafik. Dwi-klik pada grafik berkenaan. 30
1. Buka folder 2. Dwi-klik grafik Grafik akan dipaparkan seperti dalam gambarajah berikut. 31
3. Masukkan Wrap Text Anda boleh memasukkan unsur wrap text kepada grafik yang baru dimasukkan dalam dokumen. Dengan wrap text anda boleh letakkan grafik di mana-mana lokasi dalam dokumen. Dwi-klik pada grafik. Ribbon FORMAT akan terpapar. Klik menu WRAP TEXT dan klik opsyen SQUARE. 1. Tab FORMAT terpapar 3. Klik WRAP TEXT 4. Klik opsyen SQUARE 2. Dwi-klik grafik 32
Klik pada grafik dan heretkan ke lokasi yang dikehendaki seperti di bawah: Klik dan heret Hasil wrap text adalah seperti berikut: 33