Manual Prosedur Audit Internal JURUSAN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2014
Manual Prosedur Audit Internal Jurusan Manajemen Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Brawijaya Kode Dokumen : 002020-06004 Revisi : 1 Tanggal : 18 Juli 2014 Diajukan oleh : Sekretaris Jurusan Disetujui oleh Ainur Rofiq, SKom., SE., MM., Ph.D : Ketua Jurusan Dr. Sumiati, SE., MSi.
DAFTAR ISI 1. Tujuan... 1 2. Tanggung Jawab... 1 3. Deskripsi Kegiatan... 1 4. Lampiran 4.1.. Bagan Alir... 5 4.2. Daftar Auditor Internal UJM UB (00009 02003 01)... 6 4.3. Rencana Jadwal Audit Internal (00009 02003 02) 7 4.4. Borang Laporan Audit Internal dan Daftar Ketidaksesuaian atau Corrective Action Requirement-CAR (00009 02003 03)... 8 4.5. Borang Klasifikasi Tindakan Korektif dan Pencegahan (00009 02003 04)... 9
1. Tujuan Manual Prosedur Internal Audit bertujuan untuk : 1) Melakukan verifikasi terhadap efektivitas dari penerapan sistem mutu secara efektif dan efisien. 2) Melaporkan hasil audit dengan data yang memadai dan memberikan masukan kepada bagian terkait agar dapat dilakukan perbaikan. 2. Tanggung Jawab dan Wewenang Audit Internal ini melibatkan beberapa orang dan unit dengan wewenang dan tanggung jawab sebagai berikut : 1) Auditor Wewenang Tanggung Jawab 2) Auditee Kajur Wewenang Tanggung Jawab : Memeriksa dan melakukan penilaian : Melakukan audit : Memastikan ketersediaan data dan fasilitas bagi auditor : Penanggung jawab PS Sekjur Wewenang : Memberikan penjelasan sesuai dengan poinyang diaudit Tanggung Jawab : MR (Manajer Representatif) UJM Wewenang : Menyiapkan data yang dibuat audit dan kebutuhan audit lainnya Tanggung Jawab : Membantu proses audit Semua kegiatan audit internal yang dilaksanakan di semua bidang terkait dalam penerapan sistem manajemen mutu di UJM Jurusan Manajemen FEB UB. 1
3. Deskripsi Kegiatan a. Audit Internal Sistem Mutu : 1) Tim UJM menyusun rencana Audit Internal Sistem Mutu untuk periode 12 bulan, setiap bagian minimal satu kali dalam satu tahun. 2) Beberapa waktu sebelum dilakukan audit, MR akan menentukan tim audit yang masing-masing terdiri dari maksimal 2 orang, ialah personel yang terdaftar dalam daftar auditor Fakultas Ekonomi dan Bisnis (FEB) bukan auditee. Satu diantaranya ditunjuk sebagai ketua. 3) Paling lambat satu minggu sebelum tanggal audit, auditor yang ditunjuk harus dihubungi agar dapat melakukan persiapan audit. Apabila terdapat auditor yang berhalangan, maka akan dipilih yang telah siap atau langsung akan digantikan oleh MR. Auditor akan mengonfirmasikan kembali waktu pelaksanaan audit dengan tim UJM. Jika terpaksa dilakukan perubahan jadwal, maka auditor harus melakukan konfirmasi ke MR. 4) Apabila dianggap perlu MR akan menjadi peninjau dan/atau mengundang personel lain untuk menjadi peninjau. b. Pelaporan Hasil Audit 1) Setelah melaksanakan audit, auditor menyiapkan laporan terhadap ketidaksesuaian yang ditemukan, dengan menggunakan Borang Laporan Ketidaksesuaian (002090200303). 2) Dalam menuliskan ketidaksesuaian dalam borang nomor 002090200303, Auditor harus melengkapi kolom-kolom yang disediakan dan mendiskripsikan ketidaksesuaian yang ditemui dengan mengusahakan 4 unsur temuan yang tercakup dalam laporan tersebut, yaitu: a) Diskripsi dari ketidaksesuaian (nonconformance) b) Bukti nyata (objective evidence) dari ketidaksesuaian c) Aspek/ proses ketidaksesuaian d) Ketidaksesuaian dengan dokumen tertentu. 2
3) Laporan audit internal ditandatangani oleh Ketua Auditor sebelum diserahkan kepada Tim UJM yang diaudit untuk kesepakatan terhadap ketidaksesuaian, penentuan tindakan koreksi dan pencegahan yang harus dilakukan oleh bagian yang bersangkutan. 4) Apabila dianggap perlu MR dapat melakukan perubahan terhadap deskripsi dari ketidaksesuaian sebelum dibuat salinannya, baik perubahan redaksional, perubahan terhadap kategori, pembatalan karena alasan kurang/tidak didukung oleh bukti obyektif, atau perubahan jumlah karena telah digabung dalam ketidaksesuaian yang dikategorikan major. 5) Selama belum terdapat kesepakatan terhadap hasil audit dan tindakan koreksi/ pencegahan dari bidang terkait, maka Ketua Auditor masih bertanggung jawab terhadap status pelaporan. Dan laporan yang telah dianggap memadai akan diserahkan kepada MR untuk dikaji dan dibuatkan salinan untuk didistribusikan. 