Analisa Beban Kerja Petugas Koding BPJS Rawat Inap Dengan Metode WISN Di RSUP Dr. Kariadi Semarang Tahun 2014 FARADILA AYU DINIRAMANDA Abstract RSUP Dr. Kariadi Semarang is a type hospital as the final level of referral hospital for all of BPJS patients, it can be Coding department has 3 officers with several additional tasks besides their main task. The objective of this research was to analyze the amount of BPJS inpatient coding officers workload the causes and the effect. This type of research is descriptive, observational research methods and cross-sectional approach. The variables studied were workload, job descriptions, available working time for each officer, and labor requirements. The study population in this study is in the coding deparment. The data obtained then will be processed and analyzed descriptively without statistical tests. In this study observations the result is obtained between other types of coding officers jobs, including additional tasks such as DRM revision and completeness analysis done every day. Working time available for A officers is 1420 hours/ year, B officer is 1410 hours/ year, C officer is 1380 hours/ year. A standard workload for attendant to give the DRM code is 27483.9 for A officer, 26437.5 for B officer then for C officer is 23589.7. In the revised job DRM standard workload of A officers is 24342, B officers is 25950, C officers is 22684.9. On the completeness of the analysis work DRM officer workload of 710 for A officers, 705 for B officer and C officers is 690. Based on the calculation of the WISN method, the results obtained by 6 necessity of coding personnel officer. So the need for the addition of as much as 3 officer and an adjustment to the job description so that additional duty officers be given DRM completeness analysis on assembling officer, as well. Keywords : Workload, BPJS Coding Officers, WISN PENDAHULUAN Rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat. [1] Untuk menyelenggarakan pelayanan pada pasien, berdasarkan Permenkes Nomor749a/Menkes/Per/XII/1989 keberadaan rekam medis di rumah sakit sangat diperlukan oleh rumah sakit, karena kewajiban penyelenggara sarana pelayanan kesehatan untuk membuat rekam medis, baik pelayanan rawat inap maupun rawat inap, hal ini penting karena rekam medis sebagai sumber informasi medis pasien. Dengan demikian di Unit Kerja Rekam Medis membutuhkan sumber daya manusia yang tidak sedikit dan tentunya berkompeten di bidangnya agar kegiatan pengelolaan rekam medis dapat berjalan lancar. [2] Adapun salah satu metode yang dapat digunakan dalam penentuan kebutuhan tenaga kesehatan menurut Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor: 81/MENKES/SK/I/2004 adalah dengan menggunakan Indikator kebutuhan tenaga berdasarkan beban kerja Work Load Indicator Staff Need (WISN). WISN merupakan indikator yang menunjukkan besarnya kebutuhan tenaga berdasarkan beban kerja, sehingga alokasi tenaga lebih mudah dan rasional. [3] Berdasarkan survey awal di RSUP Dr. Kariadi Semarang ada 3 orang petugas koding rawat inap pasien BPJS yang diketahui setiap hari mengkoding rata-rata 100 DRM pasien, petugas tersebut wajib menyelesaikan DRM rawat inap yang harus
