BAB III SURVEY KETERSEDIAAN DATA 3.1. Rancangan Survey 3.1.1. Tujuan survey Survey ini didesain dengan tujuan untuk mengidentifikasi terhadap ketersediaan data primer berupa jenis-jenis data yang dianggap mewakili yang tipikal dimiliki (di record) oleh kontraktor-kontraktor besar yang menangani pelaksanaan suatu proyek konstruksi (khususnya bangunan gedung), terutama yang terkait dengan aliran material/jasa, uang dan informasi yang dapat mendukung terhadap kelancaran produksi dan koordinasi yang baik antar pihak yang terlibat pada jaringan supply chain di proyek konstruksi yang menjadi studi kasus, selain itu tujuan lain dari survey ini adalah untuk mendapatkan opini dari para responden mengenai keterbatasan dari set indikator yang telah dikembangkan jika diterapkan di proyek-proyek konstruksi di Indonesia. Dari hasil identifikasi ini akan diperoleh apa saja jenis data yang ada di proyekproyek yang menjadi studi kasus, jenis data tersebut kemudian akan menjadi pertimbangan dalam penyusunan indikator penilaian kinerja supply chain agar indikator yang dikembangkan hasilnya akan menjadi lebih realistis sehingga indikator penilaian ini nantinya bisa digunakan sebagai input bagi penelitian selanjutnya terkait dengan kajian kinerja supply chain pada proyek konstruksi bangunan gedung, dan hasil akhirnya kemudian bisa dijadikan sebagai bahan masukan untuk penciptaan dan pengembangan suatu sistem atau konsep pengelolaan supply chain yang tepat untuk diterapkan dalam industri konstruksi dan menjadi strategi yang efektif untuk tujuan pencapaian penghematan biaya proyek. 3.1.2. Responden Responden yang menjadi objek untuk survey identifikasi ketersediaan data terdiri dari 5 (lima) proyek studi kasus, dari 3 (tiga) perusahaan kontraktor BUMN Nasional yang berlokasi di Jakarta. Untuk kemudahan dalam hal penamaan pada penelitian ini, maka masing-masing perusahaan diasumsikan sebagai perusahaan 45
46 X, Y dan Z. Perusahaan X dan Z memberikan 2 (dua) proyek sebagai studi kasus untuk penelitian ini, sedangkan perusahaan Y hanya memberikan 1 (satu) proyek sebagai studi kasus. Sehingga dalam hal penamaan untuk masing-masing proyek akan disesuaikan terhadap penamaan dari perusahaan, yaitu X 1, X 2, Y 1, Z 1 dan Z 2. X 1 dan Z 1 merupakan proyek pembangunan gedung perkantoran dan rumah sakit yang berlokasi di Jakarta dengan pemerintah sebagai pemilik bangunan. Metoda kontrak yang dilakukan dalam kedua proyek ini adalah metoda kontrak umum, dimana kontraktor X dan Y merupakan satu-satunya pihak yang memiliki hubungan kontrak langsung dengan owner. Owner tidak melakukan pemecahan kontrak, sehingga seluruh jaringan supply chain yang terdapat dalam site konstruksi pada proyek ini merupakan anggota supply chain dari kontraktor X dan Z. Dalam hal ini owner melakukan pengadaan material-material dengan volume yang besar serta pengadaan jasa tertentu. Sifat kontrak yang digunakan adalah lumpsum fixed price dan dana pembiayaan bersumber dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara serta sistem pengadaan kontraktor dilakukan dengan pelelangan umum. X 2, dan Z 2 merupakan proyek pembangunan kompleks apartemen yang berlokasi di Jakarta sedangkan Y 1 merupakan proyek pembangunan gedung yang berfungsi sebagai sarana pertokoan (Shopping Arcade), fasilitas umum, serta unit-unit apartemen yang berlokasi di Jakarta. Owner dari ketiga proyek ini adalah lembaga swasta yang bergerak dibidang properti. Pada proyek X 2, Y 1, dan Z 2 Owner melakukan pemecahan kontrak terhadap beberapa pengadaan barang maupun jasa yang dianggap potensial. Metoda kontrak yang