General Ledger, Financial Reporting And Management Reporting System (Sistem Buku Besar Umum, Pelaporan Keuangan, dan Pelaporan Manajemen) Hubungan GLS dengan subsistem informasi lainnya SKEMA PENGODEAN NUMERIC DAN ALFABETIK a. Kode Berurutan Kode berurutan (sequential codes) mewakili item-item dalam tatanan yayng berurutan (menurun atau menaik). Aplikasi umum dari kode berurutan numerik adalah dokumen sumber yang sudah diberi nomor sebelumnya.
Keunggulan Pengodean berurutan mendukung rekonsiliasi transaksi batch, yang dapat memperingatkan manajemen apabila kemungkinan kehilangan atau salah penempatan transaksi, sehingga dapat menentukan penyebab dan pengaruh dari kesalahan tersebut. 1. Pengodeaan berurutan tidak membawa kandungan informasi di luar tata urutan dokumen. 2. Skema pengodean berurutan juga sulit diubah. 3. Penyisipan suatu item baru pada titik tengah tertentu memerlukan penomoran kembali item-item tersebut. b Kode Blok variasi dari pengodean berurutan yang mengatasi dari sebagian dari kelemahan yang disebutkan diatas. Keunggulan memungkinkan penyisipan kode baru dalam 1 blok tanpa harus mengorganisasikan kembali seluruh struktur kode kandungan informasidari kode blok tidak langsung kelihatan c. Kode Group Digunkan untuk mewakili item2 atau peristiwa yang kompleks yang mlibatkan 2 atau lebih data yang saling berkaitan. Keunggulan 1.Memfasilitasi perwakilan sejumlah besar data yang berbeda 2.Memungkinkan struktur data disajikan dalam bentuk hierarkis yang bersifat logis dan lebih mudah sekaligus leih mudah diingat.
3.Memungkinkan anlaisis dan pelaporan yang terperinci baik dalam kelas item maupun pada item2 dari kelas yang berbeda Terletak pada keberhasilannya sebagai alat klasifikasi d. Kode Alfabetik Digunakan untruk tujuan yang sama seperti kode numerik. Karakter alfabetik dapat ditempatkan secara berurutan (dalam urutan alfabetik) atau dapat digunakan dalam teknik pengodean blok atau gup. Keunggulan Kapasitas untuk mewakili sejumlah besar item meningkat secara dramatis melalui penggunaan kode alphabetik murni Sulit merasionalisasi makna kode2 yang telah ditetapkan secara berurutan dan mengurutkan record yang dikodekan lebih sulit bagi pengguna. e. Kode Mnemorik Adalah karakteristik dalam bentuk akronim dan kombinasi lainnya yang bermakna. Biasanya digunkan untuk mewakili item-item atau peristiwa yang kompleks yang melibatkan 2 atau lebih data yang saling berkaitan. Keunggulan membuat pengguna tdk perlu mengingat kemampuannya terbatas dalam mewakili item2 dalam suatu kelas
SISTEM BUKU BESAR UMUM Merupakan suatu pusat yang terhubung ke sistem-sistem lainnya dalam perusahaan melalui arus informasi. Terdiri dari: 1. Voucher jurnal Merupakan sumber input bagi buku besar umum. Sebuah voucher jurnal, yang dapat digunakan untuk mewakili rangkuman transaksi yang serupa atau satu transaksi yang unik, mengidentifikasi jumlah keuangan dan akun buku besar umum yang dipengaruhi. Voucher jurnal harus disetujui oleh manajer yang bertanggung jawab, voucher jurnal menyediakan pengendalian yang efektif terhadap jurnal buku besar umum yang tidak diotorisasi. 2. Basis data GLS Basis GSL terdiri dari berbagai file master buku besar umum, file sejarah buku besar umum,file voucher jurnal, file sejarah voucher jurnal, file pertanggung jawaban, file master anggaran. 3. Prosedur GLS Proses pembaharuan GSL sederhana secara konseptual. Voucher jurnal mengalir dari system pemrosesan transaksi dan sumber lainnya ke departemen buku besar umum. SISTEM PELAPORAN KEUANGAN Tanggung jawab untuk memberikan informasi ke pihak eksternal diterapkan oleh standar hkum dan professional. Kewajiban pelaporan ini dipenuhi melalui komponen FRS dari GL/FRS. Penerima utama dari informasi laporan keuangan adalah para pengguna eksternal, seperti pemegang saham, kreditor, dan pejabat pemerintah. Mereka semua memerlukan informasi yang mungkin mereka mengamati tren kinerja selama beberapa waktu dan melakukan perbandingan di antara perusahaan yang berbeda melalui laporan keuangan tersebut. Dengan mengetahui hakikat kebutuhan ini, informasi pelaporan keuangan harus disiapkan dan disajikan oleh semua perusahaan dengan cara-cara yang diterima secara umum dan dipahami oleh pengguna eksternal.
