SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA NILAI SISWA SMPN 12 BENGKALIS Nurhimaddin Mahasiswa Program Studi D3 Jurusan Teknik Informatika Politeknik Negeri Bengkalis E-mail : madincitra@gmail.com Eko Prayitno Dosen Jurusan Teknik Informatika Jurusan Teknik Informatika Politeknik Negeri Bengkalis E-mail : ekoprayitno@polbeng.ac.id ABSTRAK Rezki Kurniati Dosen Jurusan Teknik Informatika Jurusan Teknik Informatika Politeknik Negeri Bengkalis E-mail : - Sistem Informasi Pengolahan Nilai Siswa merupakan sebuah aplikasi client server yang menggunakan bahasa pemograman php dan oracle 10g XE sebagai database nya. Sistem ini menyediakan kemudahan bagi personil sekolah dalam mengakses informasi, khususnya informasi tentang nilai siswa, personil sekolah, dan kelas. Bagi guru, dengan adanya sistem ini akan memudahkan dalam mengolah nilai siswa. Bagi siswa, sistem ini memberikan kemudahan dalam mengetahui nilai yang telah diperoleh baik nilai harian, nilai mid semester maupun nilai akhir semester. Sedangkan untuk wali kelas tidak perlu lagi mamasukkan data nilai siswa secara manual kedalam leger, karena setiap kali guru mata pelajaran mamasukkan nilai siswa yang diperoleh kedalam sistem maka secara otomatis akan membentuk leger. Kata kunci : Nilai, sistem informasi, teknologi informasi, leger. A. PENDAHULUAN Perkembangan teknologi kini telah merambah keberbagai aspek kehidupan. Tentu saja dengan perkembangan yang sangat pesat ini teknologi informasi mulai mendapat sambutan positif dari masyarakat. Perkembangannya tidak hanya disambut dan dinikmati oleh kalangan bisnis maupun pemerintahan saja, tetapi juga telah mulai merambah dalam dunia pendidikan khususnya sekolah. Hal ini disebabkan dengan adanya sistem informasi maka proses pengumpulan, penyimpanan dan mengorganisasi data dapat dilakukan dengan mudah dan cepat. SMP Negeri 12 bengkalis merupakan salah satu instansi pemerintahan yang bergerak dibidang pendidikan. Di SMP Negeri 12 bengkalis pengolahan data siswa khusus pengolahan data nilai masih menggunakan cara manual. Pengolahan data nilai diawali dengan siswa yang mengerjakan ujian, selanjutnya hasil ujian diperiksa oleh guru mata pelajaran sehingga menghasilkan nilai siswa permata pelajaran. Setelah itu guru mata pelajaran memberikan nilai tersebut kepada wali kelas untuk dimasukkan ke lager dan rapor siswa. Lager yang sudah diisi oleh wali kelas diserahkan kepada bagian kurikulum dan tata usaha untuk diarsip. Dari penjelasan tersebut perlu dibuat sistem informasi untuk mengolah data-data tersebut. Sistem informasi yang dimaksudkan adalah sistem informasi pengolahan nilai siswa. Sistem informasi pengolahan data nilai siswa ini merupakan aplikasi berbasis web yang menggunakan bahasa pemograman PHP dan Oracle 10g XE sebagai databasenya. Dengan sistem infomasi ini guru mata pelajaran tidak perlu menyerahkan nilai siswa kepada wali kelas. Guru mata pelajaran cukup memasukkan nilai hasil ujian siswa kedalam aplikasi dan dengan otomatis akan tersimpan kedalam database. Nilai yang dimasukkan akan membentuk lager secara otomatis yang dapat dilihat oleh guru mata pelajaran, wali kelas, tata usaha dan kurikulum. Dengan adanya sistem informasi ini diharapkan akan mempermudah kerja guru dan tata usaha dalam mengolah data nilai siswa. B. METODE PENELITIAN Metodelogi yang digunakan dalam penyusunan tugas akhir ini adalah : 1. Pengumpulan Data a. Metode Observasi Melakukan pengamatan secara langsung ditempat penelitian terhadap kegiatan yang sedang berlangsung terutama obyek yang sedang diteliti. b. Metode Wawancara Mengadakan tanya jawab langsung kepada pihak-pihak yang terkait yang dapat memberikan informasi tentang objek penelitian. 2. Studi Literatur Metode penelitian yang dilakukan dengan menggunakan arsip yang diperoleh penulis dari instansi dalam bentuk dokumen.