6) Apabila bidang yang diaudit tersebut telah melaksanakan tindakan koreksi dan pencegahan sebelum tanggal yang telah disepakati, maka bidang tersebut akan memberitahukan MR untuk dilakukan verifikasi. Apabila MR tidak mendapatkan informasi dari bagian tersebut tentang status tindakan koreksi dan pencegahan, maka MR akan melakukan verifikasi pada waktu yang disepakati. 7) Dan apabila tindakan koreksi dan pencegahan belum dilakukan pada waktu yang disepakati, maka Koordinator Bidang sebagai penanggung jawab sistem di bagiannya harus membuat alasan secara tertulis mengapa tindakan tersebut belum dilakukan dan menentukan waktu perbaikan. Apabila pada saat verifikasi selanjutnya (waktu yang disepakati) belum juga melakukan tindakan koreksi dan pencegahan tersebut, maka MR membuat Ketidaksesuaian untuk kasus yang sama. 8) Apabila dianggap perlu, MR dapat mengusulkan tindakan atau perubahan terhadap tindakan koreksi atau pencegahan yang diusulkan oleh Koordinator Bidang yang bersangkutan, dengan beberapa pertimbangan untuk mendukung penerapan sistem mutu. 9) Laporan audit ini akan dijadikan dasar salah satu kajian dalam Rapat Tinjauan Manajemen. 3
10) Jika ada saran atau permintaan koreksi dari auditor eksternal, maka laporan temuan dan tanggapannya mengikuti langkah-langkah seperti pada audit internal. 4
4.1. Bagan Alir Audit Internal Mulai Tim UJM menetapkan jadwal audit internal untuk semua UKPA berdasarkan Jadwal Audit Internal (1 hari) Tim UJM menetapkan Tim Auditor Internal dan distribusinya dengan mengisi Daftar Auditor Internal (1 hari) Ketua Tim Auditor Internal mengoordinasikan tim Auditor Internal untuk persiapan pelaksanaan audit internal dan menginformasikan kepada Auditee sesuai Jadwal Audit Internal (1 hari) Tim Auditor Internal melaksanakan audit internal pada auditee UKPA sesuai checklist audit internal (1 hari) Ketua Tim Auditor Internal membuat laporan ketidaksesuaian dan menginformasikannya kepada Auditee dengan mengisi Borang Laporan Audit Internal dan Daftar Ketidaksesuaian (1 hari) Auditee menerima klarifikasi temuan ketidaksesuaian dan mengajukan rencana tindakan perbaikan dengan mengisi Borang Klarifikasi (1 hari) Auditee melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan atas temuan Tim Auditor Internal dengan mengisi Borang Laporan Audit Internal dan Daftar Ketidaksesuaian (1 hari) Tim Auditor Internal melakukan verifikasi terhadap tindakan perbaikan dan pencegahan yang telah dilakukan dengan mengisi Borang Klarifikasi (1 hari) Ketua Tim Auditor Internal melaporkan hasil audit internal dan verifikasi tindakan perbaikan kepada MR sesuai Borang Laporan Audit Internal dan Daftar Ketidaksesuaian (1 hari) Ketua Tim Auditor Internal melakukan verifikasi terhadap tindakan perbaikan dan pencegahan yang telah dilakukan dengan mengisi Borang Klarifikasi (1 hari) Tim UJM memantau tindakan perbaikan dan pencegahan yang dilakukan (1 hari) Tim UJM melaporkan hasil audit internal secara keseluruhan dalam rapat tinjauan manajemen (1 hari) Selesai 5
4.2. Daftar Auditor Internal FEB UB No. Nama Internal Auditor Fakultas/Jurusan/PS 6
Lampiran Rencana Jadwal Audit Internal No. Kegiatan 1. Audit Internal I Realisasi 2. Audit Internal II Realisasi 5 Tahun 2011 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Keterangan Malang, Disetujui oleh, Dibuat oleh, (Tim Ketua UJM ) (Sekretaris Jurusan) 7
Lampiran Borang Daftar Ketidaksesuaian atau Corrective Action Requirement CAR (00209 02003 03) Audit ke- : Bulan : No. Temuan (1) Tanggal Temuan (2) Kategori Temuan (3) Status Temuan (4) Auditor (5) Teraudit (6) Bidang/ Dokumen yang diaudit (7) Uraian Ketidaksesuaian (8) Tindakan Perbaikan (9) Target Waktu Selesai (10) Verifi -kasi (11) Status Akhir (12) Tandatangan MR.. (1) Nomer temuan (2) Tanggal temuan (3) Kategori temuan: KTS, Observasi (4) Status: New, open, closed (5) Nama Auditor (6) Personil /unit kerja yang diaudit (7) Bidang yang diaudit (8) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (9) Tindakan perbaikan yang dilakukan (10) Tanggal waktu penyelesaian (11) Verifikasi pada dokumen yang diperbaiki (12) Status Akhir: open, closed 8
Lampiran Borang Klarifikasi Tindakan Korektif dan Pencegahan (00209 02003 04) Bidang yang diaudit : Auditor : Tgl. Audit Internal : No. Temuan : Uraian temuan : Kategori : 1. KTS 2. Observasi Penyebab/Akar Masalah : Tandatangan MR Rencana perbaikan /pencegahan yang dilakukan Auditee : Target Waktu Selesai : Verifikasi : Status CAR Tandatangan Ketua UJM : 1.OPEN 2.CLOSED 9