Rancang Bangun Sistem Informasi Perpustakaan M.Fachrul.Arianto Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Ilmi Komputer Universitas Narotama Surabaya Abstraksi Perpustakaan adalah infrastruktur yang sangat vital bagi suatu institusi atau bagi lembaga pendidikan, perpustakaan didirikan untuk memenuhi kebutuhan informasi masyarakat, khususnya untuk masyarakat dari ekonomi lemah. Selama ini pelayanan yang diberikan oleh perpustakaan masih menggunakan cara cara yang manual dan bisa menghambat proses transaksi peminjaman di perpustakaan tersebut. Bisa di bayangkan apabila ada ratusan buku koleksi, bahkan ribuan, maka akan banyak memakan waktu yang sangat lama untuk mengelola dan melacak keberadaan buku tersebut. Dengan adanya hal ini maka untuk mengatasinya dibuatlah suatu perangkat lunak yang bisa membantu petugas perpustakaan dalam hal proses peminjaman serta pengelolaan koleksi buku perpustakaan tersebut, sehingga bagi perpustakaan tersebut dapat memperoleh pelayanan yang sangat memuaskan dan tidak harus menunggu antri lama- lama dalam melakukan proses peminjaman buku di perpustakaan tersebut. Kata kunci : Perpustakaan, Transaksi 1.1 Latar Belakang Pada perkembangan teknologi yang semakin pesat ini menuntut adanya pengetahuan dan penguasaan teknologi informasi. Walaupun komputer bukan merupakan satu-satunya cara untuk mewujudkan hal tersebut diatas, namun kehadirannya di dunia kerja dan bisnis saat ini tidak dapat dielakkan. Informasi-informsi yang dihasilkan dari pengolahan data tersebut sangat menunjang dalam hal pengambilan keputusan yang sangat penting, yang menyangkut kelanjutan dan produktivitas. Saat ini perangkat komputer beserta aksesorisnya dapat dimiliki dengan harga yang tidak terlalu mahal, keadaan ini
sangat menguntungkan bagi para pengusaha karena dapat menunjang Perpustakaan didirikan untuk memenuhi kebutuhan informasi masyarakat, khususnya untuk masyarakat dari ekonomi lemah. Selama ini pelayanan yang diberikan oleh perpustakaan masih menggunakan cara cara yang manual dan bisa menghambat proses transaksi peminjaman di perpustakaan tersebut. Bisa di bayangkan apabila ada ratusan buku koleksi, bahkan ribuan, maka akan banyak memakan waktu yang sangat lama untuk mengelola dan melacak keberadaan buku tersebut. Dengan adanya hal ini maka untuk mengatasinya dibuatlah suatu perangkat lunak yang bisa membantu petugas perpustakaan dalam hal proses peminjaman serta pengelolaan koleksi buku perpustakaan tersebut, sehingga bagi perpustakaan tersebut dapat memperoleh pelayanan yang sangat memuaskan dan tidak harus menunggu antri lama- lama dalam melakukan proses peminjaman buku di perpustakaan tersebut. segala aktivitasnya. 1.2.Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas, penulis mendapatkan beberapa permasalahan yang terjadi di perpustakaan tersebut, diantaranya : 1. Pelayanan peminjaman koleksi yang kurang cepat, menyebabkan terjadinya antrian 2. Laporan transaksi dan data koleksi yang tidak lengkap Dari identifikasi beberapa permasalahan diatas, penulis menyimpulkan dalam satu pertanyaan yaitu Bagaimana merancang aplikasi perpustakaan yang memberikan pelayanan secara cepat dan bisa memberikan laporan yang lengkap dan tepat 1.3. Batasan Masalah Dari permasalahan diatas maka dalam tugas akhir ini, penulis membatasi masalah yang dibahas sebagai berikut :