3. Analisa dan Perancangan Sistem Pada bagian ini berisikan tentang analisa sistem yang sedang berjalan dan sistem yang diusulkan serta desain input dan output yang akan dibuat. 4. Implementasi Aplikasi Pada tahap ini akan dilakukan pengimplementasian dari aplikasi yang dirancang untuk pembuatan Sistem Informasi Pengolahan Data Nilai Siswa. 5. Pengujian Aplikasi Pada tahap ini akan dilakukan pengujian terhadap aplikasi yang dirancang, bila masih ditemukan error maka akan dilakukan analisa dan diperbaiki. Pada tahap ini juga akan dilakukan dokumentasi-dokumaentsi hasil pengujian untuk dapat ditarik kesimpulan dari keseluruhan tugas akhir. 6. Pembuatan laporan Pada tahap ini akan disusun laporan tertulis sebagai laporan pertanggung jawaban dari pelaksanaan tugas akhir, serta menjadi dokumentasi dari seluruh hasil tugas akhir. C. HASIL DAN PEMBAHASAN 1. Analisa Sistem Analisa sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau diperbarui. Tahap analisa sistem ini merupakan tahap yang sangat penting, karena kesalahan ditahap ini akan menyebabkan kesalahan pada implementasi aplikasi yang akan dikerjakan. Tugas utama analisa sistem ini adalah menemukan kelemahan-kelemahan dari sistem yang berjalan sehingga dapat diusulkan sistem yang baru untuk memperbaiki sistem yang sedang berjalan. Dalam menganalisa suatu sistem, maka penulis menganalisa permasalahan yang terdapat dalam sistem lama, dan alternatif pemecahan masalahnya dijelaskan dalam sistem yang diusulkan. siswa, guru mata pelajaran, wali kelas, tata usaha, dan kepala sekolah. Proses diawali dengan guru memberikan soal ujian kepada siswa, siswa melaksanakan ujian sekolah dan selanjutnya hasil ujian tersebut diperiksa oleh guru mata pelajaran yang bersangkutan. Setelah didapatkan nilai hasil ujian siswa tersebut, baru nilai diarsipkan oleh guru mata pelajaran dan diserahkan kepada wali kelas. Setelah mendapatkan nilai hasil ujian siswa dari guru matapelajaran, wali kelas merekap nilai tersebut sehingga menjadi nilai siswa perkelas dan nilai siswa tersebut di masukkan ke raport siswa. Nilai siswa perkelas diserahkan kepada tata usaha untuk diarsipkan sedangkan raport siswa yang sudah ditandatangani oleh wali kelas diserahkan kepada kepala sekolah untuk ditanta tangani. Setelah raport siswa ditanda tangani oleh kepala sekolah, raport tersebut diserahkan kembali ke wali kelas dan selanjutnya wali kelas menyerahkan raport tersebut kepada masing-masing siswa. a. Analisa Sistem yang Sedang Berjalan Analisa Sistem yang berjalan didalam pengolahan data nilai siswa pada saat ini secara umum terlibat lima entitas yaitu Gambar 1. Sistem yang Sedang Berjalan b. Sistem yang Diusulkan Dalam sistem pengolahan data nilai siswa pada SMPN 12 Bengkalis yang 84
diusulkan, secara umum terlibat enam entitas yaitu siswa, guru mata pelajaran, wali kelas, tata usaha, kurikulum dan kepala sekolah. Sistem yang diusulkan tidak jauh berbeda dengan sistem yang sedang berjalan, hanya saja pada sistem yang diusulkan untuk penyimpanan data nilai siswa dilakukan secara komputerisasi yaitu semua data nilai siswa disimpan dalam satu database. Sistem diawali dengan guru mata pelajaran memberikan soal ujian kepada siswa dan siswa mengerjakan soal ujian tersebut. Setelah selesai siswa mengerjakan soal ujian tersebut, guru mata palajaran mengambil hasil ujian dan kemudian memeriksa hasil ujian tersebut. Setelah diperiksa maka diperolehnya nilai siswa. Selanjutnya guru matapelajaran menginput nilai siswa kedalam sistem sesuai dengan mata pelajaran yang diajarkan. Setelah data nilai siswa dimasukkan kedalam database, maka siswa secara otomatis akan bisa