dikoding sebelum jatuh tempo sehingga DRM pasien yang menggunakan jaminan BPJS tersebut dapat diverifikasi dan diklaim oleh petugas BPJS. Selain itu beberapa tugas tambahan yang dilakukan petugas koding juga mengakibatkan petugas menambah jam kerja untuk lembur selama kurang lebih 2 jam setiap harinya. Adanya UU Nomor 40 Tahun 2004 tentang Sistem Jaminan Sosial Nasional memberikan jaminan pada seluruh warga Negara Indonesia yang berbunyi: "Negara mengembangkan sistem jaminan sosial bagi seluruh rakyat dan memberdayakan masyarakat yang lemah dan tidak mampu sesuai dengan martabat kemanusiaan". [4] Beban kerja yang cukup besar pada petugas koding DRM BPJS disebabkan karena semua pasien rawat inap sebagian besar telah terdaftar sebagai anggota BPJS sehingga dilihat dari kuantitas DRM yang dikoding oleh petugas koding BPJS cukup tinggi serta adanya pekerjaan tambahan yang dilakukan oleh petugas sehingga menyebabkan jam kerja dan kuantitas pekerjaan petugas tersebut bertambah, jika hal ini terus berlanjut maka produktivitas petugas koding akan semakin menurun. Ditambah lagi dengan peningkatan jumlah pasien BPJS hal ini disebabkan karena pemerintah akan mewajibkan bagi seluruh penduduk Indonesia untuk mengikuti program BPJS, maka RSUP Dr. Kariadi akan menjadi rujukan tingkat akhir bagi seluruh pasien di Jawa Tengah karena merupakan RS Tipe A sehingga dapat diprediksi bahwa beban kerja petugas koding akan meningkat setiap tahun. TUJUAN PENELITIAN Menganalisa penyebab serta dampak beban kerja petugas koding pasien rawat inap BPJS di RSUP Dr. Kariadi Semarang. Tujuan Khusus : 1. Mendeskripsikan pekerjaan (job description) petugas bagian Koding 2. Menghitung kuantitas kegiatan tugas pokok per tahun. 3. Menghitung kuantitas kegiatan tugas tambahan per tahun tahun. 4. Menghitung waktu kerja tersedia tiap petugas dan PFD. 5. Mengetahui besarnya beban kerja per kegiatan pada bagian Koding dengan metode WISN (Work Load Indicator Staff Need). 6. Mengetahui jumlah kebutuhan staf dengan metode WISN (Work Load Indicator Staff Need). METODOLOGI PENELITIAN Jenis penelitian adalah deskriptif. Proses pengambilan data melalui wawancara dan observasi dengan proses editing yaitu data yang diperoleh dari hasil penelitian kemudian dikoreksi dan diperbaikidan tabulating yaitu.memasukkan data ke dalam tabel untuk memudahkan proses pengolahan data yang dilakukan sesuai dengan metode yang digunakan yaitu metode WISN (Work Load Indikator Staff Need) Dalam penelitian ini populasi yang diamati adalah jumlah petugas dan pekerjaan yaitu, klaim yang harus dikerjakan oleh 3 orang petugas koding berupa DRM BPJS rawat inap sekitar 100 DRM setiap hari. Serta tugas tambahan yaitu DRM revisi. HASIL Melalui metode The Maytage Company didapatkan petugas A : 53 sampel DRM koding ; 38 sampel DRM revisi, petugas B : 42 sampel DRM koding ; 43 sampel DRM revisi, petugas A : 38 sampel DRM koding ; 34 sampel DRM revisi untuk ketiga petugas yaitu petugas A memiliki standar beban kerja mengkode sebesar 27483,9 sebesar 24342,9 dan standar beban kerja analisa kelengkapan sebesar 710. Petugas B memiliki standar beban kerja mengkode sebesar 26437,5 sedangkan standar beban kerja revisi sebesar 25950 dan standar beban kerja analisa kelengkapan sebesar 705. Untuk petugas C memiliki standar beban kerja mengkode sebesar 23589,7 sedangkan standar beban kerja revisi sebesar 22684,9 dan standar beban kerja analisa kelengkapan
