BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Sumber-sumber ekonomi yang ada pada suatu perusahaan memiliki peranannya masing-masing dalam usaha peningkatan produktivitas. Keseluruhan sumber ekonomi tersebut apabila dimanfaatkan secara efektif dan efisien, maka akan menghasilkan output yang sebanding pula. Dengan begitu, tingkat produktivitas suatu perusahaan dapat diukur, sebagaimana yang diungkapkan oleh Hasibuan (2003) bahwa produktivitas adalah perbandingan antara keluaran (output) dengan masukan (input). Sumber-sumber ekonomi tersebut antara lain, peralatan produksi dengan teknologi canggih yang semakin mempermudah penyelesaian suatu pekerjaan, pengolahan bahan baku menjadi barang jadi yang kemudian dipasarkan untuk memenuhi kebutuhan masyarakat. Lalu yang terpenting dari semua hal tersebut adalah manusia (pegawai), sebagai salah satu sumber ekonomi yang mampu mengendalikan sumber-sumber ekonomi lainnya. Pegawai diperlukan untuk dapat membantu menjalankan kegiatan bisnis suatu perusahaan. Dengan berbekal pengetahuan, keahlian dan kemampuan, serta kepribadian yang sesuai dengan jenis pekerjaannya, seorang pegawai akan mampu bekerja secara optimal sehingga target pekerjaan pun dapat tercapai. Pegawai yang mampu bekerja secara produktif akan menunjukkan pencapaian yang memuaskan pula bagi perusahaan. Salah satu faktor yang mendukung peningkatan produktivitas kerja pegawai tersebut adalah dengan adanya tata ruang kantor yang baik, tempat dimana pegawai tersebut melaksanakan berbagai kegiatan kantor sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya masing-masing. Seperti yang dikemukakan oleh Sukoco (2007), bahwa produktivitas suatu organisasi secara langsung atau tidak langsung akan dipengaruhi oleh penataan ruang kerja (layout). Setiap perusahaan memiliki keinginan untuk memberikan fasilitas sebaik mungkin terutama dalam hal ruangan kerja agar pegawai dapat bekerja dengan 1
lebih baik, tidak terkecuali bagi PT Agronesia. Sebagai perusahaan yang bergerak dalam bidang industri yang terdiri dari industri makanan dan minuman, teknik karet, es, dan plastik, PT Agronesia memiliki misi yang salah satunya yaitu Good House, yang berarti penciptaan penataan lingkungan kantor ruangan, dokumen serta setiap aliran barang, manusia dan dokumen termasuk penyimpanan dengan rapih, ringkas dan baik. Tata ruang kantor yang ada pada lantai satu kantor pusat PT Agronesia pada umumnya masih belum memenuhi keempat azas seperti yang diungkapkan oleh Sedarmayanti (2009), yakni azas jarak terpendek, penggunaan segenap ruangan, rangkaian kerja, serta perubahan susunan tempat kerja untuk dapat menciptakan kenyamanan, keamanan, serta berbagai kemudahan yang dapat diperoleh pegawai dalam melaksanakan pekerjaan kantor. Permasalahan terkait tata ruang kantor ini dapat dilihat dari hasil observasi lokasi dan wawancara terhadap beberapa pegawai. Seperti misalnya, antara Divisi SDM & Pengembangan Organisasi dengan Divisi Akuntansi & Keuangan terletak di lantai yang berbeda, sedangkan intensitas kegiatan diantara keduanya cukup tinggi, begitu pula antara Divisi Umum dengan Sekretariat. Selain itu, karena ada beberapa hal yang menjadi pertimbangan, salah satu Staf Divisi Umum yang semula memiliki tempat kerja di lantai satu, kini dipindahkan ke lantai dua yaitu di sekitar Divisi Sekretariat, namun masih bertanggung jawab terhadap Divisi Umum yang berada di lantai satu. Hal tersebut menyebabkan baik Staf SDM & Pengembangan Organisasi, Akuntansi & Keuangan, Sekretariat maupun Umum tersebut harus naik turun tangga untuk melaksanakan setiap pekerjaan yang berhubungan diantara keduanya. Hal tersebut apabila dilakukan secara berulang-ulang menimbulkan kelelahan pada pegawai. Selain itu, penambahan Staf pada Divisi SDM & Pengembangan Organisasi, menyebabkan Divisi tersebut membutuhkan ruang kerja yang lebih luas. Pada awalnya, ruang kerja pegawai Divisi tersebut memiliki luas kurang lebih 6 m x 4 m untuk empat pegawai. Namun sekarang, luas ruangan tersebut harus ditempati oleh dua pegawai lagi dan satu pelajar yang sedang melaksanakan 2