Aplikasi ini menggunakan VB 6.0 dan databasenya menggunakan Ms acces 2000 Aplikasi ini berbasis single user 1.4. Manfaat dan Tujuan Maksud dan tujuan dibuatnya aplikasi ini untuk menunjang dan mengembangkan pelayanan perpustakaan sehingga mempermudah pengelola perpustakaan, disamping itu bagi perpustakaan mendapatkan pelayanan yang cepat dan tepat. 1.5 Batasan Masalah Dari permasalahan diatas maka dalam tugas akhir ini, penulis membatasi masalah yang dibahas sebagai berikut : Aplikasi ini menggunakan VB 6.0 dan databasenya menggunakan Ms acces 2000 Aplikasi ini berbasis single user 2. Landasan Teori 2.1 Definisi Sistem Sistem adalah suatu jaringan kerja dari procedure procedure yang saling berhubungan, berkumpul bersama sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. 1 2.2 Pengertian Sistem Informasi Bila kita berbicara tentang sistem informasi, terlebih dahulu kita harus mengerti tentang definisi dari sistem dan informasi itu sendiri. Istilah sistem terdiri dari konteks dimana istilah itu digunakan akan tetapi dalam masalah istilah sistem lebih cocok dipandang sebagai suatu kelompok sistem yang berdiri sendiri, dimana setiap sistem yang ada terdiri dari komponenkomponen yang saling terkait, sifat dasar dari tingkat keterkaitan suatu komponenkomponen dalam sistem tersebut akan sangat penting bagi kelompok sistem yang lain dalam sistem tersebut. Bagaimanapun juga sifat sistem ini akan mencegah komponen-komponen sistem bersifat individu seperti pemakai pada suatu sistem tersebut dianalisis yaitu tidak dapat merupakan entity-entity yang berdiri sendiri. Sedangkan definisi dari informasi adalah suatu data yang diolah atau diproses dan berguna bagi penerimanya. Informasi dapat dikelompokkan menjadi dua kelompok yaitu informasi formal
dan informasi kelompok non formal, karena informasi itu terdiri dari sekumpulan entity yang secara fisik dan secara logic. Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang memperptemukan kebutuhan pengelolaan transaksi harian, mendukung operasi, yang bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu. 2 1. Jogianto HM, Analis dan Desain Sistem Informasi, Edisi Pertama, Cetakan keempat, Yogyakarta. Andi Offset,1995, hal 1 2. Jogianto,HM, Analis dan Desain Sistem Informasi, Edisi Pertama, Cetakan keempat, Yogyakarta. Andi Offset,1995, hal 11 2.3 Siklus Daur Hidup Sistem Perangkat Lunak Dalam pembangunan dan pengembangan sistem perangkat lunak mengikuti suatu model yaitu siklus daur hidup. Pengembangan dilakukan secara bertahap yang terdiri dari : 1. System Engineering and Analysis Suatu sistem yang akan dibangun selalu dimulai dengan menetapkan elemen sistem. Gambaran sistem yang secara menyeluruh sangatlah diperlukan karena untuk mengetahui hubungan atau interaksi antara elemen sistem lainnya seperti perangkat keras, data, manusia dan lain-lain. Hal pokok yang dilakukan pada tahap ini adalah menghimpun kebutuhan secara global dengan disertai sedikit analisa dari rancangan secara umum. 2. Software Requirement Analysis Pada tahap ini dilakukan hal yang sama seperti langkah pertama tapi dilakukan untuk perangkat lunak yang dibuat, yang dilakukan pada tahap ini adalah spesifikasi perangkat lunak. 3. Design Proses perancangan dilakukan berdasarkan spesifikasi perangkat lunak yang telah disusun. 4. Coding Penulisan program (coding) adalah suatu proses untuk menerjemahkan rancangan perangkat lunak menjadi program komputer yang dapat dimengerti oleh suatu sistem komputer. 5. Testing Pengujian difokuskan pada logika dan program, meyakinkan bahwa setiap pernyataan program adalah benar. Meyakinkan input dan output sudah sesuai dengan rancangan.