sebesar 690Perhitungan jumlah kebutuhan staf dari seluruh job description menghasilkan jumlah yaitu 6 petugas. PEMBAHASAN Sesuai hasil wawancara yang telah dilakukan, karakteristik ketiga petugas koding BPJS rawat Inap adalah petugas A dengan usia 36 tahun, jenis kelamin wanita, serta merupakan lulusan DIII RMIK, dengan lama kerja 8 tahun. Petugas B dengan rentang usia 38 tahun, jenis kelamin laki laki, serta merupakan lulusan DIII RMIK, S1 KM, dengan lama kerja 10 tahun. Petugas C dengan rentang usia 25 tahun, jenis kelamin wanita, serta merupakan lulusan DIII RMIK, dengan lama kerja 2 tahun. Hal ini sesuaii dengan teori yang ada bahwa, gambaran keserasian penyesuaian seseorang dengan pekerjaanya, dipengaruhi oleh kemampuan, pengalaman, pendidikan/pengetahuan yang dimilikinya. [5] Maka, melalui hasil perhitungan didapatkan bahwa lama kerja dan pengalaman sesuai usia petugas dapat menentukan kecepatan rata rata waktu per kegiatan, dan mempengaruhi banyaknya kuantitas kegiatan pokok pertahun atau proporsi seorang petugas dalam mengkode DRM. Dengan berkurangnya waktu kerja tersebut maka petugas koding kurang maksimal dalam melakukan pekerjaannya sehingga dapat menyebabkan kelelahan dan menimbulkan tambahan pekerjaan lain berupa revisi kode DRM. Untuk perhitungan tugas tambahan berupa revisi DRM memiliki beban kerja pertahun 33 DRM per hari atau sama dengan 9273 DRM per tahun. Proporsi ketiga petugas yaitu, petugas A 45,4% maka petugas A bertugas merevisi 15 DRM per hari dengan kuantitas kegiatan pertahun sebanyak 4260 DRM per tahun dan standar beban kerja. Petugas B dengan proporsi 33,4 % memliki tugas merevisi 11 DRM perhari dengan kuantitas kegiatan pertahun yaitu 3102 DRM. Untuk petugas C dengan proporsi 21,2% per hari memiliki tugas 7 DRM per hari dengan kuantitas kegiatan per tahun adalah 1932 DRM. Melihat dari cukup banyaknya DRM yang memerlukan revisi maka dapat disimpulkan bahwa hampir sebagian DRM memiliki kode diagnosa maupun tindakan yang kurang akurat sehingga menyebabkan adanya tambahan beban kerja petugas koding untuk menganalisa dan meneliti kembali kesesuaian DRM yang sudah dikode dengan kode yang tertulis. Tugas tambahan lainnya berupa analisa kelengkapan yang dilakukan petugas koding selama 2 jam memiliki perhitungan masing - masing kuantitas kegiatan petugas dengan volume kerja yang sama yaitu 1 per hari maka perhitungannya berdasarkan banyaknya hari kerja efektif, petugas A memiliki 284 kali, petugas B 282 kali dan petugas C 276 kali. Berdasarkan hasil perhitungan standar beban kerja petugas maka dapat dicari kebutuhan SDM yang ada di bagian koding DRM BPJS RI. Pada tugas utama yaitu mengkode DRM dihasilkan kebutuhan SDM sebanyak 3,1. Untuk pekerjaan merevisi DRM dihasilkan perhitungan sebesar 0,7. Pada pekerjaan analisa kelengkapan DRM dihasilkan perhitungan 1,82. Sehingga jumlah total dari seluruh job description yang dilakukan petugas adalah 5,7 dibulatkan menjadi 6 orang, maka kebutuhan tambahan petugas koding DRM BPJS RI sebanyak 3 orang. Dari hasil pembahasan diatas maka dapat ditarik kesimpulan bahwa bahwa setiap petugas memiliki beban yang berbeda hal ini dapat dipengaruhi oleh lama kerja yang bisa menentukan kecepatan rata rata waktu per kegiatan, dan akan berpengaruh juga pada banyaknya kuantitas kegiatan pokok pertahun atau proporsi seorang petugas dalam mengkode DRM maupun kegiatan tambahan berupa merevisi DRM. Selain itu waktu kerja tersedia petugas juga mempengaruhi standar beban kerja petugas semakin panjang WKT yang ada maka beban kerja juga akan bertambah.
