PREDIKSI KEBUTUHAN TENAGA KERJA BERDASARKAN BEBAN KERJA DI BAGIAN LOKET PENDAFTARAN RAWAT JALAN POLI RADIOTERAPI RSUP DR KARIADI SEMARANG TAHUN 2017

Transkripsi

1

2 PREDIKSI KEBUTUHAN TENAGA KERJA BERDASARKAN BEBAN KERJA DI BAGIAN LOKET PENDAFTARAN RAWAT JALAN POLI RADIOTERAPI RSUP DR KARIADI SEMARANG TAHUN 2017 Dhita Setyaningrum*), Maryani Setyowati**) *) Alumni Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro **) Dosen Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro dhitasetya08@gmail.com ABSTRACT Background:Outpatient admissions center of radiotherapy clinic in RSUP dr. Kariadi Semarang had 5 officers. Patient admissions center only had 2 counters. Lack of admission centers triggered complaints due to long waiting period for patient admission. This study aimed to determine officers need based on admission officers workload in radiotherapy Clinic Central Public Hospital Dr. Kariadi Semarang Method:This study wasa descriptive study with observation and interview method. Study subjects were admission officer in radiotherapy clinic and study object was workload. Result:Results showed that, average number of patient visits per day was 220 patients. Average number of patients served by officerswas 15 patients per hour. Available working time was 1,848 hours per year. Officers allowance standard was Quantity of work was ,28 patients per year.the number of registration officer needs was 9 officers. Suggestion, There should be a clear SOPs for admission officers Radiotherapy Clinic, need additional filing officer, applied an electronic admission system only, and need an officer with criteria diploma degree of medical record graduates. Keywords :Outpatient Admissions, Workload, Manpower Needs, WISN Literature : 22 ( )

3 PENDAHULUAN Rumah Sakit merupakan sub sistem pelayanan kesehatan yang didalam manajerialnya memiliki 2 jenis pelayanan yakni pelayanan kesehatan dan pelayanan administrasi. Pelayanan kesehatan di rumah sakit termasuk didalamnya pelayanan medis, penunjang medis, rehabilitasi medis, dan pelayanan perawatan. Pelayanan tersebut dilaksanakan melalui URJ (Unit Rawat Jalan), URI (Unit Rawat Inap), dan UGD (Unit Gawat Darurat). [1] Rumah sakit adalah suatu industri jasa kesehatan. Sebagai industri jasa maka rumah sakit harus menjalankan fungsi yang optimal dalam manajerialnya. Dalam upaya peningkatan dan untuk menentukan keberhasilan suatu pelayanan kesehatan di rumah sakit, maka rumah sakit harus memperhatikan mutu pelayanan. Tempat Pendaftaran Pasien (TPP) merupakan pelayanan pertama sebagai pintu gerbang rumah sakit, serta memiliki peran sangat penting dalam memberikan kesan pertama bagi pasien sebagai konsumen. [2] Tempat pendaftaran pasien atau yang sering disebut loket pendaftaran pasien adalah bagian penting dari pelayanan kesehatan di rumah sakit, dimana pelayanan diberikan serta pencatatan identitas pasien. Tempat pendaftaran dibagi menjadi tiga bagian yaitu: TPPRJ, TPPRI, dan TPPGD. Tempat pendaftaran pasien adalah tempat pelayanan dimana seorang pasien mendaftarkan dirinya sehingga butuh petugas yang ramah dan teliti. Dikarenakan di tempat ini dapat dilihat baik atau buruk pelayanan di suatu rumah sakit. [3] Pada survei awal di TPPRJ Poli Radioterapi RSUP Dr. Kariadi Semarang didapatkan hasil yaitu banyaknya komplain dari pasien yang disebabkan oleh beberapa faktor diantaranya adalah antrian pasien yang panjang dikarenakan loket pendaftaran hanya ada 2 (dua). Faktor lama tunggu pasien dipengaruhi oleh petugas pendaftaran yang mendaftar pasien dengan 2 (dua) cara, yaitu cara elektronik dan manual. Sedangkan untuk pasien baru yang belum pernah sama sekali mendaftar atau berobat ke RSUP Dr. Kariadi pendaftaran pasien baru tersebut tidak dapat dilakukan di Poli Radioterapi meskipun rujukan pasien tersebut tertuju ke Poli Radioterapi, pendaftaran pasien baru tersebut dilakukan dengan 2 (dua) langkah yaitu pasien baru harus mendaftar di Poli Merpati dulu untuk dicetakkan buku DRM, lalu pasien baru dikirim ke bagian Poli Radioterapi. Dilakukan hal ini dikarenakan Poli Radioterapi tidak dapat mencetak