dilakukan pada empat proyek ini adalah metoda kontrak terpisah, dimana kontraktor X, Y maupun Z merupakan salah satu dari beberapa kontraktor yang memiliki hubungan kontrak langsung dengan owner. Disini peran pemilik dalam pengadaan sangatlah besar, dimana terjadinya hubungan langsung antara pemilik proyek dengan pihak penyedia jasa lainnya selain kontraktor X, Y maupun Z dan membentuk pola hubungan yang setara antara pemilik proyek dengan pihak-pihak dibawahnya, yaitu kontraktor dan subkontraktor. Selain itu juga terjadinya hubungan langsung pemilik proyek dengan pihak penyedia
47 material pada ke tiga proyek yang ada (X 2, Y 1, dan Z 2 ). Kontrak yang digunakan bersifat lumpsum fixed price dengan dana pembiayaan bersumber dari swasta murni. Survey yang dilakukan dikembangkan dalam bentuk wawancara dan diskusi terpadu yang dilakukan terhadap pihak project manager, site manager, divisi logistik proyek dan pihak lain yang mempunyai kepentingan dalam pelaksanaan pekerjaan di lapangan pada proyek-proyek yang menjadi studi kasus. Sedangkan untuk uji coba set indikator yang telah dikembangkan, nantinya akan dilakukan terhadap 1 (satu) proyek studi kasus, yaitu terhadap proyek Y1. 3.1.3. Perancangan wawancara Materi wawancara yang disampaikan terbagi menjadi beberapa bagian, yaitu materi wawancara yang dilakukan dengan project manager atau site manager dan materi wawancara yang dilakukan dengan divisi logistik proyek. Pertanyaanpertanyaan yang diberikan pada responden dibuat untuk tujuan identifikasi terhadap ketersediaan jenis-jenis data tipikal dimiliki oleh kontraktor-kontraktor besar yang menangani pelaksanaan suatu proyek konstruksi (khususnya bangunan gedung), yang terkait dengan aliran material/jasa, uang dan informasi yang mendukung terhadap kelancaran produksi dan koordinasi yang baik antar pihak yang terlibat di suatu jaringan supply chain, untuk beberapa pekerjaan tertentu. Sehingga akan diperoleh apa saja jenis data yang ada di proyek yang menjadi studi kasus, juga akan diperoleh keterangan mengenai isi dari masing-masing jenis data yang ada termasuk bentuk nyata (contoh) dari masing-masing jenis data yang telah teridentifikasi, untuk bahan pertimbangan di dalam tahapan pengembangan indikator. 3.1.4. Validitas Survey Keabsahan (validitas) survey ditunjukkan dari seberapa baik survey yang dilakukan dapat mengukur sasaran yang ditetapkan. Suatu wawancara dikatakan valid (sah) jika pertanyaan-pertanyaan pada wawancara mampu untuk mengungkapkan/mengukur sesuatu yang akan diukur oleh pewawancara/ menjadi tujuan dari wawancara tersebut (ketepatan). Pengujian validitas yang dilakukan pada penelitian ini adalah pengujian construct validity, yaitu dengan
48 mendiskusikan aspek-aspek yang akan diukur dalam wawancara dengan ahlinya. Para ahli diminta pendapatnya tentang wawancara yang telah disusun, dari hasil konsultasi tersebut diperoleh masukan dan perbaikan terhadap wawancara baik terhadap format wawancara maupun isi wawancara. Dalam proses validasi ini dilakukan beberapa kali perubahan susunan/bentuk pertanyaan pada wawancara, sehingga didapatkan suatu susunan pertanyaan-pertanyaan yang mudah dimengerti dan dipahami oleh responden, sehingga diperoleh wawancara yg dapat mengungkapkan tujuan wawancara secara keseluruhan. Setelah pengujian konstruksi selesai dari ahli dan baru kemudian diuji coba terhadap responden. Selain melihat validasi dari wawancara, ditinjau pula bagaimana validasi dari data atau jawaban responden. Validasi data bertujuan untuk mengukur tingkat kesesuaian data hasil survei terhadap data literatur. Asumsi yang digunakan adalah data yang sudah ada dari studi literatur merupakan data yang sudah diketahui kebenarannya. Perbandingan yang dilakukan adalah dengan menggunakan analisis deskriptif dari hasil yang diperoleh berdasarkan pengolahan data survey dengan data literatur. Validitas data dilakukan pada semua data wawancara yang ada dan diharapkan hasil yang diperoleh dapat memberikan masukan yang berarti untuk penelitian. 