6. Maintenance Tidak bisa dihindari lagi bahwa setelah perangkat lunak digunakan, perlu untuk dilakukan perubahan. Perubahan ini perlu dilakukan karena kesalahan program baru 3.1 Diagram Berjenjang 0 SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN 1 2 3 MASTER LAPORAN TRANSAKSI LEVEL 0 LEVEL1 LEVEL 2 ditemui setelah dipergunakan, untuk 1.1p 1.2p 1.3p 2.1p 2.2p 3.1p 3.2p 3.3p LAPORAN LAPORAN LAPORAN ANGGOTA PEGAWAI KOLEKSI PEMINJAMAN PENGEMBALIAN PEMINJAMAN DENDA PENGEMBALIAN menyesuaikan dengan kebutuhan pemakai. 3.5p LAPORAN KOLEKSI 3.4p LAPORAN ANGGOTA Gambar 1 Diagram berjenjang 2.4. Microsoft Access 2000 Microsoft Access adalah suatu aplikasi yang dapat membantu dalam pembuatan database 3.2 Flowchart SI perpustakaan 2.5. Visual Basic 6.0 Microsoft Visual Basic adalah salah satu program yang banyak dipakai oleh programmer dalam membuat suatu program, karena visual basic sangat powerful untuk menciptakan berbagai aplikasi. 3 3 Abdul Razaq, Belajar Praktis Pemrograman VB 6.0,Yogyakarta, November 2003 hal5 3. Perancangan Sistem Sistem informasi perpustakaan adalah sistem informasi yang mengelola data dan informasi mengenai data yang terdapat dalam perpustakaan. Sistem ini akan membantu dalam mengorganisir data koleksi perpustakaan serta membentuk laporan yang sesuai Gambar 2 Flowchart Sistem Informasi Perpustakaan
Data Flow Diagram 1 pegawai Perpustakaan(DFD) pegawai data_pegawai rekam_pegawai 2 koleksi laporan_peminjaman laporan_pengembalian pimpinan data_ data_koleksi rekam_koleksi 1 master + rekam_ data_koleksi1 data_ koleksi 3 data_peminjaman data_pengembalian 0 SI_Perpustakaan + laporan_ laporan_koleksi pimpinan laporan_peminjaman data_1 3 data_koleksi koleksi laporan_denda laporan_pengembalian laporan_koleksi laporan_ laporan + data_transaksi data_pegawai pegawai 2 4 transaksi Gambar 3 DFD Level 0 SI data_pengembalian transaksi + rekam_peminjaman rekam_pengembalian Perpustakaan data_peminjaman Gambar 4 DFD Level 1 SI Perpustakaan data_ kartu_ 1 rekam_ pendaftaran pegawai 3 2 data_pegawai input_pegawai rekam_pegawai 1 pegawai 2 koleksi koleksi 3 data_koleksi input_data_koleksi rekam_koleksi Gambar 5 DFD Level 2 SI Perpustakaan
laporan_koleksi laporan_ 5 laporan_data_ data_1 ERD ( Entity Relationship Diagram) 3 3 laporan_pengembalian laporan_pengembalian pimpinan laporan_peminjaman 1 laporan_peminjaman 2 laporan_denda laporan_denda 4 laporan_koleksi data_transaksi 4 transaksi data_peminjaman4 data_denda 2 koleksi data_koleksi1 Gambar 6 DFD Level 2 SI Perpustakaan koleksi kode_koleksi judul pengarang kategori penerbit tanggal_terbit isbn halaman jumlah_stok kondisi_koleksi pegawai nip nama_pegawai jenis_kelamin alamat tempat_lahit tgl_lahir telepon jabatan Relation_203 Relation_204 transaksi no_pinjam no_ nama_ tgl_pinjam tgl_hrs_kembali tgl_kembali kode_koleksi judul jumlah denda nip Relation_205 no_ nama_ jenis_kelamin tempat_lahir tanggal_lahir tanggal_daftar alamat_ktp alamat_tinggal telp pekerjaan data_2 6 2 KAP_(Kartu perpus) data_koleksi3 5 koleksi2 1 data_peminjaman bukti_peminjaman peminjaman rekam_peminjaman 2 4 transaksi KAP_(Krtu_Anggota_perpus) rekam_pengembalian data_koleksi2 pengembalian data_pengembalian 7 4 data_4 data_koleksi4 8 koleksi4 Gambar 6 DFD Level 2 SI Gambar 3.7 Tampilan Login Perpustakaan
Gambar 3.10 Tampilan menu laporan pendapatan denda Gambar 3.8 Tampilan input data pegawai Gambar 3.11 Laporan pendapatan denda Gambar 3.9 Tampilan form peminjaman koleksi
5.1 Saran Berdasarkan hambatan hambatan yang ditemui dalam proses perancangan dan pembuatan aplikasi ini dan guna mengembangkan lebih lanjut dari perangkat lunak ini, ada beberapa saran yang dapat diberikan antara lain : 1. Sebaiknya aplikasi ini dikembangkan dengan berbasis multipleuser 2. Ditambahkan foto koleksi perpustakaan pada aplikasi ini Daftar Pustaka Gambar 3.12 Laporan Anggota yang terkena denda 4.1 Kesimpulan Setelah aplikasi perpustakaan di desain dan dicoba dapat disimpulkan sebagai berikut : 1. Abdul Razaq, Belajar Praktis Pemrograman VB 6.0,Yogyakarta, November 2003 hal5 2. Jogianto HM, Analis dan Desain Sistem Informasi, Edisi Pertama, Cetakan keempat, Yogyakarta,Andi Offset,1995, hal 1. 1. Dengan Aplikasi perpustakaan ini, proses peminjaman koleksi dapat dilakukan dengan cepat 2. Laporan transaksi dan data koleksi dapat di disajikan secara cepat dan akurat.