4 buku DRM untuk pasien baru. Sedangkan untuk pasien rawat jalan dari Poli Merpati yang datang untuk dikonsulkan ke Poli Radioterapi harus dibuatkan buku DRM baru oleh pihak administrasi poli Radioterapi, hal ini dikarenakan buku DRM yang digunakan antara Poli Merpati dengan Poli Radioterapi berbeda. Poli Radioterapi RSUP Dr. Kariadi Semarang memiliki 2 buah loket pendaftaran dan 5 orang petugas administrasi pendaftaran yang di shift dalam melaksanakan tugasnya. Loket pendaftaran Poli Radioterapi sendiri setiap harinya melakukan pendaftaran pasien rata-rata sejumlah 198 pasien BPJS yang terdiri dari pasien sinar, kontrol, simulator, TPS (Treatment Planning System), moulding, dan lain-lain. Sedangkan rata-rata kecepatan petugas pendaftaran untuk mendaftar 1 orang pasien dengan 2 cara yaitu manual dan elektronik adalah 3.47 menit. Berdasarkan masalah tersebut, maka peneliti tertarik untuk meneliti mengenai jumlah kebutuhan petugas pendaftaran Poli Radioterapi di RSUP Dr. Kariadi Semarang dengan judul Prediksi Kebutuhan Tenaga Kerja Berdasarkan Beban Kerja di Bagian Loket Pendaftaran Rawat Jalan Poli Radioterapi RSUP Dr. Kariadi Semarang Tahun 2017 dengan menggunakan metode WISN. METODE PENELITIAN Jenis penelitian yang digunakan adalah penelitian deskriptif dengan metode penelitian yang digunakan adalah observasi, yaitu pengamatan obyek penelitian secara langsung guna memberi gambaran hasil sesuai dengan keadaan di lapangan. Selain itu juga menggunakan metode wawancara yaitu peneliti melakukan interaksi secara langsung terhadap responden untuk memperoleh gambaran hasil sesuai dengan di lapangan. Populasi yang diamati adalah petugas TPPRJ Poli Radioterapi RSUP Dr. Kariadi Semarang yang berjumlah 5 orang. Instrumen yang digunakan dalam pengumpulan data yaitu : 1. Stopwatch Stopwatch digunakan sebagai alat ukur untuk mengitung lama waktu yang digunakan dalam sekali melakukan pendaftaran. 2. Kalkulator Kalkulator digunakan untuk mengitung jumlah beban kerja dan kebutuhan tenaga.