3.2. Pelaksanaan Survey 3.2.1. Tahapan Survey Tahapan survey dimulai dengan melakukan identifikasi terhadap beberapa perusahaan kontraktor berkualifikasi B (besar) dan berlokasi di Jakarta. Proses birokrasi dilakukan melalui pihak perusahaan, hal dimaksudkan untuk mempermudah akses dalam mendapatkan data di proyek, karena berdasarkan pengalaman penelitian-penelitian lainnya, sangat sulit melakukan pengambilan data jika langsung berhubungan dengan proyek, karena biasanya proyek akan menyampaikan permohonan yang diajukan ke pihak manajemen di perusahaan baru memberikan keputusan diterima tidaknya permohonan penelitian tersebut. Setelah diperoleh rekomendasi proyek responden, kemudian barulah dilanjutkan dengan melakukan survey awal ke lokasi proyek untuk melakukan penjadwalan wawancara dan pengambilan data primer yang dibutuhkan.
49 Wawancara dilakukan terhadap pihak project manager, site manager, divisi logistik proyek dan pihak lain yang mempunyai kepentingan dalam pelaksanaan pekerjaan di lapangan. Wawancara disini dimaksudkan untuk mengidentifikasi terhadap ketersediaan data primer berupa jenis-jenis data yang tipikal dimiliki (di record) oleh kontraktor-kontraktor besar yang menangani pelaksanaan suatu proyek konstruksi (khususnya bangunan gedung), terutama yang terkait dengan aliran material/jasa, uang dan informasi yang dapat mendukung terhadap kelancaran produksi dan koordinasi yang baik antar pihak yang terlibat pada jaringan supply chain di masing-masing proyek konstruksi yang menjadi studi kasus. Terdapat beberapa tahapan dalam wawancara, dimulai dari identifikasi jenis data, yang terdiri dari ada tidaknya data yang dimaksud di proyek bersangkutan, verifikasi nama data terkait termasuk deskripsi dari masing-masing data, serta penggalian keterangan mengenai isi dari masing-masing jenis data yang ada. Barulah setelah itu diakhiri dengan pengambilan sampling dari masing-masing data untuk setiap jenis data yang telah diijinkan oleh pihak perusahaan untuk diperoleh bagi kepentingan penelitian ini. 3.2.2. Hasil Wawancara Berdasarkan hasil wawancara, maka diperoleh beberapa informasi terkait ketersediaan jenis-jenis data yang sesuai dengan kebutuhan serta masukan dari pihak responden terkait jenis data selain jenis data yang telah teridentifikasi sebelumnya, yang juga dianggap terkait dengan aliran material/jasa, uang dan informasi dan dapat mendukung terhadap kelancaran produksi dan koordinasi yang baik antar pihak yang terlibat di suatu jaringan supply chain. Berdasarkan hasil telaah terhadap studi literatur terkait 3 (tiga) macam aliran yang harus dikelola dengan baik di dalam suatu jaringan supply chain, sehingga efektifitas dan efisiensi dalam pelaksanaan suatu proyek konstruksi dapat ditingkatkan, maka data yang diharapkan dapat diperoleh dalam survey identifikasi jenis data di proyek-proyek yang menjadi studi kasus, antara lain :
