BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Tinjauan Pustaka Ada dua jenis tipe persediaan atau inventory, yang pertama adalah manufacturing inventory, yaitu penyediaan dari bahan baku atau komponen yang digunakan untuk mendukung perencanaan operasi proses produksi, dimana kebutuhannya tergantung dari permintaan barang hasil produksi yang dijadwalkan atau disebut juga dependent demand. Yang kedua adalah distribution inventory, yaitu merupakan barang jadi, dimana kebutuhan dimaksudkan untuk memenuhi kebutuhan konsumen, atau disebut juga independent demand. Bisnis yang dilakukan oleh Parts Division PT.United Tractors, lebih mendekati ke tipe yang kedua, karena manajemen inventory yang dilakukan adalah untuk memenuhi kebutuhan suku cadang yang dibeli oleh konsumen. Sedangkan dalam proses operasionalnya adalah memakai pemesanan berulang (order cycle), sumber persediaan dari luar (outside supply), dan permintaan yang ada merupakan independent demand dengan variable demand. Tidak semua jenis suku cadang mempunyai perlakuan yang sama dalam pengadaan sediaanya. Secara garis besar metode pengadaan suku cadang di PT.United Tractors dibedakan atas dua tipe yaitu deterministik dan data lampau ( time series ). Dan untuk perhitungan suku cadang undercarriage, yang dibahas dalam skripsi ini, menggunakan metode deterministik, karena suku cadang undercarriage 11
tersebut dapat diketahui umur penggantiannya berdasar ukuran hours meter (Hm). Dengan mengetahui Hm operasi alat berat maka waktu penyediaan dari suku cadang tersebut juga dapat diketahui. Dari perhitungan Inventory Management Department yang didapat dari pengukuran Hm dan dikorelasikan dengan life time suku cadang undercarriage yang ada, maka dari data tersebut Inventory Management Department memperkirakan kebutuhan penyediaan suku cadang ini. Tetapi selain dari perhitungan tersebut, harus diperhatikan juga mengenai target penjualan yang ditetapkan oleh Parts Marketing Department yang relatif lebih besar dari perhitungan Inventory Management Department. Dikarenakan target Parts Marketing Department untuk memenuhi target sales dari perusahaan yang mempunyai trend meningkat dari tahun ke tahun sesuai dengan perkembangan bisnis yang ada. Dari target sales yang ada, maka Inventory Management Department akan membuat rencana pengadaan persediaan per bulan yang merupakan rencana pembelian per bulan. Rencana pengadaan persediaan ini akan diinformasikan ke bagian pembelian untuk ditindaklanjuti dengan pembelian secara periodic ke supplier. Sesuai dengan kesepakatan dengan supplier proses pembelian dilakukan 1 bulan sekali. 2.1.1 Total biaya pengadaan ( Total biaya persediaan ) Dalam proses penyediaan suku cadang kita mengenal adanya biaya total pengadaan atau total cost order. Total biaya yang ada dalam proses pengadaan barang tersebut tidak hanya menyangkut harga pembelian barang itu saja, tetapi juga semua biaya lain yang ada sejak barang tersebut dipesan dari supplier sampai dengan barang 12
tersebut terjual atau terpakai dalam operasi perusahaan. Secara matematis Total biaya pengadaan dapat dirumuskan sebagai berikut : Total biaya pengadaan = Biaya pembelian + Biaya pemesanan + Biaya simpan barang Dalam proses pembelian suku cadang undercarriage di PT.United Tractors dilakukan dengan proses import dari supplier, Komatsu Asia & Pacific Pte Ltd (KAP) yang berlokasi di Singapura. Wayne C Turner (1993) mengungkapkan bahwa tujuan dari fungsi perencanaan persediaan dan pengendalian produksi adalah untuk memuat kebijaksanaan persediaan yang sesuai dan untuk meminimasi semua biaya yang berhubungan. Hampir semua permasalahan persediaan harus memberikan jawaban untuk 2 pertanyaan : 1. Seberapa besar pembelian yang dibuat pada saat tertentu? 2. Kapan pembelian tersebut dilaksanakan? Dalam masing-masing pertanyaan ini terdapat biaya yang saling berlawanan. Pada pertanyaan pertama, faktor biaya pembelian akan terjadi jika order yang dibuat terlalu banyak atau sedikit dalam satu waktu. Pada pertanyaan kedua, faktor biaya akan pemesanan terlibat jika order dibuat terlalu sering atau terlalu jarang. Tujuan secara umum adalah untuk menentukan tindakan yang dapat meminimasi total biaya yang dikeluarkan. 13