5 HASIL DAN PEMBAHASAN 1. Karakteristik petugas pendaftaran rawat jalan poli radioterapi tahun RSUP Dr. Kariadi Semarang memiliki 5 orang petugas pendaftaran rawat jalan Poli Radioterapi. Dari 5 orang petugas pendaftaran Poli Radioterapi tidak ada satu petugas pun yang memiliki latar belakang pendidikan Rekam Medis. Dan bahkan ada yang hanya lulusan SLTA meskipun dengan pengalaman kerja selama 36 tahun. Dari tabel lama waktu pelayanan per petugas dapat disimpulkan bahwa petugas yang memiliki pengalaman kerja yang lama juga mempengaruhi kecepatan petugas pendaftaran. Petugas dengan usia yang lebih tua memiliki tingkat kecepatan pelayanan yang lebih rendah dibandingkan dengan petugas yang memiliki usia lebih muda. 1. Petugas A usia 36 tahun, pendidikan terakhir S1 Komputer, lama kerja 12 tahun. 2. Petugas B usia 55 tahun, pendidikan terakhir SLTA, lama kerja 36 tahun. 3. Petugas C usia 55 tahun, pendidikan terakhir S1 Sosial Politik, lama kerja 33 tahun. 4. Petugas D usia 25 tahun, pendidikan terakhir S1 Kesehatan Masyarakat, lama kerja 2,5 tahun. 5. Petugas E usia 30 tahun, pendidikan terakhir S1 Akutansi, lama kerja 2,5 tahun. Status tingkat pendidikan terakhir seseorang juga mempengaruhi lama waktu pelayanan karena di dalam pendaftaran terdapat kode penyakit dan kode tindakan yang harus diinput. Apabila seseorang tidak memiliki pengalaman yang cukup dan tidak memiliki latar belakang pendidikan bidang kesehatan pasti akan menghambat pelayanan pendaftaran. 2. Mendeskripsikan tugas pokok petugas pendaftaran rawat jalan poli radioterapi tahun Jenis kegiatan yang dilakukan oleh petugas pendaftaran rawat jalan Poli Radioterapi antara lain : a) Melakukan pendaftaran pasien rawat jalan (cetak SEP dan Form Kendali). b) Melakukan verifikasi berkas pendaftaran. Verifikasi meliputi : 1) Foto copy surat rujukan dari rumah sakit tipe B atau C 2) Foto copy surat perjanjian kontrol

6 3) Kartu BPJS asli 4) Kartu hijau program radioterapi c) Melakukan pencarian DRM. d) Membuat DRM untuk pasien baru. e) Melakukan biling keuangan. 3. Melakukan perhitungan rata-rata waktu kerja tiap tugas pokok dan tugas tambahan petugas pendaftaran rawat jalan poli radioterapi tahun Tabel 1 1 Melakukan kegiatan verifikasi berkas 1.21 pendaftaran 2 Melakukan kegiatan cetak SEP dan form kendali Melakukan pencarian DRM Membuat buku DRM pasien baru Melakukan biling keuangan Mengidentifikasi standar beban kerja petugas pendaftaran rawat jalan poli radioterapi tahun a) Melakukan kegiatan verifikasi berkas pendaftaran b) Melakukan kegiatan cetak SEP dan form kendali c) Melakukan pencarian DRM d) Membuat buku DRM pasien baru e) Melakukan biling keuangan 5. Mengidentifikasi standar kelonggaran petugas pendaftaran rawat jalan poli radioterapi tahun Tabel 2 Kegiatan rata rata WKT SKK wkt wkt/ thn Pelatihan ,004 kompete nsi dasar BLS / K ,003 Breefing ,084 Service exellent ,003 Total SKK 0,094

7 FKK= 1 : {1-(total SKK : 100)} = 1 : {1-(0,094 : 100) = 1 : 0,99906 = 1,00 6. Menghitung kuantitas kegiatan tugas pokok dan tugas tambahan per tahun. Kuantitas kegiatan pokok = volume kegiatan per hari x hari kerja efektif = 117,88 x 231 = ,28 pasien / tahun 7. Menghitung waktu kerja tersedia tiap petugas. Waktu Kerja Tersedia = {A (B+C+D+E)} x F A = Hari Kerja: 5 x 52 = 260 hr/thn B = Cuti Tahunan : 12 hr/thn C = Pelatihan & Pendidikan: 3 hr/thn D = Hari Libur Nasional: 11 hr/thn E = Tidak Hadir Kerja: 3 hr/thn F = Waktu Kerja : 8 jam/hr Waktu Kerja Tersedia = {A (B+C+D+E)} x F = {260 ( )} x 8 = jam / tahun = menit / tahun 8. Menghitung jumlah kebutuhan tenaga pendaftaran berdasarkan beban kerja petugas pendaftaran rawat jalan poli radioterapi tahun 2017 dengan menggunakan metode WISN. Tabel 3 Analisa deret berkala Tahun Jumlah Tabel 4 Thn Y X XY x Jmlh a) Mencari nilai a dan b a = b = Y = = 9.854,4 N 5 xy = = 5.791,8 x 2 10 b) Masukkan ke dalam rumus kuadrat kecil yaitu : Y 2017 = a + bx = 9.854,4+(5.791,8 x 3) = Berdasarkan perhitungan, dapat diketahui prediksi jumlah pasien