melihat nilai siswa persiswa dan peramata pelajaran. Selanjutnya guru mata pelajaran yang sudah menginputkan nilai siswa kedalam sistem akan mencetak nilai tersbut untuk dijadikan arsip. Selanjutnya, wali kelas akan mencetak nilai siswa yang diinputkan oleh masing-masing guru mata pelajaran untuk dimasukkan kedalam raport siswa. Setelah semua nilai dimasukkan kedalam raport, wali kelas akan menandatanganinya dan menyerahkan kepada kepala sekolah untuk ditandatangani oleh kepala sekolah. Raport siswa yang sudah ditanda tangani oleh kepala sekolah diserahkan kembali kepada wali kelas untuk diberikan kepada masing-masing siswa. Pada bagian tata usaha akan mencetak nilai siswa perkelas untuk dijadikan arsip. Selain mencetak nilai siswa perkelas, tata usaha juga menginputkan data guru, data siswa, dan hak akses untuk masuk kesistem. Sedangkan tugas dari bagian kurikulum adalah menginputkan membagi siswa kedalam kelas, memasukkan data mata pelajaran, dan membuat jadwal pelajaran untuk masing-masing kelas. Gambar 2. Sistem yang Disusulkan 2. Perancangan Global Pada sistem yang diusulkan, terdapat 6 (enam) bagian yang terlibat yaitu pihak siswa, guru mata pelajaran, wali kelas, tata usaha, kurikulum dan kepala sekolah. Siswa yang telah diberikan hak akses oleh admin langsung dapat melihat nilai yang telah diinputkan oleh guru mata pelajaran. Wali kelas dapat melihat dan mencetak nilai siswa perkelas saja. Guru mata pelajaran dapat menginput dan mencetak nilai siswa permata pelajaran. Tata usaha bertindak sebagai admin system yaitu pihak yang dapat meninputkan login user atau hak akses, menginputkan data guru dan data siswa. Bagian kurikulum diberikan hak akses untuk menginputkan jadwal pelajaran dan mata pelajaran, sedangkan kepala sekolah hanya 85
untuk memberikan tanda tangan pada raport siswa dan sertifikat yang akan diberikan kepada siswa yang mendapatkan rangking 1-10. a. Context Diagram Context diagram menggambarkan sistem secara global yaitu menunjukkan data dan entitas pada sistem. Gambar.4. Data Flow Diagram Gambar 3. Context Diagram b. Data Flow Diagram Diagram konteks hanya menggambarkan proses secara global berdasarkan aliran sistem, untuk itu perlu dibuat DFD yang menggambarkan aliran data dan prosesproses yang ada pada sistem. Gambar data diagram pada sistem pengolahan data nilai siswa di SMPN 12 Bengkalis dapat dilihat pada gambar berikut: 3. Implementasi dan Pengujian a. Perangkat yang digunakan Untuk menjalankan sistem yang diusulkan ini, maka dibutuhkan alat atau perangkat pendukung yang terbagi atas dua perangkat, yaitu perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) antara lain sebagai berikut : 1) Membuat Aplikasi a) Perangkat Keras(Hardware) Adapun Perangkat Keras (Hardware) yang digunakan untuk membuat aplikasi ini antara lain : 1. PC ION Processor Intel Pentium R 2,60 GHz 2. Memori 2 GB 3. Harddisk 80 GB b) Perangkat Lunak (Software) Adapun Perangkat Lunak (Software) yang digunakan untuk membuat aplikasi ini antara lain : 1. Apache version 2.2.16 2. PHP version 5.2.14 3. Adobe Dreamweaver CS5 4. Mozilla Firefox 10.0.2 5. Adobe Photoshop CS 6. Oracle 10g XE 86