a. Pengguna yang canggih dengan kebutuhan informasi yang homogen Karena komunitas pengguna eksternal sangat besar dan kebutuhan informasinya bervariasi, laporan keuangan diarahkan ke pembaca umum. Laporan keuangan disiapkan dengan pemikiran bahwa pembacanya terdiri atas pengguna yang canggih (sophisticated users) dengan kebutuhan informasi yang relative homogen. b. Aktivitas FRS Sumber-sumber input untuk FRS terdiri atas file master buku besar umum saat ini, file sejarah buku besar umum, dan input langsung (jurnal penyesuaian dan jurnal penutup) dari kelompok pelaporan keuangan, termasuk neraca, laporan laba rugi, dan laporan aruskas. FRS juga menghasilkan laporan analisis keuangan, laporan keuangan komparatif, engembalian pajak, dan laporan khusus untuk badan penetap undang-undang (komisi perdagangan dan sekuritas). c. Proses Akuntansi Keuangan Proses akuntansi keuangan (financial accounting process) dimulai dari status bersih di awal tahun fiscal yang baru. Hanya akun-akun (permanen) neraca yang merupakan kelanjutan dari tahun sebelumnya. Dari titik ini, prosesnya dilanjutkan dengan langkahlangkah berikut: 1. mencatat transaksi. 2. mencatat jurnal khusus. 3. membukukan ke buku besar pembantu. 4. membukukan ke buku besar umum. 5. menyiapkan neraca percobaan yang belum disesuahkan. 6. membuat jurnal penyesuaian. 7. menjurnal dan membukukan ayat jurnal penyesuaian. 8. menyiapkan neraca percobaan yang telah disesuaikan. 9. menyiapkan laporan keuangan. 10. menjurnal dan membukukan ayat jurnal penutup. 11. menyiapkan neraca percobaan pascapenutup.
Proses akunatansi keuangan yang diusebutkan diatas memiliki tiga tahap yang berbeda, yang masing-masing melibatkan elemen-elemen dari satu atau lebih subsistem informasi: Tahap 1 prosedur harian Tahap 2 prosedur akhir periode Tahap 3 prosedur pelaporan keuangan d. Mengendalikan GL/FRS Aktivitas-aktivitas GL/FRS secara ekslusif merupakan pekerjaan akuntansi. Tidak seperti pemrosesan transaksi, yang juga melibatkan arus sumber daya fisik, kekhawatiran pengendalian terhadap GL/FRS berkenaan dengan akurasi dan reliabilitas informasi akuntansi. Eksposour potensial dalam system ini terdiri atas : 1. Jejak audit yang tak sempurna 2. Akses yang tidak diotorisasi ke buku besar umum 3. Akun buku besar umum yang tidak seimbang dengan akun buku besar pembantu 4. Saldo akun buku besar umum yang salah karena voucher jurnal yang salah atau tidak diotorisasi Jika tidak dikendalikan, eksposour-eksposour ini dapat menyebabkan laporan keuangan dan laporan-laporan lainnya salah dalam pernyataannya sehingga dapat menyesatkan para pengguna. Konsekuensi potensialnya adalah tuntutan hokum, kerugian yang signifikan bagi perusahaan, dan sanksi dari pihak yang berwenang. e. Isu Pengendalian GL/ FRS Studi kita tentang pengendalian GL/FRS akan mengikuti kerangka yang ditetapkan dalam SAS 78, yang tentunya sekarang sudah dipahami, seperti: 1. Otorisasi transaksi 2. Pemisahan Tugas 3. Pengendalian akses 4. Catatan akuntansi 5. Verifikasi independen
GL/ FRS Berbasis Komputer Perusahaan menggunakan buku besar umum hanya untuk pelaporan keuangan akan menemukan bahwa system batch, yang menggunakan file yang berurutan, memenuhi kebutuhannya dan menyediakan tingkat keamanan yang tinggi. System ini dioperasikan secara sederhana, dan pengendalian akses buku besar umum digunakan untuk mendukung tugas yang lebih luas dalam organisasi, system yang menggunakan pemrosesan real-time dan file akses langsung mungkin diperlukan. Pada bagian ini akan dibahas suatu GL/FRS otomasi tradisional dan pendekatan rekayasa ulang yang menggunakan GL/FRS berbasis computer. SISTEM PELAPORAN MANAJEMEN System pelaporan yang mengarah perhatian manajemen ke masalah-masalah dengan tepat waktu juga mempromosikan efektivitas manajemen sehingga mendukung tujuan bisnis organisasi. Dalam pengendaliaan MRS manajemen dituntut untuk menyediakan sarana formal untuk memantau fungsi pengendalian internal. Hal ini dapat dicapai melalui pemisahan prosedur audit atau dengan aktivitas pengawasan yang berkelanjutan. Teknik untuk mencapai pengawasan berkelanjutan adalah penggunaan laporan manajemen secara bijaksana.laporan tepat waktu memungkinkan para manager fungsional seperti penjualan, pembelian produksi, dan pengeluaran kas untuk mengawasi dan mengendalikan operasi mereka. Ini akan memberikan bukti mengenai berfungsinya atau tidak berfungsinya pengendalian internal. Faktor Yang Mempengaruhi MRS Merancang system pelaporan yang efektif memerlukan pemahaman akan apa yang dilakukan oleh para manajer dan jenis-jenis masalah yang dihadapinya. Factor-faktor yang mempengaruhi kebutuhan informasi manajemen, antara lain: 1. Proses Pengambilan Keputusan 2. Prinsip- prinsip Mnajemen 3. Fungsi, tingkat, dan Jenis Keputusan Manajemen 4. Struktur Masalah 5. Jenis-jenis Laporan Manajemen
6. Akuntansi Pertanggungjawaban 7. Pertimbangan Perilaku Akuntansi Pertanggungjawaban Sebagian besar pelaporan manajemen melibatkan akuntansi pertanggungjawaban. Konsep ini menyatakan bahwa setiap peristiwa ekonomi yang mempengaruhi perusahaan adalah tanggung jawab manajer, dan dapat dilacak ke masing-masing manajer. Arus informasi dalam system pertanggungjawaban mengalir k atas dan ke bawah melalui saluran informasi, hal ini mewakili dua tahap akuntansi pertanggungjawaban: 1. Menciptakan serangkaian tujuan kinerja keuangan (anggaran) yang berkaitan dengan tanggung jawab manajer 2. Melaporkan dan mengukur kinerja actual ketika dibandingkan dengan tujuan-tujuan tersebut.