8 pada tahun 2017 adalah pasien. pendaftaran. Perlu penambahan petugas sebanyak 4 orang. Perbandingan kebutuhan tenaga Tabel 5 No Kegiatan Kebutuhan Petugas 1 Melakukan kegiatan 1,30 cetak SEP dan form kendali 2 Melakukan kegiatan 1,79 verifikasi berkas pendaftaran 3 Melakukan 2,08 pencarian DRM 4 Membuat buku 2,08 DRM pasien baru 5 Melakukan biling 1,38 keuangan Jumlah 8,63 Berdasarkan perhitungan jumlah perbandingan antar kebutuhan petugas A, B, C, D, dan E dengan tugas pokok dan fungsi yang dilakukan petugas pendaftaran poli rawat jalan radioterapi RSUP Dr. Kariadi Semarang maka jumlah kebutuhan petugas pendaftaran tahun 2017 adalah sebanyak 8,63 = 9 petugas. Sedangkan petugas pendaftaran yang ada saat ini adalah 5 orang petugas. Artinya tidak sesuai dengan beban kerja yang ditanggung oleh petugas Dalam teori disebutkan bahwa Rumah Sakit Umum tipe A minimal memiliki 70 orang perekam medis terampil dan 20 orang perekam medis ahli. [5] Sedangkan di poli radioterapi tidak memiliki satu orang pun petugas dengan lulusan rekam medis, walaupun petugas tersebut memiliki jabatan sebagai PNS. Berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan di rawat jalan poli radioterapi RSUP Dr. Kariadi Semarang, belum sesuai dengan teori, dimana tupoksi petugas pendaftaran adalah mendaftarkan pasien rawat jalan, melakukan pencatatan data dasar pasien rawat jalan kedalam berkas RM, melakukan distribusi dokumen Rekam Medis menuju ke Poliklinik tujuan pasien, membantu bagian keuangan dalam memberikan informasi jasa pelayanan RJ, dan memberikan informasi untuk pasien, manajemen, atau pelanggan lain. [4] Sedangkan petugas pendaftaran di radioterapi tidak memiliki tupoksi yang jelas dibuktikan dengan tidak adanya SOP dan petugas juga tidak mengerti apa itu SOP, petugas juga melakukan kegiatan di luar tugas pokok dari petugas pendaftaran, seperti melakukan biling keuangan, membuat buku DRM baru, dan melakukan pencarian DRM.