2.1.2 Komponen Total biaya pengadaan Dari perumusan total biaya persediaan diatas,maka ada tiga komponen utama pembentuknya. Berikut ini adalah penjelasan dari komponen pembentuk biaya pengadaan tersebut : 2.1.2.1 Biaya Pembelian Biaya pembelian barang adalah harga per unit apabila barang tersebut dibeli dari pihak luar. Biaya per unit akan selalu menjadi bagian dari biaya barang dalam persediaan. 2.1.2.2 Biaya Pemesanan Sedangkan untuk biaya pemesanan adalah semua biaya yang dikeluarkan karena kita melakukan proses pemesanan. Termasuk didalamnya biaya pengangkutan dan pengiriman sampai dengan gudang pembeli, biaya administrasi dalam proses order, biaya asuransi barang selama dalam perjalanan, bea masuk impor dan biaya-biaya lainnya yang muncul pada proses pemesanan. Biaya ini diasumsikan tidak akan berubah secara langsung dengan jumlah pemesanan. 2.1.2.3 Biaya Simpan Untuk biaya simpan yang disebut juga holding cost meliputi seluruh biaya yang menyangkut penyimpanan barang ditempat penyimpanan atau gudang. Komponen biaya simpan adalah sebagai berikut : 14
1. Biaya atau uang yang diinvestasikan dalam persediaan yang dapat saja digunakan untuk yang lain. 2. Biaya dari ruang penyimpanan-biaya gudang perlengkapan seperti penyediaan tekanan, penerangan dan lain-lain 3. Biaya penyusutan, kerusakan, dan kehilangan 4. Biaya untuk asuransi dan pajak persediaan 2.1.3 Safety Stock (Cadangan Penyelamat) Hampir semua permintaan atas produk suatu perusahaan yang tidak pernah tepat sesuai dengan yang telah diramalkan. Begitu juga atas waktu datangnya barang pesanan, seringkali tidak tepat sesuai yang telah direncanakan. Agar permintaan dari pelanggan dapat diantisipasi terus, maka diperlukan suatu sediaan cadangan. Suatu perusahaan memerlukan sediaan cadangan bila : 1. Jumlah permintaan selalu berubah-ubah sehingga tidak dapat diramalkan dengan tepat (fluktuasi demand) 2. Waktu datangnya barang (lead time) tidak dapat ditentukan, sering berubah karena pengaruh berbagai hal dan faktor (variasi lead time) Safety stock atau sediaan pengaman adalah sediaan yang harus disediakan untuk mengantisipasi adanya lonjakan pemintaan atau variasi waktu tenggang atau bisa juga disebabkan oleh keduanya. Prawirosentono (2001) dalam Manajemen Operasi mengatakan bahwa pada prinsipnya sediaan pengaman mempunyai tujuan : 15
1. Dalam hal kehabisan bahan/sediaan, proses produksi dapat dijamin kelanjutannya. 2. Sehubungan dengan itu, cadangan penyelamat perlu untuk meenyelamatkan perusahaan dalam menjamin kontinuitas proses produksi, berarti menjamain kontinuitas hubungan dengan pelanggan atau konsumen. Dengan kata lain perusahaan dapat memberikan pelayanan yang terus-menerus, sekaligus memperoleh keuntungan. Bila permintaan barang sesuai dengan yang diramalkan dan datangnya barang pesannan selalu tepat waktu sesuai yang diharapkan, maka perusahaan tidak perlu menyediakan cadangan penyelamat. 2.1.4 Tipe Transaksi dan Pengangkutan Import Macam-macam perjanjian jual beli import adalah sebagai berikut : 1. Ex.Work adalah harga pembelian barangnya hanya di gudang penjual, segala biaya yang timbul dari gudang penjual sampai ke gudang pembeli ditanggung oleh pembeli 2. F.O.B ( Free On Board ) adalah harga pembelian barang hanya sampai diatas kapal di pelabuhan penjual, segala biaya yang timbul setelah itu ditanggung oleh pembeli 3. C & F ( Cost and Freight ) adalah biaya pembeelian barang sampai di pelabuhan tujuan, segala biaya selanjutnya ditanggung pembeli 4. C I F adalah harga pembelian barang sampai di pelabuhan tujuan dan biaya Asuransi dibayar oleh penjual 16