2) Menjalankan Aplikasi a) Perangkat Keras(Hardware) Adapun Perangkat Keras (Hardware) yang digunakan untuk menjalankan aplikasi ini antara lain : 1. Laptop Asus X43U 2. Memori 1 GB 3. Harddisk 320 GB akan ditampilkan beberapa menu yang berguna untuk menginput data-data master diantaranya: 1) Data guru 2) Data siswa 3) Data tata usaha 4) Pembagian hak akses b) Perangkat Lunak (Software) Adapun Perangkat Lunak (Software) yang digunakan untuk menjalankan aplikasi ini adalah Mozilla Firefox 10.0.2 4. Pengujian Aplikasi a. Halaman Beranda Halaman beranda merupakan halaman yang akan pertama sekali muncul ketika menjalankan aplikasi. Di halaman ini terdapat beberapa link yang berfungsi untuk: 1) Melihat nilai siswa 2) Melihat informasi siswa 3) Melihat informasi guru 4) Melihat informasi kelas 5) Melihat jadwal pelajaran 6) Melihat Visi dan Misi Sekolah 7) Melihat struktur organisasi sekolah Gambar 6. Halaman Tata Usaha c. Halaman Guru Halaman guru merupakan halaman yang dikhususkan bagi guru yang telah diberikan hak akses oleh admin / tata usaha. Pada halaman ini terdapat beberapa menu yang memberikan guru kemudahan dalam memasukkan nilai siswa dan melihatnya kembali. Gambar 5. Halaman Beranda b. Halaman Tata Usaha Halaman tata usaha merupakan halaman admin yang hanya bisa diakses oleh personil sekolah yang memiliki hak akses sebagai tata usaha. Dihalaman ini Gambar 7. Halaman guru 87
d. Halaman kurikulum Saat login sebagai kurikulum, tampilan awal akan menampilkan beberapa menu yang digunakan untuk mebagi siswa kedalam kelas, memasukkan master mata pelajaran dan membuat jadwal pelajaran Gambar 9. Halaman Wali Kelas Gambar 8. Halaman Kurikulum e. Pengujian Login Wali Kelas Pada saat login sebagai wali kelas, akan ditampilkan beberapa menu yaitu menu lihat nilai untuk melihat nilai siswa perkelas dan mencetak leger, menu cetak undangan digunakan untuk mencetak undangan untuk wali murid, dan menu cetak sertifikat untuk mencetak sertifikat bagi siswa yang mendapat rangking 1-10. D. KESIMPULAN DAN SARAN 1. Kesimpulan Setelah melakukan serangkaian pengujian terhadap Sistem Informasi Pengolahan Data Nilai Siswa SMPN 12 Bengkalis ini, dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut : a. Hasil printout dari sistem informasi pengolahan nilai siswa ini adalah lager, surat undangan, sertifikat dan nilai siswa permata pelajaran. b. Dengan menggunakan Oracle sebagai database, media penimpanan data menjadi tidak terbatas. c. Sistem Informasi ini mengolah data nilai siswa, data guru, data personil sekolah, data mata pelajaran, dan jadwal pelajaran 2. Saran Pada sistem ini masih terdapat beberapa kelemahan diantaranya: a. Pada struktur organisasi masih bersifat statik sehingga apabila ada pergantian jabatan, struktur organisasi tidak bisa berubah secara otomatis. Diharapkan kedepan untuk struktur organisasi bisa dijadikan dinamis sehingga bisa berubah otomatis setiap kali ada perubahan jadwal. 88
b. Isi tampilan beranda saat ini masih bersifat statis, kedepan diharapkan bisa dijadikan dinamis, sehingga bisa menampilkan informasi-informasi terbaru dari sekolah. E. DAFTAR PUSTAKA Amsyah Zulkifli, 2010, Manajemen Sistem Informasi. PT. Gramedia Pustaka Utama. Jakarta Anhar, ST, 2010, Panduan Menguasai PHP & MySQL Secara Otodidak. Media Kita. Jakarta Prasojo Lantip Diat, Riyanto, 2011, Teknologi Informasi Pendidikan, Gava Media.Yogyakarta Raharjo Budi, 2011, Belajar Otodidak Pemograman Web dengan PHP + Oracle, Informatika. Bandung Sidik Betha, 2005, MySQL untuk Pengguna, Administrator dan Pengembangan Aplikasi Web, Informatika. Bandung Susanto Budi, 2007, Belajar Sendiri Administrasi dan Pemograman Database Oracle 10G XE, PT Elex Media Komputindo. Jakarta Sutisna Dadan, 2007, 7 langkah Mudah Menjadi Web Master, Mediakita. Jakarta Parinduri, M. Irsan, 2008, Sistem Informasi Nilai Siswa Pada SMU Negeri 2 Medan, Universitas Sumatera Utara. Medan http://live-pdf.com/download/pengertian- sistem-informasi-menurut-para-ahli- 1.html, Pengertian Sistem Informasi Menurut Para Ahli, 20 Juli 2012. http://ibanezai88.blogspot.com/2008/12/tutorialdfd.html, Tutorial DFD, 03 Juli 2012. 89