50 1. Data pekerjaan tambah-kurang, antara lain Variation Order (VO) dan Change Order (CO). 2. Daftar kendala yang terjadi selama masa pelaksanaan. 3. Data risalah jenis-jenis rapat yang dilakukan selama masa pelaksanaan. 4. Data catatan hasil pengawasan yang dilakukan proyek terkait inspeksi dan tes terhadap subkontraktor. 5. Data transaksional di lapangan, antara lain Puchase Order (PO) dalam pengadaan material. 6. Data monitoring kedatangan material. 7. Data material reject. 8. Data inventory material di gudang. 9. Catatan keikutsertaan subkontraktor dalam perencanaan pelaksanaan. 10. Daftar complaints yang terjadi selama masa pelaksanaan. 11. Invoice 12. Term pembayaran 13. Retur 14. Request for Quotation (RFQ)/ Request for Proposal (RFP) Berdasarkan hasil wawancara yang bertujuan untuk mengidentifikasi ketersediaan 14 (empatbelas) jenis data terkait dengan aliran material/jasa, uang dan informasi yang dapat mendukung terhadap kelancaran produksi dan koordinasi yang baik antar pihak yang terlibat di suatu jaringan supply chain, maka diperoleh informasi dari masing-masing proyek studi kasus sebagai berikut : X 1, X 2, Z 1 dan Z 2 Dari 14 (empatbelas) jenis data yang dimaksud, kesemuanya tersedia di proyek studi kasus ini, namun hanya 8 (delapan) jenis data dapat diperoleh untuk kebutuhan penelitian ini, yaitu : data pekerjaan tambah-kurang berupa Variation Order (VO) dan Change Order (CO), daftar kendala yang terjadi selama masa pelaksanaan, data risalah jenis-jenis rapat yang dilakukan selama masa pelaksanaan, data catatan hasil pengawasan yang dilakukan proyek terkait inspeksi dan tes terhadap subkontraktor, data transaksional di lapangan berupa Puchase Order (PO) dalam pengadaan material, data
51 material reject, data inventory material di gudang dan daftar complaints yang terjadi selama masa pelaksanaan. Y1 Dari 14 (empatbelas) jenis data yang dimaksud, kesemuanya tersedia di proyek studi kasus ini, namun pada proyek ini dapat diperoleh 10 (sepuluh) jenis data untuk kebutuhan penelitian ini, yaitu : data pekerjaan tambahkurang berupa Variation Order (VO) dan Change Order (CO), daftar kendala yang terjadi selama masa pelaksanaan, data risalah jenis-jenis rapat yang dilakukan selama masa pelaksanaan, data catatan hasil pengawasan yang dilakukan proyek terkait inspeksi dan tes terhadap subkontraktor, data transaksional di lapangan berupa Puchase Order (PO) dalam pengadaan material, data monitoring kedatangan material, data material reject, data inventory material di gudang, catatan keikutsertaan subkontraktor dalam perencanaan pelaksanaan dan daftar complaints yang terjadi selama masa pelaksanaan. Ketersediaan jenis data pada kelima proyek studi kasus disajikan pada Tabel 3.1. berikut. No. Tabel 3.1. Ketersediaan Data di Studi Kasus Jenis Data X 1 X 2 Y 1 Z 1 1. VO dan CO 2. Daftar kendala 3. Data risalah rapat 4. Data catatan hasil pengawasan 5. Puchase Order (PO) 6. Data monitoring kedatangan material Z 2 7. Data material reject 8. Data inventory material di gudang 9. Catatan keikutsertaan subkontraktor dalam perencanaan pelaksanaan 10 Daftar complaints yang terjadi selama masa pelaksanaan
52 Keterangan : Data tersedia dan dapat diperoleh. Data tidak tersedia. Setelah informasi ketersediaan jenis data yang diperlukan diperoleh dari masingmasing proyek studi kasus, keseluruhan data tersebut kemudian dikumpulkan. Tidak ada perbedaan yang signifikan terkait dengan nama jenis data maupun deskripsi dari 8 (delapan) jenis data yang diperoleh pada proyek X 1, X 2, Z 1, dan Z 2 maupun 10 (sepuluh) jenis data yang diperoleh pada proyek Y 1, antara hasil telaah terhadap studi literatur dan hasil wawancara dengan responden. Hanya dalam hal pendokumentasian, terdapat beberapa data yang tidak memiliki bentuk baku (formulir standar) dari pihak perusahaan, tapi hanya berupa catatan/ memo atau surat saja.