Sedangkan macam-macam tipe pengangkutan import yang melalui Laut ( Sea Freight ) adalah sebagai berikut : 1. Full Container Load ( FCL ) adalah tipe pengangkutan yang memuat semua barang ada dalam 1 container atau lebih adalah milik satu pembeli dan satu penjual. 2. Less Container Load ( LCL ) adalah tipe pengangkutan yang memungkinkan dalam satu container memuat barang dari beberapa penjual dan pembeli. 3. Part Of Container ( POC ) adalah tipe pengangkutan yang memungkinkan barang yang ada dalam satu container atau lebih untuk satu pembeli dari beberapa penjual. 4. Conventional adalah tipe pengangkutan barang dikirim tanpa kontainer. 2.1.4 Komponen Undercarriage (Penggerak kerangka bawah) Undercarriage atau penggerak kerangka bawah merupakan komponen dari unit alat berat (Buldozer atau Excavator) yang berfungsi sebagai penggerak dari unit tersebut dengan mentransmisikan daya dari mesin atau engine. Gambar 2.1 Letak komponen Undercarriage dalam unit 17
Komponen-komponen dan fungsi suku cadang undercarrige dalam unit adalah sebagai berikut : a) Track Links Track Links adalah komponen yang berfungsi sebagai mengubah gerakan putaran menjadi gerakan gulungan untuk membuat unit tersebut bergerak. Selain itu berfungsi sebagai tempat tumpuan dari track roller sehingga memungkinkan unit dapat berjalan Gambar 2.2 Track Links b) Track Rollers Track Rollers adalah komponen yang berfungsi sebagai pembagi berat unit ke rangka atau track frame Gambar 2.3 Track Roller 18
c) Carrier Rollers Carrier Rollers adalah komponen yang berfungsi untuk menahan berat gulungan atas dari track links agar tidak melentur serta menjaga gerakan track links antara sproket dan idler tetap lurus. d) Idlers Idlers berfunsi untuk membantu menegangkan atau mengendorkan track links dan juga menerima beban kejutan pada sisi depan unit, yang selanjutnya diteruskan ke recoil sspring untuk diredam. Gambar 2.4 Idler e) Sprocket Sprocket berfungsi untuk meneruskan tenaga gerak ke track links melalui bushing serta merubah putaran menjadi gulungan pada track links agar unit dapat berjalan. Gambar 2.5 Sprocket 19
2.2KerangkaPemikiran Rencana Ketersediaan 2004 (ending ) Plan Sales 2005 (ending) Plan Stock 2005 (ending) Rencana Pembelian 2005 (ending) = Plan sales (BeginningStock Ending Stock) proportional by percentage plan sales Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Des Economic Order Analyze Y N Release Purchase Order Revisi rencana pembelian 2005 dengan Pengaturan safety stock berdasar Rencana Penjualan Release Purchase Order Gambar 2.6 Flow Proses Penentuan Economic Order Kerangka pemikiran diatas adalah penghitungan rencana pembelian yang selama ini dilakukan oleh Inventory Management Department dengan cara membagi secara proposional perbulan untuk jumlah pembelian. Data dari Parts Marketing 20
Department digunakan untuk menentukan jumlah pembelian setelah dikurangi dengan data persediaan yang ada (Stock On Hand) ditambah dengan jumlah barang yang sedang dalam pemesanan (On Order). Sedangkan metode usulan yang penulis sampaikan adalah pengaturan rencana belanja perbulan sesuai dengan target penjualan dari Parts Mareketing Department dengan mempertimbangkan biaya pemesanan yang berhubungan dengan biaya pengangkutan. Pengaturan ini dengan memaksimalkan pengaturan pengiriman dalam pemakaian container untuk menentukan jumlah pembelian yang ekonomis per bulannya. Dalam bukunya, Richardus Eko Indrajit, Manajemen Persediaan, 2003, mengemukakan bahwa penekanan biaya logistik pembelian diurutkan berdasarkan prioritas dan fokus usahanya hendaknya dilakukan sebagai berikut : 1. Harga pembelian barang 2. Biaya penyimpanan barang 3. Biaya angkutan 4. Biaya pemesanan 5. Biaya kehabisan persediaan 6. Biaya-biaya lain Dalam skripsi ini penulis lebih menekankan pada pengefesiensian biaya pemesanan dari supplier sampai dengan gudang PT.United Tractors. Hal ini didasarkan sebagai berikut : 21
1. Diluar harga pembelian barang, biaya pemesanan memiliki kontribusi 80% terhadap total biaya pengadaan. 2. Efektifitas order cycle dan order quantity mempunyai pengaruh langsung kepada biaya pengangkutan, karena biaya pengangkutan berbanding lurus dengan frekwensi dan quantity order. 22