9 Kuantitas kegiatan pokok tahun 2017 untuk petugas A, B, C, D, E adalah pasien per tahun dengan standar beban kerja petugas yaitu : No Jenis Kegiatan Jumlah Pasien 1 Melakukan verifikasi berkas pendaftaran 2 Melakukan cetak SEP dan Form Kendali 3 Melakukan pencarian DRM 4 Membuat buku DRM pasien baru 5 Melakukan biling keuangan Berdasarkan hasil perhitungan waktu kerja tersedia petugas pendaftaran rawat jalan poli radioterapi RSUP Dr. Kariadi Semarang adalah jam per tahun. Dengan rincian hari kerja efektif 5 hari per minggu, cuti tahunan 12 hari per tahun, pelatihan dan pendidikan 3 hari per tahun, libur nasional 11 hari per tahun, tidak hadir kerja 3 hari per tahun, waktu kerja 8 jam per hari. Faktor kelonggaran petugas A, D, E meliputi pelatihan kompetensi dasar, BLS/K3 dengan nilai SKK yaitu 0,007 dan FKK yaitu 1,00. Sedangkan untuk petugas B, C meliputi pelatihan kompetensi dasar, BLS/K3, breefing pagi, dan service excellent dengan nilai SKK yaitu 0,091 dan FKK yaitu 1,00 KESIMPULAN 1. Karakteristik petugas pendaftaran di RSUP Dr, Kariadi Semarang yaitu Petugas A usia 36 tahun, pendidikan terakhir S1 Komputer, lama kerja 12 tahun.petugas B usia 55 tahun, pendidikan terakhir SLTA, lama kerja 36 tahun.petugas C usia 55 tahun, pendidikan terakhir S1 Sosial Politik, lama kerja 33 tahun.petugas D usia 25 tahun, pendidikan terakhir S1 Kesehatan Masyarakat, lama kerja 2,5 tahun.petugas E usia 30 tahun, pendidikan terakhir S1 Akutansi, lama kerja 2,5 tahun. 2. Tugas pokok dan fungsi petugas pendaftaran rawat jalan poli radioterapi adalah mendaftar pasien (mencetak SEP dan Form kendali), melakukan verifikasi berkas. 3. Tugas tambahan petugas pendaftaran rawat jalan poli radioterapi adalah mencari DRM, membuat buku DRM pasien baru, melakukan biling keuangan. 4. Waktu kerja tersedia dalam 1 tahun untuk tupoksi dan tugas

10 tambahan adalah jam per tahun. 5. Standar beban kerja petugas pendaftaran rawat jalan poli radioterapi yaitu : a) Melakukan kegiatan verifikasi berkas pendaftaran : pasien. b) Melakukan kegiatan cetak SEP dan form kendali: pasien. c) Melakukan pencarian DRM : pasien. d) Membuat buku DRM pasien baru : pasien. e) Melakukan biling keuangan : pasien. 6. Standar kelonggaran petugas pendaftaran rawat jalan Poli Radioterapi RSUP Dr. Kariadi Semarang adalah 1, Berdasarkan perhitungan dengan metode WISN kebutuhan tenaga pendaftaran rawat jalan Poli Radioterapi RSUP Dr. Kariadi Semarang adalah sebanyak 9 petugas. SARAN 1. Sebaiknya salah satu petugas pendaftaran di poli radioterapi diberikan petugas dengan kriteria min DIII Rekam Medis. 2. Perlu adanya penambahan petugas pendaftaran Poli Radioterapi sebanyak 4 orang petugas. 3. Perlu adanya SOP yang lebih jelas untuk mengatur tugas pokok dan fungsi petugas pendaftaran terutama di poli rawat jalan radioterapi. 4. Perlu penambahan petugas filing agar tugas pokok dan fungsi petugas pendaftaran lebih fokus ke bagian pendaftaran. Tidak ditambah tugas tambahan dengan tugas dari petugas filing. 5. Sebaiknya sistem pendaftaran digunakan sistem komputerisasi saja tanpa menggunakan sistem manual dikarenakan sistem manual tidak efisien dalam pelaksanaannya. DAFTAR PUSTAKA 1. A.A. Gde Muninjaya Manajemen Kesehatan. Jakarta : Penerbit Buku Kedokteran EGC : Wahyuningsih, N Analisis Lost Patient di Poliklinik Rawat Jalan Rumah Sakit Pertamina Jaya Tahun Jakarta : Universitas Indonesia. Diakses melalui asi=lokal pada 15 Mei 2017 jam 10.51

11 3. Rachmawati, Ike K Manajemen Sumber Daya Manusia.Yogyakarta : Penerbit ANDI. 4. Tarwaka, dkk Ergonomi Untuk Keselamatan, Kesehatan Kerja dan Produktivitas. Surakarta : Islam Batik University Press. 5. Alwi, Syafaruddin Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta :BPFE.