KESIMPULAN 1. Hasil pengamatan menunjukkan terdapat 3 orang petugas koding BPJS RI RSUP Dr. Kariadi Semarang dengan job description mengkode DRM, dan 2 tugas tambahan yaitu merevisi DRM unclaimed dan analisa kelengkapan DRM. 2. Melalui perhitungan analisa deret berkala didapatkan hasil perhitungan sebanyak 43369 DRM, dengan proporsi kuantitas kegiatan pokok pertahun untuk setiap petugas adalah petugas A 33,6% sama dengan 14594 DRM, untuk petugas B 33,6% sama dengan 14594 DRM, untuk petugas C 32,7% sama dengan 6093 DRM 3. Volume kegiatan per hari untuk analisa kelengkapan DRM ketiga petugas adalah 120 menit, sedangkan volume per hari untuk revisi DRM adalah 33 DRM, maka kuantitas kegiatan revisi per tahunnya didapatkan hasil untuk petugas A 45,4% sam dengan 4260 DRM, petugas B 33,4% sama dengan 3102 DRM, petugas C 21,2% sama dengan 1932 DRM 4. Kelonggaran (PFD) petugas adalah 1,89 tenaga, dengan waktu kerja tersedia untuk masing masing petugas adalah petugas A yaitu 284 hari, 1420 jam pertahun, petugas B yaitu 282 hari, 1410 jam pertahun sedangkan petugas C yaitu 276 hari, 1380 jam pertahun. 5. Hasil perhitungan standar kegiatan untuk ketiga petugas yaitu petugas A memiliki standar beban kerja mengkode sebesar 27483,9 sebesar 24342,9 dan standar beban kerja analisa kelengkapan sebesar 710. Petugas B memiliki standar beban kerja mengkode sebesar 26437,5 sedangkan standar beban kerja revisi sebesar 25950 dan standar beban kerja analisa kelengkapan sebesar 705. Untuk petugas C memiliki standar beban kerja mengkode sebesar 23589,7 sebesar 22684,9 dan standar beban kerja analisa kelengkapan sebesar 690 6. Perhitungan jumlah kebutuhan staf dari seluruh job description menghasilkan jumlah yaitu 6 petugas. SARAN 1. Berdasarkan perhitungan kebutuhan tenaga kerja petugas koding BPJS RI RSUP Dr. Kariadi Semarang dihasilkan kebutuhan petugas sejumlah 6 orang, sedangkan saat ini petugas koding hanya berjumlah 3 orang maka dibutuhkan penambahan petugas sebanyak 3 orang sehingga beban kerja petugas dapat disesuaikan dengan kapasitas kemampuan kerja dan meningkatkan keakuratan koding serta menurunkan angka revisi DRM. 2. Tugas tambahan petugas koding berupa revisi DRM merupakan salah satu hal yang disebabkan kode petugas yang kurang tepat sehingga setiap hari ditemukan DRM yang harus direvisi hal ini dapat dipengaruhi oleh pengurangan waktu kerja karena tugas tambahan berupa analisa kelengkapan DRM pasien RI. Seharusnya, pekerjaan petugas disesuaikan job description dan tugas tambahan berupa analisa kelengkapan sebaiknya diberikan kepada petugas assembling. 3. Jika petugas koding tetap diharuskan untuk melakukan analisa kelengkapan maka waktu untuk melakukan tugas tambahan tersebut hendaknya dikurangi atau tugas tersebut tidak dilakukan setiap hari, namun hanya pada hari tertentu saja. DAFTAR PUSTAKA 1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit. 2. PermenkesNomor 749a/Menkes/Per/XII/1989.Tentang Rekam Medis.
3. KepMenKesRINomor : 81/MENKES/SK/I/2004. Tentang Pedoman Penyusunan Perencanaan Sumber Daya Manusia Kesehatan Di Tingkat Propinsi, Kabupaten/Kota Serta Rumah Sakit. 4. Anonim.Sejarah BPJS.http://www.jamsostek.co.id/.Diaks es pada: 29 April 2014 5. Tarwaka, Solichul HA. Bakri, Lilik Sudiajeng. Ergonomi Untuk Keselamatan Kesehatan Kerja Dan Produktivitas. UNIBA PRESS. Surakarta: 2004