Praktik Kerja Lapangan (PKL). Oleh karena itu, ruangan tersebut menjadi sangat sempit. Hal yang sama juga terjadi pada ruang kerja yang ditempati oleh pegawai Departemen Perbendaharaan & Perpajakan (termasuk dalam Divisi Akuntansi & Keuangan). Ruangan tersebut terlalu sempit untuk jumlah pegawai sebanyak tujuh orang dengan luas ruangan 5,4 m x 4 m. Hal tersebut menyebabkan dua dari tujuh pegawai tersebut harus bekerja di ruang Departemen Verifikasi & Anggaran dan Akuntansi (termasuk dalam Divisi Akuntansi & Keuangan). Adapula permasalahan mengenai letak peralatan dan furniture kantor, seperti meja kerja yang belum memenuhi azas jarak terpendek dan rangkaian kerja. Begitu pula dengan letak filing cabinet, lemari arsip, dan rak arsip, khususnya milik Divisi Akuntansi & Keuangan. Peralatan kantor tersebut sebagian besar terletak di luar ruangan tepatnya di lorong tempat pegawai dan publik mondar mandir, sehingga sulit dijangkau dan menimbulkan pemandangan yang kurang baik bagi publik. Selanjutnya adalah mengenai sirkulasi udara, terutama pada ruang kerja pegawai Divisi Akuntansi & Keuangan. Ruang kerja Divisi tersebut dibagi dalam dua ruangan yaitu ruang untuk Departemen Verifikasi & Anggaran dan Akuntansi dan ruang untuk Departemen Perbendaharaan & Perpajakan. Kedua ruangan tersebut tidak memiliki ventilasi udara secara langsung. Udara yang masuk pada Departemen Verifikasi & Anggaran dan Akuntansi hanya berasal dari pintu masuk kantor yang terletak sekitar 10 meter dan jendela ruangan Divisi Pemasaran yang berada tepat di depan ruangan ini namun terhalang oleh dua buah sekat setinggi 1,4 m. Selain itu, sebagai pengganti Air Conditioner (AC), Divisi ini menggunakan lebih dari satu kipas angin, letaknya pun disimpan di lokasi yang tidak strategis dikarenakan penggunaan ruangan yang sudah penuh serta sambungan listrik yang terbatas, sehingga udara yang tersebar pun tidak merata. Kurangnya ventilasi udara tersebut menyebabkan ruangan menjadi panas terutama menjelang siang hari, terlebih lagi jumlah pegawai di ruangan ini sekitar 15 pegawai untuk ruangan seluas 64,26 m². Untuk ruang Departemen Perbendaharaan & Perpajakan ini menggunakan jenis tata ruang kantor tertutup. Oleh karena itu, udara diperoleh hanya jika pintu ruangan selalu terbuka dan 3
itupun tidak dapat menyebar secara menyeluruh. Hal ini membuat pegawai sulit berkonsentrasi dan mudah terpancing emosi. Sedangkan jika dilihat dari jenis pekerjaannya, Divisi Akuntansi & Keuangan justru sangat membutuhkan konsentrasi dan ketelitian yang tinggi. Permasalahan udara lainnya yaitu mengenai lokasi ruang pegawai Divisi Pemasaran yang dekat dengan tempat pembuangan sampah, sehingga seringkali menimbulkan bau yang tidak sedap pada ruangan, yang kemudian menyebar ke sekitar ruangan tersebut seperti pada Divisi Akuntansi & Keuangan. Hal tersebut sangat menganggu kinerja dan kenyamanan pegawai. Berdasarkan gambaran beberapa masalah diatas, judul yang diangkat pada penelitian ini adalah Perancangan Tata Ruang Kantor Lantai Satu Kantor Pusat PT Agronesia Bandung yang merupakan salah satu persyaratan untuk menyelesaikan Pendidikan Program Diploma III Program Studi Administrasi Bisnis Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Bandung. 1.2 Identifikasi Proyek Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas, maka permasalahan yang diidentifikasi adalah sebagai berikut: 1. Bagaimana kondisi awal tata ruang kantor lantai satu kantor pusat PT 2. Bagaimana perancangan tata ruang kantor lantai satu kantor pusat PT 1.3 Tujuan Dan Manfaat Proyek 1.3.1 Tujuan Adapun tujuan dari proyek tugas akhir ini adalah sebagai berikut: 1. Mengetahui kondisi awal tata ruang kantor lantai satu kantor pusat PT 2. Merancang tata ruang kantor yang sebaiknya digunakan lantai satu kantor pusat PT 4
1.3.1 Manfaat 1. Bagi penulis a. Penulis dapat menerapkan ilmu dan keterampilan dari teori-teori yang telah diperoleh selama proses perkuliahan terutama mengenai tata ruang kantor. b. Hasil proyek ini digunakan untuk memenuhi salah satu syarat penyelesaian pendidikan Diploma III, Program Studi Administrasi Bisnis, Jurusan Administrasi Niaga, Politeknik Negeri Bandung. 2. Bagi Perusahaan Sebagai bahan referensi dalam penataan tata ruang kantor, terutama pada lantai satu kantor pusat PT Agronesia agar dapat mengatasi segala permasalahan yang dapat menghambat produktivitas pegawai. 3. Bagi Pembaca Sebagai sumber referensi untuk mendapatkan informasi maupun ilmu yang dapat digunakan dalam merancang tata ruang suatu kantor. 5